< Previous 456 Namun saat ini suatu hotel yang diminati oleh para pelanggannya selain harus mempunyai para karyawan yang mampu melayani para tamunya dengan kualitas prima saja tidaklah cukup tetapi harus pula didukung oleh sarana dan prasarana penunjang lainnya yang dianggap menjadi kebutuhan para tamu selama menginap di suatu hotel, sehingga semua kebutuhan para tamu/pelanggannya bisa dipenuhi di hotel tersebut sehingga para tamu tidak perlu lagi meninggalkan hotel untuk mencari kebutuhan-kebutahan lainnya selama mereka menginap di suatu hotel. Adapun bagian atau sarana dan prasarana penunjang inilah yang kita kenal dengan MINOR OPERATING DEPARTMENT (MOD). Dibawah ini akan dijelaskan mengenai masing-masing jenis kegiatan operasional hotel yang termasuk dalam minor operating department (MOD) a. Pusat Bisnis (Business Center) Pusat bisnis merupakan tempat para tamu yang ingin menggunakan pelayanan sekretaris seperti membuat surat, mengirimkan fax, fotocopy, penerjemahan, membuat jadwal pertemuan, pelayanan penggunaan internet, mengkonfirmasikan tentang tiket transportasi dan lain-lain. Pusat bisnis tidak hanya menyediakan pelayanan sekretaris saja, namun beberapa hotel menyediakan pelayanan perpustakaan yang operasionalnya dibawah pusat bisnis. Gambar 7.1. Pusat Bisnis 457 Adapun kebutuhan-kebutuhan tamu yang mendesak dapat dirinci sebagai berikut: 1. Pelayanan jasa internet 2. Pelayanan jasa facsimile 3. Pelayanan jasa photo copy dan materai atau kertas segel 4. Pelayanan jasa kesekretariatan meliputi notulis, penterjemah, pengetikan, pembuatan dokumen, kontrak dan bentuk-bentuk perjanjian lainnya. 5. Pelayanan jasa pembelian tiket dan rekonfirmasi jadwal keberangkatan pesawat 6. Pelayanan jasa transportasi dan taxi 7. Pelayanan jasa kesehatan dan emergency 8. Pelayanan jasa dokter on call dan dokter praktek spescialis 9. Pelayanan jasa dokter dan klinik spesialis kecantikan dan ortopedi 10. Pelayanan pembuatan banner, poster, pengepakan dan pengiriman paket atau dokumen dan lainnya yang biasanya dibutuhkan untuk dikirimkan secara cepat ditempat yang diinginkan oleh tamu guna menyampaikan ungkapan suka cita maupun duka cita. Seorang petugas business center (business center attendant) harus siap dengan data-data informasi yang lengkap yang mana sangat dibutuhkan oleh para tamu hotel dan biasanya data-data tersebut sudah disiapkan dengan up to date di dalam komputer yang telah disiapkan di business center yang meliputi data-data: a. Alamat lengkap (DIMANA), b. Contact person (SIAPA), c. Jaraknya dari hotel (BERAPA JAUH), d. Transportasi yang tersedia (BAGAIMANA MENCAPAINYA), e. Biaya (BERAPA TARIFNYA), f. Jam operasional (SEBAIKNYA JAM BERAPA), Berikut ini informasi-informasi yang paling sering dibutuhkan oleh para tamu: 1. Kantor-kantor pemerintah tingkat I, dan II 2. Kantor-kantor ABRI dan POLRI 3. Kantor-kantor dinas pariwisata Tk I, dan II 4. Kantor-kantor dinas pendidikan Tk I dan II 5. Kantor-kantor perwakilan negara asing atau badan-badan dunia 6. Kantor-kantor perbankan dan penukaran uang asing 7. Kantor-kantor BUMN 8. Kantor-kantor PLN, PDAM dan GAS 9. Universitas negeri dan swasta 458 10. Lembaga pendidikan lainnya 11. Kantor-kantor asosiasi profesi 12. Kantor-kantor lembaga swadaya masyarakat 13. Kantor-kantor media baik elektronik maupun cetak 14. Kantor-kantor kesehatan dan rumah sakit 15. Tempat pijat kesehatan dan kebugaran serta fitness & spa 