< Previous142 (iv) Sudah jelas apa yang akan dijalankan berikut urutan pelaksanaan agar supaya tujuan kantor bisa tercapai. (v) Fasilitas yang dimaksud adalah fasilitas atau sarana pendukung yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. (vi) Waktu dan tempat pelaksanaan rencana. (vii) Orang dan jangka waktu pelaksanaan. (viii) Alasan apa dan bagaimana caranya untuk melaksanakan rencana Contoh : Ada pabrik sepatu ingin merencanakan memproduksi sepatu anak yang diperkirakan bisa laku di pasaran sekarang. Untuk menyusun perencanaan kerja tersebut, dilakukan serangkaian kegiatan sebagai berikut. (i) Mengumpulkan informasi dan data dari masyarakat dan pertokoan tentang sepatu anak yang lagi laku di pasaran . (ii) Mengumpulkan pemikiran dan ide dari dalam pabrik tentang sepatu anak yang mau diproduksi. (iii) Menentukan sepatu anak dengan model dan tipe serta harga perkiraan tertentu yang diperkirakan bisa laku di pasaran. (iv) Menentukan apa-apa saja yang harus dilaksanakan misalnya pemasokan beberapa macam bahan baku berikut urutan kerja yang diperlukan. (v) Menentukan fasilitas atau sarana pendukung yang diperlukan misalnya mesin-mesin apa saja yang diperlukan. (vi) Menentukan perkiraan waktu dan tempat memproduksi sepatu yang dimaksud pada tujuan. (misalnya pabrik yang dimiliki lebih dari satu lokasi) (vii) Menentukan penanggungjawab proyek dan jangka waktu percobaan mulai dari produksi sampai masa aktif percobaan pemasaran untuk dievaluasi (dinilai dan dipertimbangkan) kembali. (viii) Menentukan alasan hendak memproduksi sepatu yang dimaksud pada tujuan berikut cara pelaksanaan rencana. Kegiatan Informasi dan data Pemikiran dan ide Tujuan Objek dan urutan Fasilitas Waktu dan tempat Siapa dan jangka waktu Alasan dan Cara Penyusunan perencanaan kerja melaksanakan 143 5.2 Proses Perencanaan Kerja Proses perencanaan kerja memerlukan beberapa tahapan kegiatan sebagai berikut : (i) Melaksanakan langkah-langkah pendahuluan a) Meninjau keadaan termasuk kemungkinan. b) Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyusun rencana. c) Memastikan adanya peraturan kebijaksanaan atau usaha-usaha lain yang berkaitan dalam arti mendukung rencana atau kebalikannya. d) Memastikan pengesahan rencana yang merupakan tahap akhir persiapan menyusun seluruh rencana. (ii) Menyusun rencana Pada tahap ini seluruh persiapan rencana selesai dibicarakan, lalu dilakukan penyusunan rencana yang mencakup tujuan, kegiatan yang diperlukan, pembiayaan, penanggungjawab dan bagian dari kantor yang melaksanakan dan sebagainya. (iii) Melaksanakan rencana Pada tahap ini perencanan kerja yang sudah selesai disusun dilaksanakan dalam operasi-operasi kerja kongkrit sesuai dengan yang tercantum di dalam perencanaan kerja. (iv) Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan Pada waktu pelaksanaan, pengawasan perlu dilakukan yang bertujuan : a) Memastikan pelaksanaan rencana berjalan sesuai dengan yang direncanakan. b) Mengecek ada tidaknya penyimpanan dalam pelaksanaan. Jikalau ada, harus buru-buru diambil tindakan perbaikan. Sebelum itu, perlu dipelajari dulu apakah penyimpangan itu masih bisa diperbaiki atau tidak, lalu apa yang menjadi penyebab penyimpangan itu. Sudah tentu perbaikan dilakukan jikalau disimpulkan masih bisa diperbaiki, sebaliknya jikalau tidak, maka ada kemungkinan