< PreviousDirektorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja1509. Nyambung (menginterprestasi pesan dan kebutuhan orang lain dengan tepat)10. Jujur (mengungkapkan gagasan, perasaan, dan kebutuhan yang sesungguhnya)6. Kiat-kiat Komunikasi yang Efektif1. Berikan kesan bahwa anda antusias berbicara dengan mereka – Beri mereka kesan bahwa anda lebih suka berbicara dengan mereka daripada orang lain di muka bumi ini. Ketika anda memberi mereka kesan bahwa anda sangat antusias berbicara dengan mereka dan bahwa anda peduli kepada mereka, anda membuat perasaan mereka lebih positif dan percaya diri. Mereka akan lebih terbuka kepada anda dan sangat mungkin memiliki percakapan yang mendalam dengan anda.2. Ajukan pertanyaan tentang minat mereka – Ajukan pertanyaan terbuka yang akan membuat mereka berbicara tentang minat dan kehidupan mereka. Galilah sedetail mungkin sehingga akan membantu mereka memperoleh perspektif baru tentang diri mereka sendiri dan tujuan hidup mereka.3. Beradaptasi dengan bahasa tubuh dan perasaan mereka – Rasakan bagaimana perasaan mereka pada saat ini dengan mengamati bahasa tubuh dan nada suara. Dari sudut pandang ini, anda dapat menyesuaikan kata-kata, bahasa tubuh, dan nada suara anda sehingga mereka akan merespon lebih positif.4. Tunjukkan rasa persetujuan: Katakan kepada mereka apa yang anda kagumi tentang mereka dan mengapa – Salah satu cara terbaik untuk segera berhubungan dengan orang adalah dengan menjadi jujur dan memberitahu mereka mengapa anda menyukai atau mengagumi mereka. Jika menyatakan secara langsung dirasakan kurang tepat, cobalah dengan pernyataan tidak langsung. Kedua pendekatan tersebut bisa sama-sama efektif.5. Dengarkan dengan penuh perhatian semua yang mereka katakan – Jangan terlalu berfokus pada apa yang akan Anda katakan selanjutnya selagi mereka berbicara. Sebaliknya, dengarkan setiap kata yang mereka katakan dan responlah serelevan mungkin. Hal ini menunjukkan bahwa anda benar-benar mendengarkan apa yang mereka katakan dan anda sepenuhnya terlibat di dalam suasana bersama dengan mereka. Juga pastikan untuk bertanya setiap kali ada sesuatu yang tidak mengerti pada hal-hal yang mereka katakan. Anda tentu saja ingin menghindari semua penyimpangan yang mungkin terjadi dalam komunikasi jika anda ingin mengembangkan hubungan yang sepenuhnya dengan orang tersebut.6. Beri mereka kontak mata yang lama – kontak mata yang kuat mengkomunikasikan kepada orang lain bahwa anda tidak hanya terpikat oleh mereka dan apa yang mereka katakan tetapi juga menunjukkan bahwa anda 151Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerjadapat dipercaya. Ketika dilakukan dengan tidak berlebihan, mereka juga akan menganggap anda yakin pada diri anda sendiri karena kesediaan anda untuk bertemu mereka secara langsung. Akibatnya, orang secara alami akan lebih memperhatikan anda dan apa yang anda katakan.7. Ungkapkan diri anda sebanyak mungkin – Salah satu cara terbaik untuk mendapatkan kepercayaan seseorang adalahdengan mengungkapkan diri seterbuka mungkin. Bercerita tentang kejadian yang menarik dari hidup anda atau hanya menggambarkan contoh lucu dari kehidupan normal sehari-hari. Ketika anda bercerita tentang diri anda, pastikan untuk tidak menyebutkan hal-hal yang menyimpang terlalu jauh dari minat mereka atau bahkan berlebihan. Anda dapat membiarkan mereka mengetahui lebih jauh tentang diri anda seiring berjalannya waktu.8. Berikan kesan bahwa anda berdua berada di tim yang sama – Gunakan kata-kata seperti “kami, kita ” untuk segera membangun sebuah ikatan. Bila anda menggunakan kata-kata tersebut, anda membuatnya tampak seperti anda dan mereka berada di tim yang sama, sementara orang lain berada di tim yang berbeda.9. Berikan mereka senyuman terbaik anda – Ketika anda tersenyum pada orang, anda menyampaikan pesan bahwa anda menyukai mereka dan kehadiran mereka membawa anda kebahagiaan. Tersenyum pada mereka akan menyebabkan mereka sadar ingin tersenyum kembali pada anda yang secara langsung akan membangun hubungan antara anda berdua.10. Menawarkan saran yang bermanfaat – Kenalkan tempat makan yang pernah anda kunjungi, film yang anda tonton, orang-orang