Sheddy N. Tjandra, dkk KESEKRETARISAN JILID 1 SMK Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional Hak Cipta pada Departemen Pendidikan Nasional Dilindungi Undang-undang KESEKRETARISAN JILID 1 Untuk SMK Penulis Utama : Sheddy N. Tjandra May Yulianingsih Dear Liana Ukuran Buku : 17,6 x 25 cm Diterbitkan oleh Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional Tahun 2008 TJA TJANDRA, Sheddy N. k Kesekretarisan Jilid 1 untuk SMK /oleh Sheddy N. Tjandra, May Yulianingsih, Dear Liana ---- Jakarta : Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional, 2008. vii. 194 hlm Daftar Pustaka : A1-A3 ISBN : 978-602-8320-37-5 978-602-8320-38-2 KATA SAMBUTANPuji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, berkat rahmat dankarunia Nya, Pemerintah, dalam hal ini, Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional, telah melaksanakan kegiatanpenulisanbuku kejuruan sebagai bentuk dari kegiatanpembelian hak cipta buku teks pelajaran kejuruan bagi siswa SMK.Karena buku-buku pelajaran kejuruan sangat sulit di dapatkan di pasaran. Buku teks pelajaran ini telah melalui proses penilaian oleh Badan Standar Nasional Pendidikan sebagai buku teks pelajaran untuk SMK dan telah dinyatakanmemenuhi syarat kelayakan untuk digunakan dalam proses pembelajaran melalui Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 45Tahun 2008 tanggal 15 Agustus 2008.Kami menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya kepadaseluruh penulis yang telah berkenan mengalihkan hak cipta karyanya kepada Departemen Pendidikan Nasional untuk digunakan secara luas oleh para pendidik dan peserta didik SMK.Buku teks pelajaran yang telah dialihkan hak ciptanya kepadaDepartemen Pendidikan Nasionalini, dapat diunduh (download),digandakan, dicetak, dialihmediakan, atau difotokopi oleh masyarakat. Namun untuk penggandaan yang bersifat komersial harga penjualannyaharus memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh Pemerintah. Dengan ditayangkansoft copy inidiharapkanakan lebih memudahkan bagimasyarakat khsusnya para pendidik dan peserta didik SMK di seluruh Indonesia maupun sekolah Indonesia yang berada di luar negeri untukmengakses dan memanfaatkannya sebagai sumber belajar.Kami berharap, semua pihak dapat mendukung kebijakan ini. Kepadapara peserta didik kami ucapkan selamat belajar dan semoga dapatmemanfaatkan buku ini sebaik-baiknya. Kami menyadari bahwa buku ini masih perlu ditingkatkan mutunya. Oleh karena itu, saran dan kritiksangat kami harapkan.Jakarta,17 Agustus 2008Direktur Pembinaan SMKii Kata Pengantar Kami panjatkan puji syukur kepada Yang Mahakuasa yang telah melimpahkan pada kita semua kesehatan dan keselamatan sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan buku kejuruan ini. Berikutnya kami ingin menyampaikan terima kasih kepada Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional yang telah mempercayakan penulisan buku kepada tim kami. Tim penulis buku ini terdiri dari dosen Universitas Indonesia, Dr. Sheddy N. Tjandra, M.A. (Ketua Tim dan Penanggung Jawab), dengan anggota Ike Iswary Lawanda, S.S., M.Hum., dan guru Sekolah Menengah Kejuruan yang berasal dari kota Depok, May Yulianingsih, S.Pd. (SMK Prisma), Dear Liana, S.Pd. (SMK YPPD), Ir. Royhan Benasetya (SMK Prisma), Meirianti, S.Pd. (SMK Fajar), dan Dewi Achniasari, A.Md. (SMK Prisma). Penulisan buku juga dibantu oleh Dra. Devi Puspitasari, M.Pd. (SMK N 25 Jakarta) dan Dra. Sri Swarna (SMK YPPD Depok). Pemeriksaan naskah buku