< PreviousDirektorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja40d. Membantu perusahaan agar lebih siap menghadapi berbagai perubahan.e. Menjauhi berbagai masalah yang mungkin terjadi pada masa mendatang.f. Menentukan tujuan secara realistis sesuai dengan berbagai perubahan yang mungkin terjadi. 4. Efisiensi Dalam Pekerjaana. Pengertian EfisiensiEfisiensi berkaitan dengan menghasilkan sesuatu/produksi yang optimal dengan tidak membuang sumber daya dalam proses pengerjaannya. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan tenaga yang sedikit mungkin dengan hasil yang tetap sama. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh semua karyawan untuk semua pekerjaan yang kecil maupun yang besar sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat tenaga, waktu, biaya, bahan dan lainnya.Bila seorang karyawan harus segera menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu yang singkat, maka karyawan tersebut harus dapat meningkatkan kecepatan dalam bekerja, tetapi harus tetap menjaga mutu hasil kerjanya. Oleh karenanya, karyawan yang tidak efisien akan kekurangan waktu dalam menyelesaikan pekerjaannya, sedangkan karyawan yang efisien akan kekurangan pekerjaan untuk menghabiskan waktunya.Dengan demikian, efisiensi kerja merupakan pelaksanaan kerja dengan cara tertentu, tanpa mengurangi tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Cara pelaksanaan kerja tersebut merupakan cara termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya serta terpendek jaraknya.Karyawan yang efisien tidak akan mengeluh walaupun banyak yang harus dikerjakannya, tetapi karyawan yang tidak efisien akan mengeluh walaupun sedikit yang dikerjakannya. Cara kerja yang efisien hendaknya perlu diterapkan secara terus-menerus agar jiwa efisiensi dapat dimiliki dan diterapkan dalam melaksanakan pekerjaan.b. Azas-azas Efisiensi KerjaUntuk menerapkan efisiensi dalam bekerja ini karyawan perlu mengetahui asas-asas efisiensi bagi pekerjaan yaitu sebagai berikut.41Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja1. Azas PerencanaanPerencanaan berarti menggambarkan suatu tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Perencanaan ini sangat penting agar efisiensi dapat dilakukan karena tindakan apa yang akan dilakukan telah direncanakan sebelumnya.2. Azas PenyederhanaanMenyederhanakan berarti membuat suatu system yang rumit atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan.3. Azas PenghematanMenghemat berarti mencegah pemakaian benda/bahan secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan menjadi lebih minim4. Azas PenghapusanMenghapuskan berarti meniadakan kegiatan yang memiliki persamaan kegiatan atau bahan yang mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja.5. Azas PenggabunganMenggabungkan berarti menyatukan pekerjaan yang memiliki persamaan kegiatan atau bahan yang mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja.c. Syarat Efisensi KerjaUntuk mencapai efisiensi kerja tersebut diperlukan beberapa syarat berikut ini.1. Berhasil Guna atau EfektifSyarat ini menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, dalam arti target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.2. EkonomisSyarat ekonomis menyatakan bahwa dalam usaha mencapai sesuatu yang efektif biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu, dan ruangan telah dimanfaatkan dengan tepat.3. Pelaksanaan Kerja yang Dapat DipertanggungjawabkanSyarat ini untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja sumber-sumber yang ada telah dimanfaatkan dengan tepat dan dapat dipertanggungjawabkan4. Pembagian Kerja yang NyataManusia mempunyai kemampuan yang terbatas sehingga tidak mungkin mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik. Hendaknya ada Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja42pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia.5. Rasionalitas Wewenang dan Tanggung JawabWewenang harus seimbang dengan tanggung jawab seseorang, artinya jangan sampai terjadi seseorang mempuyai wewenang yg lebih besar dari tanggung jawab atau sebaliknya jangan sampai terjadi wewenang lebih kecil dari tanggung jawabnya.6. Prosedur Kerja yang PraktisArtinya bahwa peleksanaan kerja harus merupakan kegiatan operasional yang dapat di laksanakan dengan lancar , dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan.d. Sumber Efisiensi KerjaSumber utama efisiensi kerja adalah manusia karena dengan