baik yang mereka ingin temui, buku yang anda baca, peluang karir atau apa pun yang terpikirkan oleh anda. Jelaskan apa yang menarik dari orang-orang, tempat atau hal-hal tersebut. Jika anda memberi ide yang cukup menarik perhatian mereka, mereka akan mencari anda ketika mereka memerlukan seseorang untuk membantu membuat keputusan tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya.11. Beri mereka motivasi – Jika orang yang anda hadapi lebih muda atau dalam posisi yang lebih sulit dari anda, mereka mungkin ingin mendengar beberapa kata motivasi dari anda karena anda lebih berpengalaman atau anda tampaknya menjalani kehidupan dengan baik . Jika anda ingin memiliki hubungan yang sehat dengan orang tersebut, anda tentu saja tidak ingin tampak seperti anda memiliki semuanya sementara mereka tidak. Yakinkan mereka bahwa mereka dapat melampaui masalah dan keterbatasan mereka, sehingga mereka akan berharap menjadikan anda sebagai teman yang enak untuk diajak bicara.12. Tampil dengan tingkat energi yang sedikit lebih tinggi dibanding orang lain Umumnya, orang ingin berada di sekitar orang-orang yang akan mengangkat mereka, bukannya membawa mereka ke bawah. Jika anda secara konsisten memiliki tingkat energi yang lebih rendah daripada orang lain, mereka secara Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja152alami akan menjauh dari Anda menuju seseorang yang lebih energik. Untuk mencegah hal ini terjadi, secara konsisten tunjukkan dengan suara dan bahasa tubuh anda bahwa anda memiliki tingkat energi yang sedikit lebih tinggi sehingga mereka akan merasa lebih bersemangat dan positif berada di sekitar Anda. Namun jangan juga anda terlalu berlebihan berenergik sehingga menyebabkan orang-orang tampak seperti tidak berdaya. Energi dan gairah yang tepat akan membangun antusiasme mereka.13. Sebut nama mereka dengan cara yang menyenangkan telinga mereka – nama seseorang adalah salah satu kata yang memiliki emosional yang sangat kuat bagi mereka. Tapi hal itu belum tentu seberapa sering anda katakan nama seseorang, namun lebih pada bagaimana anda mengatakannya. Hal Ini dapat terbantu dengan cara anda berlatih mengatakan nama seseorang untuk satu atau dua menit sampai anda merasakan adanya emosional yang kuat. Ketika anda menyebutkan nama mereka lebih menyentuh dibanding orang lain yang mereka kenal, mereka akan menemukan bahwa anda lah yang paling berkesan.14. Tawarkan untuk menjalani hubungan selangkah lebih maju – Ada beberapa hal yang dapat anda lakukan untuk memajukan persahabatan anda dengan seseorang: tawaran untuk makan dengan mereka, berbicara sambil minum kopi, melihat pertandingan olahraga, dll. Meskipun jika orang tersebut tidak menerima tawaran anda, mereka akan tetap tersanjung bahwa anda ingin mereka menjalani persahabatan ke tingkat yang lebih dalam. Di satu sisi, mereka akan memandang anda karena anda memiliki keberanian untuk membangun persahabatan bukan mengharapkan persahabatan yang instan.7. Pentingnya menjadi seorang Komunikator yang EfektifJika anda dapat mengembangkan beberapa saja dari teknik ini, anda secara dramatis akan meningkatkan kemampuan anda untuk berhubungan dengan orang dari semua lapisan dalam hidup anda. Luangkan waktu untuk mengamati orang yang paling sosial dalam kehidupan anda dan anda akan melihat banyak dari metode-metode diatas yang diaplikasikan. Mereka tidak melakukan dengan cara yang kaku, mereka melakukannya secara alami dan dengan cara yang cocok dengan situasi saat itu.Untuk hasil terbaik, santai saja dan biarkan teknik ini mengalir dari dalam diri anda secara alami. Pilih teknik-teknik yang paling cocok dengan kepribadian anda dan apa tujuan anda ketika berinteraksi dengan orang. Belajarlah untuk bisa merasakan teknik mana yang cocok ataupun tidak cocok dengan berbagai macam karakter orang dan situasi sesuai dengan kepridadian anda.Ketika anda berhasil mengembangkan kemampuan anda berkomunikasi dengan orang-orang, maka akan membawa anda pada banyak sekali peluang baru yang tidak tersedia untuk anda sebelumnya. Itulah kekuatan dari keterampilan komunikasi yang efektif.153Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional BekerjaDewasa ini, dalam