pelaksanaan itu dihentikan. (v) Mengadakan evaluasi terhadap seluruh pelaksanaan termasuk pengawan. Evaluasi (penilaian, pertimbangan dan penyimpulan) perlu dilakukan terhadap seluruh perecanaan kerja dimulai dari awal sampai selesai. Evaluasi ini juga merupakan alat bantu terhadap pengawasan. Dengan evaluasi yang terus menerus, maka satu perencanaan kerja dalam pelaksanaannya mestinya tidak sampai gagal, karena usaha evaluasi dapat dengan cepat mengetahui jikalau terjadi kejanggalan yang menjurus ke arah kegagalan rencana. Dengan evaluasi, kejanggalan itu bisa diperbaiki. 144 5.3 Sifat, fungsi dan Sumber Perencanaan Perencanaan merupakan fungsi utama dari manajemen, maka perencanaan juga merupakan fungsi utama dari manajer atau pimpinan. Langkah pendahuluan menyusun rencana kerja Bagaimana keadaan dan memungkinkan Berapa lama waktunya Bagaimana peraturan atau yang lain Pengesahan Menyusun rencana Tujuan apa Kegiatan apa yang perlu Pembiayaan berapa Penanggung jawab siapa Pelaksananya bagian kantor apa Waktunya kapan Tempatnya dimana Makan waktu berapa lama Caranya bagaimana Pengawasan bagaimana Evaluasi bagaimana Melaksanakan rencana Operasi-operasi kerja konkret sesuai rencana Melakukan pengawasan Apakah pelaksanaan sudah sesuai? Apakah terjadi penyimpangan? Mengadakan evaluasi Penilaian, pertimbangan dan penyimpulan seluruh perencanaan kerja awal sampai akhir Juga sebagai alat bantu pengawasan 145 Yang paling menentukan dalam perencanaan adalah faktor manusia, karena perencanaan dibuat, dijalankan, diawasi dan dievaluasi oleh manusia, sehingga semua itu pun adalah mengenai manusia, karena faktor manusialah yang menentukan berhasil tidak perencanaanitu. Oleh karena itu, seseorang pimpinan atau manajer harus mengetahui sifat dari perencanaan. Sifat Perencanaan Perencanaan memiliki sifat sebagai berikut : (i) Melekat pada fakta atau kenyataan yang ada di depan mata. (ii) Dapat memperkirakan kejadian-kejadian mendatang yang berasal dari fakta atau kenyataandi depan mata. (iii) Mengikuti akal sehat yang ada. (iv) Dapat berkembang mengikuti situasi dan kondisi yang ada. (v) Berkesinambungan sehingga semakin lama semakin sempurna. (vi) Peningkatan atau perbaikan atau penyempurnaan Keterangan : a) Perencanaan dibuat justru berdasarkan fakta atau kenyataan atau kejadian yang ada di depan mata, jadi tidak dibuat-buat begitu saja, atau dibuat berdasarkan khayalan. b) Berangkat dari fakta atau khayalan atau kejadian yang ada di depan mata, dalam perencanaan semestinya dapat diperkirakan kejadian-kejadian yang akan datang sehingga perencanaan itu dapat dibuat dengan menyesuaikan diri atau mengatasi kejadian-kejadian mendatang itu. c) Sudah jelas perencanaan dibuat berdasarkan akal sehat kita, yang sering disebut orang ‘secara rasional’, jadi bukan dibuat-buat tanpa ada yang dasar yang bisa dipertanggung jawabkan. d) Justru perencanaan dibuat berdasarkan fakta atau kenyataan atau kejadian yang ada sekarang, maka perencanaan itu mesti dibuat sedemikian rupa sampai dapat dikembangkan sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada dan ada kemungkinan berubah-ubah. e) Perencanaan harus dibuat menjadi sesuatu yang bersifat dapat dilanjutkan di kemudian hari pada tahap yang lain, sudah tentu dengan tujuan baru yang dibuat berdasarkan tujuan lama dengan maksud supaya