< Previous82 b. Putar kode wilayah SLJJ; c. Putar nomor telepon lokal. 2. Langkah-langkah menggunakan telepon Dalam menggunakan telepon, ada beberapa langkah yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut: a. Tata cara menangani telepon ke luar 1) Sediakan pensil dan kertas untuk mencatat seperlunya! 2) Siapkan nomor telepon yang dikehendaki, jangan mengangkat telepon sebelum nomor telepon di ketahui! 3) Setelah di angkat, dengarkan nada pilih dan barulah memutar nomor telepon yang di kehendaki! 4) Kalau yang dipanggil kedengaran mengangkat teleponnya, katakanlah nama kantor atau instansi dan nomor telepon yang kita kehendaki! 5) Bicaralah secara singkat, sopan, dan jangan bicara yang bukan-bukan! 6) Jika pembicaraan kurang memuaskan karena adanya gangguan telepon, jangan mengetuk-ngetuk kait telepon! 7) Jika pembicaraan sudah habis, letakkan telepon secara perlahan dan jangan sampai dalam keadaan miring! 8) Perlu diketahui pada waktu memilih nomor telepon jangan sekali kali menggunakan pensil atau benda lainnya, tetapi pergunakanlah jari telunjuk! b. Tata cara menangani telepon masuk 1) Begitu telepon berdering, harus segera diangkat dan jangan membiarkan telepon berdering lebih dari 3 kali! 2) Angkat telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan memegang alat tulis dan block note! 3) Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas dan hormat misalnya: “Selamat siang, SMK PRISMA Depok“. Hindarkan menjawab dengan mengatakan “halo”! 4) Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian. 5) Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit. 6) Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus di ulang agar dapat dicek kebenarannya. 83 7) Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu. 3.1.2.2.3 E-mail Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e) atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan Indonesia: imel) adalah salah satu cara komunikasi modern saat ini, yaitu dengan kirim mengirim surat melalui jalur internet. Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman. Bila hendak mengirim pesan melalui media ini, sebaiknya harus mengetahui program atau aplikasi untuk menjelajahi website-website yang ada di internet, atau sering kita sebut browser. Salah satu browser yang terkenal adalah microsoft internet explorer, namun ada juga yang komputer lain yang menggunakan mozilla firefox, opera, netscape navigator sebagai aplikasi browsernya. e-mail dianggap yang paling cepat dan termurah karena registerasi pembuatan e-mail masih ada yang gratis, namun terbatas dalam kapasitasnya, e-mail lebih mirip seperti kotak surat hanya saja dalam dunia maya (internet) Cara membuat e-mail (contoh membuat e-mail dengan situs yahoo.com) : 1. Jalankan aplikasi browser (internet explorer atau mozilla) dan pastikan komputer kamu terhubung dengan jaringan internet, Lalu ketik pada address, ketikan alamat yahoo.com 84 2. Kemudian klik mail lalu akan muncul halaman log-in untuk mengisi ID e-mail dan passwordnya, bagi yang belum mempunyai e-mail terlebih dahulu mendaftarkan diri dengan mengklik daftar 3. Ikuti semua pertanyaan dengan mengisi keterangan-keterangan yang ada 4. Bila pengisian serta petunjuk diikuti dengan benar, lalu klik buat akun saya, maka pembuatan e-mail akan berhasil Email halaman depan pada saat log-in/sign up Halaman e-mail untuk mengisi keterangan-keterangan sebelum mendaftar halaman depan www.yahoo.co.id 85 5. perlu diingat ID yahoo atau passwordnya agar tidak kesulitan pada saat membuka e-mail 6. Selebihnya