kondisi persaingan dunia usaha yang semakin ketat, tuntutan ketrampilan berkomunikasi semakin dibutuhkan sebagai sarana mencapai kesuksesan dalam karir. Komunikasi memiliki peran yang sangat penting bahkan melebihi apapun keahlian dan kemampuan yang dimiliki seseorang. Komunikasi efektif memiliki kekuatan yang sangat besar dalam mendorong karir seseorang. Apabila anda harus melahirkan ide, melakukan presentasi, lobbying dan sebagainya, ketrampilan komunikasi adalah syarat mutlak yang harus anda penuhi. Bahkan dapat dikatakan bahwa kesuksesan atau kegagalan karir anda, salah satunya bergantung pada kemampuan komunikasi anda. Bagaimana sebenarnya ketrampilan komunikasi itu dapat anda bangun ? Beberapa hal berikut ini mungkin dapat anda jadikan panduan :1. Gunakan pilihan kata (diksi) yang tepat, mudah diucapkan dan dihafal. Kemampuan ini menuntut anda untuk memiliki kosa kata lebih banyak. Perbendaharaan sinonim, antonim, idiom, frase perlu anda perkaya. Jangan ragu untuk menggunakan Kamus Besar Bahasa Indonesia sebagai sarana penunjang latihan anda. Diksi (pemilihan kata) yang bagus dan tepat akan menambah nilai ucapan dan sekaligus menambah kredibilitas anda.2. Sedapat mungkin, pelajarilah bahasa Inggris. Jika anda ingin menembus dunia bisnis global, kemampuan berbahasa Inggris mutlak diperlukan. Penguasaan anda dalam bahasa Inggris akan sangat membantu anda dalam meraih kesuksesan karir.3. Berlatihlah mengatur intonasi suara, tempo, dinamika dan ekspresi suara. Sebaik apapun ide yang anda miliki, jika saat presentasi anda gagal menyampaikan dengan intonasi suara yang tepat, tempo yang sesuai dan dinamika yang cukup, maka kemungkinan besar, apa yang anda presentasikan akan gagal.4. Hindari penggunaan aksen atau logat daerah dalam komunikasi bisnis. Jika anda berasal dari daerah yang memiliki aksen dan logat yang cukup kuat, maka sebaiknya anda berlatih untuk mengucapkan kata-kata tanpa logat daerah. Usahakanlah agar logat atau aksen daerah tidak dominan dalam ucapan anda.5. Berkomunikasi lah secara interaktif. Saat anda bicara, jalinlah komunikasi “mata” dan bahasa tubuh dengan audiens anda. Fokus pada audiens akan meruntuhkan dinding pembatas antara pembicara dan pendengar. Sehingga audiens memahami bahwa anda bukan sedang mengajarkan atau sekedar mentransfer informasi kepada mereka, melainkan sedang berkomunikasi.Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja154C. Rangkuman :1. Dalam membangun komunikasi yang efektif harus memperhatikan kejelasan (clarity), ketepatan (accuracy), konteks (contex), alur (flow), dan budaya (culture).2. Strategi untuk menciptakan suatu komunikasi yang efektif adalah ketahui mitra bicara (audience), ketahui tujuan komunikasi, perhatikan konteks, pelajari kultur dan pahami bahasa audience.3. Faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran dan hambatan dalam berkomunikasi antara lain faktor biologis, kepribadian, intelegensi, pengalaman dan faktor pengetahuan.4. Dalam komunikasi verbal sebagian besar ditentukan oleh bahasa tubuh, selain nada suara dan kata-kata.5. Komunikasi dapat dilakukan melalui berbagai media seperti telepon, surat, e-mail, fax maupun komunikasi langsung.D. Latihan1. Strategi apa saja yang dapat diterapkan untuk membangun komunikasi yang efektif? Jelaskan dengan kata-kata Anda sendiri.2. Sebutkan faktor-faktor yang mempengaruhi kelacaran dalam berkomunikasi dan berikan contohnya.3. Jelaskan beberapa hal yang harus dihindari dalam berkomunikasi agar efektif4. Sebutkan ciri-ciri komunikasi yang efektif.155Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional BekerjaA. URAIAN MATERI1. PengertianTeknik KomunikasiAda empat teknik dalam berkomunikasi yaitu :a. Komunikasi informatif [informative communication]b. Komunikasi persuasif [persuasive communication]c. Komunikasi instruktif/ koersif [instructive/ coersive communication]d. Hubungan manusiawi [human relation]Penjelasan :a. Informative communication (komunikasi informatif) Informative communication adalah suatu pesan yang disampaikan kepada seseorang atau sejumlah orang tentang hal-hal baru yang diketahuinya. Teknik ini berdampak kognitif pasalnya komunikan hanya