< Previous152 5.5 Cara mendapatkan persetujuan rencana Sebuah rencana yang sudah disusun dengan bersusah payah perlu mendapatkan persetujuan dari pihak pimpinan kantor atau pihak lain yang berwenang.Tanpa persetujuan itu, rencana tersebut akan menjadi mubajir atau percuma, sebab tidak bisa dilaksanakan. Dalam hal ini diumpamakan gagasan tentang penyusunan rencana berikut pembuatan rencana itu bukan datang dari pihak pimpinan yang berwenang, melainkan dari pihak lain yang tidak memiliki wewenang memutuskan, misalnya adalah manajer kantor dan bawahannya atau sekretaris perusahaan dan kawan-kawannya. Maka, dalam kasus ini, pengesahan rencana harus dimintakan kepada pimpinan yang berwenang supaya rencanaitu dapat dilaksanakan. Pada waktu rencana bersangkutan hendak dimintakan kepada pimpinan yang berwenang, maka sebaiknya rencana itu dilengkapi dengan beberapa sarana pendukung sebagai berikut : (i) Waktu penyerahan Rencana diserahkan pada waktu yang tepat, misalnya pada saat masalah yang dipersoalkan masih belum reda. (ii) Rekomendasi dari orang penting Rencana terlebih dahulu dikinsultasikan kepada orang penting yang punya relasi dengan pimpinan berwenang. Setelah itu meminta persetujuan sekaligus rekomendasinya kepada pimpinan berwenang. (iii) Penulisan rencana yang pandai Rencana yang hendak dimintakan pengesahan itu sebaiknya ditulis mengikuti ketentuan berikut ini: a) Bahasa yang mudah dibaca Kata-kata, tata bahasa maupun gaya bahasanya dipilih yang mudah-mudah. b) Tidak banyak uraian panjang, melainkan dilengkapi dengan gambar, grafik, diagram dan lain-lain yang mudah dibaca. c) Data yang cukup dan jelas Rencana dilengkapi dengan data berjumlah cukup dan jelas serta mudah diperiksa d) Kesimpulan dan argumentasi tidak rewel. Kesimpulan dirumuskan secara sederhana, dan argumentasi (alasan yang diajukan sebagai bukti) dimuat secukupnya saja. (iv) Pembiayaan yang rasional Rencana dalam pelaksanaan pasti membutuhkan biaya dan biaya ini sudah tentu selesai dihitung pada waktu rencana diajukan. Dengan pengertian ini, jumlah pembiayaan itu sedapat mungkin dikemukakan secara rasional dan dapat dipertanggungjawabkan. 153 5.6 Efesiensi pekerjaan kantor Efesiensi memiliki arti secara singkat “hemat segala-galanya”. Secara singkat efesiensi adalah usaha menghemat materi, tenaga, waktu dan sebagainya dalam rangka mengerjakan sesuatu untuk mencapai tujuan tertentu. Efesiensi kerja adalah pelaksanaan pekerjaan dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya. Di dalam kantor,seorang pegawai yang bekerja efesien pasti memiliki kecepatan kerja yang tinggi, atau kebalikannya, jika dia ingin menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu singkat, dia harus bisa meningkatkan kecepatan kerjanya, berarti dia harus bekerja dengan efesien. Seorang pegawai yang bekerja tidak efesien, sudah pasti kecepatan kerjanya lamban, sehingga sering disebut orang menjadi malas. Asalkan punya motivasi, cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua pekerjaan kantor baik yang besar maupun yang kecil. Efisiensi pekerjaan kantor dapat mempercepat pencapaian target yang telah digariskan dengan menghemat waktu dan tenaga. Maka dari itu, semua pegawai di dalam kantor dituntut agar bekerja dengan efisien dengan maksud semuanya bisa mencapai keberhasilan bersama secara kolektif. Cara meminta persetujuan rencana Penulisan rencana yang pandai Waktu yang tepat Ada rekomendasi Penulisan yang pandai Pembiayaan yang rasional Bahasa yang mudah Dilengkapi gambar, diagram dll Data cukup dan jelas Kesimpulan sederhana