< PreviousDirektorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja1405. PengendalianDalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.6. KecocokanKomunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.Pendapat lain mengatakan bahwa agar komunikas berjalan secara efektif dan efisien maka ada 3 hal yang sangat penting yaitu :1. Mampu membuat pesan dipahami.2. Harus memahami pesan yang diharapkan yang dikirim kepada anda.3. Kendali atas proses komunikasi harus diterapkan.Selain itu agar dapat melakukan komunikasi bisnis yang efektif, seorang komunikan harus memiliki 3 kemampuan (skill), yaitu :1. Empati,2. Pembicara yang sederajat,3. Proyeksi atau menciptakan dampak.Dengan demikian apabila komunikasi bisnis berjalan secara efektif di suatu perusahaan akan dapat menghasilkan beberapa hal sebagai berikut :1. Mempercepat Penyelesaian Masalah. 2. Memperkuat Pengambilan Keputusan. 3. ·Meningkatkan Profesionalisme. 4. Memberikan Respon yang Positif terhadap Stakeholder. 5. Meningkatkan Produktivitas. 6. Memperkuat hubungan Bisnis. Peran komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting. Tidak ada seorangpun dalam keseharian tugasnya tanpa berkomunikasi. Baik itu bertema masalah pekerjaan maupun masalah di luar pekerjaan, seperti masalah keluarga, politik, sosial dan ekonomi nasional. Semua ini pasti dilakukan lewat komunikasi. Juga baik itu dilakukan melalui jalur vertikal (atasan-bawahan) maupun jalur horisontal (kolega setingkat).141Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional BekerjaSeberapa jauh proses berkomunikasi itu berhasil dengan baik sangat ditentukan oleh kondisi dan perilaku manajer sebagai pengirim gagasan atau pesan, penerima pesan, media yang dipakai, teknologi informasi yanga ada, isi pesan dan cara pesan yang disampaikan serta suasana komunikasi itu sendiri. Keberhasilan itu akan dicerminkan oleh tidak adanya kesenjangan pemahaman antara pengirim dan penerima pesan sehingga para manajer merasa senang dan puas, begitu juga para karyawan. e. Pentingnya Memiliki Kemampuan Komunikasi BisnisTantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang dimilikinya kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu aktivitas komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat manajer mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :1. Struktur komunikasi yang burukStruktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. 2. Penyampaian yang lemahTidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan “sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat, tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.3. Penggunaan media yang salahPerlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks, berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih leluasa, sesuai kecepatan mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi, televise, radio, majalah, koran dan lain sebagainya.4. Pesan yang campur adukPesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja142hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan. Sementara, kriteria dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci secara jelas.5. Salah AudienceTopik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience. Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.6. Lingkungan yang menggangguLingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh audience, Suara keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat ), Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan. Kendala komunikasi bisnis dapat bermacam-macam, namun dengan kehati-hatian serta kecermatan, sebagian kendala tersebut akan dapat diatasi. Presentasi yang disampaikan akan lebih bermakna dengan kendala yang diminimalisir, sehingga pesan yang disampaikan dapat memberikan efek yang diharapkan. Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistim informasi, komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris tanpa penghalang apapun.C. RangkumanKomunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan. 143Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional BekerjaDi era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung semakin turbulen. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik.Di era e-bisnis, Komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi dan memberikan peluang bagi dunia usaha di Indonesia untuk mengembangkan usahanya, melalui berbagai kesempatan menjalin relasi bisnis, pemasaran produk ataupun lainnya. Melalui e-bisnis, transaksi bisnis telah dilakukan melintasi batas demi batas dan zona waktu yang hampir pada saat yang bersamaan.Aktivitas e-bisnis di Indonesia, merupakan tantangan tersendiri bagi para manajer untuk mengkomunikasikan bisnisnya kepada masyarakat yang mayoritas skeptis terhadap sistem penjualan on line melalui perbaikan sistem, pemupukan tingkat kepercayaan masyarakat serta pemberian edukasi yang berkesinambungan. D. Latihan1. Jelaskan pengertian komunikasi bisnis ?.2. Bagaimana peranan komunikasi dalam dunia bisnis ?.3. Sebutkan hambatan dalam komunikasi bisnis dan berikan contohnya? 4. Bagaimana cara mengatasi hambatan komunikasi bisnis ?5. Mengapa seorang pengusaha menguasai kemampuan komunikasi bisnis ?.Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja144A. TUJUAN PEMBELAJARANSetelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang Komunikasi yang Efektif, peserta Diklat :1. Dapat mengetahui arti komunikasi yang efektif2. Dapat mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran dan hambatan dalam berkomunikasi secara efektif3. Dapat memahami strategi dalam menciptakan suatu komunikasi yang efektif4. Dapat memahami ciri-ciri komunikasi yang efektif dan yang tidak efektifB. URAIAN MATERI1. Pengertian Komunikasi yang EfektifKomunikasi yang efektif terjadi jika terdapat aliran informasi dua arah antara komunikator dan komunikan dan informasi tersebut sama-sama direspon sesuai dengan harapan kedua pelaku komunikasi tersebut. Ada lima aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi yang efektif, yaitu :1. Kejelasan (clarity), bahasa maupun informasi yang disampaikan harus jelas. Dalam kehidupan sehari-hari, seringkali kita mendengar ucapan seperti ini : ‘Masalah ininya belum dianukan’. Akan lebih mudah dipahami maknanya bila KEGIATAN BELAJAR 8 KOMUNIKASI YANG EFEKTIF145Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerjakata ini diganti kata buku dan kata anu diganti bagi.2. Ketepatan (accuracy), bahasa dan informasi yang disampaikan harus betul-betul akurat/tepat3. Konteks (contex), bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai dengan keadaan dan lingkungan dimana komunikasi itu terjadi.4. Alur (flow), keruntutan alur bahasa dan informasi akan sangat berarti dalam menjalin komunikasi yang efektif5. Budaya (culture), aspek ini tidak hanya menyangkut bahasa dan informasi, tetapi juga tata krama atau etika2. Strategi Komunikasi yang EfektifAda beberapa strategi yang perlu diperhatikan dalam menciptakan suatu komunikasi yang efektif, yaitu :1. Ketahui mitra bicara (audience), kita harus cerdik dalam memilih kata-kata yang digunakan dalam menyampaikan informasi atau buah pikiran kita. Bahasa yang dipakai harus sesuai dengan bahasa yang mudah dipahami oleh audience kita.2. Ketahui tujuan, tujuan kita berkomunikasi akan sangat menentukan cara kita menyampaikan informasi3. Perhatikan konteks, pada saat berkomunikasi keadaan atau lingkungan sangat berperan dalam memperjelas informasi yang disampaikan.4. Pelajari kultur, kultur atau budaya, habit atau kebiasaan orang atau masyarakat juga perlu diperhatikan dalam berkomunikasi.5. Pahami bahasa, pahami bahasa orang lain yang menjadi mitra komunikasi sebagai bentuk penghargaan tehadap lawan bicara.3. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Komunikasi yang EfektifTerdapat faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran dan hambatan dalam berkomunikasi antara lain :1. Faktor PengetahuanSemakin luas pengetahuan yang dimiliki seseorang, maka ia semakin banyak perbendaharaan kata yang dapat memberikan dorongan bagi yang bersangkutan untuk berbicara lebih lancar.Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja1462. Faktor PengalamanMakin banyak pengalaman yang dimiliki seseorang, makin menyebabkan seseorang terbiasa menghadapi sesuatu. Orang yang sering menghadapi massa, sering berbicara di muka umum, akan lancar berbicara dalam keadaan apapun dan dengan siapapun.3. Faktor IntelegensiOrang yang intelegensinya rendah, biasanya kurang lancer dalam berbicara, karena kurang memiliki kekayaan perbendaharaan kata dan bahasa yang baik. Cara berbicaranya terputus-putus, bahkan antara kata yang satu dengan kata lainnya tidak/kurang adanya relevansi.4. Faktor KepribadianOrang yang mempunyai sifat pemalu dan kurang pergaulan biasanya kurang lancar berbicara.5. Faktor BiologisKelumpuhan organ berbicara, dapat menimbulkan kelainan-kelainan, seperti:a. Sulit mengatakan kata desis (lipsing) karena ada kelainan pada rahang, bibir, gigi.b. Berbicara tidak jelas (sluring), yang disebakan oleh bibir sumbing, rahang, lidah tidak aktif.c. Berbicara ragu-ragu, gagap yang disebabkan tidak biasa berbicara dengan orang banyak, sifat pemalu.Sebuah riset menunjukkan bahwa dalam komunikasi verbal, khususnya pada saat presentasi, keberhasilan meyampaikan informasi 55% ditentukan oleh bahasa tubuh (body language), postur, isyarat dan kontak mata – 38% ditentukan oleh nda suara dan hanya 7% saja yang ditentukan oleh kata-kata (Mechribian dan Ferris seperti dikutip oleh Endang Lestari dan MA. Mailiki). Riset lain juga menunjukkan bahwa komunikasi akan lebih efektif apabila disampaikan secara bersamaan antara bahasa lisan dengan bahasa tulisan.Agar komunikasi non verbal dapat dibangun dengan efektif, beberapa hal di bawah ini dapat menjadi pertimbangan :1. Cara berpakaianCara berpakian telah mengkomunikasikan siapa dan apa status seseorang, baik dalam pekerjaan sehari-hari maupun dalam waktu-waktu tertentu (rapat, kunjungan resmi/tidak resmi, pesta)2. WaktuDalam berkomunikasi hendaknya memanfaatkan waktu sebaik-baiknya147Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja3. TempatDalam berkomunikasi hendaknya memperhitungkan tempat yang tepat untuk mencapai tujuan komunikasi kita.Komunikasi didunia kerja yang sering dilakukan adalah komunikasi intern antara atasan dan bawahan, maupun dengan rekan sejawat. Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia), biasanya berbentuk pertanyaan, feedback, saran/usulan. Pentingnya komunikasi ke atas :1. Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan.2. Memberitahu penyelia kapan bawahan siap menerima informasi.3. Mendorong keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang menganggu mereka.4. Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan.5. Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahannya memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.6. Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka.Sedangkan komunikasi kebawah merupakan informasi mengalir dari jabatan berotoritas tinggi ke otoritas lebih rendah. Informasi dari atasan ke bawahan biasanya berupa :1. Informasi tentang bagaimana melakukan pekerjaan.2. Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.3. Informasi tentang kebijakan dan praktik organisasi.4. Informasi tentang kinerja pegawai.5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission)4. Komunikasi Bisnis yang Efektif – oleh TimKomunikasi bisnis melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Ini merupakan sebuah proses terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja148Tanpa komunikasi bisnis yang efektif, seorang manajer tidak dapat melaksanakan fungsi-fungsi dasar dari manajemen secara efisien. Komunikasi ini merupakan darah kehidupan dari sebuah organisasi.Untuk komunikasi