< PreviousKEARSIPAN 1112Gambar 8. Susunan Map Sistem SubyekDengan ditambahkan kode angka decimal (persepuluhan) makasistemnya disebut “Sistem-Subyek Bernomor.” Susunan map ataupun alatpenyimpanan lain yang dipergunakan dalam sistem tersebut adalahberurutan dari nomor kecil ke nomor yang lebih besar (Gambar 9).Bila alat penyimpanan yang dipakai adalah map ordner, maka 1 rakalmari yang berisi sekian banyak map ordner dapat berlabelkan subyektertentu. Misalnya PERSONALIA. Isi rak tersebut adalah surat-suratmengenai kepersonaliaan. Sementara jumlah map ordneryang dipakaitentulah tergantung kepada jumlah surat atau dokumen yang disimpan. Jikasuratnya sedikit, biasanya cukup mempergunakan 1 map ordner untuk 1subyek. Jadi sesuai dengan perkembangannya, mula-mula semua suratkepersonaliaan, bila masih sedikit disimpan dalam map ordner dengan labelPERSONALIA. Map ordner ini diisi dengan subyek yang suratnya adadengan dipisahkan oleh penyekat-penyekat yang berfungsi juga sebagaipenunjuk (guide).KEARSIPAN 1113Gambar 9.Susunan Map Sistem Subyek BernomorMisalkan pada map subyek utama Personalia terdapat pokok masalahatau subyek-subyekKESEJAHTERAAN, MUTASI, PHK, PENERIMAAN,PENSIUNAN,danSK(Gambar 10a). Jika surat-surat tentang Penerimaansudah berjumlah 5 maka subyek ini sudah dapat ditempatkan pada mapordner tersendiri dengan labelPENERIMAAN. Di dalamPENERIMAANterdapat surat-surat dengan sub-subyekSARJANA, SARJANA MUDA,SLTA, SLTP, dan SD(Gambar 10b).KEARSIPAN 1114Gambar 10. Map ordner sistem subyekKEARSIPAN 1115Bila surat bertambah banyak, misalnya surat darisub-subyek Sarjanasudah mencapai 5, maka sub-subyek tersebut dikeluarkan dari map ordnerPENERIMAAN dan diberi map tersendiri dengan label SARJANA. Setiapkelompok yang suratnya 5 akan diberi map ordner tersendiri. Surat-suratmengenai Sarjana dikelompokkan lebih terperinci dengan label masing-masing yakni ADMINISTRASI, EKONOMI, HUKUM, PERTANIAN, TEKNIK,dan lainnya (Gambar 10c). Jika surat tentang Sarjana Pertanian sudahberjumlah 5, maka diberikan map ordner tersendiri dengan labelPERTANIAN. PERTANIAN ini disebut tingkatan sub-sub subyek yangsusunan di dalamnya berdasarkan alfabetis nama (Gambar 10d).Untuk memudahkan menyusun map ordner sistem subyek di rakalmari, maka dapat digunakan Sistem Subyek Bernomor, sehingga map-mapyang berada di bawah satusubyek utama, misalnya PERSONALIA, KREDIT,KEUANGAN dan sebagainya akan dikelompokkan menurut susunan nomormasing-masing. Untuk lebih jelasnya lihat Gambar 11.Misalnya:200PERSONALIA210PENERIMAAN211SARJANA211.1PERTANIANGambar 11. Map ordner sistem subyekKEARSIPAN 1116Arsip pada dasarnya bisa disimpan di filing kabinet atau di ordner.Dalam pengelolaan arsip dengan sistem pokok masalah, arsip surat masukdan surat keluar disimpan menjadi satu. Untuk arsip yang disimpan di filingcabinet, perhatikan gambarberikut:Filing KabinetLaci KPGambar 12.Filing cabinet dan Laci KPKeterangan Gambar:HM=HumasKP=KepegawaianKU=KeuanganPL=PerlengkapanLaci KP laci untuk menyimpan arsip kepegawaianUntuk menyimpan arsip baik disimpan di ordner maupun di filingcabinet diperlukan daftar klasifikasi masalah.Contoh daftar klasifikasimasalah untuk Kepegawaian sebagai pedoman penyimpanan arsip di PTBayu Adhi:KP=Kepegawaian00=Pengadaan00.1=FormasiNaskah-naskah yang berkenaan dengan perencanaan pegawai,nota usulan formasi sampai dengan persetujuan tergolongklasifikasi ini.00.2=PenerimaanHMKPKUKLKPKP 00KP 10KP 20KP 30KP 40KP 50KP 60KEARSIPAN 1117Naskah-naskah yang bearkenaan dengan penerimaan pegawai,mulai dari pengumuman, lamaran, pemanggilan testing,pengumuman yang diterima sampai dengan pengangkatan calonpegawai termasuk klasifikasi ini.00.3=PengangkatanBerisi naskah-naskah yang berkenaan dengan pengkatan calonpegawai menjadi pegawai negeri, mulai dari pemeriksaankesehatan sampai dengan pengangkatannya.10=Ketatausahaan10.1=Ijin/DispensasiNaskah-naskah yang berkenaan dengan ijin tidak masuk kerjaatas permintaan sendiri yangdiajukan oleh instansi lain,termasuk di dalamnya tugas luar instansi dan atas permintaanpegawai yang bersangkutan