< Previous30 Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurabg tepat atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi. Berdasrkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah : a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan orgasasi sebagai suatu keseluruhan. 2.4.3 Ciri-ciri pekerjaan kantor 1. Bersifat pelayanan Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhail melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut. 2. Merembes segenap bagian organisasi Olehkaren pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan operatif. 31 3. Dilakukan semua pihak Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannay) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi. Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pkerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulia dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan. 2.4.4 Perincian pekerjaan kantor Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas manajerial yang didalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan). Apabila masing-masing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan kantor. Menurut leffingwell dan EM Robinson , yang dikutip Drs. Soedaryonopekrjaan kantor dapat diperinci dalam kegiatan sebagai berikut: 1. Menerima pesanan-peanan mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal 2. Membuat rekening 3. Menyimpan warkat 4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai. 32 5. Mengurus, membagi- bagi, mengirimkan dan menyurat pos. 6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat (duplicating and addressing work ) 7. Macam- macam pekerjaan seperti penelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh ( meycelianecus, such as telephone, receiving visitors, messengerservice) 8. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan system, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu. 9. surat menyurat, mendikte, mengetik 10. membuat warkat, mencatat data yang diinginkan GR. Terry telah mengadakan penyelidikan pada perusahaan- perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya masing- masing kegiatan pekerjaan kantor. Hasil penyelidikan menunjukan bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandinngan waktu dalam presentase sebagai berikut : 1. Mengetik ( typing ) = 24,6% 2. Menghitung ( calculating) = 19,5% 3. Memeriksa ( checking ) =12,3% 4. Menyimpan warkat ( filling ) = 10,2% 5. menelpon ( telephoning ) = 8,8% 6. Menggandakan ( duplicating) = 6,4% 7. Mengirim surat ( mailing ) = 5,5% 8. lain-lain = 12,5% ________________________ Jumlah =100% Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing Well dan GR. Terry di atas, penullis menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh,sbb : 1. pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi : - Mengetik - Menyalin - Menghitung - Memilah-milah ( sortir ) - Memeriksa - Melekatkan - Menstensil - Menandai - Membubuhkan cap / stempel - Menyampul - Menelepon - Membagi- bagi 2. Bahan baku Bahan baku yang yang lajim digunakan delam pekerjaan kantor adalah : - Abjad / huruf - Tanda baca - Angka - Tanda hitunng, dan - Garis - Tulisan 33 2.5 Sumber daya manusia Pengertian sumber daya manusia Berikut ini di tengahkan tiga pengertian yang masing- masing menyatakan sebagai berikut : a. Sumber Daya Manusia (SDM) adalah manusia yang bekerja di lingkungan suatu organisasi ( di sebut juga personil, tenaga kerja, pekerja atau katyawan ) b. Sumber Daya Manusia adalah potensi manusia sebagai penggerak organisasi dalam mewujudkan eksistensinya. c. Sumber daya manusia (SDM) adalah potensi yang merupakan asset dan berfungsi sebagai modal (non Material /non financial ) di dalam organisasi bisnis yang dapat diwujudkan eksistensi organisasi. Ketiga pengertian tersebut tidaklah bertentangan, meskipun pengertian yang pertama dan kedua sifatnya sangat sederhana untuk itu akan diketengahkan beberapa identifikasi mengenai unsure-unsurnya sebagai berikut : 1. Unsur manusia yang dilihat dari potensinya disebut sumber daya, berbeda dengan sumber daya material. Manusia sebgai sumber