< Previous22Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1,didanaiolehdepartemenkomunikasiKanadadanmenghadirkansistem yangberbeda secara radikal.Diluncurkan olehJepang padatahun 1980.10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVALBeberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar,sehingga merekaharus menyimpannya dalam file agar informasi dapatdipanggil atau didapatkan kembalijika diperlukan.Untuk mengatasimasalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan makadigunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche.Microform akan mengurangikebutuhan ruang yang diperlukan olehdokumen kertas sampai sekitar 97%. Imagestorage and retrieval digunakandalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untukmelihat kembalidokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.Contohnya:situspenyedia seperti photobucket.11. DESKTOP PUBLISHINGesktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yangkualitasnyahampirsama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.Sistem desktop publishing terdiri atasmikrokomputer dengan layarcrt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktoppublishing.Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputiaplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesionaldan menarikakan memberikan komunikasi yang efektif.Contoh:Microsoft Publisher adalah sebuahprogram aplikasi untuk sistemoperasi Windowsyang digunakan untuk Desktop publishing. Program inimerupakan buatan MicrosoftCorporation, dan mulai pada versi MicrosoftOfficeSistem2003, telahdiintegerasikan ke dalam paket tersebut.Kini, namanya menjadi Microsoft OfficePublisher. Versi terbarunya adalahMicrosoft Office Publisher 2007 yang terintegrasidengan Microsoft OfficePublisher 2007.TujuanOtomatisasiKantormasakini:1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.Komputertidakmenggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menundapenambahan pegawai yangdiperlukan untuk menangani beban kerjayang bertambah.TELIDONCAPTAIND23Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 12.Pemecahan masalah Kelompok.CaraOtomatisasi Kantorberkontribusipada komunikasi ke dan darimanajer membuatnya sangat cocokditerapkan untuk memecahkan masalahkelompok.3. PelengkapdanBukan Pengganti.Sebagai suatu cara komunikasi bisnis,otomatisasi kantorbukantanpa keterbatasan.Otomatisasikantortidakakan menggantikansemua komunikasi interpersonaltradisional,percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis padamemo,dan sejenisnya.Otomatisasi kantorharus bertujuan melengkapikomunikasi tradisional.KANTOR VIRTUALantor virtual (Virtual Office) adalahpekerjaan yang dapat dikerjakan dilokasigeografis manapun selamatempat ituterhubung dengan lokasi tetapperusahaan melaluisejenis komunikasielektronik. Sebuah kantor virtual adalahkombinasi dari off-situs alamattinggalkomunikasi dan layanan yangmemungkinkan pengguna untukmengurangi biayakantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalismebisnis. Istilah ini seringdisamakan dengan “kantor pusat bisnis” atau “eksekutifsuite” yang menuntutconfensional sedangkan sewa kantor virtual yang sejatitidak mengharuskanpengeluaran.Secara umum perkantoran maya dapatdidefinisikan sebagai otomatisasiproses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven)menjadiotomatis (electronic-driven) sehingga document yang dipergunakandalam proses bisnistidak lagi dalam bentuk hard copy, melainkan dalambentukelektronik.PERKEMBANGAN ATAU AWAL MUNCULNYA GAGASAN KANTORVIRTUALantor virtual dimulai tahun 1964 ketika IBM memasarkan mesin yang disebutMT/ST (magnetic tape/selectitcTypewriter). Awal perkembanganvirtual office dibangundalam modul-modul yangdiakses secara terpisah.Seseorang yang akan melakukanpertemuan dengan rekan bisnisnya harusmengisi aplikasi to-do yang dibuat secara onlineataupun tidak. Lain halnyaketika akan mengirim email, orang tersebut harus juga logindan mengaksesaplikasi yang berbeda dalam bentuk webmail ataupun email client yangterpasang dikomputer pribadi.KKKantor virtual dimulai tahun1964 ketika IBM memasarkanmesin