ikuti petunjuk yang ada 7. Pada saat membuka e-mail kembali terlebih dahulu menulis ID yahoo dan passwordnya kemudian klik log-in atau sign-in tidak perlu meng-klik sign-up lagi, atau bisa langsung menekan tombol enter 3.1.2.2.4 Ponsel (HP) Handphone saat ini bukanlah hal baru dalam dunia komunikasi. Handphone sudah menjadi bagian terpenting dalam dunia komunikasi, karena dinilai lebih cepat dan lebih portabel, dengan kata lain lebih praktis, tidak menggunakan kabel, dan dapat dibawa kemana-mana. Perubahan yang sangat cepat dalam perkembangan teknologi telepon selular menjadikan telepon selular tergolong dalam beberapa generasi. Ada pun perkembangan teknologi selular ini dapat dirangkum sebagai berikut: 1. Generasi pertama: analog, kecepatan rendah (low-speed), cukup untuk suara. Contoh: NMT (Nordic Mobile Telephone) dan AMPS (Analog Mobile Phone System) 2. Generasi kedua: digital, kecepatan rendah - menengah. Contoh: GSM dan CDMA2000 1xRTT 3. Generasi ketiga: digital, kecepatan tinggi (high-speed), untuk pita lebar (broadband). Contoh: W-CDMA (atau dikenal juga dengan UMTS) dan CDMA2000 1xEV-DO. Handphone/ mobilephone 86 Antara generasi kedua dan generasi ke-3, sering disisipkan Generasi 2,5, yaitu digital, kecepatan menengah (hingga 150 Kbps). Teknologi yang masuk kategori 2,5G adalah layanan berbasis data seperti GPRS (General Packet Radio Service) & EDGE (Enhance Data rate for GSM Evolution) pada domain GSM dan PDN (Packet Data Network) pada domain CDMA. Ponsel atau biasa kita sebut handphone dibuat dalam berbagai bentuk dan ukuran yang dilengkapi dengan dengan perangkat-perangkat canggih seperti radio dan kamera digital bahkan permainan (game) namun itu tergantung nilai harga ponsel tersebut, makin mahal harga ponsel makin banyak fitur-fitur yang terdapat dalam ponsel tersebut. Terdapat berbagai fitur-fitur komunikasi atau istilah-istilah dalam teknologi ponsel, seperti : 1. SMS (Short Message Service) Adalah sebuah layanan yang dilaksanakan dengan sebuah telepon genggam untuk mengirim atau menerima pesan-pesan pendek yang berupa teks. 2. MMS (Multi Media Message Service) Adalah jasa layanan pesan yang memfasilitasi para pengguna telepon selular untuk melalukan pertukaran pesan multimedia. MMS dapat dikatakan sebagai bentuk evolusi dari SMS atau Short Messaging Service, dimana pada layanan pesan tersebut terdapat transmisi jenis media tambahan yang meliputi teks, image, audio, animasi, videoklip atau kombinasi antar media-media tersebut. 3. Voice Mail adalah fitur pesan berupa suara yang tersimpan pada provider yang digunakan dan fitur ini berfungsi ketika ponsel yang dihubungi tidak dijawab (diangkat). Biasanya pesan yang ada akan diberitahukan oleh provider melalui SMS (Short Message Service). Bila pesan ingin di dengar, kita menghubungi nomor yang telah ditunjuk oleh provider yang kita gunakan 4. Bluetooth Adalah spesifikasi industri untuk jaringan kawasan pribadi (personal area networks atau PAN) tanpa kabel. Bluetooth menghubungkan dan dapat dipakai untuk melakukan tukar-menukar informasi di antara peralatan-87 peralatan. Spesifiksi dari peralatan Bluetooth ini dikembangkan dan didistribusikan oleh kelompok Bluetooth Special Interest Group. Bluetooth beroperasi dalam pita frekuensi 2,4 Ghz dengan menggunakan sebuah frequency hopping traceiver yang mampu menyediakan layanan komunikasi data dan suara secara real time antara host-host bluetooth dengan jarak terbatas. Kelemahan teknologi ini adalah jangkauannya yang pendek dan kemampuan transfer data yang rendah. 