daya bersifat potensi/abstrak, tidak dapat di ukur dari jumlahnya. Potensi itu marupakan proses dan hasil. Interaksi subtansi fisik dan psikis, berupa kemampuan mencipta, kemampuan menghayal, kemampuan berpikir yang menghasilkan gagasan, kreativitas, inisiatif, kemampuan memecahkan masalah, memproduksi, wawasan ke masa depan, keterampilan dan keahlian, dan lain0lain. Kemampuan itu sangat tinggi nilainnya, jika dikongkritkan menjadi kegiatan bisnis yang kompetitif sebgai kemampuan yang tidak dimiliki manusia . Oleh karena itu jumlah yang banyak tidak akan berarti apabila bukan terdiri dari SDM yang potensial dan berkwalitas. Sebaliknya seorang atau beberapa orang-orang saja yang potensial mengantarkan organisasinya dalam mencapai sukses. 2. Manusia adalah Sumber daya yang lurus disediakan pembiayaannya untuk imbalan atas pekerjaan dan jasa-jasanya kepada organisasi/perusahaan imbalan tersebut pada dasarnya merupakan penghargaan, dan sekaligus ganjaran akan memberikan kontrribusinya secara maksimal pada usaha mencapai tujuan organisaisi/perusahaan. Oleh karena itu jumlah dana yang dibayarkan berupakan kompensasi langsung dan tidak langsung akan menjadi sangat besar, yang secara langsung akan mempengaruhi harga dasar pokok (barang atau jasa) yang dipasarkan. Dengan kata lain pembiayaan (Cost) tersebut secara otomatis berfungsi sebagai modal. Sumber Daya Manusia seperti itu keahliannya sangat terbatas dipasar tenaga kerja. Sumber Daya Manusia seperti itu mengharuskan perusahaan memprogramkan dan membayarkan kompensasinya secara bersama dengan organisasinya/perusahaan sejenis oleh karena itu Sumber Daya 34 Manusia di lingkungan perusahaan ditempatkan juga sebagai modal (non material/non financial) yang harus diperhitungkan dalam pembiayaan (Cost) agar tujuannya untuk meriah ke untungan dapat diwujudkan. 3. Didalam ketiga pengertian diatas terdapat juga unsure kketiga yakni potensi nyata (real) secara fisik dan psikis yang dimiliki manusia sebagai makhluk yang unik dan kompleks. Manusia sebagai sumber daya material dan financial bagai sebuah perusahaan (organisasi). SDM merupakan subyek yang aktif dan menentukan, bukan obyek yang pasif dan di tentukan sebagaimana kedua psikis yang dimilikinya Sumber Daya Manusia melakukan berbagai kegiatan, yang salah satu diantaranya disebut bekerja sebagai usaha mewujudkan ekstensi organisasi/perusahaan. Untuk itu manusia mempergunakan Sumber Daya Material dan financial sebagai alat guna mencapai tujuan strategis organisasi /perusahaan. Dalam usaha SDM memaksimalkan pencapaian tujuan tersebut. Fungsi-fungsi manajemen SDM di lingkungan organisasi, khususnya perusahaan/Industri. Fungsi-fungsi manajemen SDM dimaksud adalah : 1. Pelayanan (Service) Manajemen SDM berfungsi untuk membeikan pelayanan kepada para pekerja dalam rangka meningkatkan dan mengembangkan kemampuannnya, agar menjadi sumber daya manusia yang kompetitif. Pelayanan diberikan dengan menyelenggarakan program-program yang berisi kegiatan perluasan wawasan, menciptakan rasa aman dan kepuasan bekerja. 2. Kontrol Manajemen SDM berfungsi untuk mengontrol perwujudan kontribusi para pekerja dalam mencapai tujuan bisnis perusahaan/industri, melalui prose mempaartisipasikan diri dari cara memberikan kesempatan untuk berpartisipasi dalam meningkatkan produktivitas. 3. Pengembangan Fungsi ini diwujudkan manajemen SDM melalui proses memberikan kesempatan pada pekerja untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan profesionalitasnya dalam berkerja melalui berbagai kegiatan , diantaranya berupa usaha pekerja yang bersangkutan dengan mendapat dorongan dan dukungan perusahaan/industri. 4. Kompensasi dan akomodasi Fungsi ini dalam manajemen SDM pada dasrnya bermaksud untuk mewujudkan dan mengembangkan rasa aman dan kepuasan kerja di lingkungan para pekerja, rasa aman dan kepuasan itu merupakan kondisi dan memungkinkan para pekerja 35 bersedia bekerja keras dengan disiplin dan moral kerja yang tinggi. 5. Advis Funsi ini di wujudkan manajemen SDM berupa pemberian Informasi, bantuan, saran dan pendapat kepada para manajer dan bahkan manajer tertinggi (stop manager) dalam mengambil keputusan atau menyelesaikan masalah SDM di lingkungannya masing-masing. 