< Previous192Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1b.Rangkumana)Email (ElectronicMail)merupakan suatu proses dan cara pengirimanpesan atau gambar melalui internetb)Emailbekerja sama dengan surat biasa( snail mail )yang harusmelewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya, begitudikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang tersambung keinternetsebuahemailmasuk ke beberapa komputer lain di sepanjangjaringaninternetyang disebut denganmail serverc)Alamat email terdiri dari dua yaituuser name(ID) dandomain namedipisahkan dengan tanda axon/ @ misalnya alamat :anggarjavier@yahoo.co.idd)Variasi Bentuk Komunikasi Dengan Email1)Point to Point2)CarbonCopy / CC3)Blind Carbon Copy / BCC4)Distribution List5)Etika penulisan email6)Jangan terlalu banyak mengutip.7)Perlakukan e-mail secara pribadi.8)Jangan gunakan huruf kapital.9)Jangan Membicarakan Orang Lain.10)Perhatikan penggunakan CC.11)Jangan gunakan format HTML12)Jawablah Secara Masuk Akalc.Evaluasi1)Jelaskan apa yang dimaksudemail2)Jelaskan cara kerja email3)Jelaskan anatomi email4)Tuliskan bentuk komunikasi pada email5)Apa yang harus diperhatikan pada penulisan email193Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 111KEGIATAN BELAJAR11APLIKASI EMAIL CLIENTa.Email Clientplikasi emailclient:outlook Expres, Eudora, dsb.Fitur ini secaraotomatisakanmengkonfigurasi klienemailAndauntuk mengaksesalamatemailcPanelAnda(es).Email clientmemungkinkan Andauntuk mengakses accountemailAnda dariaplikasipada komputer Anda.Outlook Express ®danApple ®Mailadalah contoh dariklienemail.Untukmengaksesfitur ini,klik tombol Lainnyasesuai denganakun email yangsesuai.b.PengenalanOutlooks.Outlook adalah sebuah aplikasi pengelolaan klien email danworkgroup yang dikeluarkan oleh Microsoft, salah satuperusahaansoftwareterbesar pimpinan Bill Gates. Aplikasibiasanya MS Outlook menjadi paket dalam MS Office, sehingga untukmenginstallnya dapat dilakukan bersama-sama dengan MS Office. Selainuntuk pengelolaan email, Outlook juga mempunyai beberapa fasilitas lainseperti pengelolaan kalender kerja,meeting, jadwal tugas dll. Sebelummenggunakan Outlook ada baiknya terlebih dahulu kita mengenal menu-menu utama dari Outlook itu sendiri.Bagian-bagian dari Outlook sbb:AM194Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1Folder ListFolder Listmenampilkan semua folder yang ada, sepertiInbox,PersonalFolders, danPublic Folders.ToolbarToolbarberisishortcutsdari perintahyang umum digunakan, seperti "NewMail Message", "Print", dan"Print Preview".Note:Toolbar dapat diubah sesuai dengan keperluan/keinginan kita.Status BarStatus Barmenunjukkan banyaknya pesan yang ada pada folder yangditunjukdan berapa banyak pesanyang belum dibaca jika ada.Outlook BarSama sepertiFolder List,Outlook Bar berisishortcutsuntuk fasilitasyangada pada Microsoft Outlook;sepertiCalendar,Contacts, andTasks.195Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1c.Outlook Untuk PengelolaanEmail1.Membaca EmailUntuk membaca email pastikanOutlook berada pada folder“Inbox”,cukup dobel klik pada pesan yangingin dibaca. Pesan akan terbukapada jendela baru. Untuk mengetahuiadanya pesan baru, pada“windowstoolbar”(sudut kiri monitor) akan diberitanda amplopyang diiringi dengansuara “ding” sebagai bunyi defaultuntuk email yang tiba pada Outlook.2.Membaca FileAttachmentJika Anda menerima pesan berisifile lampiran (attachment), di folderInbox pada Outlook akan di beri tandapaperclipdisebelahnya. Untukmembuka fileattachmentlakukan langkahberikut:1)Buka pesan/mail message.2)Akan adaicondengan nama file di body text.3)Dobelklikiconfile.Fileattachmentakan terbuka sesuai denganprogram aplikasinya. Anda bisa menyimpannya atau menutup