yang di sebutMT/ST(magnetic tape/selectitcTypewriter). Awalperkembangan virtual officedibangun dalam modul-modulyang diakses secara terpisah.24Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1Hal inilah yang mengilhami para pengembang aplikasi perangkat lunak untukmengembangkan suatu aplikasi yang memungkinkan seorang penggunamelakukan apapun layaknya berada dalam sebuah kantor virtual atau biasakita sebut sebagai virtual office. Dalam perjalananya penggunaan virtual officesangat banyak kendalanya, mulai dari sulitnya menggabungkan banyaknyaaccount yang terpisah-pisah dalam berbagai modul hingga kebutuhaninfrastruktur seperti kebutuhan akan server yang bekapasitas besar dankebutuhan akan besarnya bandwidth untuk mengakses aplikasi virtual office.Kantor virtual ide datang dari inovasi teknologi konfergensi dan Era Informasi.Konsep telah berakar padaRevolusi Industri, dimana paralel dengan gayakerja saat ini,secara khusus bekerja dari rumah, telah ditarik. Istilah inipertama kali digunakan pada1983 maskapai penerbangan diartikel majalahtentang komputasi portable. Konsep kantorvirtual adalah suatu evolusi darisuite eksekutif industri. Namun, kaku suite eksekutif sewatidak bekerja untukbanyak modal bisnis dan membantu memacu konsep kantor virtual.plikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994,ketika RalphGregorymendirikan “Kantor Virtual, Inch” di Boulder,Colorado. Awalnya, virtual officedimaksudkan untuk membantu pekerjasecretariat dan administrative (clerical), tetapikemampuannya untukmemudahkan komunikasi formal dan informasi dengan orang” didalam dan diluar perusahaan menarik para manager dan professional sebagai pemakai.Semua pemakai kantor virtual ini menggunakan untuk meningkatkanproduktifitas mereka.Sebuah kantor virtual berpadu rumahdan bekerja untuk mendapatkanefisiensidalam ke dua. Biaya kantorrendah, sementara profesionalismepenggunamempertahankan citratradisional, biaya tinggi kantor.Sebuah kantor virtual penggunadapatmengurangi dampak lingkungan,serta pribadi harian negatifdari bolak-balik.Kantor virtual klien memilikifleksibilitas untuk menyesuaikanpengeluaran dengan fluktuasipendapatan langsung, karenabiasanya biaya. Sebuah kantor virtual dapatmemungkinkan untuk ekspansibiaya rendah tanpa komitmen jangka panjang.Usersmengambil keuntungan dari receptionist kantor virtual menghilangkanbeban tradisionalperawatan kesehatan, catatan, penggajian, asuransi, dansewa.A25Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1KemampuanOtomatisasi Kantoruntuk menghubungkan orang secaraelektronik telah membukacara baru melakukan pekerjaan kantor. BahkanOtomatisasi Kantormembuat pekerjaan kantor tidak perludi kerjakan di kantor.Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan dimanapun pegawaiberada.Nama yg diberikan untuk kemampuan iniadalah kantor Virtual . istilah yangberarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapunselamatempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melaluisejenis komunikasielektronikSejarah.antor virtual ide datang dariinovasi teknologi konvergensi dan EraInformasi. Konseptelah berakar pada Revolusi Industri, di manaparalel dengan gaya kerja saat ini, secarakhusus bekerja darirumah, telah ditarik. Istilah ini pertama kali digunakan pada 1983maskapai penerbangan diartikel majalah tentang komputasiportabel.Konsep kantorvirtual adalah suatu evolusi dari suite eksekutif industri.Namun, kaku suite eksekutif sewatidak bekerja untuk banyak model bisnis danmembantu memacu konsep kantorvirtual.Aplikasi komersial pertama darikantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika RalphGregory mendirikan "KantorVirtual, Inc kini dikenal sebagai Kantor Cerdas" di Boulder,Colorado.LayananIstilah "kantor virtual" mengimplikasikan pemanfaatan ruang, tetapi aplikasilengkaptermasuk hidup profesional komunikasi.1. CommunicationsServices(Layanan Komunikasi)a.Remote ReceptionistSebuah tim pekerja di lingkungan kantor bekerjajarak jauh, dengan menggunakan teknologi tinggi Telepon IntegrasiKomputer perangkat lunak, untuk menggantikan resepsionis