16. Objek-objek tujuan wisata baik didalam kota maupun luar kota 17. Tempat-tempat ibadah 18. Bridal – wedding consultant dan salon kecantikan 19. Production house dan event organizers 20. Jadwal event-event dan tempat hiburan setiap minggunya di daerah tersebut atau didekat hotel 21. Artis-artis lokal di daerah tersebut 22. Cerita rakyat atau legenda yang masih sangat dikenal oleh masyarakat daerah setempat 23. Adat Istiadat masyarakat daerah setempat 24. Norma-norma yang boleh dan yang tidak boleh dilakukan di daerah setempat 25. Nama-nama minuman dan makanan khas daerah setempat dan dimana mendapatkan dan harganya 26. Nama-nama dan jenis buah-buahan lokal dan musim serta harganya 27. Nama-nama dan jenis buah tangan lokal dan harganya 28. Nama-nama souvenir khas daerah dan tempat pembelian dan harganya 29. Hasil-hasil utama daerah setempat yang potensial untuk diperdagangkan atau dikomersialkan 30. Alamat kurir untuk pengiriman barang biasa atau kilat ke kota lainnya dan berapa harga perkilonya 31. Melakukan tugas dan pekerjaan lainnya yang wajar diperlukan sesuai dengan kebutuhan operasional hotel dimana yang bersangkutan bekerja untuk meningkatkan citra hotelnya. Untuk itulah business center attendant harus siap untuk memberikan bantuan dengan baik cepat dan akurat sehingga peran business center sebagai pusat pelayanan usaha bisa mencerminkan kualitas hotel yang baik dan memberikan kepuasan kepada setiap tamunya baik yang menginap di hotel tersebut maupun tidak menginap. 459 Jam operasional Business Center: Biasanya business center beroperasi sebagai berikut: Senin – sabtu : 07.00 WIB s/d 23.00 WIB Minggu dan hari libur : 10.00 WIB s/d 18.00 WIB Persyaratan dasar menjadi karyawan business center (Business Center Attendant): a. Gender : Wanita dan atau Pria b. Usia : minimal 18 tahun c. Tinggi badan : minimal 160 CM d. Keahlian/ketrampilan : - Computer - Bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya secara aktif - Kesekretariatan - Komunikasi Formal dan Verbal e. Kepribadian : - Kepercayaan diri yang kuat - Menarik dan out going f. Lain-lain : Sesuai dengan kebutuhan masing-masing hotel Pelayanan yang digunakan tamu akan dikenakan biaya sesuai dengan fasilitas yang digunakan, kecuali fasilitas perpustakaan. Formulir yang digunakan untuk memposting tagihan yang berasal dari pusat bisnis adalah business center form, sedangkan jika ada tamu yang ingin mengkonfirmasikan tiket pesawat, akan digunakan formulir reconfirm ticket. Format 7.1. Business Center Form Format 7.2. Reconfirm ticket b. Ruang Rapat Meeting Room Meeting room mempunyai pengertian yang berbeda dengan conference hall maupun banquet istilah-istilah tersebut sering diartikan sama, karena ketiganya sama-sama menunjuk pada ruang pertemuan. Sebenarnya antara room dengan conference hall ada perbedaan. kata mengandung pengertian yang lebih sempit, dengan jumlah peserta yang lebih sedikit, ruangan dan peralatan yang digunakannya pun lebih sederhana dan waktu yang digunakan lebih pendek. Gambar 7.2 Meeting Room 461 Meeting Room memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 1. Kapasitas ruangan dibawah 50 orang 2. Peralatan yang digunakan relative sedikit dan sederhana 3. Penanganan didalam pelayanannya tidak memerlukan tenaga yang banyak namun juga profesional. Untuk menjaga kebersihannya meeting room dibawah tanggung jawab housekeeping departement, yaitu dibawah public area