sajafilenya.Cara menyimpan fileattachment.1)Sorot file attachment2)Klik menu File-kemudianSave attachment.3)Pilih folder tempat menyimpan file yang diinginkan.3.Membuat Sub Folderpada Inbox.Apabila kita ingin mengelompokkan email dan menempatkannya padafoldertertentu hal ini dapat dilakukan dengan membuat folder baru didalam folder Inbox.Lakukan langkahberikut:a)Pada folder Inbox klikkananb)PilihNew–pilihFolderbaruc)Ketik nama folder pada kolom yang tersedia.196Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 14.Menggunakan “Message Rule”Message Ruleberguna untuk mengatur email agar dapat diterimasesuai dengan aturan yang diinginkan. Juga berguna untukmengelompokkan email pada folder tertentu maupun untuk memblokemail yang tidak kita inginkan(iklan,spam, pornografi, dsb).Untuk mensettingMessage Rulelakukan langkahberikut:1.Pada folder Inbox klik menuTools2.Klik “Rules Wizard”(Akanmuncul menu untuk “rules wizard”)3.Klik tombolNew4.Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when theyarrive”), akan memeriksaemail begitu tiba.5.KlikNext197Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 16.Pilih lagi sesuai aturan yang diinginkan ( contoh “with specific word inthe sender’s address”), akan memeriksa kata-kata khusus padaalamat pengirim.7.Klik kalimat “specific word” yang digaris bawah.8.Isi sesuai dengan kata yang kita inginkan. (Mis: Didin)9.Klik Next kemudian pilih “move it to the specified folder” (akanmemindahkan email ke folder tertentu)10. Klikspecified, akan muncul window folder daripada Outlook11. Pilih folder yang anda inginkan pada “Inbox”(subfolder).12. KlikNext-kemudian beri nama/judul untukmessage ruletadi13.KlikFinishAda kalanya kita tidak ingin menerima email tertentu yang mengganggu.Untukmemblokirsuatuemail yang tidak kita inginkan (iklan,spam,pornographi,dsb)lakukan langkahberikut:1.Pada folder Inbox klikTools2.Klik “Rules Wizard”(Akanmuncul menu untuk “rules wizard”)3.Klik tombolNew4.Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when theyarrive”), akan memeriksaemail begitu tiba.5.KlikNext6.Pilih with “specific word in the body”(akanmencek kata-kata yang adapada isi pesan)7.Kemudian ketik/tambahkan kata-kata apa saja yang ingin Andasensor/blok.8.KlikNextkemudian pilih/cek “Delete it”(akanlangsung menghapuspesan bilatiba)9.KlikNext–kemudian beri nama/judul untukmessage ruletadi.10.KlikFinish5.Membuat/mengirim EmailUntuk membuat pesan (message) baru pada Outlook ikuti langkahberikut:1.Pada folder Inbox, klik menuFile2.SorotNew3. Klik menuMail Message198Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1Ada 3 jenis tujuan pengirimanyaitu:To,CcdanBcc. Deskripsinya sbb:•To:tujuan standar pengalamatan pesan.•Cc: singkatan dariCarbon Copy. Jika Andaingin mengirim pesankepada seseorang, tetapi ingin juga memberikan copy pesan padaorang lain, cantumkan alamat emailnya pada kolom Cc selain padakolom To.•Bcc: singkatan dariBlind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirimpesan pada 2 orang, pada koIomTo dan pada kolom Bcc, keduanyaakan menerima email tetapi penerima yang ada dikolom To tidakakan mengetahui (blind) bahwa email juga dikirim kepihak ke 2(Bcc).199Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1Setelah menentukan bagaimana dan kemana pesan akan dikirim,ikuti langkahberikut:1)Klik tombol pengalamatan (addressing) (To, Cc, or Bcc).Pada kolom "Show Names FromThe:”pastikan address list ygbenar telah dipilih.2)Dobel klik(tekanTo->, Cc->, Bcc->)nama orang yang ingindikirim. Anda dapat memilihlebih dari satu namadengan dobelklik pada nama tsb.3)Klik tombolOK.Anda akan kembali ke menu pesan/New MailMessagedengan alamatemail yang telah dipilih tadi.4)Masukkan text pada halaman isian