alat pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Sumber efisiensi kerja yang melekat pada manusia adalah kesadaran, keahlian, dan disiplin.1. KesadaranKesadaran terhadap arti dan makna efisiensi sangat membantu usaha kea rah efisiensi kerja, Kesadaran mendorong seseorang untuk berkeinginan membangkitkan kehendak guna melakukan sesuatu. Efisiensi kerja sangat erat kaitannya dengan tingkah laku dan sikap hidup seseorang. Artinya bahwa tingkah laku dan sikap hidup seseorang dapat mengarah kepada perbuatan yang efisiensi atau sebaliknya. Oleh karena itu, penerapan efisiensi kerja tidak dapat diharapkan timbul seketika pada seseorang, melainkan merupakan hasil dari proses yang panjang. Kesadaran sebagai salah satu sumber efisiensi perlu secara terus-menerus dipupuk agar usaha dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya dan waktu.2. KeahlianSuatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih dan lebih cepat daripada apabila pekerjaan tersebut dilakukan oleh orang yang bukan ahlinya. Unsur keahlian dalam efisiensi kerja melekat pada manusia di bidang tertentu perlu ditunjang dengan peralatan, agar efisiensi kerja yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa menggunakan alat. Sebab keahlian tanpa ditunjang oleh fasilitas yang memadai tidak mungkin diterapkan untuk dapat menghasilkan yang terbaik. Tetapi keahlian itu sendiri sudah merupakan jaminan adkan didapatkannya hasil yang efisien.43Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional BekerjaMasalah keahlian di dalam suatau kegiatan/pekerjaan dewasa ini, telah berkembang sehingga menuntut adanya keahlian untuk masing-masing bidang pekerjaan. Perkembangan pekerjaan yang menjurus ke arah spesialisasi mensyaratkan adanya tenaga ahli. Semakin banyak spesialisasi di ciptakan dan semakin banyak pula keahlian yang diperlukan sesuai tuntutan yang ada. Seorang pakar dalam bidang mesin tertentu, akan mampu memperkirakan dengan tepat kerusakan pada sebuah mesin hanya karena mendengar suara mesinnya., tetapi seorang yang bukan pakarnya tidak dapat memperkirakan tanpa membongkar lebih dahulu mesin tersebut. Dari contoh tersebut, dapat kita lihat perbedaan dalam efisiensi kerja. Sehubungan dengan hal tersebut maka factor yang sangat erat hubungannya dengan keahlian adalah penempatan orang yang tepat pada suatu pekerjaan.3. DisiplinDisiplin erat hubungannya dengan kesadaran, sebab disiplin timbul dari kesadaran. Kesadaran memerlukan waktu lama dan agak sulit dilaksanakan, tetapi disiplin dpat ditumbuhkan dalam waktu yang singkat dan pada awalnya dapat dipaksakan dengan suatu aturan. Di tempat kerja terdapat berbagai aturan yang menuntut adanya disiplin pegawai dengan berbagai sanksinya. Usaha untuk menciptakan disiplin pada organisasi antara lain dilakukan melalui penyebaran tugas dan wewenang yang jelas, tata cara atau tata kerja (prosedur) yang sederhana tetapi memadai yang dapat diketahui dan dipahami oleh tiap karyawan sehingga mereka bisa melaksanakan disiplin tersebutUpaya lain yang perlu dilaksanakan adalah menciptakan keseimbangan antara kepentingan organisasi dengan kepentingan pribadi karyawan. Untuk dapat menciptakan keseimbangan kepentingan tersebut, banyak hal perlu diperhatikan, misalnya gaji/pendapatan, penghargaan, pendidikan dan latihan, fasilitas, rekreasi, dan hal-hal yang menyangkut segi kemanusiaan karyawan. Apabila upaya tersebut dapat diwujudkan dengan baik, maka disiplin organisasi dapat ditegakan dan dipelihara sehingga semua pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efisien.e. Pedoman Efisiensi KerjaDalam rangka membantu menciptakan cara kerja yang efisien, diperlukan beberapa pedoman sebagai berikut;a. Mengubah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi pekerjaan otomatis.b. Mengerjakan tangan untuk bekerja dengan tanpa bantuan matac. Memiliki tempat tertentu untuk benda atau catatand. Menyimpan benda yang benar-benar penting saja.Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja44e. Bekerjalah menurut rencana untuk mencapai hasilf. Menyusun pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat.g. Membiasakan mengambil keputusan seketika.h. Membiasakan memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketikai. Menggunakan catatan untuk membantu ingatanj. Menggunakan tenaga lain atau pembantu untuk membantu menyelesaikan pekerjaanf. Efisiensi Kerja di KantorDalam menciptakan efisien kerja, sebaiknya ditekiti dan ditemukan tempat atau bagian-bagian yang sering mengalamai inefisiensi terlebih dahulu sehingga efisiensi dapat diterapkan pada bagian-bagian yang mengalami inefisiensi tersebut. Dalam pekerjaan sehari-hari dikantor, umumnya inefisiensi terjadi dalam palat tulis kantor dan pemeliharaan dan pemakaian barang kantor. Oleh karena itu, pada kedua bagian ini perlu diterapkan efisiensi.Efisiensi dalam Pemakaian Alat tulis kantorEfisiensi dalam pemakaian alat tulis kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini.1. Jangan mudah membuang bahan, kecuali benar-benar tidak dapat digunakan lagi. Contoh kertas yang terbuang percuma setiap hari karena kebiasaan membuang kertas padahal kertas tersebut masih bisa digunakan untuk keperluan lain.2. Memelihara alat kerja seperti computer sesuai dengan kemampuan, misalnya dengan cara memakai alat kerja tersebut sesuai dengan tujuannya.3. Pakailah kertas konsep secara timbal balik.4. Pergunakan karbon dengan cermat5. Hindarkan membuat tembusan surat dan lainnya yang berlebihan.6. Menggandakan surat secukupnya saja.Efisiensi dalam Pemeliharaan serta Pemakaian Barang KantorPemeliharaan adalah merawat benda/barang agar benda/barang tetap berada dalam kondisi yang terbaik dalam hal pemanfaatannya sehingga diperoleh hasil sesuai dengan fungsinya.Memelihara barang tidak bergerak lebih mudah daripada memelihara barang yang bergerak, baik bergerak di tempat (berupa mesin) maupun bergerak dengan 45Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerjamenempuh suatu jarak (mobil, motor, sepeda dan lain-lain). Pemeliharaan barang bergerak membutuhkan keahlian khusus dan frekuensi pemeliharaannya melebihi frekuensi barang yang bergerak. Artinya, frekuensi pemeliharaan barang yang bergerak lebih banyak dibandingkan barang tidak bergerak sehingga berpengaruh terhadap besarnya biaya pemeliharaan. Untuk menanggulangi besarnya biaya pemeliharaan tersebut, perlu diketahui beberapa hal yang menyebabkan terjadinya pemborosan dalam pemeliharaan barang sehingga meningkatkan jumlah biaya pemeliharaan, yaitu;1. Kelengahan pengelolaan bahan atau alat dalam proses produksi.2. Kelengahan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas, debu, cairan dan lain-lain.3. Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat.4. Pemakaian mesin/barang yang tidak sesuai dengan tujuan5. Pemakaian barang yang berlebihan dan kelebihan itu tidak dikembalikan atau dilaporkan.6. Pemakaian yang kasar dan ceroboh7. Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan.8. Beban yang berlebih pada alat angkut yang menyebabkan alat cepat rusak.9. Kelalaian pengurusan barang atau mesin yang tidak dipakai.10. Kelalaian terhadap perbaikan kecil yang sebenarnya dapat dilakukan sendiri.11. Penghapusan barang sebelum waktunya.12. Hilangnya alat-alat kecil.13. Kelambatan dalam system laporan jika terjadi kerusakan pada mesin.g. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Efisiensi KerjaDalam mewujudkan efisiensi dalam bekerja terdapat beberapa factor yang memengaruhinya. Menurut Ralph M. Barnes terdapat 3 faktor yang memengaruhim efisiensi kerja, yaitu gerakan tubuh, pengaturan tempat kerja, dan penggunaan alat kerja. Menurut The Liang Gie juga terdapat 3 faktor yang memengaruhi efisiensi kerja, yaitu kemauan, kemampuan, dan kemahiran.Secara lebih terperinci, faktor yang memengaruhi seseorang untuk dapat bekerja dengan efisien, diantaranya : •Bentuk dan Susunan serta Permukaan Meja KerjaBentuk dan susunan serta permukaan meja kerja perlu dirancang dengan baik, agar dapat menghemat tenaga, usaha dan waktu. Contoh meja yang berbentuk L atau U dengan tempat mesin ketik atau computer di Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja46sebelah kiri. Selain itu, permukaan meja harus halus agar karyawan bisa bekerja dengan nyaman. •KursiKursi hendaknya yang dapat berputar dan mempunyai sandaran tegak, agar karyawan dapat duduk dan mudah berputar apabila harus mengetik, mengangkat telepon atau menulis di atas meja tulisnya. •Posisi Benda/BarangPosisi benda atau barang yang sering digunakan di atas meja dan segera simpan semua peralatan atau berkas yang tidak diperlukan lagi agar meja tetap rapid an dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya dengan efisien. •LaciBarang atau benda yang ada di dalam laci hendaknya disusun dengan penuh pertimbangan disesuaikan dengan kepentingan masing-masing peralatan agar dapat