< PreviousKEARSIPAN 12a.BagiFasilitator1)Pastikan bahwa peserta didik yang akan mempelajari bahan ajar initelah mempelajari bahan ajar-bahan ajar prasyarat secara tuntas.2)Bantulah peserta didik dalam mempelajari bahan ajar ini agarpembelajarandapatberlangsung secaraefektif dan efisien.3)Identifikasi dan analisislah sarana-prasarana kegiatan belajar yang adadi Sekolahsertadunia usaha danindustri untuk mengoptimalkankegiatan pembelajaran.4)Berikan motivasi, bimbingan dan pendampinganagarpeserta didikmemilikigairah belajarnya meningkat.b.Bagi Peserta Didik1)Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini.Tujuan tersebut memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilandan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerjayang akan dicapai melalui bahan ajar ini.2)Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaanpada “cek kemampuan” sebagai pengukur kompetensi yang harusdikuasai dalam bahan ajar ini. Lakukan ini pada awal dan akhir Pesertadidik mempelajari bahan ajar untuk mengetahui penguasaankompetensisebagai pencapaian hasil belajar Peserta didik.3)Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telahpeserta didikcermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuanbelajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam bahan ajarini. Bilamasih ragu maka bertanyalah padafasilitatorsampai Peserta didikpaham.4)Bacalah dengan cermat peta kedudukan bahan ajar, prasyarat, danpengertian istilah-istilah sulit dan penting dalam bahan ajarini.5)Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, kerjakan tugasdan jawablah pertanyaan tes kemudian cocokkan jawabanpesertadidik dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampaipeserta didiktuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan.6)Bila dalam proses memahami materi inipeserta didik mendapatkankesulitan maka diskusikan dengan teman-temanpeserta didik ataukonsultasikan denganfasilitator.7)Setelah Peserta didik menuntaskan semua kegiatan belajar dalambahan ajar ini, pelajarilah bahan ajarselanjutnya sesuai dengan yangtertuang pada peta kedudukan bahan ajar untuk Keahlian AdministrasiPerkantoran.8)Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan kepada kegiatan belajarberikutnya, bila belum menguasai benar materi pada kegiatan belajarsebelumnya.KEARSIPAN 13E.Tujuan AkhirSetelah mempelajari bahan ajarmata pelajaran kearsipanini peserta didikdapat :1)Memahami pengertian arsip, dokumen, pustaka, warkat dan kliping2)Mengetahui pengertian filling3)Mendefinisikan filling system4)Menentukan bahan dan alatyang diperlukan untuk penyimpanan5)Membuat daftar klasifikasi penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengansistem abjad, tanggal, masalah, wilayah, dan nomor;6)Membuat tab atau guide (penunjuk) penyimpanan arsip (dokumen dan surat)dengan5 (lima)sistem;7)Menentukan kode penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan5 (lima)sistem;8)Mengindeks surat/berkas yang ada;9)Membuat kartu indeks dari surat/berkas yang ada;10)Memberi kode pada surat/berkas yang ada;F.KompetensiKompetensi mata pelajaran kearsipan padabidang keahlian AdministrasiPerkantoran kelas X semester I adalah : hakekat kearsipan, kearsipan, fillingsystem atau sistem penyimpanan, kearsipan.G.Cek KemampuanPilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan cara memberikan tandasilang pada: A, B, C, D, dan E.1.Kumpulan surat-surat penting yang diatur sedemikian rupa, sehingga biladiperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali dengan cepat, adalahpengertian dari….A.ArsiparisB.ArsipC.ArsipansD.FilingE.Warkat2.Catatan tertulis ….adalah pengertian dari:A.ArsiparisB.ArsipC.ArsipansD.FilingE.Warkat3.Rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusunwarkat-warkat agar warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.Pernyataan