section, dan orang yang bertugas disini disebut public area attendant/houseman. c. Ruang Perjamuan (Banquet Room/hall) Banquet room atau dikenal juga dengan istilah function room adalah merupakan ruangan besar yang interiornya didesain sedemikian rupa, digunakan untuk acara pertemuan besar, seperti seminar, kongres, pesta dan acara-acara besar lainnya. Beberapa hotel besar ruang perjamuan ini pengelolaanya di bawah departemen penjualan dan pemasaran (sales and marketing department) bahkan di hotel lain bagian banquet berdiri sendiri dalam satu depertemen . Banquet room mempunyai kapasitas yang cukup banyak, umumnya memiliki kapasitas kursi diatas 50 kursi, 100 kursi, 200 kursi bahkan bisa 1000 kursi., peralatan dan dekorasi yang digunakan akan sesuai dengan permintaan tamu dan event/function yang akan berlangsung oleh sebab itu tenaga yang menanganinya lebih banyak dan profesional, jika acara yang berlangsung sangat besar, hotel akan memerlukan tenaga tambahan untuk kelancaran acara dengan cara menggunakan tenaga kerja harian (daily worker). Lay out dan kapasitas banquet room dapat dibuat seperti yang terlihat pada gambar 7.3. Gambar 7.3. Lay Out Banquet dan Meeting Room 462 d. Kolam Renang (Swimming Pool) Seperti telah kita ketahui bersama, kolam renang adalah merupakan fasilitas tambahan yang harus dimiliki oleh hotel yang berbintang. Disamping sebagai fasilitas olah raga (sport centerkolam renang adalah salah satu fasilitas rekreasi yang ada di hotel. Lokasi atau letak kolam renang dihotel bermacam-macam, ada kolam renang yang berada didalam gedung (indor swimming pool), dan ada juga kolam renang yang letaknya diluar gedung (out door swimming pool). Gambar 7.4. Indoor Swimming Pool Bahkan hotel-hotel yang lokasinya di daerah wisata pantai, kolam renangnya berada di tepi pantai (berdampingan dengan pantai). Khusus hotel yang letaknya di tepi pantai (resort hotelmenyediakan dua jenis kolam renang, yaitu kolam renang dengan air tawar, dan kolam renang dengan air laut (salt water swimming pool). Fasilitas kolam renang ini umumnya merupakan salah satu fasilitas yang diberikan secara cuma-cuma bagi tamu yang menginap di hotel, dan tidak menutup kemungkinan kolam renang dapat digunakan oleh tamu yang umum atau tamu yang tidak sedang menginap di hotel, namun hanya diperbolehkan jika mereka sudah menjadi anggota dari sport center club yang tidak hanya untuk fasilitas kolam renang saja, tetapi untuk fasilitas olahraga lain seperti fitness center, tenis court, jogging track, golf dan lain-lain. Besarnya biaya untuk keanggotaan dari sport center tergantung dari kebijakan hotel yang bisa membuat biaya untuk keanggotaan bulanan ataupun tahunan. Gambar 7.5. Outdoor Swimming Pool Pemeliharaan utama terhadap kolam renang dihotel menjadi tanggung jawab departemen engineering, sedangkan departemen housekeeping hanya mengerjakan tugas-tugas khusus, seperti: 1. Mengosongkan dan membersihkan asbak 2. Mengumpulkan bath towel dan lena kotor di sekitar kolam renang 3. Melengkapi kembali dengan bath towel yang bersih 4. Membersihkan kaca dan jendela yang berada di lokasi sekitar kolam renang. 