Otomasi Perkantoran 1 SMK Kelas X - Semester 1

< Previous182Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1Klik tombol MicrophoneLevel untuk melakukan cekking terhadapMicrosoft yang akan digunakan, setelah itu akan tampil kotak DialogMicrophon Level.Klik tombol OK untuk menutup kotak dialog Microphon LevelKlik tombol Ok untuk memulai merekam suaraKlik tombol Change Quality untuk melihat kualitas perekaman, spaceyang tersedia, dan sebagainyaKlik tombol Save As, setelah itu kotak dialog Save akan tampilKetikkan nama file Suara untuk presentasi, misalnya SUARAKlik tombol OK untuk menyimpan hasil perekamanKlik tombolOK sekali lagi untuk menutup kotak dialog tersebut.Setelah merekam suara penyaji atau pembicara dapat menjalankanpresentasi tersebut untuk melihat slide presentasi dan mendengar hasilrekamannya.183Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1c.Evaluasi Dan Latihan1)Jelaskan dengan memberikanketerangan berupa catatan pada menuInsert Movie and Sound dibawah ini:2)Mengedit file sebelumnya, dengan variasi gambar dari Clip Art, Filefoto, Autoshape dan jika mungkin dari internet dengan memberikanefek suara dan movie ataupun rekaman anda jika alat memungkinkan.Tentukan apakah suara langsung berbunyi saat slide dipresentasikanatau baru berbunyi setelah klik mouse.1). Penjelasan pada Movie from file………………………………………………...………………………………………………...………………………………………………...2). Penjelasan pada Sound from Clip organizer………………………………………………...………………………………………………...………………………………………………...3). Penjelasan pada Sound from File………………………………………………...………………………………………………...………………………………………………...4). Penjelasan pada Record Sound………………………………………………...………………………………………………...………………………………………………...184Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1VIBAB VIMENGOPERASIKAN EMAILA.DESKRIPSINama Bahan ajar:Mengoperasikan aplikasi emailKode Kompetensi:Ruang lingkup isi:Peralatan dan instrumen yang terkait denganpelaksanaan unit kompetensi iniPengoperasian komputer;Pengoperasian sistem operasi sesuai denganInstruction Manual;Pengetahuan populer tentang internetPengetahuan tentang kode etik penulisanEmail;On site training sesuai dengan software yangdigunakanHasil yangdiharapkan:Setelah mempelajari bahan ajar ini, pesertadiharapkan untuk dapat:Mengoperasikan sistem operasi sesuaidenganInstruction Manual;Mengetahui populer tentang internetMengetahui tentang kode etik penulisan Email;Mengoperasikan On site training sesuaidengan softwre yang digunakan.Mampu berkomunikasi dengan menggunakaninternet185Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1Manfaat di Industri:Setelah mempelajari bahan ajar ini, pesertadiharapkan untuk dapat membantu DU/DI dalam :a.Mengoperasikan sistem operasi sesuaidenganInstruction Manualb.Memanfaatkan internetUntuk mempelajari bahan ajar ini, maka unit kompetensi dan pengetahuanyang harus dikuasai sebelumnya adalah:Mengoperasikan PC stand alone dengansistem operasi berbasis GUIMengoperasikan periferalB.PETUNJUKUntuk peserta1)Belajar yang dilaksanakan menggunakan sistemSelf Based Learningatausistem belajar mandiri. Diharapkan seluruh peserta dapat belajar secaraaktif dengan mengumpulkan berbagai sumber selain bahan ajar ini,misalnya melalui majalah, media elektronik maupun melalui internet.2)Dalam bahan ajar ini dituntut tersedianya bahan ajar yang lengkap yangmeliputi :Unit komputer yang siap digunakan;Sistem operasi yang legal dan siap digunakan;Buku manual sistem operasi;SOP dalam menghidupkan dan mematikan komputer.3)Guru atau instruktur berperan sebagai fasilitator dan pengarah dalamsemua materi di bahan ajar ini, sehingga diharapkan dapat terjadikomunikasi timbal balik yang efektif dalam mempercepat prosespenguasaan kompetensi peserta.4)Selanjutnya, peran guru dalam proses belajar adalah :a)Membantu peserta dalam merencanakan proses belajar, utamanyadalam materi-materi yang relatif baru bagi peserta;b)Membimbing peserta melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskandalam tahap belajar;c)Membantu peserta dalam memahami konsep dan praktek dalam bahanajar ini dan menjawab pertanyaan peserta mengenai proses belajar danpencapaian jenjang pengetahuan peserta;d)Membantu peserta untuk menentukan dan mengakses sumbertambahan lain yang diperlukan untuk belajar;e)Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan;f)Merencanakan seorang ahli / pendamping guru dari dunia usaha untukmembantu jika diperlukan;g)Melaksanakan