termasuk klasifikasi ini.10.2=Data/KeteranganBerisi naskah-naskah yang berkenaan dengan data/keteranganpegawai dan keluarganya, termasukdi dalamnya suratpenunjukkan penghubung ke instansi lain.20=Pembinaan Pegawai20.1=Pendidikan dan LatihanBerisi naskah-naskah yang berkenaan dengan pembinaan dalamrangka pengembangan pegawai baik di dalam maupun di luarnegeri, termasuk didalamnya pemberian bea siswa.20.2=KORPRIBerisi naskah-naskah yang berhubungan dengan organisasiKORPRI.20.3=Penilaian Pelaksanaan KerjaBerisi naskah-naskah yang berhubungan dengan penilaianpelaksanaan pekerjaan dalam rangka pembinaan pegawai.20.4=ScreeningBerisi naskah-naskah yang berhubungan denganscreeninguntukpembinaan pegawai.30=Mutasi30.1=Kenaikan pangkat/golonganBerisi naskah-naskah yang berkenaan dengan kenaikan pangkat/golongan termasuk di dalamnya ujian dinas.KEARSIPAN 111830.2=Kenaikan gaji berkalaBerisi naskah-naskah yang berkenaan dengan kenaikan gajiberkala.30.3=Penyesuaian masa kerjaBerisi naskah-naskah yang berkenaan dengan perhitungan masakerja untuk menyesuaikan ruang/gaji.30.4=Penyesuaian tunjangan keluargaBerisi naskah-naskah yang berkenaan dengan penyesuaiantunjangan keluarga.30.5=Alih tugasBerisi naskah-naskah yang berkenaan dengan alih tugas dalamrangka pemantapan tugas/pekerjaan.30.6=Jabatan struktural/fungsionalBerisi naskah-naskahyang berkenaan dengan pengangkatandan pemberhentian dalam jabatan struktural/fungsional.40=Kesejahteraan40.1=KesehatanBerisi naskah-naskah yang bearkenaan denganpenyelenggaraan kesehatan pegawai, asuransi kesehatan, danpemeriksaan kesehatan pejabat.40.2=CutiBerisi naskah-naskah yang berkenaan dengan hak cuti pegawaiyang meliputi cuti tahunan, cuti karena alasan penting, cuti sakit,cuti bersalin, cuti besar, dan cuti di luar tanggungan negara.40.3=Rekreasi/kesenian/olah ragaCukupjelas40.4=Bantuan sosialBerisi naskah-naskah yang berkenaan dengan pemberianbantuan/tunjangan sosial kepada pegawai dan keluarganya yangmengalami musibah, termasuk di dalamnya bantuan sosial yangdiberikan kepada pihak lain, sumbangan-sumbangan, dantunjangan hari raya.40.5=KoperasiKEARSIPAN 1119Berisi naskah-naskah yang berkenaan dengan dengan organisasikoperasi termasuk di dalamnya urusan bahan pokok pegawai.40.6=Antar jemputCukup jelas40.7=PerumahanBerisi naskah-naskah yang berkenaan denganperumahanpegawai.40.8=Barang elektronikBerisi naskah-naskah yang berkenaan dengan pengadaanbarang elektronik untuk kebutuhan pegawai.50=Hukuman disiplinMencakup naskah-naskah yang berkenaan dengan hukumandisiplin pegawai, meliputi tegurantertulis, pernyataan tidaksecara tertulis, penundaan/penurunan gaji berkala, penundaan/penurunan pangkat/golongan, dan pembebasan jabatan.60=Pemutusan Hubungan Kerja60.1=PensiunMeliputi naskah-naskah yang berhubungan dengan pensiunpegawai,mulai dari pengajuan permohonan sampaidikeluarkannya surat keputusan pensiun, termasuk di dalamnyapensiun janda/duda dan anak.60.2=Permintaan sendiriNaskah-naskah yang bekenaan dengan pemberhentian denganhormat atas pemintaan sendiri mulai daripengajuan permohonansampai dengan dikeluarkannya surat keputusan pemberhentian.60.3=Meninggal duniaCukup jelas.C.RangkumanSistem pokok masalah adalah tata cara penyimpanan dan penemuankembali arsip (arsip surat masuk maupun arsip surat keluar)berdasarkansubyek atau pokok masalah/perihal dari arsip itu. Bila perihal surat tidaksesuai dengan isi surat maka isi surat bisa dijadikan dasar penyimpanan.Apabila suatu lembaga ingin menyimpan arsipnya berdasarkan sistemsubyek maka lembaga tersebutharus membuat daftar klasifikasi masalahKEARSIPAN 1120lebih dahulu yang harus dibuat oleh orang-orang/pimpinan yang mengetahuiseluruh permasalahan lembaga sesuai dengan tugas pokok dan fungsilembaga tersebut.Daftar klasifikasi subyek cocok digunakan untuk arsip yang mempunyaimasalah atau subyek yang banyak dan luas seperti sentral arsip, sedangkanuntuk penanangan arsip di unit atau bagian kurang cocok menggunakansistem ini. Daftar klasifikasi subyek ada 2 jenis, yakni daftar klasifikasi subyekstandard dan daftar klasifikasi