5. GPRS (General Packet Radio Services) Adalah suatu teknologi yang memungkinkan pengiriman dan penerimaan data lebih cepat, Sistem GPRS dapat digunakan untuk transfer data (dalam bentuk paket data) yang berkaitan dengan e-mail, data gambar (MMS), dan penelusuran (browsing) Internet. Layanan GPRS dipasang pada jenis ponsel tipe GSM dan IS-136, walaupun jaringaan GPRS saat ini terpisah dari GSM. Dalam teorinya GPRS menjanjikan kecepatan mulai dari 56 kbps sampai 115 kbps, sehingga memungkinkan akses internet, pengiriman data multimedia ke komputer, notebook dan handheld computer. 6. PDA/Smartphone Personal Digital Assistants disingkat PDA adalah sebuah alat elektronik yang berbasis komputer dan berbentuk kecil serta dapat dibawa kemana-mana. PDA banyak digunakan sebagai pengorganisir pribadi pada awalnya, tetapi karena perkembangannya, kemudian bertambah banyak fungsi kegunaannya, seperti kalkulator, penunjuk jam dan waktu, permainan komputer, pengakses internet, penerima dan pengirim surat elektronik (e-mail), penerima radio, perekam video, dan pencatat memo. Selain dari itu dengan PDA (komputer saku) ini, kita dapat menggunakan buku alamat dan menyimpan alamat, membaca buku-e, menggunakan GPS dan masih banyak lagi fungsi yang lain. Bahkan versi PDA yang lebih canggih dapat digunakan sebagai telepon genggam, akses internet, intranet, atau extranet lewat Wi-Fi atau Jaringan Wireless. Salah satu ciri khas PDA yang paling utama adalah fasilitas layar sentuh. Cara pengoperasiannya sama dengan telepon biasa pada umumnya, yaitu menekan nomor tujuan lalu tunggu hingga tersambung. Bila telah selesai tekan tombol off atau tombol yang bergambar gagang telepon berwarna merah, bila akan menerima telepon tekan tombol yang bergambar gagang telepon berwarna hijau 88 3.1.2.2.5 Faksimili Faksimili adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan yang dipakai merupakan sistem komunikasi sambungan kabel. Untuk penggunaan faksimili yang mempergunakan pesawat telepon, maka terlebih dahulu teleponnya harus menggunakan sistem sambungan SLI (Sambungan Langsung Internasional) dan untuk memperoleh sambungan ini harus mendaftarkan terlebih dahulu kepada perumtel. Cara penggunaannya Mengirim faksimili 1. Letakkan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya, di ADF 2. Memasukkan nomor tujuan dengan menggunakan fitur one-touch, speed dial, search atau memasukan secara manual 3. Setelah itu tekan tombol start Menerima faksimili 1. Angkat gagang telepon 2. Tekan start jika terdengar bunyi nada faksimili (bunyi beep) 3. Ketika muncul tulisan “receive” pada layar telepon, letakkan gagang telepon Faximile 89 3.1.2.2.6 Voice over Internet Protocol (VoIP) Dengan makin majunya perkembangan teknologi khususnya internet, sekarang ini selain penggunaan e-mail untuk komunikasi tertulis, makin marak komunikasi suara melalui telepon menggunakan jaringan internet yang disebut Voice over Internet Protocol (VoIP), VoIP tidak menggunakan jaringan telepon biasa (analog). Suara kita diubah kembali menjadi kode digital dan dialirkan melalui jaringan internet, ditempat tujuan sinyal digital diubah kembali sehingga dapat terdengar oleh lawan bicara. Untuk menggunakan VoIP, kita perlu jaringan internet kecepatan tinggi (broadband). Bentuknya bisa berupa telepon khusus VoIP, melalui perangkat komputer, maupun dengan telepon biasa yang dihubungkan ke adaptor VoIP khusus. Apabila melalui komputer , kita memerlukan mikrofon dan perangkat lunak (software) khusus VoIP. Sekarang ini ditempat-tempat tertentu seperti : airport, mall, café tersedia layanan “hotspot” dimana kita di area tersebut kita bisa menggunakan VoIP secara nirkabel (wireless) Keuntungan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet Protocol), adalah : 90 1. Biaya lebih rendah untuk sambungan langsung jarak jauh. Dengan dua lokasi yang terhubung dengan internet maka biaya percakapan menjadi sangat rendah. 