tradisional.b.Virtual Assistant"elang sendirian" bekerja dari rumah, yang jarangbertemu klien mereka.Asisten virtual biasanya tidak memiliki akses keCTI Software. Harga menjalankan $ 15 per jam dan atasc.Answering services/ Menjawab layanan / call center beroperasi darisebuah lokasi terpusat untuk tujuan menerima dan mengirimkansejumlah besar permintaan melalui telepon. Users mengeluh masalahkeamanan, impersonalstaf dengan omset tinggi, hambatan bahasa,kesalahan terjemahan dan kurang gambarprofesional.d.Voicemail/ Pesan suara adalah teknologi berbiaya rendah yangmenyimpan pesansuara elektronik. Dalam aplikasi layanan pelanggan,voicemail memiliki keterbatasan .Digunakan untuk layanan pelanggan,suara telah menjadi identik dengan frustrasi . Pengaduan sangat banyakdan telah mengilhami parodi pada pengalaman pesan suara.K26Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 12.Space Services/Space Layanana.Professional Address/Profesional Alamat-Sebuah bangunan bergengsiuntuk digunakan sebagai alamatbisnis.Alamat profesional mengurangiprivasi dan keamanan pribadi menjalankan bisnis rumahan.Seorangpengguna dapat memperluas ke pasar-pasar baru denganmemanfaatkan penyedia dengan beberapa lokasi untuk mendirikankehadiran profesional dalam pertumbuhan yang diinginkan pasar.b.Mailing address/alamat profesional dapat digunakan untuk menerima,mengirim &forwarding mail tanpa konotasi dari sebuah PO Box. Dibawah hukum AS, PO Box adalah untuk secara jelas dinyatakansehingga tidak kondusif bagi sebagian besar entitas perusahaan dalamhal ini. Beberapa penyedia menawarkan VO 24 / 7 akses ke ditetapkansecara individual dan mengunci kotak surat.c.Hal ini memungkinkan staf sebuah VO user untuk memiliki lokasi yangterpusat sebagai kendaraan nyaman aman untuk mentransfer dokumenkertas 24 / 7. Sebuah mail-satunya penyedia mungkin akan dikenakanUSPS CMRA peraturan.d.Penerimaan kesopanan/Resepsionis di alamat bisnis dapat menerimadan tanda untuk masuk menginap, pengiriman, paket dan dokumenmenyediakan layanan drop-off/pick-up. Pada situs-saksi dan notarismungkin tersedia, tergantung pada penyedia.e.BusinessMeeting Space on-demand menggunakan (per jam, harianataumingguan) dari ruang konferensi dan kantor-kantor untuk rapat.f.Casual Workspacesebagai alternatif untuk gangguan dari rekan kerjaatau interupsi dari kantor, ruang kantor tersedia pada sesekaliatau"drop-in" dasar, baikper jam, harian atau bulanan.g.Executive Suite; sebagian kecil pengguna VO menyewa ruangwaktupenuh waktu.h.On-Site Amenities;sebuah layanan lengkap kantor virtual akanmenyediakan internet brotomatisasi kantordband, fax, fotokopi,printer,fitur telepon tingkat lanjut, conference calling, video conferencing, dapurdan bisnis lobi / ruangtunggu.Penggunaebuah kantor virtual berpadu rumah dan bekerja untukmendapatkan efisiensidalam kedua. Biaya kantor rendah,sementaraprofesionalisme penggunamempertahankan citratradisional, biaya tinggi kantor.Sebuah kantor virtual penggunadapat mengurangi dampak lingkungan, serta pribadi hariannegatif dari bolak-balik. Kantorvirtual klien memiliki fleksibilitasS27Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1untuk menyesuaikanpengeluaran dengan fluktuasipendapatan langsung,karena biasanya biaya variabel.Sebuah kantor virtual dapatmemungkinkan untuk ekspansi biaya rendah tanpakomitmen jangka panjang. Usersmengambil keuntungan dari resepsioniskantor virtual menghilangkan beban tradisionalperawatan kesehatan,catatan, penggajian, asuransi & sewa. Jugawaktu tradisional-off(sakit hari,liburan, daun pribadi, dll) tidak berlaku untuk staf virtual.Common Virtual OfficeUsers:Common Virtual Office Users:1)Home-based entrepreneurs/Pengusaha rumahan2)Accountants/Akuntan3)Attorneys/Pengacara4)Law Firms/Hukum Perusahaan5)Mobile salespeople Mobile penjual6)Trades (Home service industry: roofers,electrical,plumb, landscape,construction, repair/remodel, etc)/Perdagangan (Home industri jasa:tukang atap, listrik, plumb,landscape, konstruksi, perbaikan / mengubahbentuk, dll)7)Doctors / Dentists Dokter / Dokter Gigi8)Therapists/Terapis9)Business