< Previous132 Sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi besar adalah komunikasi yang di tujukan kepada perasaan komunikan dan prosesnya berlangsung secara linier (lurus). Contohnya: untuk komunikasi kelompok besar adalah rapat raksaksa di sebuah lapangan atau ruangan yang cukup luas. Seperti kita ketahui bahwa keberhasilan orang di dalam kehidupan sehari-harinya, dikarenakan adanya kepandaian berkomunikasi dengan kelompoknya. Hubungan yang baik antar manusia adalah merupakan jembatan keberhasilan di dalam komunikasi kelompok. 4.4.3. Menurut Cara Penyampaiannya a. Komunikasi lisan dapat dibagi menjadi dua : 1) komunikasi langsung, yaitu komunikasi yang dilakukan secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak,antara komunikator dan komunikan bertatapan langsung dalam pemberian dan penerimaan informasi secara lisan. Misalnya pada saat rapat, wawancara, seminar dll. 2) Komunikasi secara tidak langsung yaitu komunikasi yang diatasi oleh jarak, antara komunkator dan komunikan tidak bertatapan langsung dalam memberikan dan menerima informasi secara lisan tapi dengan menggunakan media, misalnya Televisi, telepon, radio, dll. b. Komunikasi tertulis Komunikasi yang dilakukan secara tertulis bisa dalam bentuk surat, gambar, lukisan, bagan atau diagram, peta. 4.4.4. Menurut Maksud Komunikasi Komunikasi menurut maksud merupakan komunikasi yang dilakukan dengan maksud-maksud tertentu. Yang dapat dibedakan sebagai berikut : a. Memberi perintah Komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan sebagai komunikator yang memberi perintah kepada bawahannya sebagai komunikan mengenai tugas tugas yang harus dijalankan b. Memberi nasehat Komunikasi yang dilakukan seorang guru yang memberikan nasehat pada siswa yang melakukan pelanggaran tata tertib c. Berpidato Suatu media komunikasi untuk mengungkapkan pikiran dalam bentuk kata-kata yang ditujukan kepada orang banyak. Contoh: pidato kenegaraan dan pidato pengukuhan guru besar d. Memberikan ceramah 133 Suatu media komunikasi yang diberikan oleh seorang komunikator di hadapan banyak pendengar yang membicarakan suatu hal berupa pengetahuan yang akan diberikan kepada komunikan. e. Rapat Rapat merupakan suatu media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Jadi Rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. f. Perundingan Perundingan adalah suatu media komunikasi yang diadakan karena dua atau lebih orang atau organisasi yang mempunyai kepentingan bersama, sebab apabila tidak diadakan perundingan pasti akan menimbulkan perselisihan. Dalam perundingan ini yang menjadi pokok pembicaraan adalah memberikan kepuasan kepada pihak-pihak yang terkait. g. Pertemuan Pertemuan adalah Jenis media komunikasi audial visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung. Pertemuan merupakan jenis media yang sangat penting dalam organisasi baik dalam hubungan vertikal maupun horizontal h. Wawancara Wawancara adalah jenis media komunikasi audial visual dimana komunikasi berlangsung dengan tatap muka dua arah. Jenis media komunikasi ini banyak dipakai dalam organisasi vertikal antara pihak atasan dengan bawahan. 4.4.5. Menurut Kelangsungannya Berdasarkan kelangsungan komunikasi maka komunikasi dapat dibagi menjadi 2 macam, yaitu : a. Komunikasi langsung Komunikasi langsung adalah komunikasi yang tidak dibatasi oleh jarak dan tanpa bantuan perantara atau media komunikasi, misalnya : tatap muka b. Komunikasi tidak langsung Komunikasi tidak langsung adalah komunikasi yang dibatasi oleh jarak sehingga dalam pelaksanaannya membutuhkan bantuan media komunikasi 4.4.6. Menurut Perilaku Komunikasi dilihat dari sudut prilaku dapat dibagi menjadi 3 macam, yaitu : 134 a. Komunikasi formal Komunikasi formal yaitu komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi yang secara resmi telah diatur dalam stuktur organisasi. Ciri-ciri komunikasi formal : 1. Informasi mempunyai sangsi resmi, tegas dan jelas. 2. Komunikasi dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu secara resmi. 3. Ada prosedur tertentu. 4. Objek pembicaraannya tentang masalah organisasi atau masalah proses penyelenggaraan kerja. 5. Media yang sering digunakan adalah surat. 