2. Memanfaatkan infrastruktur jaringan data yang sudah ada untuk suara. Berguna jika perusahaan sudah mempunyai jaringan. Jika memungkinkan jaringan yang ada bisa dibangun jaringan VoIP dengan mudah. Tidak diperlukan tambahan biaya bulanan untuk penambahan komunikasi suara. 3. Penggunaan bandwidth yang lebih kecil daripada telepon biasa. Dengan majunya teknologi penggunaan bandwidth untuk voice sekarang ini menjadi sangat kecil. Teknik pemampatan data memungkinkan suara hanya membutuhkan sekitar 8kbps bandwidth. 4. Memungkinkan digabung dengan jaringan telepon lokal yang sudah ada. Dengan adanya gateway bentuk jaringan VoIP bisa disambungkan dengan PABX yang ada dikantor. Komunikasi antar kantor bisa menggunakan pesawat telepon biasa. 5. Berbagai bentuk jaringan VoIP bisa digabungkan menjadi jaringan yang besar. Contoh di Indonesia adalah VoIP Rakyat. 6. Variasi penggunaan peralatan yang ada, misal dari PC sambung ke telepon biasa, IP phone handset Namun ada pula kelemahan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet Protocol), yaitu : 1. Kualitas suara tidak begitu jernih, ini merupakan efek dari kompresi suara dengan bandwidth kecil maka akan ada penurunan kualitas suara dibandingkan jaringan PSTN konvensional. Namun jika koneksi internet yang digunakan adalah koneksi internet pita-lebar / broadband seperti Telkom Speedy, maka kualitas suara akan jernih - bahkan lebih jernih dari sambungan Telpon dan tidak terputus-putus. 2. Ada jeda dalam berkomunikasi. Proses perubahan data menjadi suara, jeda jaringan, membuat adanya jeda dalam komunikasi dengan menggunakan VoIP. Kecuali jika menggunakan koneksi Broadband (lihat di poin pertama). 3. Jika belum terhubung secara 24 jam ke internet perlu janji untuk saling berhubungan. 4. Peralatan relatif mahal. Peralatan VoIP yang menghubungkan antara VoIP dengan PABX (IP telephony gateway) relatif berharga mahal. Diharapkan dengan makin populernya VoIP ini maka harga peralatan tersebut juga mulai turun harganya. 5. Berpotensi menyebabkan jaringan terhambat/Stuck. Jika pemakaian VoIP semakin banyak, maka ada potensi jaringan 91 data yang ada menjadi penuh jika tidak diatur dengan baik. Pengaturan bandwidth adalah perlu agar jaringan di perusahaan tidak menjadi jenuh akibat pemakaian VoIP. 6. Penggabungan jaringan tanpa dikoordinasi dengan baik akan menimbulkan kekacauan dalam sistem penomoran Bagan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet Protocol) Multi Function Device (MFD) Kecenderungan mesin kantor dengan makin canggihnya perkembangan teknologi serta semakin mahalnya biaya sewa ruangan kantor, membuat berkembangnya mesin yang menyatukan beberapa fungsi administrasi perkantoran sekaligus. Mesin ini umumnya disebut Multi Function Device (MFD) atau All-In-One (AiO) yang di dalamnya terdapat fungsi print, fax, scan dan fotokopi. Sebagian MFD bahkan bisa berfungsi sebagai e-mail center dan memory card reader. Harganya amat beragam, tergantung dari fitur-fiturnya, spesifikasi teknis dan kemampuan jaringannya. Fungsi printer bisa berupa tinta ink-jet atau laser, hitam putih maupun berwarna. Untuk penggunaan di rumah, printer ink-jet hitam putih yang Next >