sambung-menyambung. f) Ada perencanaan dibuat dengan tujuan peningkatan, yaitu tujuan meningkatkan apa yang sudah ada sekarang misalnya peningkatan mutu barang. Ada juga perencanaan dibuat dengan tujuan perbaikan, yaitu tujuan memperbaiki sesuatu yang dianggap buruk, sudah tentu dengan target supaya menjadi baik, dan ada juga perencanaan dibuat dengan tujuan penyempurnaan, yaitu tujuan membuat sesuatu yang sudah baik tetapi masih ingin dibuat menjadi lebih baik lagi. 146 Fungsi Perencanaan : Perencanaan mempunyai berbagai fungsi, tetapi yang paling penting adalah sebagai berikut : (i) Sebagai pedoman kerja (ii) Sebagai alat koordinasi (iii) Sebagai alat pengawan kerja Keterangan : 1. Sebagai pedoman kerja, perencanaan dapat menjadi pegangan sekaligus petunjuk bagi semua yang diikutsertakan di dalam perencanaan bagaimana semestinya pekerjaan yang dimaksud di dalam perencanaan dikerjakan secara benar untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. 2. Koordinasi yang dimaksud adalah penguasaan sekaligus pengarahan oleh atasan kepada bawahan. Perencanaan dapat digunakan oleh seorang pimpinan sebagai alat untuk mengkoordinasi bawahannya dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditentukan. 3. Sebagai alat pengawasan kerja, perencanaan dapat dijadikan patokan bagi mereka yang ditugasi sebagai pengawas untuk memeriksa para pekerja yang diikutsertakan apakah mereka semua bekerja sesuai dengan ketentuan yang digariskan di dalam perencanaan untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan. Sumber Perencanaan : Sebagai seorang pimpinan atau pembantu pimpinan seperti sekretaris dan manajer kantor, selain dituntut mengetahui sifat dan fungsi perencanaan, dia juga dituntut mengetahui sumber-sumber perencanaan. Sifat perencanaan Menempel pada kenyataan Dapat menduga kejadian mendatang Menurut akal sehat yang ada Tidak dibuat-buat begitu saja Dapat mengikuti situasi dan kondisi Dapat sambung-menyambung Semakin lama semakin sempurna Ada yang peningkatan Ada yang perbaikan Ada yang penyempurnaan Fungsi perencanaan Sebagai pedoman kerja Sebagai alat kordinasi Sebagai alat pengawasan 147 Maksudnya adalah titik tolak yang menjadi dasar untuk membuat satu perencanaan. Ada beberapa macam sumber perencanaan , antara lain adalah : (i) Kebijaksanaan dan pengarahan dari pimpinan. (ii) Kebutuhan yang mendesak untuk mengatasi suatu masalah. (iii) Hasil evaluasi yang menuntut perbaikan atau penyempurnaan. (iv) Akibat dari usulan yang diajukan pihak-pihak tertentu yang terkait. Keterangan : 1. Pimpinan yang dimaksud di sini adalah atasan langsung atau orang lain yang berwenang. Pimpinan itu mengeluarkan kebijaksanaan yang menuntut perlu penyusunan satu perencanaan dengan tujuan yang dijelaskan lebih dulu. 2. Muncul masalah, akibatnya masalah itu perlu diatasi. Untuk mengatasi masalah tersebut, perlu penyusunan satu perencanaan yang matang dan pimpinan atau orang yang berwenang menyadari hal tersebut, sehingga keluarlah keputusan untuk menyusun satu perencanaan. 3. Ada usaha atau kegiatan yang sudah dan / atau sedang berjalan, tetapi hasilnya tidak memuaskan, akibatnya keluar kebijaksanaan dari pihak pimpinan untuk menyusun satu perencanaan baru yang bertujuan untuk memperbaiki usaha tersebut atau menyempurnakan usaha itu. 4. Pihak-pihak tertentu yang dimaksud di sini ada kemungkinan adalah pihak yang berwenang (pemerintah), atau masyarakat terkait, atau pegawai kantor sendiri dan sebagainya. Mereka dengan inisiatif sendiri mengajukan usul kepada kantor agar membuat sesuatu perencanaan dengan tujuan tertentu. 