pesan5)Setelah selesai mengetik pesan klik tombolSend,dan pesanakan segeradikirim.6.Pemakaian GroupAnda dapat mengirim email ke Group tertentu, yang terdiri darigabungan beberapa alamat email. Hal ini berguna untuk memudahkanpengiriman email ke banyak alamat sekaligus dalam satu Groupdaripada menuliskan alamat email satu-persatu. Untuk membuatGroupakan dibahas pada bab selanjutnya. Untukmengirim ke Grouplakukan langkahberikut:1)Klik “To” pada pengiriman email. Akan muncul menuAddressBook.2)Pada kolom “Show Names fromthe:“pilihAll Groups( atauditempat mana anda membuat groups).3)Klik Ok danSend200Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 17.MengirimAttachments(filelampiran)Jika Anda ingin menyertakan sebuah file atau lebih pada pesan Anda,seperti dokumen atauspreadsheet, lakukan langkah berikut:1)Seperti biasa, buat pesan baru beserta elamat emailnya.2)Setelah selesai mengetik pesan tekan tombolInsertpada toolbar.3)KlikFile.4)Cari file yang ingin anda sertakan.5)Dobel klik pada file yang akan disertakanSetelah itu file akan dimasukkan ke dalam pesan dan siap disertakan.Cara singkat lain adalah dengandrag and dropfile daridesktop atauWindows Explorerke body pesan.8.Membalas (Reply) PesanKetika menerima dan telah membaca sebuah pesan (email)kemungkinan Anda ingin langsung membalas pesan ke orang yangmengirimnya. Untuk melakukan hal tersebut lakukan langkahberikut:Standard Reply1.Pada folder Inbox doble klik email yang ingin Anda balas.2.Klik tombolReply.3. Alamat pengirim akan otomatis tercantum pada bagianTo:4. Ketik pesan anda pada body pesan.5. KlikSend.201Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1ReplytoAllFungsireply to allakan membalas pesan kepada semua penerima pesanyang dituju oleh pengirim pertama.Untuk melakukanini:1.Klik tombolreply to all.2.Semua penerima akan tercantum di bagianTo:dan semua alamatbagian Cc akan tercantum pada bagianCc:juga3.Ketik pesan anda pada body pesan.4.Klik tombol send.9.OutofOffice AssistantMs Outlook menyediakan fasilitasautoreply,dimana Outlook akanotomatis membalas email yang datang. Jika Anda berada diluar kantoratau sedang tidak ditempat, Anda bisa otomatis mengirim reply pesankeorang yang mengirim anda pesan, sehingga orang itu tahubahwasannya Anda belum membaca pesan yang telah dia kirim. Hal inikita lakukan dengan memanfaatkan fasilitas Outlook yang disebut “Out OfOffice Assistant“. Untuk melakukannya lakukan langkahberikut:1.KlickToolspada toolbar.2.KlikOut Of Office Assistant.3.JendelaOut Of Office Assistantakan muncul. Klik radio buttondisebelah "I am currentlyout of the office" dan ketik pesan yang inginAnda sampaikan pada kotak yang tersedia.4.Klik tombol OK.10.Forward(Meneruskan)PesanKetika Andasudah membaca pesan, dan ingin juga menyampaikan/meneruskan pesan tersebut ke orang lain, lakukan langkahberikut:1.Buka email/pesan yang ingin Anda teruskan ke orang lain.2.Klik tombolforward.Masukkan alamat email penerima. Andadapat menambahkan komentar dibody textpesan jikadiinginkan.3.Setelah selesai, klikSend.11.Pemakaian SignatureKita juga dapat menyertakan “signature” atau tanda tangan elektronik,biasanya ditempatkan pada bagian bawah email kita. Signature terlebihdahulu dibuatformatnya sehingga sewaktu mengirim email tidak perludilakukan berulang-ulang tetapi secara otomatis akan tertera pada bagianbawah email kita. Untuk melakukannya ikuti langkah berikut:1)Pada Outlook klik menuTools2)PilihOptions3)PilihMail Format(adadiatas)4)Kemudian klik tombol “Signature Picker” akan muncul window untukmengedit “signature”5)PilihNew–masukkan nama untuk “signature” Anda.6)KlikNext–Ketik sesuai yang Anda inginkan, demikian juga anda bisamemilih warna danbentuk dari font.7)KlikFinishNext >