< PreviousKEARSIPAN 112Disamping dalam bentuk surat, bentuk-bentuk lain yang temasuk dalampengertian warkat misalnya :1)Grafik2)Tabel3)Gambar atau bagan4)Data-data statistik5)Dalam bentuk himpunan atau buku, misalnya:6)Buku laporana)Buku kasb)Buku agendac)Buku himpunan peraturan perundang-undangand)Buku himpunan surat keputusane)Buku pedoman, misalnya:f)Buku pedoman organisasig)Buku pedoman tatakerjah)Buku pedoman tata persuratan dan kearsipan, Buku uraian tugas dansebagainya.e.KlipingKlipingadalahseni dalam memanfaatkan koran bekas ataupun koran barudengan cara memotong berita (artikel) yang ada di koran, majalah yang bergunabagi kehidupansehari-hari, dan lain sebagainya untuk kemudian ditempelkan dikertas baru. Kliping bukan hanya sebuah kerajinan yang asal tempel, ada caratertentu yang bisa dipraktikkan agar kliping yang dibuat bernilai tinggi dan terlihatmenarik.Di bawah ini carayang dapat praktikkan agar kliping yang dihasilkan tidakterlihat asal-asalan, yaitu :1)Usahakan menggunakan kertas yang cukup tebal untuk menempelguntingan artikel, penggunaan kertas yang terlalu tebal bisa membuatkliping terlihat kurang menarik. Janganmenggunakan kertas yang tipis,hal ini untuk menghindari lembaran kliping keriting atau tidak bisamenempel dengan rapi.2)Pilihlah lem yang cepat kering, agar lem tidak merusak danmenimbulkan bercak-bercak pada potongan koran yang hendakditempelkan.3)Ukuran jarak harus dipikirkan matang-matang agar kliping terlihat rapidan indah.4)Penyusunan potongan koran bisa menggunakan dua metode. Metodekategori atau metode tanggal terbit. Untuk kliping yang berisi tentangkehidupan sehari-hari lebih cocok menggunakanmetode kategori,sedangkan untuk kliping mengenai masalah berita serta sejarah metodetanggal terbit sepertinya adalah pilihan yang tepat.5)Pilihlah Cover kliping yang bagus dan sesuai dengan isinya, sampulyang menarik bisa membuat pembaca tidak bosan danjenuh untukmenyelami halaman demi halaman sebuah kliping.6)Nomor halaman serta Daftar isi dari keseluruhan halaman kliping jugasangat penting. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pembaca mencariKEARSIPAN 113informasi yang mereka inginkan. Di setiap halaman, bisa diberikansaran/rujukan yang masih berkaitan dengan halaman tersebut.7)Simpan kliping yang telah jadi pada tempat yang terhindar dari debuserta air.f.Persamaan dan Perbedaan Arsip, Dokumen serta PustakaDalam organisasi pemerintah maupun swasta, istilah dokumen seringdigunakan silih berganti dengan istilah arsip dan pustaka, meskipun di antara ke 3(tiga) istilah tersebut mengandung persamaan dan perbedaan.Dari segi fisik, baik arsip, dokumen, maupunpustaka, ketiganya menyangkuttentang warkat atau record.Berbagai warkat seperti yang telah diuraikan di atasdapat dikelompokkan menjadi 4 (empat), yaitu:1.Warkat-warkat yang masih digunakan untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari, yang selanjutnyadisebut active file atau disebut juga arsip dinamis aktif.2.Warkat-warkat yang jarang digunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari,atau sudah berkurang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraanadministrasi organisasi. Warkat demikian disebut in active file atau disebutjuga arsip dinamis in aktif3.Warkat-warkat yang sudah tidak aktif digunakan dalam prosespenyelenggaraan administrasi organisasi masih diperlukan sebagai bahanpertanggungjawaban, bahan penelitian, dan sebagai bukti historis. Warkat-warkat inilah yang sering disebut dengan istilah dokumen.4.Warkat-warkat yang sejenis dikelompokkan ke dalam satu kelompokkemudian dijilid menjadi buku, yang disebut pustaka.Dari uraian tersebut diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pada dasarnyabaik arsip(aktif dan inaktif), dokumen, dan pustaka dalah warkat, hanya intensitaspenggunaannya dalam pekerjaan sehari-hari saja yang berbeda.3.Jenis-jenis arsipArsip dapat digolongkan atas beberapa jenis atau macam tergantung dari sisipeninjauannya, yaitu :1)Berdasarkan fungsinya arsipBerdasarkan fungsinya arsipdapat dibedakan menjadi:a.Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsungdalam proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasiArsip dinamis dibagi menjadi 2 (dua), yaitu:Arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsungdan terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasiArsip dinamis inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalampenyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang.b.Arsip Statis yaitu arsip yang sudah tidak aktif dipergunakan dalampenyelenggaraan administrasi organisasi. Arsip statis diperlukan hanyaKEARSIPAN 114sebagai pertanggungjawaban dan untuk bahan penelitian saja (buktihistoris). Biasanya arsip statis berfungsisebagai bahan informasi dantersimpan di arsip Nasional.Persentase Tata Kearsipan :Untuk negara maju, 20% arsip aktif, 30%-35% arsip inaktif, 35%dimusnahkan, 10% dalam proses pemusnahan.Untuk Indonesia hampir 100% = dianggap arsip aktif sehinggamenumpuk banyak2)Berdasarkan Nilai Guna ArsipDitinjau dari penggunaannya arsip dapat dibedakan atas:a)Nilai Guna PrimerNilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentinganinstansi/pencipta atau yang menghasilkan arsip, nilai guna primermeliputi:1)Nilaiguna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan padakegunaan untuk pelaksanaan tugas fungsi lembaga/instansi penciptaarsip2)Nilai guna hukum, yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yangmempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban negara sertapemerintah3)Nilai guna keuangan, yaitu arsip yang berisikan segala hal yangmenyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan4)Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu arsip yang mengandung datailmiah dan teknologi sebagai akibata atau hasil dari penelitian murniatau terapan.b)Nilai Guna Sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaanarsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentinganumum diluar instansi pencipta arsip serta kegunaannya sebagai buktipertanggungjawaban kepada masyarakat/nasional, nilai guna skundermeliputi:1)Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta danketerangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentangbagaimana lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan,diatur fungsinya, danapa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sertaakibat dari kegiatan tersebut2)Nilai guna informasi, arsip yang mengandung informasi bagipenggunaan berbagai kepentingan penelitian sejarah tanpa dikaitkandengan lembaga/instansi pencipta3)Berdasarkan SifatBerdasarkan sifatnya arsip dapat dibedakan :a.Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannyaberlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat.KEARSIPAN 115b.Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua orangberdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Menurut tingkappenyimpanan dan pemeliharaannya, arsip di bagi atas :Arsip sentral, yaitu arsip yang disiman di suatu pusat arsip (depo arsip)atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya dan pemeliharaannyapada suatu tempat tertentuArsip pemerintah yang mengandung nilai khusus, ada yang disimpansecara khusus di jakarta pada arsip nasional pusat yang disingkatANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian/unit dalam suatuorganisasi,arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khususkarena khusus hanya menyimpan arsip yang ada diunit bersangkutan4)Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan atas arsip asli, arsip tembusan,arsip salinan, arsip petikan5)Berdasarkan subyek atau isinya,arsip dapat dibedakan atas berbagaimacam, misalnya arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pendidikan,arsip pemasaran, arsip penjualan dan sebagainya6)Berdasarkan bentuk dan judulnya, arsip terdiri atas berbagai macam surat(arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembarankertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagipenyelenggaraan kehidupan organisasi7)Berdasarkan sifat dan kepentingannya, arsip dibagi 2 (dua) yaitu:a.arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya danb.arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanent disimpan untuk selama-lamanya, misalnya : akte, ijazah, dan sebagainya.4.Fungsi ArsipAdapun fungsi yang dapat dilihat dari sistempenanganan kearsipansetiaporganisasi, yaitu:Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulisDapat dijadikan bahan dokumentasiDapat menghemat waktu, tenaga dan biayaSebagai alat pengingatSebagai alatpenyimpanan warkatSebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memilikiperpustakaanMerupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukankebijaksanaan organisasiMenurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan olehorganisasi/instansi adalah:Sebagai alat penyimpanan warkat.Sebagai alat bantuan perpustakaan.KEARSIPAN 116Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadangmerupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukankebijaksanaan perusahaan.Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat pentingmengenai kemajuan perusahaan.Pada dasarnya ada beberapa asas dalam pengelolahan surat baik suratmasuk maupun surat keluar yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi ataugabungan antara kedua tersebut. Untuk penentuan asas tersebut ada beberapapertimbangan misalnya lokasi dari setiap unit kerja apa berada dalam satu atapatau tidak, volume surat yang besar, jumlah pegawai dan pertimbangan lainnya.Asas-asas tersebutadalah:a.AsasSentralisasiSecara umum asas yang digunakan oerganisasi adalah asas sentralisasidalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerjasecara terpusat (sentral). Asas ini disebut juga asas satu pintu atau onedoor/gate policy.Dengan asas sentralisasi ini akan lebih mudah dalampengendalian dan penelusurannya, karena pencatatan, penyampaian, danpengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya keseragamansistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan kata lain bahwa dengan asasini maka:Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian,dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan.Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikaninformasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebutteregister di unit yang berwenang.Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.Dengan melihat kondisi seperti ini maka asas sentralisasi sesuai untukorganisasi yang lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atapdengan volume surat yang ditangani relatif kecil.b.Asas DesentralisasiAdalah kegiatan pengelolahan surat baik surat masuk maupun keluarsepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi.Unit kerja bertanggung jawab dalammelakukan penerimaan surat,pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat.Dalam asas ini bagi organisasi yang unitnya terpencar atau mempunyaikantor perwakilan atau kantor cabang pada beberapa tempat akan lebihmudah dan efisien jika dilakukan secaradesentralisasi dimana masing-masing unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya.Kalau hal ini yang terjadi maka yang perlu dicermati adalah harus adanyapembakuan sistem dan prosedur serta sarana pencatatan yang standarKEARSIPAN 117sehingga meskipun dilakukanpada masing-masing unit organisasi tetapi tetapada standar yang baku secara organisasional. Dengan asas ini maka:Pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakansepenuhnya oleh unit pengelola.Fungsi dan wewenang unit kearsipanterbatas pada pengelolaan danpenyimpanan arsip inaktif.Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing.Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja menjadilebih cepat dan surat tersebut manjadi lebih cepat diproses danditindaklanjuti. Tetapi sebaliknya asas ini juga mempunyai kelemahannyayaitu kemungkinan terjadinya ketidakseragaman sistem dan prosedurpengendalian dan pencatatan surat di samping tentu saja kemungkinanpengunaan sarana dan peralatan yang tidakefesien.c.Asas GabunganAdalah asas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi dalam artibahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipanyang dilakukan oleh unit kearsipan dan desentralisasi dalampelaksanaannya. Asas ini terutama dilakukan oleh organisasinya yangrelative besar dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang relatif kompleksdan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan dari keduaasas di atas.5.Syarat Petugas ArsipTenaga yang dibutuhkan dalammengelola dan mengurus arsip adalahtenaga yang terampil dan paham tentang sistem