dilakukan oleh editor Dra. Siti Aisyah, M.M. dari ASMI Jakarta. Selain ini, kami juga ingin menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada Bapak Kolonel Pur. Sabeni Kelly, Pimpinan Yayasan SMK Prisma, Depok yang telah membantu melancarkan penulisan buku dengan menyediakan fasilitas tempat dan lain-lain, dan kepada Ibu Dra. Nanis Setyowati, M.Si., staf dari Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan yang banyak membantu tim dalam penyelesaian penulisan buku. Dr. Sheddy Nagara Tjandra, M.A. iii Tim penulis buku Kesekretarisan: Ketua/Penanggungjawab : Dr. Sheddy N. Tjandra, M.A. (Universitas Indonesia) Anggota : May Yulianingsih, S.Pd. (SMK Prisma, Depok) Dear Liana, S.Pd. (SMK YPPD, Depok) Ir. Royhan Benasetya (SMK Prisma, Depok) Meirianti, S.Pd. (SMK Fajar, Depok) Dewi Achniasari, A.Md. (SMK Prisma, Depok) Ike Iswary Lawanda, S.S., M.Hum. (Universitas Indonesia) Editor : Dra. Siti Aisyah, M.M. (ASMI Jakarta Daftar Isi Kata Sambutan i Kata pengantar ii JILID 1 BAB 1 Pendahuluan 1 BAB 2 Organisasi dan Kantor 3 2.1. Pengertian Organisasi 5 2.2 Macam Oraganisasi 9 2.3. Kantor dan Manajemen 12 2.4. pekerjaan kantor 25 2.5. Smuber daya manusia 33 BAB 3 Saran Kantor 36 3.1. Peralatan Kantor 38 3.2. tata Ruang Kantor 94 3.3. Sarana Modern Untuk Pengolahan Informasi 102 BAB 4 Organisai Dalam Kantor 108 4.1. Asas-Asas Pkok Pengorganisasian 112 4.2. Bentuk-bentuk Organisasi 118 4.3. Komunikasi Dalam Organisasi Kantor 126 4.4. Klasifikasi Komunikasi 130 BAB 5 Perencanaan Kerja Kntor, Efisiensi Pekerjaan dan Kerja Sama 139 5.1. Pengertian Perencanaan Kerja 141 5.2. Proses Perncanaan Kerja 143 5.3. Sifat, Fungsi dan Sumber Perencanaan 144 5.4. Jenis-jenis Perencanaan 147 5.5. Cara mendapatkan Persetujuan Rencana 152 5.6. Efisiensi pekerjaan kantor 153 5.7. Efisiensi Dalam Kantor 157 5.8. Perencanaan Kerja,efisiensi kerja dan Pekerjaan kantor 160 5.9 Kerja Sama 161 BAB 6 Tata Kerja, Sistem kerja, Hubungan Kerja dan Kepemimpinana 164 6.1. Pengertian 166 6.2. Manfaat dan Asaz 167 6.3. Pengaturan Pokok 168 6.4. Prinsip-prinsip dan Penyusunan 169 6.5. Hubungan kerja dan Kepemimpinan 170 6.6. Kepemimpinan dan Kepengikutan 173 6.7. Hubungan Atasan dan Bawahan 173 BAB 7 Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Kerja 176 7.1. Keselamatan dan Kesehatan Kerja 177 7.2. Keamanan 187 Daftar Pustaka A1 Daftar Isi Kata Sambutan i Kata pengantar ii JILID 2 BAB 8 Profesi Sekertaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi 195 8.1. Sekertaris 196 8.2. Tugas Manajer Kantor 207 8.3. Profesi Sebagai Pegawai Administrasi 209 8.4. Peranan Sekertaris 210 8.5. Pegawai Administrasi 213 BAB 9 Kompetensi Khusus dan Moral Sekertaris 218 9.1. Sepuluh Kompetensi 220 9.2. Nilai-nilai Moral Sekertaris 239 BAB 10 Empat Kemahiran Bahasa 242 10.1. Pandai Membaca dan Menulis 244 10.2. Pandai Mendengnarkan dan Berbicara 253 10.3. Kemahiran Dengar-Bicara dalam Menelpon dan Menerima Tamu/Bertamu 260 10.4. Kemahiran Baca-tulis 263 10.5. Kemahiran Tulis Dalam Membuat Notula dan Laporan 266 10.6. Kemahiran Dengar dan Tulis Dalam Mencatat Dikte Dengan Steno 268 BAB 11 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan 270 11.1. Pengetahuan dasar Kearsipan 272 11.2. Memilih Sistem kearsipan yang sesuai 283 11.3. Mengimplementasika Sistem Kearsipan 302 11.4. Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip Dengan Menggunakan Media Komputer 334 BAB 12 Proses Transaksi Akuntansi 339 12.1. Dokumen-dokumen 341 Next >