dipergunakan dengan efisien.C. RANGKUMAN1. Perencanaan dilakukan sebelum menjalankan program kerja. Hal ini harus dilakukan berdasarkan prediksi masa depan terhadap semua aspek pekerjaan produksi dan kondisi-kondisi eksternal.2. Agar perencanaan dapat berfungsi sebagai alat untuk mencapai tujuan, ada beberapa prinsip perencanaan yang harus diperhatikana. Kontinuitasb. Perencanaan dibuat berdasarkan faktac. Futuristikd. Fleksibilitase. Realitis3. Sumber efisiensi kerja yang melekat pada manusia adalah kesadaran, keahlian, dan disiplin47Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional BekerjaD. EVALUASI KEGIATANJawablah Pertanyaan di Bawah ini dengan Benar !1. Jelaskan pengertian perencanaan !2. Sebutkan beberapa prinsip perencanaan yang baik !3. Jelaskan hal-hal yang mempengaruhi perencanaan !4. Jelaskan pengertian efisiensi !5. Jelaskan apa yang dimaksud 5W + 1H !6. Jelaskan sumber-sumber efisiensi !7. Sebutkan bagian yang sering terjadi inefisiensi di kantor !8. Sebutkan factor-faktor penyebab meningkatnya biaya pemeliharaan !9. Sebutkan beberapa pedoman dalam penerapan efisiensi !10. Jelaskan factor yang memengaruhi efisiensi dalam bekerja !E. TUGASBuatlah suatu rencana kerja mengenai kegiatan ekstrakurikuler yang akan diadakan di sekolah. Daftarkan apa sja kegiatan yang akan dilaksanakan dan bagaimana cara melaksanakan kegiatan tersebut. Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional Bekerja48A. TUJUAN PEMBELAJARANSetelah mempelajari kegiatan belajar ini siswa diharapkan mampu :1. Menjelaskan pengertian kompetensi2. Mengetahui tentang manfaat kompetensi3. Menjelaskan pengertian kompetensi personal4. Mengetahui cara mengelola kompetensi personalB. URAIAN MATERI1. Pengertian KompetensiSeiring dengan persaingan bisnis yang semakin tajam dan perubahan lingkungan yang sangat drastis pada setiap aspek kehidupan manusia, maka setiap organisasi membutuhkan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi di bidangnya sehinga dapat memberikan output yang terbaik bagi organisasi/perusahaan. Dengan kata lain organisasi tidak hanya mampu memberikan pelayanan yang memuaskan, tetapi juga berorientasi pada nilai. Dalam hal ini kompetensi berarti memiliki kemampuan secara profesional sehingga mampu melaksanakan tugas dengan baik dan menghasilkan hasil akhir berdasarkan pada mutu yang standar yang telah di tetapkan.KEGIATAN PEMBELAJARAN 4 MENGELOLA KOMPETENSI PERSONAL49Direktorat Pembinaan SMK (2013)Etika Profesi Dan Profesional BekerjaMenurut kamus Besar Bahasa Indonesia pengertian kompetensi adalah kemampuan atau kecakapan, sedangkan berdasarkan surat keputusan Mendiknas nomor 045/U/2002, kompetensi adalah seperangkat tindakan cerdas, penuh tanggung jawab yang di miliki seseorang sebagai syarat untuk di anggap mampu oleh masyarakat dalam melaksanakan tugas-tugas dibidang pekerjaan tertentu. Dengan demikian, kompetensi berkaitan dengan karakteristik yang mendasari kemampuan seseorang dalam bekerja.Dalam rumusan yang lain kompetensi merujuk pada keahlian atau pengetahuan sehingga dapat meningkatkan kinerja yang unggul. kompetensi terbentuk melalui individu/organisasi, keterampilan dan kemampuan serta menyediakan kerangka kerja untuk membedakan antara kinerja yang rendah dengan kinerja yang luar biasa. kompetensi dapat di terapkan pada organisasi,individu tim dan pekerjaan serta tingkat fungsional. Kompetensi merupakan kunci untuk efektivitas dalam pekerjaan. 2. Jenis KompetensiKompetensi dapat di bagi menjadi beberapa kategori berikut ini.a. Core Competencies/kompetensi utamaKompetensi utama adalah sebuah kompetensi yang didefinisikan sebagai kemampuan internal yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis. Kompetensi ini adalah kompetensi diharapkan dimiliki semua individu dalam organisasi. Kompetensi ini mendefinisikan tentang nilai-nilai organisasi yang paling di pahami oleh kebanyakan orang. tujuan bagi kompetensi bagi individu adalah agar ia bisa bekerja dalam beragam posisi di dalam organisasi.b. Threshold competenciesThreshold Kompetencies adalah karakteristik setiap pemegang pekerjaan sehingga bisa melakukan pekerjaan secara efektif, tetapi tidak dapat di gunakan seorang yang berkinerja tinggi, rata-rata, atau rendah. Misalnya, penjual yang baik harus memiliki kemampuan yang memadai tentang peroduk yang mereka jual, tetapi pengetahuan ini tidak selalu cukup untuk memastikan performa penjualan mereka. Next >