kearsipan yang baik, seorangtenaga kearsipan harus memiliki syarat-syarat sbb. :Littlefield dan Petersonmengemukakan seorang petugas arsip atau arsiparisharus memiliki:1)Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal2)Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yangtajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka dalam warkat3)Memiliki kecermatan4)Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada rincian-rincian yang kecil5)Memiliki sifat kerapihan dalam bekerja6)Memiliki sifat pertimbangan yang baikDrs. Anharberpendapat untuk menjadi arsiparis minimal diperlukanminimal 4(empat) syarat, yaitu: ketelitian, kecerdasan, dan pengetahuan umum,keterampilan dan kerapihan.Disamping itu tenaga arsiparis harus memilikipersyaratan sbb.:1)Mengetahui pengetahuan tata kearsipanKEARSIPAN 1182)Selalu mengikuti perkembangan dibidang pekerjaan, seperti : mengetahuiperalatan-peralatan yang lebih canggih yang akan membantutugasnya3)Mengenal seluk beluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan jabatan-jabatan4)Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan kepribadian yang baikDari 2 (dua) pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa petugas arsiparisharus memiliki syarat sbb:1)Pengetahuan dan keterampilan tentang arsip surat menyurat, seluk beluktentang organisasi/instansi dan tata kearsipan atau sistem kearsipan2)Pendidikan minimal sekolah menengah kejuruan3)Tekun, teliti, rapih, cermat, dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan4)Cekatan, cerdas, dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan5)Disiplin, jujur, dan tanggung jawab6)Ramah dan sopan dalam melayani permintaan arsip7)Loyal dan dapat menyimpan rahasia8)Sehat rohani dan jasmani9)Bekerja secara profesional6.Undang-Undang 43Tentang KearsipanLebih dari 38 tahun sejak diberlakukannya Undang-undang Nomor 7tahun 1971, dunia kearsipan telah memiliki rel untuk berjalan sesuai aturan.Kurun waktu antara tahun 1971 sampai dengan 2009 bukan merupakan waktuyang pendek, selama kurun waktu tersebut banyak perubahan yang terjadi,baik di lingkup nasional maupun di lingkup yang lebih sempit, terutamamomentreformasi yang telah membawa pengaruh dalam tata kehidupan berbangsa danbernegara.Selain hal tersebut otonomi daerah juga telahmenimbulkankonsekuensi dalam tata pemerintahan.Pelimpahan kewenangan daripemerintah pusat kepemerintah daerahmenambah keragaman kegiatan yangmenjadi kewenangan daerah.Semangat reformasi yang sudah dicanangkan sebelumnya diharapkanterus ada dan mengubah segala sesuatu yang perlu diperbaiki. Seperti halnyadi bidang kearsipan, pertamamenanggapi tuntutan situasi dan kondisidalammenghadapi era keterbukaan. Kedua dengan berlakunya Undang-undangNomor 8 tahun 1997 tentang DokumenPerusahaan, ada beberapa hal prinsipyang berbeda yang perlu dihadapi sebagai konsekuensi. Oleh karena itulahirnya Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan telahmemberikan harapan baru bagi dunia kearsipan, karena telah dicamtumkannyabeberapa materi baru yang akan memperjelas pelaksanaan tugas–tugaskearsipan dimasa yang akan datang.7.Fungsi Kearsipan dalam organisasi/instansiMenurut Undang-undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsipadalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan mediaKEARSIPAN 119sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yangdibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembagapendidikan, perusahaan, organisasipolitik, organisasi kemasyarakatan, danperseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa danbernegara.Dengan kata lain arsip merupakan suatu bukti pertanggungjawabandalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa dan bernegarasehingga arsip perlu di kelola dan dimanfaatkan dengan baik agarkeselamatan dan keamanan arsip tersebut bisa terjamin.Pemanfatan arsip yang opimal dapat dicapai melalui tahapanmanajemen arsip modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaanyang tepat serta pengawasan yang ketat. Mengingat pentingnya arsip dalamsuatu organisasi, maka pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik danbenar sesuai dengan prinsip serta tujuan manajemen kearsipan,yaitu dapatmenyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien apabiladibutuhkan.Manajemen dibutuhkan oleh organisasi untuk mengelola arsip menjadiinformasi yang tepat melalui kegiatan pengorganisasian pekerjaan. Olehkarena itu, manajemen arsip merupakan salah satu fungsi penting dalamsetiap kegiatan. Dikatakan lebih lanjut bahwa manajemen arsip dalammasyarakat informasi merupakan salah satu bagian penting bagi fondasikemasyarakatan, karena manajemen dijalankan berdasarkan sumber-sumber kemasyarakatan yang ada termasuk perilaku persepsi yang ada didalamnya.Dari uraian di atas tujuan kearsipan dapat disimpulkan sebagai berikut:1)Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.2)Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.3)Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.4)Penghematan tempat penyimpanan.5)Menjaga rahasia arsip.6)Menjaga kelestarian arsip.7)Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan danpenyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.D.RangkumanDalam kehidupan sehari-hari dikenal istilaharsip, dokumen, pustaka, warkatdan kliping.Istilah-istilah tersebut mempunyai pengertian yang berbeda-bedatetapi mempunyai tujuan yang sama yaitu memberikan informasi untukkepentingan pelaksanaan perbaikan kerja dikemudian hari.Dalam pengelolaannya dibutuhkan seseorang yang mengerti tentang arsippengelola itu di sebut arsiparis karena arsip yang dikelolanya itu akandisimpan berdasarkan system yang diterapkan dan menurut asas-asas yangKEARSIPAN 120telah disepakati oleh pihak pimpinan organisasi/instansi baik pemerintahmaupun swasta yang mengacu pada peraturan perundangan-undangan yangberlaku.E.TugasBuatlah kelompok sesuai dengan kebutuhan, setiap kelompok terdiri atas laki-laki dan perempuan, carilah informasi tentang pengertian arsip, dokumen,dokumentasi, pustaka, warkat, kliping dari berbagai sumber referrensikemudian diskusikan dalam kelompok dan masing-masing kelompokmempresentasikan hasil diskusi kelompok didepan kelas serta kelompok lainmendengarkan dan memperikan komentar.F.Tes Formatif1)Banyak orang menyebut istilah arsip, coba Anda tuliskan pemahaman Andatentang apa yang dimaksud dengan arsip?2)Apa pulayang dimaksud dengan warkat?3)Orang sering menyebut istilah filing tetapi belum tentu memahami artiyangsebenarnya. Bagaimana dengan Anda? coba jelaskan!4)Istilah filing system sudah populer di dunia perkantoran, apa sebenarnyayang dimaksud dengan filing system?5)Apakah yang dimaksud dengan guide? Jelaskan jawaban Anda!6)Apakah yang dimaksud dengan tab?Jelaskan jawaban Anda!7)Apakah yang dimaksud dengan folder?G.Kunci Jawaban Tes Formatif1)Yang dimaksud dengan arsip adalah kumpulan warkat/surat-surat yangdisimpan secara teratur dan sistematis agar bila sewaktu-waktu diperlukandapat ditemukan kembali dengan cepat.2)Yang dimaksud dengan warkat adalah setiap catatan tertulis ataubergambar tentang sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk keperluanpengingatan. Termasuk dalam pengertian warkat ialah, surat-surat, naskahkontrak, bon penjualan, kuitansi,dan sebagainya.3)Yang dimaksud dengan filing adalah suatu bentuk pekerjaan tata usahayang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga jikadiperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.4)Filing sistem adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut suatupedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila mana diperlukanlagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. Sistem filingdapat dibedakan menjadi 5 macam, yaitu sistem Wilayah, sistem nomor,sistem tanggal, sistem pokok soal, sistem wilayah.5)Yang dimaksud dengan guide adalah sekat yang menunjukan tempat atauposisi surat disimpan.6)Tab adalah sekat pemisah antara kelompok surat yang satu dengankelompok surat yang lain.7)Folder adalah map yangberfungsi untuk menyimpan surat.KEARSIPAN 121H.Lembar Kerja Peserta DidikCarilah artikel tentang Sekolah Menengah Kejuruan yang disesuaikan dengantempat anda menuntut ilmu dari koran, majalah atau sumber lainnya ikutilah7cara membuat kliping yang baik dan menarik.Silahkan anda berkreasi dalammembuat kliping agar mempunyai nilai seni tinggi, bermanfaat dan menarikbagi pembaca.Next >