< PreviousKEARSIPAN 1102000Umum020Peralatan021Alat Tulis022Mesin kantor100Pemerintahan110Pemerintahan Pusat111Presiden112Wakil Presiden190Hubungan Luar Negeri191 Perwakilan asing195 PBB200Politik200Politik202Orde Baru210Kepartaian300KeamananKetertiban Umum310Pertahanan311Darat312Laut313Udara320 KemiliteranKEARSIPAN 1103400Kesejahteraan Rakyat400Kesejahteraan rakyat410Pembangunan desa480Media Massa481Penerbitan482Radio483Televisi484Film485PersKode yang mewakili kelas masalah sebenarnya sudah cukup memadaibagi penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Jika untukkeperluankhusus terutama untuk kecermatan dan ketepatan lebih lanjut, maka masalahatau subyek dapat diteruskan dengan tambahan kode seperti bentukpenyajian, wilayah dan komponen.Bentuk penyajian mendapat tambahan kode sebagaimana contoh berikut ini.--01Laporan--02Statistik--13Seminar, Lokakarya--04Peraturan Perundang-undangan--05Penelitian--06Pendidikan--07Perencanaan--08Panitia--09CeramahBerikut ini diberikan contoh kode subyek yang mempergunakantambahan bentuk penyajian:480Media Massa--13Lokakarya480.13Lokakarya Media MassaKEARSIPAN 1104Untuk melengkapi masalah dengan wilayah, maka kode masalah dapatditambah dengan kode wilayah sebagai berikut:--1Pusat--2Sumatra--21Aceh--22Sumatra Utara dan seterusnya--3Jawa--31DKI Jakarta--32Jawa Barat dan seterusnya.--4Kalimantan--41Kalimantan Barat--42Kalimantan Tengah dan seterusnya--5Sulawesi--51Sulawesi Utara--52Sulawesi tengah dan seterusnya.Kodemasalah dapat juga ditambah dengan kode singkatan namainstansi sebagaimana contoh berikut:--IJInspektorat Jenderal--SJSekretaris Jenderal--SPDirektorat Jenderal Sosial Politik dan seterusnya.Contoh kode subyek yang disertai oleh kode singkatannama instansi:700Pengawasan--SJSekretariat Jenderal700-SJPengawasan di Sekretariat JenderalDari pembehasan di atas, jelas bahwa pola klasifikasi dan kode yangakan diterapkan sebaiknya adalah buatan sendiri, sehingga akan sesuaidengankebutuhan arsip instansi bersangkutan.INDEKSRELATIFIndek relatif adalah suatu daftar yang berisi istilah-istilah subyek, baikyang dimuat dalam daftar klasifikasi subyek maupun tidak, yang disusunsecara alfabetik yang berguna untuk memberikan petunjukkepada pemakaiKEARSIPAN 1105yang akan mencari subyek yang ditunjukkan oleh indeks tersebut yangterdapat dalam daftar klasifikasi subyek.Indeks relatif ini sangat membantu terutama bila daftar klasifikasisubyek berisikan istilah subyek yang cukup banyak dan menyulitkan pemakaimenggunakannya. Dengan indeks relatif, pemakai dapat mengetahui istilahsubyek atau nomor kode subyek suatu surat yang akan dipakai yang didapatdari daftar klasifikasi subyek untuk pengelompokan surat yang bersangkutan.Indeks relatif mendaftar semua istilah subyek dari berbagai tingkatan baiksubyek utama, subyek kedua, maupun subyek ketiga secara sendiri-sendirisatu-persatu dengan susunan alfabetis, baik istilah dalam daftar subyekmaupun tidak. Kesemua istilah pada indeks relatif menunjukkan kepadasubyek yang terdapat pada daftar subyek dengan menggunakan kodeklasifikasi.Prosedur pencarian subyek, pertama petugas menentukan sendirisubyeknya, kemudian mempergunakan indeks relatif untuk mengetahui letaksubyek pada daftar subyek. Kemudian memeriksa subyek pada daftarsubyek. Dengan demikian petugas menemukan subyek mulai dari subyekutama, kedua, ketiga, dan seterusnya yang akan dipergunakan sebagai labelmap dari surat yang bersangkutan.Karena ada daftar subyek yang tanpa kode klasifikasi dan ada yangmemakai kode klasifikasi, maka ada 2 jenis indeks relatif, yakni jenis yangmenunjuk kepada istilah subyek, dan yang menunjuk kepada istilah subyekdengan kode klasifikasi. Sebagai contoh, indeks relatif yang menunjukkepada subyek yangterdapat pada subyek murni adalah sebagai berikut:Bonus-Kesejahteraan-PersonaliaCuti-Kesejahteraan-PersonaliaGaji-Pendapatan-KeuanganHukuman-Mutasi-PersonaliaKesehatan-Kesejahteraan-PersonaliaKesejahteraan-PersonaliaKeuangan-KeuanganKoperasi-Kesejahteraan-PersonaliaKredit-KeuanganKEARSIPAN 