6. Komunikasi formal datang dari orang yang mempunyai wewenang dan komunikasi ini berlangsung dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Contoh rapat dan konferensi b. Komunikasi Informal Komunikasi informal yaitu komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisai tetapi tidak direncanakan dan tidak ditentukan dalam suatu organisasi. Komunikasi tidak mengikuti prosedur yang ada terkadang tidak menggunakan media informasi yang disampaikan pun lama-lama menjadi kabur dan tidak jelas. c. Komunikasi Non Formal Komunikasi non formal, yaitu komunikasi yang terjadi dalam pergaulan masyarakat sehari-hari di luar kantor. Komunikasi non formal juga merupakan komunikasi diantara para anggota organisasi atas dasar keinginan pribadi yang tidak didasarkan atas ketentuan-ketentuan dalam struktur organisasi atau peraturan-peraturan tertentu. Cirri-ciri komunikasi non formal adalah : 1) Waktu dan tempat tidak menentu 2) Tidak ada prosedur yang mengikat 3) Tidak ada hierarki tertentu 4) Objek pembicaraannya tidak menentu 5) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan 4.4.7. Menurut Ruang Lingkup Menurut ruang lingkupnya, komunikasi dibagi menjadi 2 macam, yaitu: a. Komunikasi internal Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi atau perusahaan tertentu. Komunikasi 135 internal ini dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu komunikasi vertikal, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal b. Komunikasi eksternal Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang berlangsung antara organisasi dengan masyarakat yang ada di luar organisasi atau perusahaan. Pelaksanaan komunikasi eksternal dilakukan dengan cara mengunakan radio, televisi atau media lain. Komunikasi eksternal ini berupa bakti sosial, sunatan masal, pengabdian masyarakat, dsb. Komunikasi eksternal atau keluar mempunyai 2 fungsi yaitu: 1) fungsi ke luar, yaitu meinmbulkan kepercayaan dan bertujuan mendapatkan dukungan dari masyarakat 2) Fungsi ke dalam, yaitu fungsi yang bertujuan untuk mengetahui sampai dimana keinginan dan tanggapan masyarakat tentang kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. 4.4.8. Menurut Arah Informasi Komunikasi menurut arah informasi dapat dibedakan menjadi : a. Komunikasi ke atas yaitu komunikasi yang dilakukan oleh bawahan kepada atasan untuk memperoleh informasi masalah tugas yang akan dilakukan dapat juga berupa laporan, pendapat atau saran. b. Komunikasi ke bawah Komunikasi yang dilakukan dari pimpinan kepada bawahannya atau dari manajemen puncak ke manajemen menengah kemudian ke manajemen bawah, informasi yang diberikan berupa perintah, petunjuk, teguran atau pujian dalam menjalankan tugas c. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang berlangsung antara pegawai yang mempunyai tugas , wewenang dan tanggung jawab yang sama dan sederajat. Misalnya, pembicaraan antara sesama pegawai administrasi, pembicaraan antara guru dan guru d. Komunikasi Diagonal Yaitu komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat kedudukan, tugas, dan fungsi berbeda dan tidak mempunyai wewenang secara langsung terhadap pihak lain. Misalnya, pembicaraan antara kepala bagian personalia dengan kepala bagian keuangan e. Komunikasi satu arah Komunikasi satu arah disebut juga komunikasi monologis yaitu komunikasi yang hanya berlangsung satu arah, yaitu dari 136 komunikator sendiri yang tidak memberikan kesempatan kepada orang lain (komunikan) untuk berbicara atau menyampaikan reaksi. Jenis komunikasi satu arah hanya menekankan penyampaian pesan untuk diketahui, dipahami dan dilaksankan oleh komunikan. Komunikasi ini sangat biasa berlangsung dalam suatu birokrasi, baik pemerintah maupun swasta, antara seorang pejabat yang memiliki wewenang tinggi kepada bawahannya, komunikasi jenis ini juga dapat berlangsung antara bawahan dan atasan Keuntungan komunikasi satu arah: 1. Berlangsung top down, cepat dan efisien 2. Dalam hal-hal tertentu kemungkinan dapat memberikan kepuasan tersendiri dari pihak komunikator, karena pihak komunikan tidak ada kesempatan untuk memberikan reaksi 3. Dapat menjaga kewibawaan pimpinan, karena pihak penerima berita (bawahan) tidak dapat mengetahui secara langsung atau menilai terhadap kesalahan-kesalahan serta kelemahan pimpinan. Kelemahan komunikasi satu arah: 1. Tidak memberikan kepuasan bagi penerima berita, dan penerima berita dibiarkan dalam keadaaan tidak jelas karena tidak ada kesempatan untuk bereaksi. 