< PreviousKEARSIPAN 192CaNama: CaterinaNomor Surat:-Perihal: Lamaran PekerjaanTanggal Surat: 15 Maret 2008b.Ambillah arsip yang dimaksud pada laci 2013, guide Jan-Peb, dan folder 2,serta di belakang tab Su untuk menemukan surat atas nama Suyatno.Sedangkan surat atas nama Caterina ditemukan di laci 2013, guide Mar-April, dan folder 15, serta di belakang tab Ca.c.Tempatkan outsheet yang telah diisi sebelumnya di tempat arsip yangdiambil:Lembar I disimpan di tikler file/kotak peminjaman menurut tanggalpeminjaman.Lembar II diletakkan pada folder/sampul arsip untuk mengetahui arsipyang dipinjam.Serahkan arsipyang dipinjam kepada peminjam bersama denganlembar III bon peminjaman yang telah diisi.g.Lembar KerjaPeserta DidikMencatat Dokumen ke dalam Kartu Indeksa.AlatAgar latihan kegiatan dengan menggunakan lembar kerja ini berjalandengan baik diperlukan alat yang antara lain sebagai berikut.Format Kartu Indeks.Pensil.Pena.Penggaris.Penghapus/tip-Ex.b.BahanBahan yang diperlukan dalam kegiatan ini adalahsebagai berikut:Contoh surat (sebagai arsip yang disimpan, yang sebelumnya dicatat dalamkartu indeks).c.Langkah KerjaMeneliti arsip/dokumen/surat yang diterima.Memeriksa tanggal surat.Meneliti pengirim surat:-Bisa dilihat dari kop surat,-Bisa dilihat dari penandatangan surat.KEARSIPAN 193Meneliti perihal surat.Mencatat identitas surat ke dalam format kartu indeks.Memberi kode pada kartu indeks sesuai dengan nama (dalam identitassurat).Lembar KerjaPeserta DidikPenemuan kembali arsip yang disimpan1.AlatAgar latihan kegiatan dengan menggunakanjob sheetini berjalandengan baik diperlukan alat antara lain sebagai berikut:Filing cabinet.Format outsheet (lembar isian meminjam 1 lembar arsip).Format out guide (lembar isian meminjan 1 folderarsip).Alat tulis-menulis (Pensil, Pena, Penggaris Penghapus/Tip-Ex).Guide.Folder/map.Stop map.Stempel tanggal.Stempel waktu.2.BahanBahan yang diperlukan dalam kegiatan ini adalah sebagai berikut.a.Contoh Surat (sebagai arsip yang disimpan).b.Format Bon Peminjaman.3.Langkah KerjaMeneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukankodenya.Mengisi bon peminjaman.Menuju tempat penyimpanan.Mencari arsip ke laci filing cabinet sesuai kode arsip.Mengambil arsip yang diminta.Menempatkan Out Guide atau Out Sheet ditempat arsip yangdiambil.Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan.KEARSIPAN 194A.Tujuan Kegiatan BelajarSetelah mempelajaripenyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkanpokok masalah/subyek padabahan ajar ini, peserta didik diharapkan dapat:1.Menuliskan kode penyimpanan pada tab berdasarkanklasifikasi yangtelah ditetapkan.2.Menempatkan tab pada laci filing cabinet yang telah disediakan.3.Menuliskan kode penyimpanan padahanging mapberdasarkan klasifikasiyang telah ditetapkan.4.Menempatkanhanging mappada laci filing cabinet urut sesuai kodeklasifikasi yang ditetapkan.5.Menuliskan identitas arsip pada kartu indeks;6.Menyimpan kartu indeks;7.Melakukan prosedur penyimpanan arsip atau dokumen sistem subyek.8.Menemukan kembali arsip dengan menggunakan maupuntanpamenggunakan kartu indeks.B.Uraian MateriPenyimpanan arsip dengan sistem pokok masalah atau sistem subyek,keduaistilah ini, subyek atau pokok masalah akan sering digunakan secara bergantiandengan pengertian sama.Sistem pokok masalah adalah sistem penyimpanan dokumen yangberdasarkan kepada isi dari dokumen yang bersangkutan. Isi dokumen seringkalidisebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subyek.Yang