< Previous112 4.1. ASAS – ASAS POKOK PENGORGANISASIAN Pengorganisasian merupakan penentuan dan penggolongan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan organisasi/perusahaan, pengelompokan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang kepala/manajer, serta pelimpahan wewenang-wewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya. Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan organisasi secara keseluruhan, maka dapat menggunakan 3 (tiga) asas , yaitu asas Sentralisasi, Desentralisasi dan asas campuran antara Sentralisasi dan Desentralisasi. 4.1.1. Asas Sentralisasi (pemusatan) Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu (kelompok tunggal dan manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran. Jadi semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri, sedangkan kelompok lain (dalam hal ini kelompok operatif) tidak boleh mengerjakan tugas-tugas pekerjaan kantor. Semua kegiatan dalam bidang tatausaha dilaksanakan oleh satuan pelayanan, misalnya bagian sekretaris atau bagian TU. Asas sentralisasi ini mempunyai kelebihan sebagai berikut : a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran. b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya. c. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara cepat dan seragam). d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi g. Dapat Mencegah duplikasi fungsi h. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap Sedangkan Kekurangan asas sentralisasi, antara lain sebagai berikut : a. Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiap-tiap bagian. 113 b. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu). c. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit. d. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh. e. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi. f. Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat. Pada asas ini manajer kantor memegang peranan yang menentukan, artinya kepala kantor bertanggung jawab akan keberesan pekerjaan kantor kepada Top Manajer. Di bawah ini dapat kita lihat bagan asas pemusatan secara skematis: SENTRALISASI PEKERJAAN KANTOR Garis Koordinasi Organisasi Kekuasaan teknis 4.1.2. Asas Desentralisasi Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri. Manajer Tertinggi (General Manager) Manajer Keuangan Manajer Kantor Pusat Menejer Tehnik Tehnis Ka TU TU Umum Ka TU Teknis 114 Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat di seluruh unit atau bagian organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor terpencar (tersebar) ke seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi masing-masing unit (bagian) melaksanakan kegiatan kantor. dan setiap manajer (kepala kantor) bertanggung jawab terhadap kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati batas tanggung jawabnya. Misalnya kepala bagian keuangan hanya beertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan. Dalam asas ini pula masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja ketatausahaan yang terdapaat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat dan sebagainya. Keuntungan sistem Desentralisasi ini adalah a. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing. b. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan c. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan syarat-syarat tertentu. d. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif e. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan Kelemahan menggunakan desentralisasi adalah : a. Pekerjaan akan terlalu bebas b. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi c. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip d. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya pemborosan biaya). Contoh bagan Asas Desentralisasi 115 DESENTRALISASI PEKERJAAN KANTOR 4.1.3. Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi Umumnya sebuah organisasi yang sudah berkembang dapat dibentuk unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggungjawab tentang pekerjaan kantor yang berada pada seluruh organisasi, Sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang tepat bila dipusatkan perlulah tetap dikerjakan oleh unit bersangkutan. Pengorganisaian pekerjaan kantor tersebut merupakan sistem kombinasi antara sentralisasi dengan desentralisasi. Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan praktis, umumnya organisasi kantor menggunakan asas kombinasi. Oleh karenanya dapat dikatakan bahwa sedikit sekali organisasi kantor yang hanya/khusus menggunakan sistem sentralisasi atau desentralisasi. Masalah pemilihan sistem-sistem organisasi tersebut di atas tergantung sistem mana yang paling menguntungkan bagi organisasi yang bersangkutan. Hal ini tentu saja setelah diadakannya peninjauan dan penilaian dari segala macam segi, terutama ketepatgunaannya dapat berjalan atau tidak. Sebaiknya setiap organisasi diselenggarakan sesederhana mungkin, tanpa Manajer Tertinggi ManajerKeuangan Manajer Kantor Pusat Menejer Tehnik Tehnis Ka TU TU Umum Ka TU Teknis 116 melepaskan/melupakan kemungkinan perkembangan di kemudian hari. Namun demikian, untuk menghindari banyaknya gangguan terhadap unit pekejaan operatif, sebaiknya unit-unit operatif mendapat bantuan dan petunjuk dari tenaga-tenaga ahli perkantoran yang terdapat pada unit pelayanan pusat. Menurut Dr. Sedarmayanti, M.Pd. dalam bukunya Manajemen Perkantoran. Asas-asas Pokok Pengorganisasian adalah sebagai berikut : a. Asas Pembagian Tugas Asas dalam pembagian tugas menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis sehingga dapat dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas termaksud. Oleh karena itu maka perlu adanya perumusan tugas yang jelas sehingga dapat dicegah duplikasi, benturan dan kekaburan b. Asas Fungsionalisasi Asas ini menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah dan dalam rangka mewujudkan koordinasi yang mantap antar kegiatan, maka bagian fungsional berkewajiban memprakarsainya. c. Asas Koordinasi Asas ini menekankan perlunya setiap bagian menserasikan, memadukan dan menyelaraskan baik dalam kegiatan, waktu, maupun perumusan kebijakan serta pengawasan, pemrograman dan penganggaran, pengendalian serta pengawasan tugas dan fungsi yang diembannya. d. Asas Kesinambungan Asas kesinambungan mengharuskan bahwa tugas-tugas harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan kebijakan dan program yang telah ditetapkan, tanpa tergantung pada diri pejabat tertentu. e. Asas Akrodion Asas akrodion menentukan bahwa organisasi dapat berkembang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya. f. Asas Pendelegasian Wewenang Asas ini mengharuskan setiap pimpinan untuk melimpahkan sebagian tugas dan kewenangannya kepada pejabat bawahannya. 117 g. Asas Keluwesan. Asas keluwesan menghendaki agar organisasi selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perkembangan dan perubahan keadaan, sehingga dapat dihindarkan kekakuan dalam pelaksanaan tugas. h. Asas Rentang Pengendalian Dengan asas rentang pengendalian ini dimaksudkan agar dalam menentukan jumlah satuan organisasi atau orang yang dibawahi oleh seorang pejabat pimpinan, diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya kemampuan seorang pimpinan, atasan dalam mengadakan pengendalian terhadap bawahnya. Jika perlu diusahakan adanya perbandingan (rasio) Unit kerja yang secara hirarki berbentuk piramida, dengan angka-angka perbandingan misalnya 1 : 3 - 7, sebagai berikut ; Hal tersebut penting, dalam hubungan dengan penggolongan jabatan, uraian pekerjaan, analisis pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Dan juga penting, demi menghindari adanya pekerjaan yang tumpuk, macet, serta terbengkalai. Jadi jangan sampai ada pekerjaan atau unit kerja yang berada di luar jangkauan pengendalian dan setiap pimpinan, sebab dalam diri setiap pimpinan melekat fungsi pengawasan i. Asas Jalur dan Staf Asas jalur dan staf adalah asas menentukan bahwa dalam penyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuan-3-74-4927-34381-2401 Pimpinan tertinggi Eselon 1 Eselon II Eselon III Eselon IV 118 satuan penyusun organisasi perlu dibedakan antara satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas pokok instansi, dengan satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan. j. Asas Kejelasan dalam Pembaganan Asas Pembaganan mengharuskan setiap\organisasi mengambarkan susunan organisasinya, agar setiap pihak yang berkepentingan dapat segera memahami kedudukan dan hubungan dari setiap satuan organisasi yang ada. 4.2. BENTUK-BENTUK ORGANISASI Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu ; 1. Pembagian kerja 2. Rantai perintah 3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan 5. Tingkatan manajemen Bentuk-bentuk pengorganisasian dapat dibedakan menjadi : 4.2.1. Organisasi Garis/Lini Dalam tipe organisasi garis, kekuasaan berjalan secara langsung dari atasan kepada bawahan, langsung dari manajemen/manajer kepada orang-orang/pegawai, sampai setiap orang tercakup di dalamnya. Suatu perintah datang dari atasan kepada bawahannya dalam garis langsung. Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahannya. Semua bagian mulai dari pucuk pimpinan sampai yang terendah dihubungkan dengan suatu garis wewenang/komando. Setiap kepala bagian/departemen/divisi mempunyai tanggung jawab untuk melapor kepada bagian atau unit yang berada satu tingkat di atasnya. Bentuk organisasi garis/lini disebut juga bentuk lurus atau bentuk militer (military organization). Sistem ini adalah yang paling praktis, karena tata hubungannya sangat sederhana sekali. Dari Top Manajer sampai bawahan yang paling bawah, segala sesuatunya berlangsung menurut garis komando biasa, sehingga tidak ada kompleksitasi di dalam sikap pimpinan. 119 Pada sistem ini organisasi kantor dibagi dalam satuan-satuan yang bulat pada tingkat jenjang yang diperlukan. Kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam suatu garis lurus dari bagian puncak ke bagian terbawah dengan tanggung jawab yang paling besar (top manajer), dan makin berkurang atau kecil pada tingkat manajemen yang yang lebih rendah (pekerja). Masing-masing kepala satuan organisasi memegang wewenang bulat dan memikul tanggung jawab mengenai segala hal yang termasuk bidang kerja satuannya. Semua pegawai menerima perintah dan instruksi langsung dari pimpinan satuan serta mereka hanya bertanggung jawab kepadanya, arus wewenang dan tanggung jawab berjalan melalui saluran yang tunggal secara lurus dan vertikal, sehingga strukturnya sederhana. Dalam sistem ini tentu saja pucuk pimpinan dan kepala-kepala bagian harus cakap, tangkas dan ahli dalam segala bidang urusan termasuk dalam bidang pekerjaannya . Ciri-ciri organisasi lini. 1. Hubungan antara atasan dengan bawahan bersifat langsung yang dihubungkan suatu garis wewenang/komando 2. Struktur organisasi sederhana dan stabil 3. Jumlah pegawai sedikit, sehingga memungkinkan diantara mereka untuk saling mengenal 4. Masing-masing pimpinan unit/bagian mempunyai tanggung jawab dan wewenang penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada dalam unitnya 5. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan yang bersangkutan, sehingga dianggap mempunyai sumber kekuasaan tunggal 6. Tingkat spesialisasi biasanya belum begitu tinggi 7. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil 8. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan) Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah : 1. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik 2. Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan) 3. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan 4. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat 5. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan 6. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi 7. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat 120 8. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan. 9. Adanya penghematan biaya 10. Pengawasan berjalan efektif Kelemahan-kelemahan organisasi garis 1. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi 2. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri 3. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel). 4. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri 5. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan 6. Kurang tersedianya saf ahli Contoh bagan organisasi garis / lini BAGAN ORGANISASI KANTOR SISTEM GARIS/LINI 4.2.2. Organisasi Staff. Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai hubungan dengan pimpinan tertinggi. Bawahan hanya Manajer Kantor Arsip / Ekspedisi Tik /Penggandaan RT / Inventaris Arsip Eksvedisi Tik Penggandaan Inven-taris RT 121 berfungsi memberikan bantuan untuk kelancaran tugas pimpinan.Staf tidak mempunyai garis komando kebawah. Didalam praktek, organisasi kantor yang murni menjalankan sistem/bentuk staf tidak ada, karena tidak ada pekerjaan kantor yang seratus persen terdiri atas pekerjaan pikiran saja. Bentuk ini biasanya sangat cocok bila digabungkan dengan bentuk organisasi lainnya. BAGAN ORGANISASI STAF 4.2.3 Organisasi Garis dan Staf Dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando tetap ada. Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai kepada unit yang ada paling bawah. Para staf hanya bertugas memberikan bantuan, saran-saran dan pelayanan kepada pimpinan dalam mengambil keputusan atau kebijakan. Dipakai atau tidaknya saran dari staf tergantung keputusan pimpinan sendiri. Diperlukan tenaga staf karena pada organisasi yang besar, pimpinan tidak mungkin dapat menguasai pekerjaan yang sangat luas, ia membutuhkan tenaga khusus sebagai penasehat ahli di bidang perkantoran. Ciri-ciri organisasi garis dan staf : 1. Biasanya organisasi adalah besar, dan mungkin juga bersifat kompleks 2. Jumlah pegawai biasanya cukup banyak 3. Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung Manajer kantor Staf Staf Next >