Alas an masuk akal 154 Dalam moralnya, setiap pegawai di dalam kantor, tidak boleh punya pikiran pembocoran atau penghamburan, tidak boleh punya pikiran bekerja lamban, tidak boleh punya pikiran semaunya, karena semua itu akan mempengaruhi hasil kerjanya. Seorang pegawai yang hasil kerjanya jelek, sudah tentu akan mendapat teguran dari pimpinannya, bahkan bisa diputuskan hubungan kerjanya apabila dianggap sudah parah. Pegawai macam ini termasuk pegawai tidak efisien, atau pegawai yang memiliki efisiensi kerja rendah. Efisiensi pekerjaan harus yang tinggi. Pegawai yang tidak menyukai penghamburan, umumnya akan bekerja dengan efisien, dan pegawai yang bekerja efisien tidak mengeluh walaupun banyak yang harus dikerjakan. Sebaliknya, pegawai yang tidak efisien akan mengeluh jika ia diberi pekerjaan agak banyak, bahkan sedikit banyak saja ia sudah mengeluh. Pegawai macam ini jelas adalah yang malas dan ini tidak termasuk di dalam lingkaran efisiensi pekerjaan. Oleh sebab itu, cara bekerja yang efisien harus terus menerus dipraktekandan diterapkan agar supaya jiwa efisiensi benar-benar bisa melekat pada diri setiap orang sehingga keseluruhan kantor menjadi berpotensi (memiliki tenaga) besar. Tujuan dan target tidak berubah Paling mudah mengerjakannya Paling murah biayanya Paling sedikit tenaganya Paling ringan bebannya Paling singkat waktunya Biaya jadi murah Tenaga jadi sedikit Beban jadi ringan Waktu jadi singkat Jarak jadi pendek Efisiensi pekerjaan Bekerja dengan efisien Bekerja tidak efisien Biaya jadi mahal-boros Tenaga jadi banyak-cape Beban jadi berat-payah Waktu jadi lama-panjang Jarak jadi panjang-jauh 155 Pengertian efisien Efisien tidaknya suatu kegiatan kerja dapat dilihat dari dua segi, yaitu segi usaha dan segi hasil. Dari segi usaha : suatu hasil dapat dicapai dengan usaha yang kecil atau sedikit. Dari segi hasil : dengan usaha tertentu memperoleh hasil yang banyak. Dengan demikian, sesuatu dapat dikatakan efisien bila terjadi dengan usaha yang kecil diperoleh hasil yang banyak. Asas-asas efisiensi pekerjaan kantor Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar suoaya sesuatu dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada beberapa azas yang perlu diterapkan. Asas-asas yang perlu diterapkan sebagai berikut : (i) Asas perencanaan Segala sesuatu kegiatan harus punya perencanaan, supaya bisa dijalankan dengan benar, tepat, dapat dikontrol dan juga dapat dievaluasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal (sebesar-besarnya) (ii) Asas penghematan Penyerderhanaan dilakukan dengan tujuan supaya suatu pekerjaan menjadi lebih mudah atau lebih ringan untuk dikerjakan. (iii) Asas penghematan Pemakaian biaya, bahan, benda sedapat mungkin diusahakan tidak berlebihan, cukupkan sesuai dengan yang dituntut atau dibutuhkan. (iv) Asas penghapusan Pegawai yang efisien Pegawai yang rajin & teladan Pegawai yang tidak efisien Pegawai yang malas & tidak boleh dicontoh Usaha kecil Hasil banyak efisien 156 Menghapus atau meniadakan sesuatu kegiatan yang dianggap kurang perlu, sudah tentu yang tidak punya hubungan dengan hasil yang hendak dicapai (v) Asas penggabungan Menggabungkan atau menyatukan beberapa kegiatan yang memiliki persamaan dalam kemungkinan bisa dikerjakan sekaligusatau bersamaan sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga kerja. Syarat-syarat efisiensi kerja : Pelaksanaan pekerjaan yang disebut efisiensi kerja ada syarat-syaratnya. Syarat-syarat itu harus dipenuhi agar supaya efisiensi kerja bisa tercapai. Syarat-syarat efisiensi kerja adalah : (1) Pekerjaan yang dikerjakan berguna Target dari hasil kerja tercapai sesuai dengan yang ditetapkan (2) Dalam pelaksanaan harus ekonomis Bersifat ekonomis dalam arti biaya, tenaga kerja, bahan, waktu, peralatan, ruang dan lain-lain semua dipakai dengan setepat-tepatnya. Tidak terjadi pemborosan. (3) Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan Semua pelaksanaan dapat dipertanggungjawabkan dalam arti tidak akan terjadi hal-hal yang menyeleweng dari yang telah ditetapkan. (4) Ada pembagian kerja yang jelas Dengan perhitungan tidak mungkin pekerjaan hanya dikerjakan oleh seorang, maka pembagian kerja perlu dilakukan. (5) Wewenang dan tanggung jawab harus sama Yang dimaksud adalah wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan bersangkutan (6) Prosedur kerja harus praktis Pekerjaan yang dimaksud memang dapat dilaksanakan dengan lancardan tidak sulit. Pekerjaan yang efisien Direncanakan lebih dulu Disederhanakan jika bisa Dihemat segalanya Dihapus yang tidak perlu Digabung jadi satu 157 5.7 efisiensi Dalam Kantor Secara singkat dapat dikatakan bahwa efisiensi yang dimaksud adalah upaya penghematan segala hal di dalam pelaksanaan kerja. Semua pegawai yang ada di dalam kantor harus menyadari bahwa melakukan upaya efisiensi di dalam kantor adalah kewajiban semua orang tanpa kecuali karena mereka semua hidup dari kantor itu, yang berarti kantor merupakan nyawa yang amat berharga, sehingga perlu dipelihara dan dpertahankan sebagaimana mestinya. Seandainya bisa diupayakan menjadi lebih baik, mengapa tidak dilakukan? Justru untuk menjawab pertanyaan iyu, efisiensi dalam kantor menjadi perlu dibicarakan. Berbicara tentang efesiensi dalam kantor, berarti melakukan segala upaya penghematan untuk keperluan kantor, yang bertujuan supaya beban perongkosan yang ditanggung kantor menjadi bisa berkurang, sehingga kantor bisa tumbuh menjadi sehat. Efisiensi dalam kantor bisa dilakukan mengenai segala hal mulai dari alat-alat tulis. Melakukan penghematan tentang alat-alat tulis kantor merupakan salah satu upaya efisiensi dalam kantor. Misalkan kertas.kertas yang dipakai untuk naskah konsep mestinya dipakai secara bolak-balik dua muka. Kalau dipakai hanya satu muka, berarti tidak bekerja dengan efisien, yang juga berarti tidak menjalankan efisiensi dalam kantor. Bolpen harus dipakai sampai habis, baru dibuang. Pensil harus dipakai sampai pendek tidak bisa dipakai lagi. Pendek kata, pemakaian semua alat tulis, tidak ada yang bisa luput dari tindakan efisiensi dalam kantor. Tindakan efisiensi dalam kantor juga mencangkup peralatan mesin. Mesin-mesin kantor yang sehari-harinya berfungsi sebagai alat penunjang pekerjaan kantor harus dipelihara dengan baik. Tanpa mereka, pekerjaan kantor akan macet. Maka, pemeliharaan dan perawatannya perlu dilakukan secara rutin. Perawatan harus dilakukan sendiri, kecuali terjadi kerusakan yang berat di luar jangkauan kemampuan karyawan kantor, baru diserahkan kepada tukang servis dari luar. Syarat Efisiensi kerja Berguna Ekonomis Dapat dipertanggungjawabkan Ada pembagian kerja Wewenang dan tanggungjawab sama Prosedur kerja praktis 158 Dalam hal penggandaan, selain mesin foto kopinya perlu dirawat, kalau melakukan penggandaan pun secukupnya saja, jangan sampai terjadi penggandaan yang berlebihan sehingga terjadi pemborosan. Selain alat-alat tulis dan perlatan kantor, efisiensi dalam kantor juga menjangkau barang-barang lain milik kantor baik yang bergerak maupun tidak bergerak. Benda-benda tidak bergerak seperti tanahdan bangunan lebih mudah untuk dipelihara