< Previous72 menggunakan steples, namun mesin ini menggunakan kawat penguat yang biasanya berbentuk spiral atau plastik berbentuk spiral. Penggunaan mesin ini lebih praktis, mengingat kemampuan menampung yang besar, karena penjilidan dengan mesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm. Namun, hal ini tergantung dari kemampuan besar atau kecilnya kawat/plastik spiral yang akan dipergunakan Mesin penjilid dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam, yaitu : a. Mesin penjilid buku mesin ini bentuknya lebih besar dan berfungsi untuk menjilid buku-buku dalam jumlah besar, biasanya terdapat di percetakan-percetakan b. Mesin penjilid laporan bentuknya lebih kecil dan dipergunakan untuk menjilid laporan dengan penjilid plastik atau kawat spiral, biasanya terdapat di kantor-kantor Dari tenaga yang dipergunakan sebagai pengerak mesin ini dapat dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu : a. Mesin penjilid manual, yaitu yan digerakkan dengan tangan (tenaga manusia) b. Mesin penjilid listrik, yaitu yang digerakkan dengan tenaga listrik. Cara kerja mesin binding adalah sebagai berikut : 1. Susun Dokumen yang akan dijilid sesuai nomor atau urutannya 2. Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis 3. Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian ke dalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi Mesin binding manual 73 4. Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid Cara mempergunakan mesin penjilid : 1. Posisi gagang (handle) tegak lurus, kertas yang akan dijilid diratakan, penuntunan kertas diletakkan pada papan kertas dan dimasukkan pada tempat pelunak sampai menyentuh tepi bagian dalam (sekali melubangi 15 lembar). 2. Tangan kiri memegang kertas, tangan kanan menarik dan menekan gagang ke depan sampai kertas itu berlubang, kemudian posisi gagang dikembalikan tegak lurus. 3. Plastik penjilid dipasan pada gigi pemegang plastik dengan posisi ujung gigi ring plastik di depan dengan punggung di belakang. 4. Gagang didorong kearah belakang mesin secukupnya untuk membuka gigi rin plastik penjilid. 5. Kertas yang akan dijilid dimasukkan secara tegak sedemikian rupa agar tiap-tiap lubang kertas tepat pada ujung gigi ring plastik penjilid dengan cover menghadap kedepan. 6. Kertas yang akan dijilid diletakkan mendatar dengan cover dibawah dan gagang ditarik kembali pada posisi tegak lurus hingga ujung gigi ring plastik penjilid menutup lagi. 7. Tariklah kertas laporan yang baru dijilid ke atas sampai lepas. Cara pemeliharaan mesin penjilid 1. Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat. 2. Setelah dipergunakan, laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan 3. As dan per mesin sesekali diberi pelumas. 74 Mesin Laminating Mesin laminating menggunakan tenaga listrik dimana panas yang dihasilkan berasal dari energi listrik. Mesin laminating digunakan untuk melapisi dokumen, sertifikat atau kartu-kartu identitas dengan plastik tipis agar tidak mudah rusak bila terkena noda, kotoran, air atau dimakan kutu rayap. Cara kerja mesin ini seperti alat setrika, yaitu menggunakan energi panas yang dihantarkan melalui 2 (dua) rol yang bergerak sehingga lembar plastik yang akan melapisi dokumen, sertifikat atau kartu-kartu identitas akan merekat pada dokumen tersebut. Cara penggunaannya : 1. Nyalakan mesin dengan menghubungkan stop kontak ke aliran listrik. 2. Tunggu sampai mesin terasa panas sebelum digunakan (sama seperti setrika pakaian). 3. Lapisi dokumen atau kartu-kartu identitas yang akan dilaminating dengan selembar plastik tipis yang khusus dibuat untuk laminating 4. Lapisi juga dengan kertas agar plastik tidak menempel pada rol penghantar panas 5. Lakukan berulang-ulang hingga plastik laminating merekat pada dokumen atau kartu-kartu identitas. Mesin laminating 75 Mesin Absensi Karyawan merupakan asset yang terpenting bagi suatu perusahaan, untuk itu biasanya perusahaan memiliki divisi atau bagian yang khusus menangani masalah manajemen karyawan (pegawai), yaitu HRD (Human Resource and Development). Fungsi divisi ini menangani permasalahan manajemen karyawan mulai dari perekrutan, penempatan, evaluasi kerja, absensi, dan sebagainya yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan mengenai karyawan tersebut. Untuk itu kegunaan dari mesin ini adalah menangani data absensi dan timesheet untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar). Proses pencatatan bisa dilakukan dengan entry langsung atau import dari data yang lain (biasanya dari mesin absensi, barcode, finger scan). Ada 3 (tiga) jenis untuk mesin semacam ini, yaitu: 1. Yang menggunakan kartu absensi Mesin dengan sebuah jam analog yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu Mesin absen kartu 76 2. Yang menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenal magnetik (biasanya terdapat di samping atau di atas mesin) 3. Dan yang menggunakan pengenalan sidik jari Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat untuk men-scan sidik jari (biasanya terdapat di depan mesin) Mesin ini juga dilengkapi dengan report daily attendance dan periodic attendance (khusus untuk absensi finger scan). Informasi yang dihasilkan dapat menjadi history atau catatan kehadiran karyawan, jam kerja karyawan dan menjadi dasar perhitungan gaji dan lembur karyawan Mesin absen Finger scan Mesin absen ID card77 Untuk mesin absensi sidik jari (finger scan) kita mesti menghubungkannya dengan suatu aplikasi absensi yang diinstal ke dalam komputer sehingga secara otomatis data mengenai kehadiran sehari-hari dan periode kehadiran karyawan atau pegawai dapat diketahui secara cepat tepat dan akurat Cara penggunaan tiap mesin ini adalah : 1. Mesin absen kartu Untuk mesin ini kartu absen telah dibuat khusus, dimana kita tinggal mengisi nama pegawai, jabatan, bulan dan keterangan lain (tiap kartu berbeda). Kartu biasanya ditempatkan pada tempat yang telah disediakan dan tidak jauh dari mesin ini, kita tinggal mengambil kartu atas nama kita dan memasukkannya ke dalam mesin tersebut lalu secara otomatis kartu akan tercetak tanggal dan jam yang bisa kita lihat di depan mesin ini pada saat kita memasukkan kartu 2. Mesin absen ID card (tanda pengenal) Untuk mesin ini masing-masing pegawai dan karyawan menggesek ID card atau tanda pengenalnya dimana tanda pengenal ini dilengkapi semacam pita magnetik dibalik tanda pengenal tersebut, lalu secara otomatis data akan terkirim ke komputer untuk diproses 3. Mesin absen sidik jari (finger scan) Untuk mesin ini masing-masing pegawai dan karyawan men-scan sidik jarinya kemudian menekan nomor pegawai yang mana secara otomatis data waktu kehadiran dan pulang akan terkirim ke komputer untuk diproses 3.1.2.2 Mesin-mesin Kantor untuk Komunikasi Saling berkomunikasi sesama manusia pada dasarnya adalah untuk bekerjasama yang berkaitan dengan kebutuhan dan kegiatan manusia itu sendiri. Komunikasi dalam suatu perkantoran sangatlah penting, karena berbagai kegiatan seperti menanyakan informasi, membuat janji, memperkenalkan perusahaan bahkan juga dalam memasarkan barang atau jasa merupakan salah satu bentuk komunikasi. 78 Komunikasi pada masa ini banyak melalui sebuah media alat bantu yang canggih sehingga informasi atau data dapat cepat disampaikan dalam waktu yang singkat dan dengan biaya yang kecil 3.1.2.2.1 Interkom atau Aifon Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam. Intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelepon. Beudrat adalah kabel yang berfungsi untuk menyalurkan suara dari pesawat intercom yang satu ke pesawat intercom yang lainnya. Menurut pandangan masyarakat, Intercom merupakan alat komunikasi intern yang menghubungkan rumah yang satu dengan rumah yang lain, antara desa yang satu dengan desa yang lain atau antara satu kota dengan kota lain. Sedangkan menurut pengertian di kantor, Intercom atau lebih dikenal dengan sebutan aiphone, merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri, dari suatu bagian ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain. Fungsi intercom Intercom sebagai alat atau sarana komunikasi berfungsi sebagai berikut. 1. Fungsi intercom di kantor Fungsi intercom di lingkungan kantor, yaitu : • Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak kepihak liannya. • Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor. • Menghindari mondar-mandirnya para pegawai. • Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai. 2. Fungsi intercom pada masyarakat umum Dalam masyarakat umum, intercom berfungsi sebagai berikut : • Sebagai media informasi, Intercom berguna untuk membina kerukunan sosial. 