penilaian;186Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1h)Menjelaskan kepada peserta mengenai bagian yang perlu untukdibenahi dan merundingkan rencana belajar selanjutnya;i)Mencatat pencapaian kemajuan peserta.C.TUJUAN AKHIRSetelah mempelajari bahan ajar ini, peserta diharapkan untukdapat:1)Memahami konsep dasar pengoperasian komputer2)Mengetahui populer tentang internet3)Mengetahui tentang kode etik penulisan Email4)Mengetahui cara membuatEmail5)MengoperasikanOn site trainingsesuai dengansoftwareyangdigunakan187Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 110KEGIATAN BELAJAR 10MENGOPERASIKAN EMAILa.Pengantar Email (Electronic Mail)1.Apa itu Emailmail (Electronic Mail )merupakan suatuproses dan carapengiriman pesan ataugambar melalui internet.Yang kita lakukan bila kitaberkomunikasimenggunakane-mailadalahmengetikkan pesan yangakan kita kirim padaprogram komputer yangdikhususkan untukkeperluan ini misalnyaOutlook Express, YahooMailatau yang lainnya.2.Cara Kerja EmailPada dasarnyaemailsamadengansurat biasa(snailmail)yang harus melewatibeberapa kantor possebelum sampai ketujuannya, begitu dikirimkanoleh seseorang melaluikomputer yang tersambungkeinternetsebuahemailmasuk ke beberapakomputer lain di sepanjangjaringaninternetyangdisebut denganmail server.E188Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1Ketikaemailtersebut sampai keserveryang menjaditujuan (sepertiyang ditunjuk pada alamatemail-kepada siapa kita menulisemail),makaemailtersebut disimpan pada sebuahemailbox. Si pemilik alamatemailbaru bisa mendapatkanemailitu kalau yang bersangkutanmengecekemailbox-nya.3.Anatomi Alamat EmailBilamana kita membaca alamat sebuahsnail mail, kita bisamembayangkan seberapa jauh lokasi si pengirim surat dari kita.Sedangkan untuk alamat email terdiri dari dua bagian yaitu dipisahkandengan tanda axon /@ misalnyaalamat:e-rafi@vedcmalang.or.idDi sebelah kiri @ disebutuser name(e-rafi), yang menunjuk padaidentitas si pemilik alamatemail.User namebisa merupakan nama sipemilik, singkatan nama,nickname, nomor, atau apapun juga.Usernamejuga menjadi nama bagiemailboxyang dimiliki seseorang disebuahmail server. Di sebelah kanan @(vedcmalang.or.id)disebutdomain name, yang menunjukkan identitasmail serverdi mana seorangusermemilikiemailbox.4.Variasi Bentuk Komunikasi Dengan EmailDalam beberapa hal email memang menirusnail mail(Surat Pos),meskipun jelasemailmemiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelaspada kemungkinan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan denganemail.Point to PointMaksudnya adalah mengirimkan email langsung kesebuahalamattertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yangsering berkirimemailbahwa cara ini dinamakanjapri, singkatan darijalur pribadi.Carbon Copy / CCPengertiancarbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat(denganmesintikkonvensional)menggunakan kertas karbon untukmendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selainditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya kealamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yangdiawali dengan“TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskanpada bagian “CC”.189Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1Blind Carbon Copy / BCCIni adalah variasi dari CC. Orang yang menerimaemailyangalamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si pengirim, bisa melihatkepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebutdikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa langsung melihat padabagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkansebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebuttahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat oranglain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapaemail clientmenyediakanbagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express versi 5.01bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email barudan mengklik pilihan View dan All Headers.Distribution ListDistribution listadalah sebuah cara komunikasi denganmenggunakanemailsecara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orangyang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu( pengumuman, berita harian,updatemengenai perkembangan suatuproyek, buletin, jurnal, dan sebagainya ), akan tetapi tidakmengharapkan adanya respon dari para penerimaemailnya. Untuk ituyang harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khususuntuk keperluan ini. Bila pengeloladistribution listmengirimkan sebuahemail ke alamat tersebut, maka alamat itu akan mem-forwardemailtadike semua alamatemailyang menjadi pelanggan(subscriber)daridistribution list.Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan dimintauntuk mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola.Bisa pula si pengelola yang memasukkan alamat email mereka kedatabase pelanggan secara manual.Discussion ListDiscussion listseringkali juga disebut mailing listatau lebih populerdenganmilis. Pengertiannya hampir sama dengandistribution listhanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadisubscriberuntuk mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belumtentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyakyang terbuka untuk siapa saja.Untuk dapat bergabung ke dalam sebuahmilispertama-tamaseseorang mesti melakukan prosessubscription( mendaftar ) dengansuatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukanintervensi seorangadministratoryang mengelola milis, baik untukmenyetujui atau menolak permohonan menjadianggota milis. Milis190Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1yang seperti itu tentu adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa sajauntuk bergabung.a.Etika Penulisan EmailNetiket atau Nettiquetteadalah etika dalamberkomunikasi melaluie-mail. Seperti halnya berkomunikasi melalui suratatau bertatapmuka,berkomunikasi dengan e-mail butuh tatacara sendiri. Bisadibayangkan. Hampir setiap hari ada jutaan e-mail dikirimkan danditerima oleh begitu banyak orang. Maka salah-salah kata, bisa berartifatal. Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita menerima pesan e-mail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim kembaliseutuhnya pesan-pesan yang kita kirimkan, atau menjawabpertanyaan panjang kita, dengan ucapan, "saya kira begitu", atau"betul." Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada baiknya kitamengetahui beberapadi antaranya:1)Jangan terlalu banyak mengutip.Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' darisebagian besarprogram mailer biasanya akan mengutip pesan asliyang Andaterima secaraotomatis ke dalam isi surat Anda.Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail,usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanyamenjawab bagian-bagian yangrelevan saja. Pesan yang terlalupanjang memakan file yang besar,yang membuatloading menjadilambat, yang berarti akan menambah bebanpulsa tidakhanyapada pihak penerima, juga pada pihak si pengirim.2)Perlakukan e-mail secara pribadi.Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Andasecara pribadi, Andatidak sepatutnya mengirimnya ke forumumum, seperti kelompok grup, atau mailing-list. Email padadasarnya adalah alat komunikasi personal.3)Jangan gunakan huruf kapital.Seperti halnya membaca suratkabar, atau surat, membaca pesane-mail yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihantidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata kramaberkomunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan huruf besarbiasanyadianggap berteriak. Mungkin sajamaksudnya hanyauntuk memberi tekanan pada maksud Anda.191Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 14)Jangan Membicarakan Orang Lain.Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E-mail memiliki fasilitas bernama 'Forward', yang mengizinkan sipenerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.5)Jangan gunakan CC.Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya dimailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. JikaAnda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mailAnda, akan bisa melihat alamat-alamat e-mail orang lain.Umumnya orang tidak suka bila alamat e-mailnya dibeberkan didepan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengancara ini setiap oranghanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.6)Jangan gunakan format HTMLJika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangangunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mailrekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Andasama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plaintext.7)Jawablah Secara Masuk AkalJawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Janganmenjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi,menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawabdalam satu kata: "Good." Wah, inisangat menyebalkan.Next >