dan dpertahankan. Seperti bangunan,kalau tidak terjadi kejadian insidental seperti bocor dan sebagainya, lebih mudah untuk dipertahankan. Tetapi, benda-bendabergterak seperti mobil juga tidak luput dari pemeliharaan da perawatan. Tanpa pemeliharaan dan perawatan, benda-benda bergerakitu sulit untuk dipertahankan. Sejumlah kelemahan atau perbuatan yang bisa menimbulkan pemborosan yang menjadi musuh dari upaya efisiensi dalam kantor, dalam hal pemeliharaan atau pemakai barang-barang dapat disebutkan antara lain seperti berikut ini : 1) Kelengahan menangani bahan-bahan mentah sehingga terjadi kerusakan atau kadaluarsa. Jikalau di pabrik, ada banyak bahan-bahan mentah yang harusterus menerus diawasi dan dipantau serta diperiksa, sebab kalau sedikit lengah saja, ada kemungkinan bahan mentah itu menjadi rusak misalnya karena kadaluarsa (sudah lewat waktu pakainya), khususnya adalah bahan-bahan kimiawi. 2) Kelengahan menangani peralatan produksi Mesin-mesin yang dipergunakan di pabrik harus selalu diperiksa kondisinya. Pemeriksaan rutin ini termasuk perawatan. Misalnya minyak pelumasnya apakah masih bagus, rantai penghubungnya apakah masih kuat, suku cadang kollagernya apakah masih berfungsi normal, tidak oblak dan sebagainya. Semua ini kalau lengah, bisa menyebabkan terjadinya kerusakan mendadak yang sudah tentu akan membawa akibat terjadinya pemborosan yang tidak perlu. 3) Pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut Semua alat angkut seperti truk punya kapasitasnya. Oleh karena itu, pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut in bisa menyebabkan timbul kerusakan pada alat angkut itu. 4) Barang yang tidak dipakai karena kelebihan tidak dikembalikan ke tempat asal. Dalam pemakaian barang, sering kali terjadi kelebihan barang sehingga tidak dipakai. Barang-barang yang kelebihan ini mestinya langsung dikembalikan ke tempat asal penyimpanan misalnya gudang, jikalau tidak langsung, ada kemungkinan barang-barang itu menjadi hilang atau rusak atau cacat sehingga terjadi pemborosan. 5) Cara pengoperasian peralatan yang tidak tepat. 159 Semua alat ada cara pengoperasiannya sesuai dengan ketentuan dari pabrik pembuatnya. Jikalau cara pengoperasian ini tidak ditaati, bisa terjadi kerusakan pada peralatan itu. 6) Pemakaian barang atau peralatan yang tidak sesuai dengan tujuannya. Semua barang atau peralatan memiliki tujuan pemakaian sendiri. Tujuan pemakaian ini sudah ditentukan oleh pabrik yang memproduksinya, maka jikalau kita memakai barang atau peralatan itu tidak sesuai dengan tujuan semula, ada kemungkinan akan timbul kerusakan atau kejadian buruk yang lain. 7) Kerusakan kecil dibiarkan. Peralatan seperti alat angkut, jikalau dipakai terus, pada suatu saat pasti akan timbul kerusakan; ada kemungkinan kerusakan itu pasa mulanya adalah kerusakan kecil. Kerusakan kecil ini harus langsung ditangani, sebab jikalau tidak, berarti dibiarkan, kerusakan kecil itu bisa berkembang menjadi kerusakan besar bahkan adalah kerusakan yang fatal sehingga terjadi pemborosan besar. 8) memakai barang berlebihan. Barang-barang yang tidak dipakai, barang apapun juga, semestinya dipakai dalam jumlah secukupnya saja, tidak perlu dilebihkan. Misalnya foto kopi. Penggandaan yang dilakukan hanya berjumlah yang dibutuhkan saja, sebab kalau dilebihkan ada kemungkinan menjadi pemborosan. Jadi, pemakaian barang yang berlebihan adalah suatu tindakan yang berlawanan dengan prinsip efisiensi dalam kantor. 