38 BAB III Sarana Kantor 3.1 Peralatan Kantor Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya peralatan kantor yang memadai sesuai dengan kebutuhan. Selain fungsi dan peranan sumber daya manusia, untuk mencapai kelancaran dalam suatu pekerjaan juga sangat tergantung pada sarana prasarana dan sistem pengelolaan yang efektif. Memfasilitasikan kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang se-efesien mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu. Oleh karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor yang tepat sangatlah penting dalam sebuah perusahaan. Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan. Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dengan peralatan atau perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan perkerjaan kantor. Istilah-istilah dalam peralatan kantor adalah sebagai berikut : 1. Perabot kantor (office furniture) Yaitu benda-benda yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha dan termasuk perlengkapan kantor tahan lama. 2. Mesin kantor (office machines) Yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas tata usaha seperti mesin-mesin kantor. 3. Perbekalan kantor (office supplies) Yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaian sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut umumnya 39 dipergunakan untuk keperluan tulis-menulis seperti kertas, tinta pensil, pulpen dan lain-lain. 4. Hiasan kantor (office ornament) Hiasan kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung mempengaruhi kinerja di dalam kantor. 3.1.1 Perabot Kantor Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana prasarana yang yang menunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor seperti meja, kursi, lemari dan sebagainya. Perabot kantor merupakan sarana kantor yang tidak habis pakai dan dapat digunakan berulang-ulang dalam jangka waktu panjang. Biasanya terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya yang tahan lama. Furniture dengan ukuran dan bahan yang tepat akan meningkatkan produktivitas kerja pekerja kantor. Dalam desain hal ini disebut dengan fungsi ergonomis. Kursi yang nyaman misalnya akan membuat penggunanya betah dalam melakukan pekerjaannya. Selain itu furniture yang ergonomis akan mencegah terjadinya cedera bagian tubuh akibat pekerjaan yang berulang (repetitive stress injuries). Dalam kesempatan ini hanya akan dibahas beberapa perabotan kantor yang secara umum dipakai di Indonesia. Diantaranya adalah : meja, kursi, lemari kabinet, laci-laci kartu, rak filing dan sebagainya. 1. Meja Meja tulis atau meja kerja : a. Ukuran luas permukaan mejanya : Luas sempitnya permukaan meja hendaknya disesuaikan dengan kedudukan dan jabatan orang yang mempergunakannya. Tapi yang penting harus diperhatikan ialah bahwa permukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudutnya dapat dijangkau dengan tangan oleh orang yang mempergunakannya. 40 b. Tingginya : Untuk golongan meja di Indonesia, lazim dipakai yang mempunyai ukuran tinggi lebih kurang 0,75 m, yakni yang dapat membentuk jarak antara mata orang yang sedang menulis atau membaca (dengan duduk diatas kursi) dengan permukaan meja kira-kira 32 cm. Contoh beberapa jenis meja : Meja Staf Meja yang biasa digunakan oleh staf, terutama bagian administrasi atau tata usaha. Meja Resepsionis (penerima tamu) Meja yang digunakan untuk menerima tamu ataupun untuk dijadikan tempat memberi dan mengetahui informasi yang berhubungan dengan perusahaan Meja Direksi Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran seseorang yang mempunyai jabatan penting dalam perusahaan tersebut. 41 Meja Rapat Meja ini digunakan pada saat pertemuan rapat Meja Samping Meja yang biasanya digunakan oleh seorang sekretaris pimpinan, biasa disebut meja return. 2. Kursi Untuk kursi kerja ataupun kursi ketik ukuran besar dan tinggi serta modelnya harus disesuaikan dengan orang yang hendak mempergunakannya. Di Indonesia tinggi kursi rata-rata 0,46 m Next >