subyek buatan sendiri. Daftar klasifikasisubyek buatan sendiri dapat dipahkan menjadi 2, yakni daftar klasifikasisubyek murni dan daftar klasifikasi subyek berkode.Indek relatih adalah suatu daftar yang berisikan istilah-istolah subyekbaik yang dimuat dalam daftar klasifikasi subyek maupun tidak, yang disusunsecara alfabetis yang berguna untuk memberikan petunjuk kepada pemakaiyang akan mencari hubungan sesuatu istilah subyek dengan istilah subyekyang ditunjukkan oleh indeks yang terdapat dalam daftar klasifikasi subyek.Daftar subyek klasifikasi ada 2, yakni yang tanpa menggunakan kodeklasifikasi yang menunjuk kepada istilah subyek saja dan yang menggunakankode klasifikasi dengan menunjuk kepada istilah subyek yang disertai kodeklasifikasi.Langkah-langkah pembuatan klasifikasi masalah: (1) pahami tugaspokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi/lembaga yangbersangkutan; (2) identifikasilah masalah pokok yang sesuai dengan tugasdan fungsi lembaga; (3) bagilah setiap pokokmasalah utama menjadi sub-pokok masalah utama. Bagilah setiap sub-pokok masalah utama menjadisub-sub pokok masalah utama; (4) berikan kode (huruf dan/atau angka) padapokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama, dan sub dari subpokok masalah utama. (5) Bakukan kode tersebut sebagai kodepenyimpanan dan penemuan arsip kembali.Petunjuk silang adalah alat bantu yang dapat digunakan untukmenemukan suatu dokumen melalui nama lain atau judul atau kata tangkap(caption) lain yang bukan merupakan kata tangkap yang sudah dipergunakandalam penyimpanan.Prosedur penyimpanan arsip sistem pokok masalah atau subyek danpelaksanaan selengkapnya terdiri atas langkah-langkah (1) memeriksa, (2)mengindeks, (3) mengkode, (4) menyortir, (5) menempatkan.Dalam pengelolaan arsip dengan sistem pokok masalah, arsip suratmasuk dan surat keluar disimpan menjadi satu.Klasifikasi masalah utama,sub-masalah dan sub sub-masalah dilakukan berdasarkan kejadian sehar-hari di perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Karenaitupengklasifikasian dilakukan oleh orang atau pimpinan yang mengenal betulperusahaan atau instansi itu.KEARSIPAN 1121D.Tugas1.Menurut Anda apakah yang dimaksud dengan klasifikasi masalahdalam pengelolaan arsip/dokumen berdasarkan pokok masalahini? Mengapa haltersebut dilakukan? Berikan contohnya padaunit usaha koperasi di sekolah!2.Apakah yang dimaksud kartu indeks?Untuk apa kartu tersebutdibuat?3.Pinjamlah sebuah surat yang masuk ke OSIS atau sekolah Anda.Jika sistem pengelolaan arsip/dokumen di organisasitersebutmemakai sistem pokok masalah, pelajarilah klasifikasi masalahdan kode-kode yang digunakan.Berikan kode dan indeks untuksurat yang Anda pinjam tadi. Jika di organisasi atau sekolahAnda tidak menggunakan sistem pokok masalah, cobalah kaji haltersebut, kemudian berikan kode dan indeks untuk surat tadi.4.Jika di suatu instansi digunakan kode-kode sebagai berikut:Kepegawaian diberi kode=KPPengadaan pegawai diberi kode=00Formasi=1Penerimaan=2Pengangkatan=3Apakah arti darisurat/arsip yang diberi kode KP.00.3,Berikancontoh kasusnya!5.Pergilah ke beberapa kantor administrasi atau tata usaha daribeberapa instansi (minimum dua buah: ke kantor pemerintah,swasta atau yayasan sosial). Pelajarilah sistem pengelolaanarsip/dokumen yang ada. Buatlah laporan tentang pengelolaanarsip dari kedua instansi tersebut!6.Perhatikan dua surat di bawah ini.Kemudian berikan kode dankartu indeks untuk kedua surat tersebut!7.Bagaimanakah langkah-langkah untuk mendapatkan sebuaharsip surat/dokumen?8.Jika surat yang hendak dicari adalah surat tertanggal 7 April 2013yang dikirim perusahaan kepada Bapak Harun, salah satu orangtua dari penerima bea siswa yang diberikan oleh perusahaan,yang beralamat di Perumahan Bumi Putera Asri J1/10 Surabaya.Bagaimanakah cara mendapatkannya?9.Buatlah sebuah surat fiktif kepada suatu perusahaan yangmemberitahukan adanya permohonan atau rencana kunjunganke perusahaan tersebut untuk studi lapangan ke bagianadministrasi. Selanjutnya buatkan kode dan indeks untuk suratyang dikirimkan itu!Next >