5. Menjaga area yang berkarpet 6. Membersihkan kursi dan meja santai 7. Menyapu dan mengepel permukaan lantai 8. Membersihkan daun-daun yang jatuh ke dalam kolam renang 9. Mengosongkan dan membersihkan keranjang sampah. e. Fitness Center/Pusat Kebugaran Pusat kebugaran atau fitness center merupakan fasilitas yang diberikan kepada tamu secara cuma-cuma, umumnya center beroperasi pada pukul 7 pagi sampai dengan pukul 9 malam, beberapa hotel fitness center ini tidak dikelola oleh hotel, tetapi dikelola oleh pihak lain diluar hotel. Gambar 7.6. Fitness Center f. Salon dan Spa Salon dan spa di beberapa hotel umumnya tidak dikelola oleh hotel tetapi tempat dan pengelolaanya di sewakan kepada pihak lain, namun pada hotel resort, salon dan spa dikelola oleh hotel itu sendiri, fasilitas salon & spa tidak diberikan secara gratis kepada tamu hotel, pelayanan yang tersedia antara lain make up & hair dotreatment, aroma massage, facial, hair caredan bridal, beberapa tahun lalu Spa tidak dikenal secara luas tetapi sekarang hampir semua hotel berbintang menyediakan fasilitas Spa ini. Tujuan dari diadakannya Spa karena banyaknya permintaan masyarakat dan para tamu hotel yang tidak saja ingin menjaga kebugaran dan kesehatan tubuhnya dengan berolahraga tetapi sekarang harus ditambah dengan merawat kecantikan diri dan keremajaan diri dalam arti berusaha tampil awet muda, untuk itulah Spa dibutuhkan sejalan dengan perubahan gaya hidup masyarakat modern dan para tamu hotel. Dalam Spa ini dibagi menjadi beberapa bagian yaitu: 1. Pemijatan Pemijatan ini ada beberapa macam yaitu tradisional misalnya cara Kraton Jawa, Shiatshu-Jepang, Pemijatan-Cina dan lain-lain. Dengan dilakukan pemijatan ini diharapkan para tamu akan mengalami peredaran darah yang lebih lancar sehingga akan merasakan badan lebih segar dan prima. 2. Perawatan Tubuh 465 Perawatan tubuh saat ini ada beragam cara dengan melalui media: kopi, susu, cokelat, berbagai bunga, dan campuran aroma terapi lainnya dengan tujuan agar para tamu bisa mendapatkan kulit yang cerah, putih dan muda lagi. 3. Perawatan Muka Perawatan muka dilakukan dengan cara pemijatan, masker dengan tujuan agar kulit wajah menjadi berseri-seri dan tidak ada kerutan sehingga awet muda. Untuk beberapa Spa selain mengadakan cara-cara seperti diatas masih ada tambahan lagi dengan para tamu diberikan minuman ramuan tertentu untuk mendorong agar perubahan bisa terjadi dengan cara pelaksanaan perawatan dari luar dan dalam tubuh dengan cara minum ramuan tertentu 4. Perawatan Rambut 5. Sauna dan Whirpool Sauna dan Whirpool disediakan guna membuat badan para tamu berkeringat karena suhu yang sangat panas baik di ruang Sauna maupun di kolam whirpool yang juga menyiapkan air dari yang dingin hingga yang sangat panas, dengan tujuan menghilangkan badan pegal-pegal dan mengurangi lemak tubuh karena dengan suhu panas tertentu akan mengakibatkan berkurangnya lemak didalam tubuh manusia sehingga selain lari maraton sauna dan whirpool juga dijadikan media penurunan berat badan selain untuk penyegaran tubuh secara keseluruhan Dalam prakteknya hampir di semua hotel, pihak manajemen hotel mengadakan bentuk kerja sama dengan pengelola spa dengan sistem bagi hasil, hal ini praktis dilakukan karena pihak manajemen hotel tidak memiliki keahlian untuk bidang spa. Jam operasional SPA: Senin – Sabtu : 09.00 WIB s/d 24.00 WIB Minggu dan hari Libur : 10.00 WIB s/d 24.00 WIB Selain jam-jam seperti diatas biasanya dilayani untuk jam diluar itu dengan cara membuat janji sebelumnya. Karena spa ini sedang booming di banyak kota sehingga banyak hotel yang membuat sistem keanggotaan dengan memungut biaya keanggotaan secara tahunan (yearly membership enrollment). Next >