dimaksud dengan pengelolaan arsip sistem pokok masalah adalah tatacarapenyimpanan dan penemuan kembali arsip (arsip surat masuk maupun arsip suratkeluar) berdasarkan subyek atau pokok masalah/perihal dari arsip itu. Bila perihalsurat tidak sesuai dengan isi surat maka isi surat bisa dijadikan sebagai dasarpencatatan klasifikasi subyek atau pokok masalah.KEARSIPAN 195Gambar 1.Sistem Penyimpanan ArsipSistem pokok masalah dapat dikatakan sebagai sistem yang palingsukar penanganannya. Di Indonesia, sistem ini banyak dipergunakan olehinstansi-instansi pemerintah yang besar dan luas. Sistem ini dilaksanakansecara seragam untuk semua unit kerja yang ada di dalam instansibersangkutan. Sistem ini merupakan sistem yang paling tepat digunakanuntuk mengelola arsip instansi atau perusahaan yang disimpan secarasentral (terpusat disuatu tempat tertentu). Sebab arsip tersebut berasal darisemua bagian atau unit kerja yang mempunyai subyek sendiri-sendiri, danpada penyimpanan sentral semuanya bergabung menjadi satu sistem.Dengan sistem ini juru arsip/arsiparislebih cepat dalam menemukan kembaliarsip, sebab mereka lebih mudah mengingat pokok masalah/subyek arsipdibanding dengan mengingat tanggal, nomor, wilayah, atau nama.Untuk penyimpanan dengan asas desentralisasi, pemakaian sistempokok masalah kurang begitu tepat sebab setiapunit kerja sudah mempunyaitugas dan fungsi yang meliputi satu subyek tertentu. Misalnya, unit kerjapersonalia, niscaya kebanyakan akan mengelola arsip-arsip yang bersubyekpersonalia. Demikian juga dengan bagian keuangan, niscaya banyak bergauldengan arsip-arsip yang bersubyek keuangan. Sementara arsip-arsip lainniscaya tidak akan berada pada kedua unit kerja yang dijadikan contoh ini.KEARSIPAN 196Kalaupun ada maka jumlahnya tidak akan begitu banyak, dan akan disimpandalam waktu yang tidak lama untuk kemudian dipindahkan ke sentral arsip.Dari pengalaman instansi-instansi besar yang sudah menerapkanpenggunaan sistem subyek dengan buku penuntun, seringkali sulitdilaksanakan oleh para petugas di unit kerja masing-masing. Hal ini terjadidisebabkan karenatiap-tiap unit kerja mempunyai fungsi dan tugas yangberbeda-beda sehingga memerlukan dukungan arsip yang disusun dandisimpan sesuai keperluan yang berbeda-beda pula. Dengan demikiansistem yang seragam niscaya sulit diterapkan, karena masing-masing unitkerja mempunyai kepentingan yang berbeda-beda terhadap arsipnya.Dengan demikian, yang cocok dipergunakan menurut sistem subyek adalaharsip-arsip yang terkumpul dari banyak macam subyek atau masalah.Biasanya hal ini terdapat pada sentral arsip yang menerima danmengumpulkan arsip dari seluruh bagian instansi. Oleh karena itu, sistemsubyek sangat sesuai diterapkan di sentral arsip. Sedangkan, pengelolaanarsip di unit-unit kerja lebih tepat menggunakan sistem yang cocok dengantugas dan fungsi masing-masing unit.Apabila suatu lembaga ingin menyimpan arsipnya berdasarkan sistemsubyek maka lembaga tersebut harus membuat daftar klasifikasi masalahlebih dahulu. Daftar pengklasifikasian atau pengelompokan masalah harusdibuat oleh orang-orang/pimpinan yangmengetahui seluruh permasalahanlembaga sesuai dengan tugas pokok dan fungsi lembaga tersebut. Sebablembaga-lembaga yang memiliki perbedaan tugas pokok dan fungsi, secaraumum juga memiliki klasifikasi masalah yang berbeda. Sebagai contoh,klasifikasi masalah lembaga yang memiliki usaha di bidang pendidikanberbeda