1106Berikut ini sebuah contoh indeks hapus yang menunjuk kepada nomorklasifikasiAdministrasi145Cuti Besar852Adminiatrasi Pendidikan422Daerah Industri654Agama Budha455DengarPendapat156.2AirMinum690Eksport512Alat Tulis021Fiskal687Bangunan Industri647Gizi444Untuk menemukan arsip yang disimpan dalam sistem subyek makadiperlukan sarana untuk menemukan kembali (wakil dokumen) arsip yaknikartu indeks. Contoh kartu indeks adalahsebagai berikut:Gambar 3.Gambar Kartu IndekKeterangan cara mengisi kartu indeks.Kolom titik-titik di sebelah kanan atas kartu indeks diisikodenamapengirim untuk surat masuk atau nama yang dikirimii surat untuk suratkeluar setelah nama-nama tersebut diindeks lebih dahulu.Kolom caption/judul diisi nama pengirim (untuk surat masuk)atau namayang kita kirimi surat (untuk surat keluar).Kolom tanggal: diisi tanggal suratnya.Kolom nomor: diisi nomor surat bila suratnya dari lembaga/ditujukanuntuk lembaga.Kolom hal: diisi perihal suratnya.Kolom kode: diisi kode penyimpanan.Misalnya surat masuk perihalnyamengenai penerimaan pegawai maka diberi kode KP.00.2.Judul/Nama:…………………Tanggal:…………………Nomor:…………………Hal:…………………Lampiran:………………….Kode Penyimpanan:…………………………………….KEARSIPAN 1107PENUNJUK SILANGPenunjuk silang pada dasarnya diartikan sebagai alat bantu yangdapat digunakan untuk menemukan (penunjuk silang)satu dokumen melaluinama lain atau kata-kata tangkap(caption)lain yang bukan menerapkancaption yang sudah dipergunakan dalam penyimpanan.Dalam sistem subyek seringkali terjadi satu surat berisikan lebih darisatu perihal,untuk surat yang demikian diperlukan caption, agar surattersebutdapat dicari melalui beberapa caption atau pendekatan. Misalnya,satu surat bobotnya 2 kg yakni suatu surat berisikan dua perihal ataumasalah, yakni masalah mobil dan sepedamotor. Misalnya lagi, suatu suratberisikan 2 perihal atau masalah, yakni masalah mobil dan masalah motor.Untuk menghemat biaya fotokopi, petugas tidak perlu memfotokopy surattersebut, tetapi cukup menggantinya dengan selembar kertas berukuran ½folio yang berisikan petunjuk untuk menemukan surat yang bersangkutan.Lembar tersebut disebut lembar petunjuk silang(cross-reference sheet).Gambar 4. Penyimpanan Lembar Penunjuk SilangDalam sistem subyek, maka isi penunjuk silang adalah dari subyekkedua menunjuk ke subyek pertama, karena surat berada pada map yanglabelnya adalahsubyek pertama. Karena menunjuk langsung ke lembarsuratnya, maka pada lembar penunjuk silang perlu diisikan data yangKEARSIPAN 1108bersangkutan, misalnya nama pengirim, nomor surat, tanggal surat dan lain-lain identitas, dan lain-lain identitas serta ringkasan lihatGambar 4.Prosedur PenyimpananSama seperti sistem-sistem penyimpanan yang lain, prosedurpenyimpanan sistem subyek terdiri atas langkah-langkah.1.Memeriksa2.Mengindeks3.Mengkode4.Menyortir5.MenempatkanProsedur penyimpanan pada sistem subyek dan pelaksanaanselengkapnya sebagaiberikut:1.MemeriksaSurat, arsip atau dokumen yang akan disimpan seyogyanya diperiksaterlebih dahulu apakah dokumen tersebut sudah layak disimpan atau masihharus beredar untuk pemrosesannya. Tanda siap disimpan, biasa disebutjuga dengan istilahrelease mark,baik dalam bentuk stempel, paraf, atautanda file lainnya, yang perlu diteliti oleh petugas. Pemeriksaan yang telitioleh petugas ini merupakan hal penting, jangan sampai ada surat yangseharusnya didistribusikan kepada pihak lain, tetapi disimpan sehinggaterjadilah apa yang disebut surat “hilang.” Dengan demikian akan terjadituduh-menuduh dan saling menyalahkan sesama petugas.2.MengindeksMengindeksadalah proses menentukan kata-tangkap(caption)darisuatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Di dalam sistemsubyek kata tangkap tersebut adalah istilah subyek yang ditentukanberdasarkan isi surat atau dokumen.Di dalam pekerjaan diharapkan