79 • Sebagai media pengetahuan, Intercom berguna untuk mendengarkan pengetahuan-pengetahuan yang disiarkan oleh organisasi intercom. • Sebagai media hiburan, Intercom semata-mata hanya bersifat menghibur melalui acara yang disusun oleh organisasi intercom. Cara mengoperasikannya Untuk mengoperasikan intercom, dapat dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Intercom yang digunakan di kantor-kantor • Angkat handset (gagang telepon) • Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud atau yang diinginkan • Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C (Call)”, sehingga terdengar nada panggil • Lakukan pembicaraan 2. Intercom yang digunakan pada masyarakat umum • Nyalakan tombol On untuk menghidupkan pesawat • Pilih atau cari saluran yang dituju • Lakukan pembicaraan dengan orang yang dituju. 3.1.2.2.2 Telepon Pengertian Telepon Telepon berasal dari kata tele yang berarti jauh dan phone yang artinya suara berhubungan telepon yaitu penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. Pesawat telepon adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan suara atau pembicara. Sedangkan penyampaian informasi dari jarak jauh dengan mempergunakan pesawat telepon sering disebut dengan istilah telephoning atau peneleponan. Sejak ditemukannya telepon oleh Alexander Graham Bell tahun 1874 hinggasaat ini telah banyak mengalami perubahan. Kini, dibeberapa negara penelepon tidak perlu lagi memutar nomor telepon. Mereka cukup masukan kartu khusus, bahkan kita phone 80 dapat melihat wajah lawan berbicara pada saat menerima telepon. Sejarah perkembangan telepon Secara kronologis, sejarah perkembangan telepon adalah sebagai berikut : a. Tahun 1874, pertama kali telepon ditemukan oleh Alexander Graham Bell b. Tahun 1892, pertama kali telepon digunakan sebagai alat komunikasi jarak jauh yaitu antara New York dan Chicago c. Pada tahu 1915, terpasang trans Pacific sebagai jalur baru untuk komunikasi jarak jauh d. Tahun 1906, dipergunakannya telepon sistem tabung vacum e. Tahun 1948, mulai dipergunakan telepon dengan sistem transistor f. Tahun 1951, mulai digunakan sistem tenaga baterai g. Tahun 1956, mulai dikembangkan telepon mobil Macam-macam pesawat telepon Ada beberapa macam pesawat telepon, antara lain. a. Pesawat tunggal, yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah b. PMBX (Pesawat Manual Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator (tidak langsung) c. PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator. Cara penggunaan telepon dapat dibedakan, yaitu sebagai berikut: Penggunaan telepon untuk percakapan lokal 1. Penggunaan telepon untuk percakapan lokal dapat dilakukan melalui dua cara yaitu: a. Melalui pesawat sendiri Wireless Telephone 81 b. Melalui pesawat umum 2. Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan internasional Untuk mengadakan percakapan interlokal dan internasional, ada beberapa cara yaitu sebagai berikut: a. Melalui pesawat sendiri, dengan memutar kode wilayah yang dikehendaki, dilanjutkan dengan memutar nomor telepon yang dikehendaki. Hal ini dapat dilakukan jika pesawat itu memiliki sentral otomatis. b. Melalui pesawat dengan mengajukan permintaan kepada operator interlokal pada kantor telepon setempat, dengan menyebutkan: • Nomor telepon dimana kita akan bicara; • Nama kita dengan jelas; • Nama kota dan nomor telepon orang atau instansi; • Nama orang atau pejabat yang hendak diajak bicara. c. Melalui KBU (Kamar Bicara Umum) di kantor telepon. KBU adalah sebuah pos telepon yang disediakan untuk umum agar yang berkepentingan dapat melakukan percakapan dengan aman dan tenang. 1. Pelayanan telepon dengan SLJJ (Sambungan Langsung Jarak Jauh) Untuk meningkatkan pelayanan dalam bidang telekomunikasi, Perumtel telah memasang suatu jaringan telepon otomatis dengan fasilitas SLJJ. Dengan SLJJ ini dapat diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya: a. Dapat berhubungan langsung ke kota-kota besar seluruh Indonesia; b. Percakapan tidak di kenakan minimum 3 menit; c. Tidak perlu membuang waktu untuk menunggu; d. Menghemat tenaga dan waktu. Percakapan dengan SLJJ ini biayanya di hitung berdasarkan lama pulsa, sedangkan banyaknya pulsa tergantung dari jarak berhubungan. Makin jauh dan makin lama hubungan, biaya semakin tinggi. Biasanya pengguna SLJJ pada malam hari akan lebih murah (50%) dari pada percakapan SLJJ pada siang hari. Cara menelepon dengan SLJJ, sebagai berikut: a. Siapkan kode wilayah dan nomor telepon lokal yang dituju; Next >