mengetahui saja. Seperti halnya dalam penyampaian berita dalam media cetak maupun elektronik, pada teknik informatif ini berlaku komunikasi satu arah, komunikatornya melembaga, pesannya bersifat umum, medianya menimbulkan keserempakan, serta komunikannya heterogen. Biasanya teknik informative yang digunakan oleh media bersifat asosiasi, yaitu dengan cara menumpangkan penyajian pesan pada objek atau peristiwa yang sedang menarik perhatian khalayak. Kendatipun demikian teknik informatif ini dapat pula berlaku pada seseorang, seperti halnya kajian ilmu yang diberikan oleh dosen kepada mahasiswa, namun bersifat relatif, pasalnya pada kajian ilmu tertentu, sedikit banyak telah diketahui oleh mahasiswanya. KEGIATAAN BELAJAR 9 TEKNIK KOMUNIKASIDirektorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja156b. Persuasif communication (komunikasi persuasif) Komunikasi persuasif bertujuan untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku komunikan yang lebih menekan sisi psikologis komunikan. Penekanan ini dimaksudkan untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, tetapi persuasi dilakukan dengan halus, luwes, yang mengandung sifat-sifat manusiawi sehingga mengakibatkan kesadaran dan kerelaan yang disertai perasaan senang. Agar komunikasi persuasif mencapai tujuan dan sasarannya, maka perlu dilakukan perencanaan yang matang dengan mempergunakan komponen-komponen ilmu komunikasi yaitu komunikator, pesan, media, dan komunikan. Sehingga dapat terciptanya pikiran, perasaan, dan hasil penginderaannya terorganisasi secara mantap dan terpadu. biasanya teknik ini afektif, komunikan bukan hanya sekedar tahu, tapi tergerak hatinya dan menimbulkan perasaan tertentu.c. Coersive/ instruktive communication(komunikasi bersifat perintah)Komunikasi instruktif atau teknik komunikasi berupa perintah, ancaman, sangsi dan lain-lain yang bersifat paksaan, sehingga orang-orang yang dijadikan sasaran (komunikan) melakukannya secara terpaksa, biasanya teknik komunikasi seperti ini bersifat fear arousing, yang bersifat menakut-nakuti atau menggambarkan resiko yang buruk. Serta tidak luput dari sifat red-herring, yaitu interes atau muatan kepentingan untuk meraih kemenangan dalam suatu konflik ,perdebatan dengan menepis argumentasi yang lemah kemudian dijadikan untuk menyerang lawan. Bagi seorang diplomat atau tokoh politik teknik tersebut menjadi senjata andalan dan sangat penting untuk mempertahankan diri atau menyerang secara diplomatis.d. Human relation (hubungan manusia)Hubungan manusiawi merupakan terjemahan dari human relation. Adapula yang mengartikan hubungan manusia dan hubungan antar manusia, namun dalam kaitannya hubungan manusia tidak hanya dalam hal berkomunikasi saja, namun didalam pelaksanaannya terkandung nilai nilai kemanusiaan serta unsur-unsur kejiwaan yang amat mendalam. Seperti halnya mengubah sifat, pendapat, atau perilau seseorang. Jika ditinjau dari sisi ilmu komunikasi hubungan manusia ini termasuk kedalam komunikasi interpersonal, pasalnya komunikasi yang berlangsung antara dua orang atau lebih dan bersifat dialogis. Hubungan manusia pada umumnya dilakukan untuk menghilangkan hambatan-hambatan komunikasi, meniadakan salah pengertian dan mengembangkan tabiat manusia. Untuk melakukan hubungan manusia biasanya digunakan beberapa teknik pendekatan yaitu pendekatan emosional (emosional approach) dan pendekatan social budaya (sosio-cultur approach). 157Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja2. Teknik Berkomunikasi melalui Berbagai MediaKomunikasi tidak hanya dilakukan secara lisan, tetapi dapat juga dilakukan secara tertulis melalui media-media tersebut.a. Komunikasi melalui TeleponDalam komunikasi melalui telepon memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak bicara akan tetapi etiket dalam bertelpon tidak boleh diabaikan. Hal yang tepenting dalam berkomunikasi melaui telepon adalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan bersahabat, dan juga tidak bernada emosi. b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam komunikasi melalui teleponAdapun hal-hal yang terpenting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon di tempat kerja adalah sebagai berikut :1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali bordering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan.2. Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja.3. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau telalu lama berbicara dengan si penelepon.4. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan.5. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya bicaralah dengan sikap yang menyenangkan.6. Berusalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.7. Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau telalu lambat.8. Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraannya. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, “saya harus berbicara dengan siapa ya?”.9. Apabila kita menelepon seseorang, kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa menggangu di sela-sela kesibukkannya.Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja15810. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan, dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak.11. Catat poin pesan-pesan yang disampaikan.12. MIntalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah maaf jika membuat kesalahan sewaktu dalam pembicaraan telepon.13. Mengakhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan kata “terima kasih” (thank you) dan “kembali” (you are welcome), dan mengucapkan salam “selamat pagi” atau “selamat siang” ketika mengakhiri pembicaraan.14. Meletakkan gagang telepon dengan pelanc. Hal-hal yang harus dihindari dalam berkomunikasi melalui telepon :1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon.2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah sesuatu.4. Berbicara terlalu banyak basa-basi.5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.6. Berbicara dengan nada memerintah.7. Penelepom dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan.8. Penelepopn ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.9. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.3. Komunikasi melalui SuratWalaupun perkembangan teknologi komunikasi dan informasi demikian pesat, komunikasi melalui surat-menyurat dalam dunia bisnis masih memegang peranan penting. Komunikasi melalui surat biasanya berkaitan dengan pengiriman pesan kepada pelanggan, supplier maupun mitra bisnis yang lain. Contoh : surat penagihan, surat konfirmasi utang/piutang, surat penawaran, surat undangan dan sebagainya.159Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerjaa. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam komunikasi melalui surat : Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam komunikasi bisnis melalui surat yaitu :1. Menggunakan kertas berkop/kepala surat yang menunjukkan instansi/perusahaan yang mengirimkan surat. Kop surat ini biasanya minimal berisi nama dan alamat instansi/perusahaan.2. Menggunakan bahasa formal yang dimengerti oleh penerima surat.3. Mencamtumkan tanggal, momor dan pokok surat serta ditandatangani oelh pihak yang berhak pada instansi/perusahaan tersebut.4. Surat dapat dikirim melalui kurir perusahaan, jasa pengiriman pos, melalui faximile ataupun dikirim melalui e-mail sesuai urgensi isi surat.b. Syarat penulisan surat bisnis yang baikAgar surat yang dikirim mendapat tanggapan positif, maka penulisannya harus memperhatikan syarat-syarat berikut.1. Pahami permasalahan yang ditulis dengan baik2. Gunakan tata bahasa yang baku3. Pahami peraturan-peraturan yang ada hubungannya dengan pesan akan disampaikan atau ditulis4. Gunakan bahasa yang sederhana dan singkat5. Gunakan istilah-istilah yang umum dipakai dalam surat6. Gunakan kata-kata yang tepat7. Jangan menggunakan singkatan yang tidak umum dipakai dalam surat menyurat8. Gunakan bahasa yang sopan dan hormat9. Ungkapakan isi surat secara rinci dan jelas agar tidak terjadi salah tafsir atau salah pengertianc. Langkah-langkah penyusunan surat bisnisLangkah-langkah dalam menyusun surat bisnis yang baik yaitu :1. Menentukan tujuan2. Pencatatan masalah-masalah yang akan dikemukakan3. Menyusun masalah-masalah secara sistematis sesuai dengan urutannya4. Menjabarkan masalah-masalah no.3 dalam kalimat atau konsep suratNext >