2. Memberikan kesan kepada pemimpin yang bersifat otoriter 3. Dapat menimbulkan kesalahpahaman, ketidakjelasan, sehingga menimbulkan ketegangan. f. Komunikasi dua arah: Komunikasi satu arah ini disebut juga dengan komunikasi dialogis yaitu komunikasi yang berlangsung dari dua arah dimana komunikator memberikan informasi kepada komunikan. Komunikan diberikan kesempatan untuk memberikan tanggapan atau feedback sehingga terdapat saling pengertian antara kedua belah pihak. Dalam komunikasi ini, komunikator dapat menilai apakah komunikan memperhatikan, mendengarkan, memahami, menyetujui atau menolak pesan atau informasi yang disampaikan. Keuntungan komunikasi dua arah : 1. Ada kejelasan antara kedua belah pihak sehingga merasa puas 2. Semua informasi dapat diterima dengan lebih jelas, akurat dan tepat karena segala sesuatunya dapat dimintakan penjelasan 3. Kesalahpahaman dapat dihindari 137 4. Dapat menimbulkan suasana kerja yang penuh keakraban, kekeluargaan dan demokratis Kelemahan komunikasi dua arah: 1. Informasi disampaikan secara lambat, tidak efesien. 2. Memberikan kesempatan kepada pihak penerima berita (komunikan) bersikap menyerang kepada komunikator (pimpinan) yang akan menimbulkan suasana kerja yang tidak sehat 3. Memberikan kemungkinan timbulnya berbagai macam masalah yang tidak ada relevansinya dengan persoalan yang sebenarnya 4. Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat dan tepat sehingga akan memperngaruhi kewibawaan pemimpin. 5. Umpan balik yang disampaikan kepada komunikan sangat sulit diukur kebenarannya. 4.4.9. Menurut Jaringan Kerjanya a. Jaringan kerja rantai Disebut juga kerja rantai karena berbentuk rantai atau saluran informasi melalui jaringan/rantai komando, melalui saluran hierarki organisasi. Dengan demikian dalam jaringan kerja rantai saluran informasi mengikuti pola komunikasi formal. b. Jaringan kerja lingkaran Disebut jaringan kerja lingkaran karena saluran komunikasi melalui saluran yang berbentuk seperti lingkaran. Jaringan kerja lingkaran merupakan kebalikan dari jaringan kerja rantai. Saluran komunikasi lebih singkat atau lebih pendek c. Jaringan kerja roda/bintang Saluran yang dilalui jaringan kerja roda/bintang sangat pendek. Dalam hal ini komunikasi hanya melalui satu sentral saja d. Jaringan saluran total Jenis hubungan ini melihat jumlah hubungan yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak-pihak lain, atau jumlah hubungan yang dilakukan oleh seorang pemmpin dengan para bawahannya. Sehubungan daengan hal tersebut, yang dipersiapkan dan ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan computer membawa serta metode baru dalam pencatatan dan penyampian informasi, yang memperngaruhi cara bagaimana informasi dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yang membutuhkannya. 138 Dunia perkantoran membutuhkan computer dalam menunjang pengolahan informasi secara terpadu sehingga sekarang sudah waktunya untuk membekali diri dalam menghadapi tantangan teknologi canggih. Komputer mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronis dapat menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau format yang dapat diinterprestasikian computer melalui wujud baca mesin. Penggunaan komputer yang mahal harganya tidak mempunyai cukup pekerjaan atau kurang dapat dimanfaatkan secara maksimal. Kurang dapat dimanfaatkannya computer secara maksimal dapat dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk dipertanggungjawabkan. Dengan demikian dalam hal penentuan atau merencanakan penggunaan computer, yang perlu dipertimbangkan antara lain adalah : 1. Apakah sudah waktunya menggunakan computer atau penggunaan computer hanya pemborosan saja ? 2. Menentukan jenis computer apa yang harus dipergunakan sesuai dengan kebutuhan. 3. Penggandaan atau penggunaan computer, apakah dengan cara : a. Membeli computer b. Menyewa computer atau menggunakan jasa suatu pusat data c. Memakai computer bersama-sama dengan organisasi lain (time sharing) Karena computer merupakan alat, sehingga tidak dapat menggantikan perananan manusia dalam proses pengambilan keputusan. Supaya computer dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, maka disebut program. Komputer tidak dapat menggantikan peranan manusia sebagai mahluk yang dapt berfikir dan dapat menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuannya dengan efesien. Tegasnya, berhasil atau tudaknya proses komputerisasi, akan sangat tergantung manusia yang merupakan unsur terpenting dalam seriap organisasi. 