5.4 Jenis-jenis Rencana Perencanaan berwujud kongkrit sebagai rencana dan perencanaan kerja berwujud kongkrit sebagai rencana kerja. Sumber perencanaan Kebijakan pimpinan Kebutuhan yang mendesak Melanjutkan dari evaluasi Usulan dari pihak tertentu 148 Perencanaan adalah suatu proses mempersiapkan usaha atau kegiatan, wujud kongkritnya yang memuat isi usaha atau kejadian itu adalah rencana. Perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan usaha untuk melaksanakan pekerjaan, maka wujud kongkrit dari isi perencanaan mengenai pekerjaan itu adalah rencana kerja. Dalam perencanaan ada bermacam-macam rencana. Ciri-ciri rencana itu ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut : b) Ruang Lingkup c) Jangka waktu d) Materi e) Administrasi pemerintahan f) Kemasyarakatan atau keseluruhan masalah • Ruang Lingkup Macam rencana yang ditinjau dari ruang lingkup antara lain adalah 1) Rencana kebijaksanaan Rencana ini hanya memuat pokok-pokok pikiran mengenai materi rencana berikut metode pelaksanaannya. 2) Rencana program atau proyek Rencana ini bersifat lebih nyata, sudah memuat hal-hal kongkrit mengenai pelaksanaan rencana karena sudah dilengkapi dengan perhitungan biaya 3) Rencana operasional Rencana ini merupakan rencana pelaksanaan, memuat kegiatan-kegiatan operasional yang nyata berikut sasaran yang mau dicapai sesuai tujuan rencana. • Jangka waktu Ditinjau dari segi jangka waktuada tiga macam rencana : 1) Rencana jangka panjang Rencana ini membutuhkan waktu yang lama sekali dalam pelaksanaannya sampai selesai dan biasanya merupakan rencana mengenai suatu usaha atau suatu masalah yang berukuran besar. 2) Rencana jangka pendek Rencana ini biasanya dibuat untuk mengatasi masalah yang muncul seketika dan bersifat mendesak secepatnya untuk dilaksanakan. 3) Rencana jangka sedang Rencana ini merupakan rencana yang bersifat di antara rencana panjang dan rencan pendek • Materi Ditinjau dari segi materi ada bermacam-macam rencana antara lain adalah 149 1) Rencana finansial Tentang keuangan 2) Rencana pendidikan Tentang pendidikan 3) Rencana produksi Tentang pembuatan barang di dalam satu perusahaan 4) Rencana penjualan Tentang usaha pemasaran barang oleh satu perusahaan • Administrasi pemerintahan Macam rencana ditinjau dari segi administrasi pemerintahan antara lain adalah ; 1) Rencana nasional Mencakup seluruh negeri 2) Rencana daerah Antara lain berukuran propinsi 3) Rencana perkotaan Mengenai kota-kota 4) Rencana pedesaan Mengenai desa-desa. • Kemasyarakatan atau keseluruhan masalah Macam rencana ditinjau dari segi kemasyarakatan atau keseluruhan masalah antara lain adalah ; 1) Rencana umum Mencakup lapisan masyarakat atau keseluruhan masalah yang dibicarakan. 