< PreviousDirektorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja160d. Jenis-jenis surat bisnis1). Surat PenawaranSurat penawaran adalh surat yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan penjual agar dapat diketahui oleh calon pembeli. Biasanya informasi yang dicantumkan oleh perusahaan sebagai penjual adalah :a.) Nama perusahaan, bidang usaha, atau kegiatanb.) Gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang dipergunakanc.) Pekerjaan/proyek yang telah ditangani, harapan, dan prospek yang dikehendaki oleh penjuald.) Surat penawaran hendaknya menyatakan: •Jenis barang •Banyaknya •Ketetangan teknis •Harga satuan2). Surat permintaan PenawaranSurat permintaan penawaran adalah surat yang dikeluarkan oleh pembeli kepada pihak penjual yang isinya meminta penawaran. Dalam surat permintaan penawaran barang, biasanya calon pembeli menanyakan:a.) Nama dan jenis barang, harga satuan, potongan, pembayaran, dan cara penyerahan.b.) Ciri-ciri khusus/spesifikasi barang: ukuran, kualitas, layanan purnajual misalnya service gratis, garansi, dan lain-lain.c.) Selain itu calon pembeli kadang-kadang meminta daftar harga dan katalog juga leaflet atau brosur. Calon pembeli kadang-kadang juga meminta contoh barang yang sesungguhnya.161Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional BekerjaContoh Surat Permintaan PenawaranPT ADEM SANGATJl. RS.Fatmawati 342JAKARTA SELATANNo. : 123/AS/V/2008 16 Mei 2008Yth. Manajer PemasaranYosantaJln. Prapanca No.22JakartaHal :Permintaan Penawaran Lemari Es Dengan hormat,Kami akan memperluas usaha dagang karena semakin banyaknya konsumenyang berbelanja di toko kami. Tetapi sayang sekali kami sampai saat ini belum dapat melayani permintaan lemari es dari calon pembeli.Berkenaan dengan hal tersebut, dengan ini kamu mohon sudilah Saudara mengirimkan daftar harga Lemari Es dan keterangannya tentang :1. Syarat-syarat pembayaran2. Potongan harga3. Cara penyerahan barang, dan4. Layanan purnajualSelain itu, kami mohon agar dapat dikirim leaflet, katalog, dan brosur barang tersebut.Atas perhatian Saudara, Kami ucapkan terima kasih.Hormat kami,Mohammad Safit JufriDirekturDirektorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja1623). Surat PesananSurat pesanan atau surat beli adalah surat dari pembeli kepada penjual yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu. Surat ini dibuat berdasarkan pada hal-hal berikut.a. Adanya penawaranb. Iklanc. Persediaan habisContoh surat Pesanan :CV. SAMUDRA KENCANAJl. MT.Haryono 43JAKARTANo. : 235/SK/ORD/200812 September 2008Yth. Direktur PT Cipta PesonaJln. Ahmad Yani No.25JakartaDengan hormat,Sesuai dengan surat penawaran Saudara No. 328/CP/PM/08. Tanggal 2 September 2008 dengan ini kami ingin memesan barang sebagai berikut :1. 4 Buah mesin tik listrik merk IBM type 25 @Rp. 973.000,002. 10 buah mesin tik manual merk royal type 135 @ Rp. 500.000,00Rp. 2.900.000,00Rp. 5.000.000,00Rp. 7.900.000,00Terbilang (tujuh juta sembilan ratus ribu rupiah) pembayaran akan kami bayar setelah barang kami terima di gudang kami.Atas perhatian Saudara, Kami ucapkan terima kasih. Hormat kami,Fahri ArbaManajer Mochety163Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja4). Surat PenagihanSurat penagihan adalah surat peringatan secara tertulis agar yang bersangkutan memenuhi janji/membayar hutangnya. Hal-hal yang perlu dikemukakan dalam surat tagihan:a. Pernyataan jangka waktu pembayaran yang telah lewat.b. Jumlah uang.c. Menunjukkan tanggal dan nomor faktur.d. Cara pengiriman uang.e. Surat penagihan bersifat permohonan.Contoh surat tagihan :PT ANEKA BUANAJln.Cik Ditiro 508SURAKARTANo. : 10/PF/IX/200825 Oktober 2008KepadaToko SriwedariJalan Slamet Riyadi No.78SoloPEMBAYARAN FAKTUR No. 505/PS/IX/2008Menurut catatan kami ternyata Tuan belum melunasi faktur No. 505/PS/IX/2008 tanggal 25 September 2008 sebanyak Rp. 75.000,00 (tujuh puluh lima ribu rupiah) yang seharusnya Tuan selesaikan pembayarannya sebelum tanggal 9 Oktober 2008.Mengingat waktu pembayaran sudah lewat 4 minggu maka besar harapan kami agar Tuan segera menyelasaikan pembayaran tersebut.Atas perhatian Tuan, Kami ucapkan terima kasih. Hormat kami,PT ANEKA BUANAIKHSAN FAHRY ARBADirekturDirektorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja1645). Surat Penangguhan PembayaranSurat penangguhan pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli yang isinya memohon penagguhan pembayaran karena belum dapat menepati persetujuan yang telah ditentukan. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor antara lain :a. Karena cash pembeli kosongb. Karena barang yang dijual pembeli belum dibayar atau relasi belum membayarContoh surat penangguhan pembayaran :FOTO INDAHJalan Stasiun Raya 77 Telp.573321KudusNo. : 12/PPP/IX/20085 September 2008CV ALAM CIPTAJalan Ahmad Yani No.47 Telp. 359922 SemarangHAL : PERMINTAAN PENANGGUHAN PEMBAYARANKami menerima surat permintaan pembayaran Saudara setelah taman selesai dibuat tanggal 4 September 2008.Kami mohon maaf karena belum dapat memenuhi permintaan Saudara tepat pada waktunya. Hal ini terjadi karena kami kesulitan mencairkan dana di Bank, sebab Bank libur selama 3 hari. Oleh karena itu terpaksa kami memohon penangguhan pembayaran selama 3 hari.Mudah-mudahan hal ini tidak menimbulkan keretakan hubungan kita yang sudah lama dirintis. Hormat kami,FOTO INDAHDrs. MaskuriPimpinan165Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja6). Surat Pengaduan/ClaimSurat pengaduan adalah surat yang dikirim dari pembeli/penerima barang kepada penjual yang berisi pernyataan pengiriman/penerimaan barang yang tidak sesuai dengan pesanan disertai dengan tuntutan penyelesaiannya. Adapun sebab-sebab/alasan surat pengaduan adalah:a. Karena jumlah barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan pesananb. Mutu barang tidak sesuai dengan pesananc. Jenis (type) barang tidak sesuaid. Waktu tidak sesuai/keterlambatanContoh surat pengaduan :PT WIJAYA RAYAJalan Puspa Indah No.7BandungNo. : 130/AJS/V/20089 Desember 2008Lamp : -----Hal. : Kekurangan “Mouse”KepadaPT. PRIMA JAYAJln. Simanjutak No.8JakartaDengan hormat,Surat Saudara No. 006/SP/12/2003 tentang pengiriman komputer telah kami terima. Kami ucapkan terima kasih.Namun perlu kami beritahu bahwa dari 15 unit komputer tersebut, ada satu unit yang tidak ada mouse. Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon Saudara dapat segera melengkapi hal tersebut secepatnya, karena sangat dibutuhkan oleh pelanggan kami.Atas perhatian Saudara, Kami ucapkan terima kasih.Hormat kami,PT. WIJAYA RAYAAHMAD ANANG ARDIANSYAHDirekturDirektorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja1664. Komunikasi melalui FaximileFaximile merupakan alat untuk mengirim dokumen melalui mesin fax. Dalam dunia bisnis penggunaan komunikasi melalui faximile sering dilakukan baik itu untuk mengirim surat maupun dokumen lain. Selain kecepatan untuk mengirim copy dokumen/surat kepada pihak yang dituju, komunikasi melalui faximile juga tergolong ekonomis.Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi melalui fax, antara lain:a. Pastikan nomor faximile yang dituju telah tepat, karena kesalahan penulisan satu angka saja membuat pesan tidak akan sampai pada tujuan.b. Tulis nama, bagian dan jabatan orang yang dituj u untuk menerima fax pada dokumen yang akan difax.c. Jika dokumen yang akan difax merupakan dokumen penting yang tidak boleh ditulisi atau dapat rusak jika dimasukkan ke dalam mesin fax, maka fotocopy terlebih dahulu dokumen tersebut. Gunakan copy dokumen tersebut sebagai dokumen yang akan difax.d. Pastikan dokumen sudah terkirim dengan melihat status pengiriman pada mesin faxe. Lakukan konfirmasi melalui telepon atau sms untuk memastikan bahwa dokumen yang difax sudah diterima.5. Komunikasi melaui Surat Elektronik (E-mail)Produk pengembangan teknologi informasi tahun 1961 ini sekarang tampaknya sudah menjadi bagian hidup