petugasdapat menentukan subyek surat tidak hanya berdasarkan subyek yangtertulis pada perihal surat, tetapi hendaknya membaca surat secarakeseluruhan sehingga dapat menentukan subyek surat. Subyek surat inipunmerupakan ancar-ancar atau perkiraan petugas, karena selenjutnya petugasharus mempergunakan indeks relative. Dari indeks relative ini, diketahuiistilah subyek yang akan dipergunakan dan selanjutnya petugas dapatmelihat daftar klasifikasi subyek untuk mengetahui istilah yang lebih terincidan lengkap.3.MengkodeMengkode adalah memberi tandapada surat dengan cara menuliskankata-kata “Personalia-Penerimaan-Sarjana-Pertanian” di atas kertas suratbersangkutan dengan tulisan tangan sebagaimana terdapat pada Gambar 5.Dengan kode tersebut petugas dapat menyortir ataupun menempatkan suratbersangkutan sesuai dengan subyek yang benar. Atau berdasarkan kodetersebut petugas dapat menempatkan (menyimpan) surat yang dikembalikanKEARSIPAN 1109dari peminjaman ke tempatnya semula, tanpa mengalami kesukaran karenakode penyimpanannya sudah ada.Gambar 5. Cara Mengkode4.MenyortirPenyortiran perlu dilakukan bila surat yang akan disimpan jumlahnyacukup banyak, untuk memudahkan pekerjaan penempatan di tempatpenyimpanan.Dengan penyortiran, surat-surat disimpan secara bergilirankelompok demi kelompok. Jika surat yang akan disimpan sedikit, maka tidakperlu disortir. Pekerjaan penyortiran seperti ditunjukkan pada Gambar 6.Gambar 6. Penyortiran Sistem Pokok Masalah_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________DIREKTORATPSMK-KEMENDIKBUDKREDITHUKUMHUMASKEUANGANPERSONALIAKEARSIPAN 11105.MenempatkanDalam sistem subyek pengelompokan arsip atau dokumenberdasarkan subyek atau pokok masalah. Penunjuk yang dipergunakanuntuk map, laci almari arsip, map ordner, rap arsip, danlain-lain alatpenyimpanan arsip, adalah berupa istilah subyek. Istilah tersebut dimulai darikelas utama, kelas, sub-kelas, sub-sub kelas, tergantung jumlah surat darisubyek bersangkutan yang disimpan dengan pengelompokkan yang lebihterinci.Bila alatyang digunakan untuk menyimpan adalah map gantung dalamlemari arsip, maka surat mula-mula ditempatkan dalam map dengan labelsubyek utama. Tetapi, bila suratnya banyak maka subyek utama menjadilabel laci. Tetapi bila dokumen yang disimpan sangat banyak,maka almariarsip dapat berlabelkan subyek utama.Agar mudah dipahami, diambil contoh sederhana yakni penyimpanandengan map gantung. Misalnya, subyek personalia terdiri atas tingkatan-tingkatan sebagai berikut: Subyek utama= Personalia; subyek= Penerimaan;sub-subyek= Sarjana; sub-sub subyek= Pertanian. Prosedur penyusunannyaadalah sebagai berikut.1.Mula-mula sebuah map gantung diberi label Personalia. Semua suratyang subyeknya personalia disimpan di map itu. Map tersebutberfungsi sebagai map campuran,dengan label map terletak padaposisi pertama.2.Bila kelompok subyek penerimaan yang ada di map campuran tersebutsudah berjumlah 5 surat, maka surat-surat itu dikeluarkan dan disimpandalam map tersendiri dengan label Penerimaan. Labelnya ditempatkanpadaposisi kedua. Pada map Penerimaan ini tercampur surat-suratSarnaja, SLTA, SLTP dan lain-lain (Gambar 7 a & b).3.Bila surat Sarjana sudah berjumlah 5 surat, maka surat-suratnyadikeluarkan dan disimpan dalam map tersendiri dengan label Sarjana.Label tersebut ditempatkan pada label ketiga (gambar 7c).4.Bila surat mengenai Sarjana Pertanian, misalnya sudah berjumlah 5maka surat itupun dikeluarkan dan disimpan dalam map dengan labelPertanian. Label tersebut ditempatkan pada posisi keempat (Gambar7d).5.Sekarang, surat-surat Personalia akan berada pada kelompok mapyang disusun berurutan mulai dari map dengan label PERSONALIA,PENERIMAAN, SARJANA, dan PERTANIAN (lihat Gambar 8). Kalauistilah subyeknya disertai kode (misalnya kode angka) maka labelditambahkan kode angka,misalnya 200PERSONALIA.KEARSIPAN 1111Gambar 7.Label Map Sistem Subyek atau Pokok MasalahNext >