2) Rencana khusus Hanya mengenai sebagian dari masyarakat atau sebagian dari masalah yang dibicarakan. Profesi sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi perlu memiliki pengetahuan tentang macam-macam rencana seperti yang diuraikan di atas. Khususnya profesi manajer kantor yang secara struktural di dalam kantor merupakan profesi pimpinan, maka pemilikan pengetahuan tersebut tidak dihindari. Profesi Sekretaris pun karena berkedudukan sebagai pembantu dekat seorang pimpinan, maka dituntut juga memiliki pengetahuan itu. Profesi pegawai administrasi meskipun tidak seketat profei manajer kantor dan sekretaris, tetapi karena kemungkinan besar terlibat di dalam kegiatan penyusunan rencana, maka pemiilikan pengetahuan itu menjadi mutlak. Macam-macam rencana Dari segi ruang lingkup Rencana kebijakan Rencana program atau proyek Rencana operasional 150 Pengetahuan tentang macam-macam rencana seperti yang diuraikan di atas diperlukan dengan perhitungan kantor tempat kerjanya adalah kantor pemerintahan maupun kantor swasta secara umum. Jiks kita mempersempit permasalahan menjadi macam-macam rencana yang ada di dalam satu kantor perusahaan bisnis sebagai contoh, maka hasil pembahasan yang menjadi pengetahuan itu adalah sebagai berikut : Macam-macam rencana di dalam kantor perusahaan bisnis sebagai contoh yang ditinjau dari segi. a) Ruang lingkup b) Jangka waktu c) Materi d) Keseluruhan masalah • Ruang lingkup 1) Rencana kebijaksanaan 2) Rencana program 3) Rencana operasional • Jangka waktu 1) Rencana panjang 2) Rencana pendek Dari segi jangka waktu Dari segi materi Dari segi administrasi pemerintahan Dari segi kemasyarakatan / keseluruhan masalah Rencana panjang Rencana pendek Rencana sedang Rencana finansial Rencana pendidikan Rencana produksi Rencana penjualan Rencana nasional Rencana daerah Rencana perkotaan Rencana pedesaan Rencana umum Rencana khusus 151 • Materi Ada banyak macam-macam rencana yang ditemukan, antara lain adalah : 1) Rencana produksi 2) Rencana penjualan 3) Rencana perekrutan pegawai 4) Rencana peningkatan mutu 5) Rencana pengembangan usaha 6) Rencana perbaikan pabrik • Keseluruhan masalah 1) Rencana umun 2) Rencana khusus Dari segi ruang lingkup, rencana kebijaksanaan yang dimaksud adalah rencana kebijaksanaan perusahaan yang hanya memuat pokok-pokok pemikiran dari pimpinan perusahaan mengenai sesuatu masalah di dalam perusahaan. Rencana program adalah rencana yang sudah diisi dengan pemikiran-pemikiran lebih kongkrit mengenai apa yang hendak dicapai di dalam program dan juga sudah diberi perhitungan pembiayaannya. Pelaksanaan dari rencana program itu adalah rencana operasionalnya. Dari segi jangka waktu, biasanya di perusahaan hanya membuat rencana yang pendek dalam arti langsung dilaksanakan dan membuahkan hasil. Dari segi materi, di dalam perusahaan bisnis ada cukup banyak rencananya, antara lain adalah rencana produksi tentang pembuatan barang, rencana penjualan tentang pemasaran barang, rencana perekrutan pegawai tentang usaha mengambil tenaga kerja sebagai pegawai, rencana peningkatan mutu usaha tentang usaha meningkatkan mutu barang produksi, rencana pengembangan usaha tentang upaya mengembangkan kegiatan usaha perusahaan, rencana perbaikan pabrik tentang upaya melakukan perbaikan sarana produksi seperti mesin-mesin. Dari segi keseluruhan masalah, ada yang merupakan rencana umum yang bersifat menyeluruh dan ada yang hanya mengenai sebagian dari perusahaan saja yang merupakan rencana khusus. Macam rencana dari segi materi di dalam perusahaan bisnis Rencana produksi Rencana penjualan Rencana perekrutan pegawai Rencana peningkatan mutu Rencana pengembangan usaha Rencana perbaikan pabrik Next >