masyrakat Indonesia, khususnya mereka yang bekerja dan hidup dengan TI sebagai pendukung kehidupannya. E-mail adalah mekanisme komunikasi yang merupakan bagian dari ragam bahasa tulisan. Membayangkan e-mail adalah membayangkan sebuah surat yang dielektronisasikan, sesuai dengan kepanjangannya, electronic mail. E-mail yang ternyata memberi keuntungan dari sisi efisiensi biaya, kecepatan penyebaran informasi e-mail, tak terelakkan lagi menjadi perangkat komunikasi esensial bagi perusahaan pertimbangannya, selain biaya yang lenih rendah untuk pengguna yang banyak, perlindungan aset informasi perusahaan berupa e-mail juga diyakini lebih terjamin.Tips komunikasi melalui e-mail :a. Pastikan alamat e-mail yang dituju telah tepat, karena kesalahan penulisan satu huruf saja membuat pesan tidak akan sampai pada tujuan.b. Pegunakan kata-kata yang padat dan jelas, tidak terlalu bertele-tele. Jika yang dikirim berupa dokumen, maka e-mail berisi pengantar saja 167Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerjasedangkan dokumen dilampirkan pada attachment.c. Jika e-mail ditujukan untuk dikirimkan ke beberapa alamat, maka dapat menggunakan cc (copy carbon) atau bcc (black copy carbon) agar orang yang dikirimi tidak mengetahui kemana saja e-mail dikirim.d. Pastikan e-mail sudah terkirim dengan melihat status pengiriman.e. Lakukan konfirmasi melalui telepon atau sms untuk memastikan bahwa e-mail sudah diterima.6. Komunikasi Bisnis melalui E – CommercePerdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik.. Media elektronik yang popular digunakan saat ini adalah internet. Perkembangan teknologi di masa mendatang, memberikan kemungkinan yang terbuka untuk penggunaan media lain selain internet. Di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan / perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet. E-commerce adalah kegiatan-kegiatan bisnis yang menghubungkan perusahaan, konsumen dan suatu komunitas melalui transaksi elektronik serta perdagangan barang, layanan dan informasi yang dilakukan secara elektronik. E-commerce digunakan sebagai transaksi bisnis antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya, antara perusahaan dengan pelanggan (pelanggan), atau antara perusahaan dengan institusi yang bergerak dalam pelayanan publik. Sistem E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi, yaitu :1. Electronic Markets (EMs), yaitu sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan. Keuntungan fasilitas EMs bagi pelanggan terlihat lebih nyata dan efisien dalam hal waktu, sedangkan bagi penjual, ia dapat mendistribusikan informasi mengenai produk dan service yang ditawarkan dengan lebih cepat sehingga dapat menarik pelanggan lebih banyak.2. Elektronic Data Interchange (EDI), adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja168oleh International Data Exchabge Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disepakati, yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media elektronik”. EDI sangat luas penggunaaanya, biasanya digunakan oleh kelompok retail besar, ketika melakukan transaksi bisnis dengan para supplier mereka. EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain, tanpa memerlukan hardcopy atau faktur, sehingga terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia. Keuntungan menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, respon dan pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.3. Internet Commerce, adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan. Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet, antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual. Penggunaan internet sebagai media pemasaran dan saluran penjualan terbukti memberikan keuntungan, antara lain :a. untuk beberapa produk tertentu lebih sesuai ditawarkan melalui internet;b. harga lebih murah mengingat membuat situs di internet lebih murah biayanya dibandingkan dengan membuka outlet retail di berbagai tempat;c. internet merupakan media promosi perusahaan dan produk yang paling tepat dengan harga yang relatif lebih murah; sertad. pembelian melalui internet selalu akan diikuti dengan layanan pengantaran barang sampai di tempat pemesan. Berbeda dengan transaksi perdagangan biasa, transaksi e-commerce memiliki beberapa karakteristik yang sangat khusus, yaitu :1. Transaksi tanpa batas : Sebelum era internet, batas-batas geografiseringkali menjadi penghalang suatu perusahaan atau individu yang ingin go-international, sehingga hanya perusahaan atau individu yang bermodal besar saja yang dapat memasarkan produknya ke luar negeri. Dewasa ini, dengan internet pengusaha kecil dan menengah dapat memasarkan produknya secara internasional, cukup dengan membuat situs web atau dengan memasang iklan di situs-situs internet tanpa dibatas waktu (24 jam), dan tentu saja pelanggan dari seluruh dunia dapat mengakses situs tersebut serta melakukan transaksi secara on line.169Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja2. Transaksi anonim: Para penjual dan pembeli dalam transaksi melalui internet tidak harus bertemu muka satu sama lainnya. Penjual tidak memerlukan nama dari pembeli sepanjang pembayarannya telah diotorisasi oleh penyedia layanan sistem pembayaran yang ditentukan, pada umumnya dengan kartu kredit,3. Produk Digital dan Non Digital : Produk-produk digital seperti software computer, musik dan produk lain yang bersifat digital, dapat dipasarkan melalui internet dengan cara mendownload secara elektronik. Dalam perkembangannya obyek yang ditawarkan melalui internet juga meliputi barang-barang kebutuhan lainnya.4. Produk barang tak berwujud; Banyak perusahaan yang bergerak di bidang e-commerce menawarkan barang tak berwujud (intangible) seperti data, software dan ide-ide yang dijual melalui internet. Implementasi e-commerce pada dunia industri, semakin lama semakin luas tidak hanya memberikan kemudahan dalam bisnis, tetapi juga mengubah suasana kompetisi menjadi semakin dinamis dan global. Perkembangan teknologi tidak hanya mendukung kelancaran dan keberlangsungan suatu aktivitas bisnis, namun juga menciptakan industri baru dalam komunikasi bisnis.Penerapan e-commerce, telah menciptakan suatu komunitas tersendiri yang dinamakan Komunitas Bisnis Elektronik (electronic business community). Komunitas ini memanfaatkan cyberspace sebagai tempat bertemu, berkomunikasi dan berkoor-dinasi secara intensif dengan memanfaatkan media dan infrastruktur telekomuni-kasi serta teknologi informasi dalam menjalankan kegiatannya seharai-hari. Seperti halnya pada masyarakat tradisional, pertemuan antara berbagai pihak dengan be-ragam kepentingan secara natural telah membentuk sebuah pasar tersendiri tempat bertemunya permintaan (demand) dan penawaran (supply). Dengan perkemban-gan teknologi e-commerce, maka transaksi tadi dapat dengan mudah dilakukan, sekalipun kedua pihak yang bertransaksi berada pada sisi geografis yang berbeda. Banyak orang mengasumsikan, bahwa e-commerce dan e-bisnis adalah sama. Isti-lah e-commerce dan e-bisnis terdengar hampir sama, tapi secara teknis sebenarnya keduanya berbeda. E-commerce memiliki pengertian yang lebih sempit dibanding-kan e-bisnis, dimana e-commerce adalah sub perangkat atau bagian dari e-bisnis. E-bisnis memiliki makna yang lebih luas dan menunjuk kepada penggunaan te-knologi untuk menjalankan bisnis yang memberikan hasil atau dampak besar kepa-da bisnis secara keseluruhan.Istilah e-bisnis mengcover semua area bisnis. E-bisnis terjadi ketika perusahaan atau individu berkomunikasi dengan para klien atau nasabah secara e-mail, Pemasaran dilakukan melalui internet, menjual produk atau jasa melalui internet untuk promosi produk dan jasa, dan sebagainya. Sedangkan E-commerce mengacu kepada penggunaan internet untuk belanja on line, seperti belanja produk atau jasa melalui internet. Sampel lainnya adalah ketika individu atau perusahaan membayar Next >