consultants/Bisnis konsultan10)Mediators /conflict resolution Mediator/ resolusi konflik11)Frequent travelers/foreign companies/Sering pelancongperusahaan asing12)Chambers of Commerce/Chambers of Commerce13)Senior management/Manajemen senior14)Real estate/Real estate15)Mortgage Companies/Mortgage Perusahaan16)Stock brokers /financialplanners Stock broker / perencana keuangan17)Collections agencies/Koleksi lembaga18)Networking groups/Networking kelompok19)Trainers / instructors Trainers / instruktur20)IncubatorsBekerja secara virtual adalah masa depan bagi semua bisnis yang berusahauntuk:1)Membuat dunia menjadi tempat yang sangat terhubung, mencapai kota-kota kecil dan kota-kota di seluruh dunia2)Membuka cabang di kota atau luar negeri yang penting, terlepas dariukuran saat ini.3)Mengurangi jejak karbon dengan menurunkan konsumsi bahan bakardan listrik dengan menghilangkan variabel jarak dan memperluas batas-batas untuk bekerja secara kreatif.4)Uang tunai pada teknologi interaksi gelombang dan memastikan bahwaapa pun selain bakat, keterampilan, kecerdasan dan bakat yang tidakrelevan (seperti sebelumnya pekerja membatasi lokasi fisik)28Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 15)Expand mempekerjakan pilihan dan menyediakan lingkungan kerja yanglebih nyaman, kurang stres dan gaya hidup yang lebih seimbang,sementara meningkatkan produktivitas pribadi dengan waktu & uangyang disimpan dari nol Komuter6)Real estat komersial memotong biaya dengan alternatif sewa atau sewadan mengurangi set-up besar, hierarki dan fungsi administratif takterhitung7)Mendorong pengusaha yang ingin menguji lokasi bisnis danmemperluas kehadiran mereka dengan menghapus perusahaan start-upkendala infrastruktur dan staf tetap.8)Staf memiliki fleksibilitas bukannya mempekerjakan sekretarisLima Manfaat Kantor Virtualisnis Onlinebekerja saat ini sudah banyak ragam dan jenisnya,bekerja bukanhanya di kantorpemerintahan dan perusahaanswasta. Tapi yang mulai mendapatreputasi di kalangan pencarikerja saat ini adalah bisnis online. Saat ini sudah mulaibanyakyang menggeluti pekerjaan ini, baik secara full time maupun secarafreelance.bisnis online mulai menjadi pilihan peluang usaha alternatif bagisiapa yang ingin berpikirkreatif.Ada beberapa kelebihan bekerja secara online dibandingkan denganbekerjasecara langsung dikantor atau perusahaan. Berikut akan diuraikanmengenai beberapakeuntungan yang bisakita dapatkan dari bekerjasecara online dimana kita mempunyaikantor virtual sendiri.1)Lebih FleksibelDengan bekerja secara online kita akan lebih fleksibel dalam menetukanwaktu kerjakita. Kita bisa bekerja pagi maupun malam tergantung darikesanggupankita. Karenadengan bekerja online kita tidak akan terikatoleh waktu kerja seperti jika kita bekerjapada perusahaan yang harusdatang pagi dan pulang pada sore hari.2)Hemat BiayaMemiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain,disini kitatidak diharuskan meiliki peralatan-peralatan yang harus adadan mendukungkeberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkatkomputer dan sebuahkoneksi internet maka kantor virtual sudah bisakita miliki. Sehingga dari segi biayatermasuk bisnis modal kecildibandingkan dengan kantor permanen yang lain.3)Banyak Pilihan PekerjaanDunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyaksekalipekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia sajatapi pekerjaan dariluar negeri bisakita dapatkan dengan mudah,membuat website atau membuatprogram yang lain banyak kitaB29Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1temukan di situs penyedia pekerjaan freelance. Danenaknya pekerjaantersebut bisa kita dapatkan hanya dengan duduk santai di kamar.4)Penghasilan Tak TerbatasJika kitaserius menjalankan pekerjaan kita secara online, penghasilankita bisa takterbatas. Karena dengan bekerja online kita bisamendapatkan pemasaransebanyak-banyaknya dan honor yangdibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kitakerjakan.5)Banyak mempunyaiWaktu Luang DenganKeluargaDengan bekerja secara online kita akan mempunyai waktu dengankeluarga