klasifikasi masalahnya dengan lembaga yang bergerak di bidangpenjualan barang. Namun kedua lembaga yang berbeda usahanya itumemiliki kesamaan dalam masalah-masalah untuk arsip fasilitatif,misalnyamasalah kepegawaian dan masalah keuangan. Di lembaga pendidikan adamasalah kepegawaian dan masalah keuangan demikian juga pada lembagayang bergerak di bidang produksi barang juga memiliki masalahkepegawaian dan keuangan.Contoh yang lebih sederhana dari penggunaan sistem subyek, adalaharsip pribadi seorang dosen. Arsip-arsip dikumpulkan di dalam map-mapyang diberi label menurut subyek masing-masing, misalnya jadual kuliah,kurikulum, laporan penelitian, daftar nilai mahsiswa, kepenasehatanakademik, soal-soal ujian, sripsi dan surat-keputusan. Demikian juga, suratrumah dapat disusun menurut sistem subyek, misalnya asuransi, surat-suratdokter, kredit-kredit (elektronika, mobil, rumah, kartu kredit, mebiler, sepedamotor) pembayaran listrik, resep masakan, telepon, undangan dan lain-lainsejenisnya.KEARSIPAN 197Pada arsip yang banyak dengan berbagai macam pokok masalah atausubyek, maka pada sistem ini harus dibuatkan suatu daftar tingkat kelasnya.Tingkat kelas ini dipergunakan agar subyek dapat dipetakan mulai darisubyek yang besar sampai dengan subyek yang kecil. Nama kelompoksering ditunjukkan dengan nama-nama pribadi, atau dapat dipilih sendiri,yakni divisi, kelas, subyek, dan tingkat. Kelompok itu dibagi dalam beberapatingkatan, pada umumnya 3-4 peningkatan yang digunakan untuk membuatsuatu pengelompokkan sehingga menjadi jelas dan terperinci. Namapembagian ini ada yang disebut subyek utama, subyek, sub-subyek dan sub-sub-subyek.Ada juga yang menamakan divisi utama, divisi, sub-divisi, dansub-sub-divisi.Atau nama lain yakni kelas utama, kelas, sub-kelas, sub-subkelas. Bahkan ada yang membaginya menjadi subyek, sub-subyek, dan sub-sub subyek.Daftar istilah subyek seringkali disebut nama daftar klasifikasi subyekatau pola klasifikasi subyek. Untuk memudahkan penggunaan daftar istilah,maka sistem ini seringkali sesuai dengan daftar Bantu yang seringkali disebutindeks.DAFTAR KLASIFIKASIPada pengelolaan arsip sistem pokok masalah, diperlukan adanyadaftar klasifikasi subyek agar istilah-istilah yang digunakan untukmengelompokkan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam. Daftar istilahtersebut dapat dibagi dua jenis, yakni (1) daftar klasifikasi subyek standarddan (2) daftar klasifikasi subyek buatan sendiri.1.Daftar Klasifikasi Subyek StandarDaftar subyek ini disebut standar sebetulnya hanyalah karena daftar inisudah merupakan standar umum di dunia internasional. Daftar standar inibanyak dipergunakan untuk mengelompokkan buku-buku di perpustakaan;buku-buku diperpustakaan; danpenggolongan penyimpanan arsip. Arsip-arsipyang memiliki masalah (subyek) yang banyak dan luas memerlukan notasiterinci agar lokasi penyimpanan arsipnya jelas. Misalnya, seperti di nasionalarsip suatu negara, penggunaan daftar standar ini sangat sesuaidengankeperluan. Tetapi untuk suatu instansi yang mempergunakan sistem subyek,penggunaan daftar standar ini kurang tepat, karena setiap instansi memilikikegiatan di bidang tertentu dan terbatas.Ada beberapa daftar klasifikasi subyek standar yang cukupbanyakdipergunakan secara internasional, yaitu DDC (Dewey Decimal Clasification);UDC (Universal DecimalClasification); LC (Library of Congress Clasification).DDC membagi subyeknya ke dalam 10 kelas utama, sama seperti UDC,sedangkan