< Previous2Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 12.Andadiperbolehkanbertanya kepadapendidikjika dianggapperlu.3.Usahakan menyelesaikan setiapbahan ajar lebih cepat dari waktuyangditetapkan4.Jikaadabagianyangbelumandapahami, cobalah terlebih dahulumendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yangsama, sebelum anda bertanya padapendidik. Kalau perlu, anda harusberusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.5. Tingkatpemahamanminimalyangdiharapkansebesar75%,jikatingkat penguasaan andakurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagiandaribahan ajaryangbelum andakuasai, atau mintalahsaran–sarandaripendidik.Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiapbahan ajar sebelum andamelanjutkankebagianlainataukebahan ajarberikutnya.Untuk pendidik1.Pendidikharus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyaidaftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didikdanmempersiapkanpenjelasan/jawabanyangdiperlukan.2.Pendidikharusmempunyaicatatanposisidankemajuan setiappeserta didikdan sekaligusmemikirkan sumber informasi lainyangdapatdisarankankepadapesertadidik.3.Pendidikhendaknyadapatmeningkatkanmotivasipeserta didik setiapsaatterutama bagi peserta didik yang berhasil(memberipujian,penghargaan,hadiahkecil,dll).4.Sebelummemberikanverifikasikeberhasilanpesertadidik,pendidikharus mengevaluasi keberhasilan peserta didik denganmemberikan pertanyaan,otomatisasi kantorl,test dansebagainya yangtelah dipersiapkanterlebihdahulu.5.Bahan ajaryangdigunakanolehpesertadidikharusdimulaisecaraberurutan.6.Setiapsatubahan ajarselesai, peserta didik harus melaporkannyakepadafasilitatordandiverifikasioleh fasilitatormelalui tes sederhana,tanya jawab dan sebagainya.7.Pesertadidikditugaskanuntukmembuatrangkumansetiapbahan ajaryang telah mereka pelajari.8.Pesertadidikdapatmelanjutkankebahan ajarberikutnyasetelahdiverifikasi.9.Bilapesertadidikdapatmenyelesaikanseluruhbahan ajardalamsatu tingkatdenganwaktukurangdariyang ditetapkan, maka merekadiberikanbahan ajarpengayaan.10.Bahanajarinimerupakanedisiawalmaterikurikulum 2013untukmata pelajaran otomatisasi perkantoran. Oleh karena itu,pendidikdiharapkan:a.membuatcatatanrincimengenaikekuranganbahan ajarini;b.menamahkan materi yang dianggaplebihbaikdariyangada,sesuai dengan kondisisetempat.3Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1D.Tujuan Akhir1)Padakegiatanbelajarini,Andaakanmempelajaritentangkonseptual teknologi kantor, otomatisasi perkantoran (OP) danvirtualoffice.2)Diharapkan setelah mempelajari kegiatan belajar ini,peserta didikdapatmengidentifikasi konseptual teknologi kantor, otomatisasiperkantoran (OP) danvirtual office.E.Kompetensi3.1Mengidentifikasi konseptual teknologi kantor, otomatisasi perkantoran(OP) danvirtual officeF.Cek KemampuanApabilaAndadapatmenjawabseluruhotomatisasi kantordibawahini,silakan langsungmengambilunitkompetensiselanjutnya.Jawablah pertanyaan berikut ini dengan tepat1.Jelaskan pengertian oomatiasi kantor yang anda ketahui?2.Siapa saja orang-orang yang palingberkepentingan dengan otomatiasikantor?3.Mengapa otomatiasi kantor sangat diperlukan di dunia kerja?4.Apa yang anda ketahui tentang internet? Seberapa besar manfaat yangbisa diambil dari internet itu?5.Apa yang anda ketaui denganAutomatic Teller Machineatau AnjunganTunai Mandiri itu?6.Apa yang dimaksud denganEmaildanTeleconferenceitu?4Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1GLOSARIUMWord processingPenggunaan suatu peralatan elektronic yangsecara otomatis melakukan beberapa tugasyang diperlukan untuk membuat dokumen ketikatau cetak.Electronic maile-mail adalah penggunaan jaringan komputeryang memungkinkan pemakai untuk mengirim,menyimpan dan menerima pesan denganmenggunakan terminal komputer dan peralatanpenyimpananVoice mailpersis sama dengan electronic mail.Perbedaannya bahwa anda hanyamengirimkan pesan dengan mengucapkanpesan tersebut melalui telepon dan bukanmengetiknyaElectronic calendaringpenggunaan jaringan komputer untukmenyimpan dan memanggil acara yang telahditetapkan oleh manajerAudio conferencingpenggunaan peralatan komunikasi suara untukmembuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuktujuan melakukan konferensiVideo conferencingmelengkapi signal audio dan signal video.Peralatan televisi digunakanuntuk mengirimdan menerima signal audio dan videoComputer conferencingpenggunaan jaringan komputer, sehinggamemberikemampuan seseorang untukmelakukan pertukaran informasi selama prosesterjadinya konferensiFacsimile transmissionyang biasanyadisebut fax, adalah penggunaanperalatan khusus yang dapat membacatampilan dokumen pada ujung channelkomunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lainVideotextpenggunaan komputer untuk tujuanmemberikan tampilan materi tekstual padalayar crtImage Storage And RetrievalBeberapa jenis perusahaan