tersebut merupakan pengertian dari:KEARSIPAN 14A.FileB.FilingC.Filing SistemD.Filing ProcedureE.Filing Manual4.Sistem penyimpanan terdiri atas:A.1 MacamB.2 MacamC.3 MacamD.4 MacamE.5 Macam5.Sistem penyimpanan yang proses penyimpanannya menekankanpadadaerah asal surat disebut ….A.Sistem WilayahB.Sistem tanggalC.Sistem pokok masalahD.Sistem nomorE.Sistem wilayah6.Kelompok yang berfungsi sebagai petunjuk tempat arsip disimpan, adalah ….A.FolderB.GuideC.TabD.IndeksE.Laci7.Surat-surat diletakkan dalam …, setelah itu disimpan pada laci/filingkabinetA.FolderB.GuideC.TabD.IndeksE.File8.Suatu alat bantu yang dapat digunakan untuk mempermudah penemuanarsip adalah …..A.Kartu pinjamB.Kartu indeksC.Kartu serba gunaD.Kartu tunjuk silangE.Filing cabinet9.Ukuran guide adalah …..A.Panjang 30–32 cm, Lebar 20–22 cmB.Panjang 32–33 cm, Lebar 22–24 cmKEARSIPAN 15C.Panjang 33–35 cm, Lebar 23–24 cmD.Panjang 35–37 cm, Lebar 25–27 cmE.Panjang 37–38 cm, Lebar 27–28 cm10.Untuk memberi batas antara kelompok arsip dengan kelompok arsip yanglain diperlukan…A.FolderB.GuideC.TabD.Kartu indeksE.Tanda khususLembar KunciJawaban1.B2.E3.C4.E5.E6.B7.A8.B9.C10.CKEARSIPAN 16A.DESKRIPSIKegiatan belajar mata pelajaran kearsipan bagi kelas X semester 1 dalambahan ajar ini membahastentang hakekat arsip yang meliputi pengertian arsip,dokumen, dokumentasi, pustaka, warkat dan kliping serta asas-asaspengelolaannya, syarat petugas, peraturan perundang-undangan yang berlaku,fungsi dalam organisasi, rangkuman, dan disertai dengan tugas, tes formatif, kuncijawaban, lembar kerja peserta didik.B.TUJUAN PEMBELAJARANSetelah mempelajari materi pembelajaran ini, peserta didik diharapkanmampu:1.Mengidentifikasi pengertian arsip, dokumen, dokumentasi, pustaka, warkatdan kliping.2.Menguraikan pengertian arsip menurut para pakar3.Mendiskusikan pengertian arsip, dokumen, dokumentasi, pustaka, warkatdan kliping.4.Menunjukkan jenis arsip, dokumen, dokumentasi, pustaka, warkat dankliping.5.Membandingkan perbedaan dan persamaan arsip, dokumen danpustaka.6.Menerapkan pembuatan kliping.C.URAIAN MATERI1.Pengertian ArsipDalam kehidupan sehari-hari dikenal istilaharsip, dokumen, pustaka, warkatdan kliping. Istilah-istilah tersebut mempunyai pengertian sebagai berikut :a.Arsip.Pengertiannyadapat dilihat dari 2 (dua) segi, yaitu :1)Segi BahasaSecara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yangberarti“permulaan”,kemudian dari katamenjadi“arche” berkembangmenjadi kata“Ta Archia”yang berarti catatan,selanjutnyaberubah lagimenjadi “Archeon” yang berarti “GedungPemerintahan”, dan kemudianKEARSIPAN 17dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. (PengantarKearsipan SebagaiSistem, Arsip Nasional RI, hal 2)2)Pendapat Para Ahlirsiparis Belanda, S. Muller (1848-1922), J.A.Feith (1858-1913) danR. Fruin (1857-1955) dalam bukunya yang berjudul Handleiding Voorhet Ordenen en Beschrijven van Archivenditerbitkan tahun 1898yang kemudian diterjemahkan dalam bahasaInggris oleh arsiparisAmerika(Arthur H. Leavitt) dengan judulManual for Arrangement and Description ofArchives(1940).Kata ”Archief” diartikan segenap dokumen tertulis, gambardan bahan cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatubadan administratif atau oleh salah seorang pejabatnya dan sebegitu jauhdokumen-dokumen ini dimaksudkan untuk tetap beradadalampemeliharaan badan-badan atau pejabat yang bersangkutan.elanjutnyaSir Hilary Jenkinson dalam bukunya A Manual of OrchivesAdministration(Oxford 1922), Archives diartikan sebagaidokumenyang disusun atau digunakan selama transaksi administratif daneksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membentuk sebagian, dankemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka olehorang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinyayang sah.rsiparis Italia, Eugenio Casanova (1867-1951) dalam