lebihbanyak, karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiapsaat kita bisa ketemudengan istri dan anak kita. Sehingga hubungandengan keluargapun menjadilebihharmonis.Kerugian dari kantor virtual:Rasa tidak memilikiTakut kehilangan pekerjaanSemangat kerja rendahKetegangan keluargaMacam-macam Aplikasi Otomatisasi Kantor1)Word Processing2)Electronik Mail3)Voice Mail4)Electronic Calendaring5)AudioConferencing6)Video Conferencing7)Computer Conferencing8)Facsimile Transmission9)Videotext10)Image Storage And Retrieval11)Desktop Publishingantor virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan dilokasigeografis manapun selama tempat ituterhubung dengan lokasitetap perusahaan melaluisejenis komunikasi elektronik. Sebuahkantor virtual adalah kombinasi dari off-situs alamattinggal komunikasidan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biayakantortradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis.Istilah "kantor virtual" mengimplikasikan pemanfaatan ruang, tetapi aplikasilengkaptermasuk hidup profesional komunikasi.Beberapakeuntungan yang bisa kita dapatkan dari bekerja secara onlinedimana kita mempunyaikantor virtual sendiri.1)Lebih Fleksibel2)Hemat Biaya3)Banyak Pilihan PekerjaanK30Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 14)Penghasilan Tak Terbatas5)Banyak mempunyai Waktu Luang Denga KeluargaKerugian dari kantor virtual:1)Rasa tidak memiliki2)Takut kehilangan pekerjaan3)Semangat kerja rendah4)Ketegangankeluargac.Rangkuman1)“Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat,menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpanbahan-bahan keterangan secara efisiendengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenaltentang jenis mesin untukkeenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya.Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciritiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-carapemeliharaannya”.2)Mesin kantor dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenagamanusia.Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengantenaga listrik ataubaterai.Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:Mesin mekanikyaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennyatampak bergerakndalam operasinya.Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponenelektronik, berupakabel-kabel.Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu:Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;Mesin tulisMesin penomorMesin dikteAsahan pensilMesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;Pembuka suratPemotong kertasMesin penjilidPencatat uang kasHechtmachine31Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1Mesin-mesin untuk mengolah bahanketerangan;Mesin jumlahKomputerMesin hitungMesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan;Mesin stensilMesin perekam sheetMesin stencil spirtusMesin offsetMesin fotocopiBerbagai mesin cetakMesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan;Telepon dan interphoneFacsimileTeleprinterMesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;MikrofilmPelubang kertas/kartuPenghancur kertas3)Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatankantor yang banyak menggunakan tenagamanusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnyakomputer.4)Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatanperkantoran elektronis (electronic office/e-office). Perkantoran elektronisadalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasiberbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memnfaatkanfasilitas jaringan lokal (LAN).5)Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologiperkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembanganteknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepadateknologi otomatis.akpahan (2006) menjelaskan teknologi perkantoran sebagaiberikut:Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orangyang bekerja didalam kantor. ada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatiskantor, yaitu :1. Manajer.2. Profesional.3. Sekretaris4. Clerical Employee (pegawai administratif)PNext >