139 Bab V Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan dan Kerja Sama Sinopsis: Bab ini menyediakan pengetahuan tentang perencanaan kerja yang mencakup pengertian, proses perencanaan, sumber perencanaan, macam-macam rencana, dan berbagai hal lain, yaitu seperti perencanaan; pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan yang mencakup pengertian, syarat-syarat, dan azas-azas efisiensi kerja, serta pemikiran untuk bekerja efisien; kemudian usaha efisiensi dalam kantor yang mencakup pemeliharaan, pemakaian barang, upaya penghematan di segala bidang dan sebagainya. Kemudian adalah tentang kerja sama di dalam kantor, dengan pimpinan, kolega dan pelanggan. Kompetensi Inti dari Bab V 1. Mengikuti prosedur keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja. 2. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan. 3. Melakukan prosedur administrasi. 4. Merencanakan dan melakukan pertemuan. 5. Menggunakan peralatan kantor. 6. Menghasilkan dokumen sederhana. 7. Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja. Pengetahuan tentang perencanaan kerja, pengertian, proses perencanaan, macam-macam rencana dsb.; pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan, syarat dan azas efisiensi kerja, pemikiran bekerja efisien, dan efisieni dalam kantor menyangkut pemeliharaan, pemakaian barang dan upaya penghematan dan sebagainya; kerja sama di dalam kantor dengan pimpian kolega dan pelanggan. 140 Kompetensi dan isi bab 1. Perencanaan, sumber perencanaan dan sebagainya membentuk kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja dan kompetensi mengikuti prosedur keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja. 2. Pengetahuan tentang perencanaan kerja dan efisiensi pekerjaan serta efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi melakukan posedur administrasi sebagaimana mestinya. 3. Pengetahuan tentang perencanaan kerja membentuk kompetensi merencanakan dan melakukan pertemuan. 4. Pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan, pemikiran bekerja efisien, dan efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat. 5. Pengetahuan tentang perencanaan kerja dan pemikiran bekerja efisien membentuk kompetensi menghasilkan dokumen sederhana. (misalnya notulen dan laporan) Kata-Kata Kunci perencanaan, kerja, pekerjaan, efisiensi, efisien, usaha, kesadaran, keahlian, disiplin, pemeliharaan, pemakaian. 141 Bab V Perencanaan Kerja, Efesiensi Pekerjaan Dan Kerja Sama 5.1 Pengertian Perencanaan Kerja Perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan usaha atau kegiatan yang akan dilakukan secara sistematis dan logis untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya oleh pimpinan. Sistematis dalam arti teratur, dan logis dalam arti masuk akal sehingga bisa dipertanggung jawabkan. Tujuan yang dimaksud sudah tentu dalam arti bukan tujuan individual (perorangan) melainkan merupakan tujuan kolektif (ramai-ramai) atau tujuan organisasi (kelompok) yang secara tepat dapat dikatakan sebagai tujuan kantor sesuai dengan pembahasan di dalam buku ini. Perencanaan mengahasilkan rencana sebagai bentuk kongkritnya. Jadi, perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan usaha untuk melaksanakan suatu pekerjaan secara sistematis dan logis, sampai pekerjaan itu selesai dan membuahkan hasil yang diharapkan bersama. Kongkritnya adalah rencana kerja. Untuk menyusun dan melaksanakan perencanaan atau perencanaan kerja, harus dilakukan serangkaian kegiatan kongkrit sebagai berikut : i. Mengumpulkan informasi dan data yang diperlukan. ii. Mengumpulkan pemikiran-pemikiran tentang materi yang direncanakan. iii. Menentukan tujuan yang hendak dicapai iv. Menentukan apa saja yang harus dilakukan berikut urutan pelaksanaan untuk mencapai tujuan. v. Menentukan fasilitas yang diperlukan. vi. Menentukan kapan dan di mana harus dilaksanakan. vii. Menentukan oleh siap dan berapa lama harus dilaksanakan. viii. Menentukan mengapa dan bagaimana cara melaksanakannya. Keterangan : (i) Informasi dan data yang diperlukan adalah informasi dan data yang akan dipakai untuk menyusun rencana dengan tujuan tertentu. (ii) Pemikiran-pemikiran yang dikumpulkan adalah hasil pemerasan otak untuk menyusun rencana yang bertujuan tertentu dan sedapat mungkin berasal dari dalam kantor (maksudnya adalah orang dalam) (iii) Tujuan yang dimaksud sudah tentu merupakan tujuan kantor yang harus bermuara pada keberhasilan atau kemajuan kantor. Next >