mempunyaivolume dokumen yang besar, sehingga merekaharus menyimpannya dalam file agar informasidapat dipanggil atau didapatkan kembali jikadiperlukan5Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 11KEGIATAN BELAJAR1a.Arti Dan Fungsi Otomatisasi Perkantoran1.Hakikat Otomatisasi KantorOtomatisasi dalam bahasaInggris disebut automation memilikipadanan katamechanizationdancomputerization (Lernout & HauspieSpeech Products N.V., 1993).Automation memiliki duamaknayaitu:1)The use of automatic equipmentto save mental and manuallabour (penggunaan peralatanotomatis untuk menghematpikiran dan tenaga) dan2)The automatic control of themanufacture of a productthrough its successive stages(kendali otomatis dalampembuatan suatu produk dengantahapan yang sistematis).Mechanization yang memiliki katakerja mechanize memiliki arti give amechanicalcaracter to (menerapkansistem mekanis), dan compurizationdengan kata kerjacomputerizemengandung makna:1)Equip with a computer, install acomputer in (menggunakankomputer) dan2)Store, perform, or produce bycomputer (menyimpan,melaksanakan, atau menghasilkandengan komputer) (AND Complexfor Windows, 1993).Esensi makna otomatisasiyaituproses penggunaanperalatanotomatisyang memiliki sistem kerja sistematis.Otomatisasiakan berdampak padapengurangan penggunaan tenagamanusia, yangtentusajaakanmenimbulkan masalah tersendiri danakan kita bahas dalam sub bab yangakandatang.Otomatisasi sangatberkaitan erat dengan mekanisasi dankomputerisasi.Hal inimengisyaratkanbahwaotomatisasi berarti penggunaan alat-alatmekanis dan lebihkhususnya komputer.Dengan kata lain, membahasotomatisasi berarti mengupasberbagaiperalatan mekanis dan komputer, tentusaja dengan tetap memperhatikanrelevansinya dengan objek yangdiotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.6Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1Waluyo (2000) menegaskan bahwaera otomatisasi perkantoran dimulaibersamaan dengan berkembangnyateknologi informasi, penggunaanperangkat komputer untuk keperluanperkantoran.erkantoransebagaimana telah diuraikan pada sub bab latarbelakang, merupakan kegiatan yangberhubungan denganpelayanan (services) dalamperolehan, pencatatan,penyimpanan,penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupanaktivitas perkantoran meliputikegiatan-kegiatan seperti pencatatan,pembuatan dan pengolahan naskah (word processing); penyajian/display,pengelompokan/sortir, dankalkulasi data (spreadsheet);pengelolaandatabase; melakukan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan(appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatankantoryang banyak menggunakan tenagamanusia kepada fungsi-fungsi otomatisdenganmenggunakan peralatan mekaniskhususnya komputer.Otomatisasiperkantoran sering jugadiistilahkan dengan kegiatan perkantoranelektronis (electronic office/e-office).Perkantoran elektronis adalah aplikasiperkantoran yang mengganti prosesadministrasiberbasis manual ke proses berbasis elektronis denganmemanfaatkan fasilitasjaringan lokal (LocalAreaNetwork/LAN). Istilah iniyang dipergunakan dalam keputusan menteripendayagunaan aparaturnegara nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang pedoman umumperkantoranelektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologiperkantoran sebabotomatisasi merupakan bentuk pengembanganteknologi, dalam hal ini pergeseran dariteknologi manual kepada teknologiotomatis.akpahan (2006) menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut:“Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat,menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpanbahan-bahan keterangan secara efisien denganmenggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang jenis mesin untukkeenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya. Untukdapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiapmesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya”.Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakanproses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain,mempertegas definisisebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoranmerupakan prosespengalihan metodepencatatan, penghimpunan,pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpananbahan-bahanketerangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusiakepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatisPP7Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1bahkankomputer. Sedikit mereview teknologi perkantoran yang lazimditerapkan, umumnyamencakup penggunaan peralatan yang dapatdikelompokkan sebagai berikut:Mesin kantor dilihat dari tenaga penggeraknyayaitu:Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenagalistrik ataubaterai.Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampakbergerakndalam operasinya.Mesinelektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponenelektronik, berupakabel-kabel.Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu:1)Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;Mesin tulisMesin penomorMesin dikteAsahanpensil2)Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;Pembuka suratPemotong kertasMesin penjilidPencatat uang kasHechtmachine3)Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;Mesin jumlahKomputerMesin hitung4)Mesin-mesin untuk memperbanyak bahanketerangan;Mesin stensilMesin perekam sheetMesin stencil spirtusMesin offsetMesin fotocopiBerbagai mesin cetak5)Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan;Telepon dan interphoneFacsimileTeleprinter8Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 16)Mesin-mesin untuk menyimpan bahanketerangan;MikrofilmPelubang kertas/kartuPenghancur kertasOtomatisasi penting dilakukandalam upaya meraih efektivitas danefisiensiproses/kegiatanperkantoran. Seiring dengan desakanglobal dan perkembangan teknologiinformasi yang menuntutterselesaikan proses pengolahaninformasi secara cepat danakurat,kebutuahn peralihan metode darimanual ke otomatis sudah menjadikeniscayaanuntuk segera dipenuhi.Namun, bukan berarti dengan sertamerta meninggalkan seluruhprosesmanual dan memangkas tenagakerja, sebab banyak aspek-aspek lainyang harusmenjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.Otomatisasai perkantoran adalah semua sistem informasi formal daninformalterutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dandari orang yangberbeda di dalam maupun diluar perusahaan. Dengan katalain otomatisasi perkantoranmerupakan sebuah rencana untukmenggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikanproses pelaksanaanpekerjaan.Beberapa sistem otomatisasi perkantoran secara formal dandidokumentasikandengan suatuprosedur tertulis. Sistem formal iniditerapkan di seluruh perusahaan untukmemenuhi kebutuhan organisasi,mirip dengan sistem informasi manajemen. Namunsebagian besarsistemotomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secaratertulis.Sistem-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untukmemenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantorandimaksudkan untukmemudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisanmaupun secara tertulis.sal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBMmenciptakanistilah word-processing untuk menjelaskan kegiatandevisi mesin tik listriknya. Bukti nyata,pada tahun 1964-an, ketikaIBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/SelectricTypewriter(MT/ST) yaitu mesinketik yang dapat mengetik kata-kata yang telahdirekamdalam pita magnetik secara otomatis. Otomatisasi kantor digunakanoleh semua orangyang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empatkategori pemakai otomatiskantor, yaitu :A9Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 11)Manajer adalah orangyang bertanggung jawab mengelola sumber dayaperusahaan terutama sumber daya manusia.2)Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahliankhususnya (mis. Pembeli,wiraniaga, dan asisten staffkhusus). Manajer dan profesionalsecra bersama dikenal sebagaipekerja terdidik.3)Sekretaris bisanya ditugaskan padapekerja terdidik tertentu untukmelaksanakan berbagai tugasmenangani korespondensi,menjawab telepon, dan mengaturjadwal pertemuan.4)Clerical Employee(pegawaiadministratif) melaksanakan tugasuntuk-tugas untuk sekretaris, sepertimengoperasikan mesin fotocopy,menyusun dokumen danmengirimkan surat.tomatisasi perkantoran mencakup semuasistemelektronikformal daninformal yang terutama berkaiatan dengankomunikasi informal dari orang-orang didalammaupun diluarperusahaan.SistemElektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatanperkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semuaperusahaanmenerapakansistemformal untuk memenuhi kebutuhanorganisasi. Misalnya untukpengelolaan informasi yang didistribusikan kemanajer berupa laporan-laporanperiodicmaupunlaporan khusus.SistemElektronik informal berartisistemperkantoran yang tidakdirencanakan ataudiuraikan secara tertulis.Sistem-sistem informal ini diterapkan saatdiperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnyamelakukankonsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.Sisteminformal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiridalam penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasiperkantorandimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi.Otomatisasi perkantoran tidak hanyamelayani orang-orang didalamperusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain diluarlingkunganperusahaan.Dalam gambar model otomatisasi perkantoran di atas tidak terjadi alirandata tetapi hanya ada aliran komunikasi dan informasi. Pengertian datasendiri adalahpenggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataanmaupun kejadian. Melaluiproses pengolahan data, sebuah data menjadilebih bermanfaat bagi penggunanya dandisebut sebagai informasi.Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukarinformasiantara dua obyek atau lebih.O10Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 12.Konsep-konsep otomatisasiProses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufakturselalu mengarah ke otomatisasi.Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dantanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melaluipengambilan keputusan yang lebih baik.Otomatisasi kantorsebagai pelengkap bagi metode komunikasitradisional bukan sebagai pengganti.3.Manfaat Otomatisasi Kantortomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalammenangani informasi; mulai dari input hingga distribusi denganmemanfaatkan bantuanteknologi secara optimal dan campur tanganmanusia secara minimal. Dengan demikianakan membuat informasimenjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dandirawat. Padaakhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasisehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.Otomasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yangbiasa dilakukan oleh manusia. Otomasi kantor (office automation) adalahsemua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitandengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalammaupun diluar perusahaan. Otomatisasi kantor digunakan oleh semuaorang yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategoripemakaiotomatisasi kantoryaitu: Manajer, Profesional, Sekretaris, danClerical employee (klerk).Otomasi kantor merupakan proses kerja mesin dan sedikit usahamanusia. Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas.Timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu kerjapegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain :banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka arsipdokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan, para sekretarisatautenaga administrasisangat sibuk dengan tugas administratifnya.Hal-hal tersebut dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan. Denganadanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkatmenengah berubah secara drastis. Fasilitas dari otomasi perkantoranmeliputi berbagai jenis komputer darimulai komputer besar sampaikomputer pribadi melalui jaringankomunikasidengan mesin facsimile danpencetak, pengolahan kata, arsip elektronik, surat elektronik, pengaturanjadwal rapat otomatis, sistem informasi manajemen, dan pemrograman.O11Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1Otomasi kantor, contohnya seperti pada perindustrianpabrik yangsistemnya hanya ditempatkan pada pusat pengendalian perusahaan.Dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajementingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan karenapimpinan perusahaan mendapatkan laporan/informasi langsung melaluikomputer.Pemanfaatan komputer akan mengubah baik jenis pekerjaanmaupun tata cara penanganannya (struktur manajemendankaryawan).Otomasiperkantoran,sering jugadisebut sebagaikantorelektronik,karena alirandokumen darisatu bagianke bagian laindilakukansecaraelektronik.Otomasi kantormerupakanproses kerjamesin dansedikit usahamanusia. Kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagaimacam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapaitujuannya.Para ahli komputer mempunyai tanggung jawab, karenadengan adanyaotomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengahberubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaanmendapatkan laporan/informasi langsung melalui komputer terhadap profesiyang mereka lakukan dan setiap orang harus memiliki etika masing-masing.Tanpa adanya etika profesi yang mereka lakukan maka tidak akandapat berjalan dengan lancar sesuai apa yang mereka harapkan.DalamKesenjangan keahlian yang ada pada otomasi kantor dalam masyarakatsangat menajamkan persaingan antara tenaga ahli dan tenaga bukan ahli.Kebutuhan akan komputer sangat menarik dalam kehidupan masyarakatdan sangat diperlukan.Sebagian orang memandang bahwa komputer hanya merupakan alatyang hanya dapat dimiliki oleh golongan yang mampu. Misalnya,kesenjangan keahlian yang semakin lebar, secara psikologis menimbulkanbeban pikiran bagi banyak karyawan, terutama bagi mereka yang tidakberkecimpung dalam pengolahan data. Mereka merasa takut seolah-olahbidang pekerjaan mereka diambil alih oleh komputer.4.Telekomunikasialam perkembangan teknologi khususnya yang berkaitandengan telekomunikasi yang telah mampu mengeliminasiberbagai hambatan jarak dan waktu. Kendala yang selama inidihadapi oleh masyarakat adalah cukup mahalnya biaya telekomunikasiuntuk komunikasi interlokal yang pada gilirannya akan berakibat langsungDMelalui jaringan internet, makadengan biaya akses lokal,masyarakat dimungkinkan dapatmengakses informasi dariseluruh dunia dengan biaya yangrelatif murah.Next >