yang baik di dalam bisnis, kita harus memperhatikan hal-hal berikut:1. Setiap komunikasi di dalam bisnis, apakah itu tertulis atau lisan, harus disusun secara logis, misalnya ia harus memiliki permulaan yang baik, pokok (isi) yang baik, dan akhir yang efektif. Sebagai surat bisnis atau pidato bisnis, komunikasi harus dimulai dengan cara sedemikian rupa sehingga pendengar menjadi sangat tertarik dan memberikan perhatian kepada pesan tersebut. Isi dari komunikasi harus menyampaikan pesan inti komunikasi. Komunikasi harus berakhir dengan cara sedemikian rupa sehingga pendengar mengetahui apa yang diharapkan dari komunikasi tersebut dan mereka mendapatkan pemahaman dari pesan yang disampaikan tersebut.2. Cara komunikasi yang benar harus digunakan – cara yang memperhitungkan waktu acuan dan kendala-kendala biaya. Pilihan saluran komunikasi yang tepat juga bergantung pada banyaknya formalitas yang diperlukan dan kecepatan umpan balik yang dibutuhkan. 3. Komunikasi harus jelas dan ringkas. Penggunaan kata-kata yang tidak jelas harus dihindari. Pilihan kata-kata harus sedemikian rupa sehingga dapat mengatasi perbedaan-perbedaan budaya.4. Komunikasi bisnis harus mempengaruhi dan persuasif.5. Komunikasi harus sopan. Perilaku sopan dan penuh perhatian merupakan inti dari komunikasi bisnis.6. Bahasa tubuh yang positif harus digunakan, sebagai contoh, selama pertemuan dan wawancara, sering mempertahankan kontak mata, memberikan senyuman yang menyenangkan, membuat semuanya merasa senang, dan sebagainya.7. Umpan balik adalah komponen integral dari komunikasi. Tanpa umpan balik, akan menjadi tidak mungkin untuk mengetahui apakah penerima pesan telah memahami pesan yang disampaikan dalam istilah-istilah yang sama seperti yang dimaksud.8. Mencoba menggunakan lebih banyak “Anda” daripada “Saya”. Pendengar atau penerima pesan harus diberi arti penting.9. Menjadi pendengar yang aktif. Kualitas komunikasi bertambah baik jika seseorang menjadi pendengar yang baik. Seseorang harus mendengarkan secara positif, harus berpikiran terbuka dan penuh perhatian.10. Fakta-fakta harus tidak menjadi parsial, fakta-fakta harus lengkap. Penerima pesan dapat menjadi bingung atau dapat mengambil tindakan yang salah jika fakta-fakta tidak lengkap.149Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja11. Fakta-fakta harus baru dan tidak ketinggalan jaman.Di samping pokok-pokok dari proses komunikasi ini seseorang juga harus mau mengatasi rintangan-rintangan yang dapat mempengaruhi proses komunikasi5. Ciri-ciri Komunikasi yang Efektif dan tidak EfektifCiri-ciri komunikasi lisan yang tidak efektif antara lain :1. Tidak langsung (bertele-tele), tidak mengatakan maksud dan tujuan secara jelas2. Pasif (malu-malu, tertutup)3. Antagonis (marah-marah, agresif atau bernada kebencian)4. Kritis (pesan atau maksud yang disampaikan tidak jelas dan memerlukan interprestasi)5. Tersembunyi (maksud yang sesungguhnya tidak pernah diuangkapan secara terbuka)6. Tidak secara lisan alias non verbal (pesan disampaikan melalui bahasa tubuh dan perilaku, bukan dengan kata-kata)7. Satu arah (lebih banyak berbicara daripada mendengarkan)8. Tidak responsif (sedikit atau tidak ada minat terhadap pandangan atau kebutuhan orang lain)9. Tidak nyambung (respond an kebutuhan orang lain disalahartikan dan salah diinterprestasikan)10. Tidak terus terang (perasaan, gagasan, dan keputusan diungkapan secara tidak jujur)Ciri-ciri komunikasi yang efektif :1. Langsung (to the point, tidak ragu menyampaikan pesan)2. Asertif (tidak takut mengatakan apa yang ingin dikatakan apa yang yang diinginkan dan mengapa)3. Congenial (ramah dan bersahabat)4. Jelas (hal yang disampaikan mudah dimengerti)5. Terbuka (tidak ada pesan dan makna yang tersembunyi)6. Secara lisan (menggunakan kata-kata untuk menyampaikan gagasan dg jelas)7. Dua arah (seimbang antara berbicara dengan mendengarkan)8. Responsif (memperhatikan keperluan dan pandangan orang lain)Next >