bukunyaArchivistica(Seina 1928)Arsip sebagai penambahan secara tertibdokumen-dokumen yang diciptakan selama kegiatannya oleh suatulembagaatau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan tujuan politik,hukum, atau budaya oleh lembaga perorangan tersebut.rsiparis Jerman, Adolf Brenneke (1875-1946) dalam bukunyaArshivkunde (Leipzig1953),Arsip sebagai segala kertas-kertas dandokumen-dokumen yang tumbuh darikegiatan legal atau niaga darisuatu badan atau badan hukum yang dimaksudkan untuk pemeliharaankekal di tempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau.rof. Prajudi Atmosudirdjo membedakan istilah file dan recordswalaudalam bahasaIndonesianya diartikan arsip. Fileberarti:Wadah,tempat, map, ordner, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainyayang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, danbahan-bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, daftar, dokumen, dan peta.enurutThe Liang Gie,Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”,arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur,berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kalidiperlukan dapat cepat ditemukan kembali.Kearsipan berartipenyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.Menurut UU No. 7 tahunASAAPMKEARSIPAN 181971 tentang ketentuan pokok kearsipan pasal 1 yang dimaksud arsipdalam undang-undang ini adalah :1)Naskah-naskah yang dibuat dan diterima lembaga-lembaga negaradan badan-badan pemerintah dalam bentuk dan corak apapun baikdalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangkapelaksanaan kegiatan pemerintahan2)Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swastadan atau perorangan, dalam bentuk dan corak apapun baik dalamkeadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaankehidupan kebangsaan.Dari pendapat yang telah dipaparkan menyatakan bahwa arsipmerupakan dokumen (yang merekam informasi) baik yang berbentuk tunggalmaupun kelompok (berjilid) dan dokumen tersebut merupakan hasil darikegiatan suatu lembaga atau kantor baik pemerintah maupun swasta dandigunakan sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau.Kemudian dari peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentangpelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, yangdimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalamberbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologiinformasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh negara, pemerintahdaerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasikemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupanbermasyarakat, berbangsa dan bernegara.Dari peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaanundang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, dapat disimpulkanbahwa arsip tidak hanya berupa dokumen berbentuk kertas yang tunggalmaupun kelompok (berjilid) tapi arsip juga berupa rekaman informasi dalamberbagai media sesuai dengan perkembanganzaman, contoh dari arsiptersebut dapat berupa kaset, CD/DVD, atau media lainnya sesuai denganperkembangan zamannya. Dan untuk penyerahan arsip itu sendiri tidakharus dari suatu badan atau organisasi baik pemerintah maupun swasta tapibisa juga dari perorangan.Didalam bahasa Indonesia dikenal juga kata “arsip” “file” dan “Record”yang banyak digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari. Masing-masing mempunyai pengertian sebagai berikut :1.File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerjadan masihdiperlukan dalam proses administrasi secara aktif jadi masih secaralangsung di gunakan.2.Record adalah arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksidan diserahkan penyimpanannya ke unit kearsipan pada unit kearsipanpada instansibersangkutan. Arsip in aktif ini sudah menurun nilaikegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari.KEARSIPAN 193.Archive adalah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional RI pusat ataudaerah. Jadi jelasnya bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang tidaksecara langsung digunakan dalam penyelenggaraan administrasinegara.Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagikegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yangakan datang.Hal yang paling utama dari definisi arsipyang dikemukakan oleh para ahliadalah:Pertamaarsip harus merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian, tetapibukti tersebut merupakan bukti dari lebih satu orang. Dengan kata lain, suatuarsip harus berisi data yang mempunyai arti sosial.Kedua, arsip harus disimpan didalam bentuk yang nyata.Tiga media arsipsecara umum terdiri dari kertas (paper),film dan (magnetic media).Arsipberbasis kertas merupakan data,gambar atau teks yang disimpan padasesuatu yang terkomposisi secara kimiawi tanpa melihat ukuran, warna atauberat kertas. (F.W. Chesire, 1956) Untuk arsipmediamagneticmerupakandata, gambar atau teks yang disimpan dan ditemukan kembali melaluipenulisan kode secara magnetik dan khusus berkaitandengan komputer.Ketiga, arsip harus dapat ditemukan kembali secara fisik maupuninformasinya. Arsip dapat dibedakan dengan non arsip (non record), karenanon arsip merupakan keseluruhan informasi dalam bentuk yang tidak nyata.Satu contoh dari non arsip adalah percakapan biasa. Non arsip ini dalamkondisi lingkungan tertentu dapat menjadi arsip.Dari hal tersebut di atas secara umum Arsip dapat didefinisikansebagairekaman informasi dari aktivitas dan kegiatan suatu organisasi.Rekamaninformasi arsipdapat digunakan untuk perencanaan,pelaksanaan sertapengawasan kegiatan suatu organisasi.Kesadaran mengenai pentingnya arsip diketahui seluruh pihak dalamorganisasi baik dari lini atasan hingga bawahan. Apa yang akan terjadiapabila dalam suatu organisasi tidak ada perhatian pada masalah arsip.Jikaarsip dibiarkan maka akan menimbulkan permasalahan baru yaitu akandikemanakan arsip tersebut dan tentunya akan kesulitan dalam pencariansuatu dokumen yang diperlukan, yang lebih berbahaya apabila surat ataudokumen tersebut tersebut hilang atau jatuh ke tangan orang yang tidakbertanggungjawab.Arsip dapat dikategorikan menjadi2 (dua)yaitu arsip aktif daninaktif. Untukkategori arsip aktif sebaiknya arsip tersebut disimpan dekattempatbekerjahal ini akan memudahkan penggunaannya selain itu penyimpanan arsipharus berdasarkanprinsipkearsipan, yaitu cepat ditemukan kembali apabiladiperlukan, dengan caramengklasifikasi berdasarkan abjad, subyek,numeric, dan kode klasifikasi.KEARSIPAN 110Arsip aktif merupakan bagian penting dalam mendukung kelancaranpelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan,untuk itu arsip aktif harus selalu tersedia pada saat diperlukan makadisimpanditempat yang mudah untuk diambil.Arsip inaktif adalah arsip aktif yang telah selesaidiproses dan telahmenurunfrekuensi pemakaiannya, dan jika dibiarkan akan memenuhi mejadan ruang kerja, untuk itu penyimpanannyadiserahkan pada unit kearsipandalam organisasi atau dapatdimusnahkan dengan memperhatikankarakteristik dan nilai guna dari arsip tersebut. Untuk melakukanpenyimpanan arsip maupun data dalam organisasi akan diperlukan sebuahkerangka systemdisentralisasiatau sentralisasi.Secara teoritis, bahwasetiap organisasi akan menghasilkan arsip. Arsip yang tercipta akanmembutuhkan pengelolaan, maka diperlukan sistem dan organisasikearsipan. Setiap organisasi atau instansi sudah seharusnya terbentuksecara alamiah apa yang disebut sebagai unit-unit pengolah dan unitkearsipan. Hubungan antara unit kearsipan dan unit-unit pengolah tersebutyang harus diwujudkan untuk saling bersinergi.b.DokumenDokumen menurut bahasaInggrisadalah“Documentation”dan menurutbahasa latin“Documentum”.Banyak pengertian