LC membagi subyeknya ke dalam 20 kelas utama. Ketiga baganKEARSIPAN 198klasifikasi ini membagi subyeknya berdasarkan pembagian ilmu pengetahuan,karena itu cocok dipergunakan untuk mengelompokkan koleksi buku diperpustakaan.Sebagai contoh, diambilkan pembagian kelas dari DDC yang sebenarnyasama dengan pembagian UDC. Semua ilmu pengetahuan oleh pendiri DDC,yaitu Melvil Dewey diklasifikasikan menjadi 10 kelas utama seperti berikut.000:Umum100:Filsafat200:Agama300:Ilmu Sosial400:Bahasa500:Ilmu Murni600:IlmuTerapan700:Kesenian800:Kesusastraan900:Sejarah dan Ilmu Bumi.Notasi DDC adalah angka desimal, misalnya untuk Filsafat berkisarantara 100-199. Kelas utama dibagi lagi ke dalam 10 kelas kedua (devisi).Kelas kedua dibagi lagi dalam 10 kelas ketiga (seksi). Misalnya, 600 adalahIlmu Terapan, 630 adalah Pertanian, 631 adalah Teknik dan Alat Pertanian,631.3 adalah Alat Pertanian, 631,31 adalah Mesin Pengerjaan Tanah,631,312 adalahMesinBajak.Notasi atau nomor klasifikasi untuk menentukan letak bahan di tempatpenyimpanan. Perpustakaan atau arsip nasional yang memiliki koleksi dalamjumlah besar dan mencakup 10 bidang ilmu pengetahuan, niscaya tepatuntuk menggunakan sistem subyek DDC atau UDC. Jika 10 kelas utamatersebut masih kurang terinci, maka bagan LC yang terdiri atas 20 kelasutama dapat dipergunakan. Untuk arsip kantor pemerintah daerahpenggunaan UDC tampaknya tidak cocok sebab:Arsip pemerintah daerah hanya mencakup subyek-subyek administrasiNegara yang didalam DDC atau UDC hanya mencakup nomor 350,sehingga nomor yang dipakai akan terdiri atas digit yang banyak.Notasi UDC sukar dipergunakan sebagai tanda pengenal arsip danlokasinya.Petugas arsip harus memperoleh pendidikan khusus, padahal jumlahpetugas arsip relatif banyak.Untuk pengelolaan arsip, bagan subyek yang sangat cocokdipergunakan adalah bagan klasifikasi subyek buatan sendiri. Kecuali , untukpengelolaan arsip nasional sesuatu negara yang mencakup semua bidangkegiatan negara maka bagan klasifikasi standar seperti DDC, UDC dan LCbisa digunakan.KEARSIPAN 1992.Daftar Klasifikasi Subyek Buatan SendiriPenyimpanan arsip yangmempergunakan sistem subyek, cara yangterbaik adalah mempergunakan daftar klasifikasi subyek buatan sendiri. Halini disebabkan karena kebutuhan, fungsi, dan tugas setiap kantor tidaklahsama. Daftar buatan sendiri lebih cocok dengan kebutuhan dan tujuankantor masing-masing. Terdapat beberapa membuat daftar subyek, yakni:Cara yang paling sederhana membuat daftar subyek adalah dengancara mencatat setiap isi (perihal) surat yang diterima satu per satu didalam satu buku tulis. Daftar ini kemudian disusunmenurut Subyek.Beberapa istilah yang sama cukup diambil satu untuk dimasukkandalam daftar. Istilah subyek yang dipilih untuk daftar subyek hendaklahmemenuhi persyaratan (1) kata benda atau yang dibendakan, (2)sedapat mungkin terdiri atas 1 kata, (3) pengertiannya jelas satumasalah atau subyek.Dengan mengumpulkan semua masalah yang ada pada seluruhinstansi. Karena fungsi dan tugas masing-masing unit kerja sudah jelas,maka istilah subyek dapat diambil dari fungsi dan tugas tersebut yangdisesuaikan dengan kebutuhan suatu daftar subyek. Misalnya,Personalia sebagai subyek pertama, kemudian Kesejahteraan sebagaisubyek kedua, dan Cuti sebagai subyek ketiga, dan sebagainya.Daftar subyek dapat diklasifikasi menjadi dua, yakni (1) daftar subyekmurni dan(2) daftar subyek berkode. Contoh, daftar subyek murni adalahbuku ekslopedia (Encyclopaedia Britanica), atau daftar subyek Sears Listyang seringkali dipakai di perpustakaan. Daftar subyek berkode, yakni daftarklasifikasi subyek yang dikembangkan oleh DDC, UDC dan LC. Demikianjuga untuk daftar subyek klasifikasi buatan sendiri, terdiri atas daftarklasifikasi subyek murni dan daftar klasifikasi subyek berkode, seperti berikut:3.Daftar Klasifikasi Subyek MurniDaftar subyek murni adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subyektanpa disertai kode (notasi) dan disusun menurut urutan Subyek.Daftartersebut dapat disusun menurut dua cara urutan Subyek, yakni urutanSubyek kamus dan urutan Subyek Ensiklopedis.Urutan Subyek kamus adalah urutan Subyekdari istilah-istilah yangdisusun secara sendiri-sendiri, seperti pada susunan kamus, tanpamelihat hubungan-hubungan istilah dan tingkatan-tingkatannya.Urutan Subyek ensiklopedia adalah urutan Subyek berdasarkan istilahdari kelompok yang jenjangnya setingkat, setingkat dengan tingkatan-tingkatan masing-masinh kelompok seperti yang biasa digunakan padasusunan eksiklopedia. Contoh urutan Subyek kamus dan contoh Subyekensiklopedia sebagaimana dijabarkan pada Tabel 1 di bawah ini.KEARSIPAN 1100Tabel 1. Urutan SubyekKamus dan Urutan Subyek EnsiklopediaUrutan Subyek kamusUrutan Subyek EnsiklopediaBonusCutiGajiHukumanKesehatanKesejahteraanKeuanganKoperasiKreditLamaranMutasiPajakPangkatPendidikanPengadaan PegawaiPengangkatanPensiunPercobaanPersonaliaSeleksiKeuanganKreditPajakPersonaliaKesejahteraanBonusCutiGajiMutasiHukumanPangkatPengangkatan4.Daftar Klasifikasi SubyekBerkodeDaftar subyek berkode adalahdaftar yang berisikan istilah-istilahsubyek yang dilengkapi dengan kode dari istilah subyek bersangkutan. Kodeatau biasa juga disebut notasi adalah tanda pengenal (identitas) dari sesuatuistilah subyek. Kegunaan kode ini sesungguhnya adalah:Untuk memudahkan mengetahui kelompok dari sesuatu subyek.Untuk memudahkan penentuan lokasi dan urutan-urutan penyimpananbahan-bahan dari subyek bersangkutan.KEARSIPAN 1101Gambar 2. Klasifikasi pada Sistem Pokok MasalahKegunaan kode yang terakhir lebih ditujukan padapenggunaan koleksiperpustakaan, di mana buku-buku di rak berdasarkan kode yang ditempelkanpunggung buku. Untuk arsip yang banyak, seperti Arsip Nasional atauSentral Arsip suatu instansi, kode memang sangat diperlukan untukmenentukan lokasi dan urut-urutan penyimpanan. Sementara itu, untuk arsip-arsip di bagian atau unit suatu instansi penyertaan kode pada istilah subyekagaknya tidaklah diperlukan benar, bahkan dapat bisa menyulitkan petugasuntuk mengingat-ingat kode untuk mengetahui lokasi arsip.Persyaratan bagi model kode yang dipilih adalah (1) singkat dan jelas,(2) mudah dipahami dan diingat; (3) mudah dibaca; (4) sederhana dalampenulisan. Ada 3 macam kode yang dapat dipilih, yakni angka, haruf, dangabungan angka dan huruf atau huruf dan angka.Kode angka dapat dapat berupa angka arab, misalnya 1,2,3; angkaromawi misalnya I, II, III; angka desimal misalnya 00, 11, 12.31; angkaDuplex misalnya 1-3, 7-10, 11-13.Kode huruf dapat berupa huruf besar seperti A, B, C; huruf kecil seperti a,b, c, d;gabungan huruf AA, AB, ac, ad, Ac; kependekakan seperti KU(keuangan), KP (kepegawaian), PL (perlengkapan).Kode gabungan angka dan huruf atau huruf dan angka, misalnya KP.001,2.a., a.21, 23.a.b.Salah satu contoh dari daftar subyek berkode dicantumkanberikut ini,yang diambil sebagian dari Daftar Klasifikasi Kearsipan DepartemenDalam Negeri RI.Next >