dokumen di antaranya dalamWikipedia Bahasa Indonesia yang dimaksud dokumen adalahsebuahtulisanyangmemuat informasi, biasanya,dokumen ditulis dikertasdan informasinya ditulismemakaitintabaik memakai tangan ataumemakai media elektronik (sepertiprinter).Menurut kamus kepegawaianyang dimaksud dengan dokumen adalahsemua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak dan segala benda yangmempunyai keterangan-keterangandi pilah untuk dikumpulkan, disusun,disediakan atau disebarkan.Menurut Kamus Bahasa Inggris/WebsterDokumen dapat membuktikandengan keterangan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta, seperti suratketerangan, suratpernyataan, lampiran, dll.Dokumenadalah surat berharga yangtertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan.Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah suatuyang tertulis dan tercetak yang dapat digunakan untuk bukti atau keterangan.Dokumen-dokumen itu perlu didokumentasikan,dokumentasi merupakan usahauntuk melakukanpengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpananinformasi dari berbagai bidangatau pemberian atau juga pengumpulan bukti danketerangan-keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, bahan referensi,dan lain-lain.KEARSIPAN 111c.PustakaMenurut W.J.S. Poerwadarminta dalam kamus Umum Bahasa Indonesiayang dimaksud dengan pustaka adalahkitab,buku,kitabprimbon, tempatpersediaan buku-buku untuk dibaca, kumpulanbuku-buku (bacaan dsb).d.WarkatMenurut W.J.S. Poerwadarminta dalam kamus Umum Bahasa Indonesiayang dimaksud dengan warkat adalah surat, isi surat; pos, lembaran surat pos(yang boleh dilipat sebagai surat tertutup), Pengertian warkat dapat dilihat dari 2segi, yaitu :1)Pengertian Secara SempitMenurutKamus Besar BahasaIndonesia(KBBI),warkatdapat berartisurat atau isi surat.2)Pengertian Secara LuasWarkatadalah setiap informasi tertulis, tercetak atau bergambar (surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafis-grafis, atau gambar-gambar) yang masih memiliki kegunaan sebagai bahan informasi daningatan bagi organisasi.Berdasarkan pengertian tersebut berarti tidak semua catatan, grafik,gambar, dan sebagainya itu disebut warkat. Apabila catatan-catatan, grafik,dan gambar-gambar tersebut masih memiliki kegunaan sebagai informasidan ingatan organisasi maka layaklah bila disebut warkat. Dengan demikian,catatan-catatan, grafik-grafik, dan gambar-gambar yang sudah tidak memilikikegunaan sebagai bahan informasi dan ingatan bagi organisasi, tidak dapatdisebut sebagai warkat. Mengingat warkat masih memiliki kegunaan, makawarkat-warkat tersebut perlu dihimpun, ditata, disimpan, dan dipelihara.Dalam kehidupan sehari-hari, warkat yangsering kita jumpai adalahwarkat dalam bentuk surat. Aneka surat yang termasuk dalam pengertianwarkat, misalnya surat kuasa, surat pemberitahuan, surat undangan, suratketerangan, surat referensi, surat rekomendasi, surat pernyataan, memo ataunota, surat pengantar, surat pesanan jasa atau surat tempahan, suratpenugasan, surat permohonan, surat ucatan, surat perkenalan, suratpenawaran, surat permintaan penawaran, surat pesanan, surat penerimaanpesanan, surat konfirmasi pesanan, surat penolakan pesanan,surat referensibank, surat referensi dagang, surat pengiriman barang, surat tanda bukti,faktur, daftar rincian barang, surat pengantar barang, telegram, suratpenagihan, surat perjanjian, surat penuntutan atau surat klaim, suratpengnagkatan atau suratkeputusan, surat pernyatan, surat-surat fiskal, suratgugat atau somasi, surat izin, surat keterangan, surat akte pendirianperusahaan (akte notaris), surat izin usaha perusahaan (SIUP), suratasuransi, surat keterangan hak milik tanah/gedung (sertifikat),surat tandaterima uang (kuitansi), catatan pembukuan (nota keuangan), segenap bentukberaturan perundang-undangan, dan surat-surat rutin lainnya.Next >