9) Kelambatan dalam laporan Jika ada kejadian dalam kantor, karyawan bersangkutan semestinya dengan cepat membuat laporan kepada atasannya, agar supaya bisa diambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasi kejadian itu.pembuatan dan penyerahan laporan ini jikalau terlambat, maka akan ada kemungkinan kejadian itu menjadi tidak bisa diatasi lagi sehingga banyak merugikan kantor. Delapan butir uraian diatas hanya merupakan contoh dari yang sudah terjadi. Selain, sudah tentu masih ada banyak lagi yang belum sempat dibahas di sini. Pendek kata, semua kejadian buruk itu adalah musuh dari upaya efisiensi dalam kantor. Inti dari upaya Efisiensi Dalam Kantor Penghematan dalam segala hal dan segala bidang di dalam Kantor 160 Penghematan yang dimaksud adalah sudah tentu dalam arti tindakan-tindakan ke arah berhemat, tidak memakai barang secara sembarangan. Di sini ada perbedaan antara pengertian ‘hemat’ dan ‘pelit’. Hemat adalah moral baik manusia yang bertindak untuk diri sendiri memakai barangsecukupnya saja, tetapi ‘pelit’ adalah moral buruk manusia yang betindak tidak mau berbagi sebagian rejekinya kepada orang lain Contoh perbuatan tidak efisien pada efisiensi dalam kantor: 5.8 Perencanaan kerja, efisiensi kerja dan pekerjaan kantor Sebuah kantor atau perusahaan, agar supaya bisa berkembang secara sehat ke arah tujuan dan target yang telah ditentukan, semua karyawannya termasuk sekretaris pimpinan, manajer kantor dan pegawai administrasinya perlu mengetahui dan menyadari misi dan tujuan kantor yang menjadi tempat kerjanya. Untuk mencapai tujuan itu, pekerjaan perkantoran yang kelihatannya tidak berat tidak bisa diremehkan begitu saja, karena kegiatan perkantoran itulah yang mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan kantor atau perusahaan. Semua pekerjaan harus dikerjakan dengan perencanaan yang matang dan sebuah perencanan harus disusun berdasarkan kenyataan yang ada di depan mata yang digabung dengan kebijaksanaan yang sudah digariskan oleh pimpinan atau pihak yang berwenang, dengan satu tujuan supaya bisa mencapai target sebesar-besarnya sesuai dengan cita-cita kantor. Jika sebuah perencanaan kerja sudah selesai disusun, maka rencana kerja itu perlu dilaksanakan dengan cara seefisien mungkin. Dengan perkataan lain, prinsip efisiensi kerja perlu diterapkan pada pelaksanaan darirencana kerja itu. Dengan cara kerja yang sistematis seperti itu, tujuan dan target kantor akan menjadi mudah untuk dicapai. Dengan demikian, perencanaan kerja harus disusun dengan efisiensi kerja yang memadai untuk mencapai tujuan dan target yang Perbuatan yang perlu diperbaiki untuk Efisiensi Dalam Kantor Tidak memperhatikan bahan baku Tidak memperhatikan peralatan Pemuatan barang kelebihan Barang tidak dikembalikan ke tempat asal Cara pakai yang tidak sesuai Membiarkan kerusakan kecil Pemakaian barang berlebihan Terlambat dalam laporan 161 sudah ditentukan. Semua ini harus bisa terkontrol dengan pekerjaan kantor yang dilakukan sehari-hari. Sebuah ide bagus yang masih ada di dalam benak, tidak bisa langsung dijadikan sebagai sebuah rencana yang kongkrit. Ide itu harus dijadikan dulu sebuah perencanaan kerja, setelah itu beru bisa dibuat menjadi sebuah rencana kerja yang kongkrit. Perencanan kerja sebelum dijadikan rencana kerja harus mendapat pengesahan lebih dulu dari pimpinan yang berwenang. Sesudah mendapat persetujuan, perencanaan kerja yang mengambil bentuk kongkrit sebagai rencana kerja baru dapat dilaksanakan. 5.9 Kerja sama Salah satu kompetensi di dalam kurikulum disebutkan: ‘Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan’, berarti selain perencanaan kerja dan efisiensi pekerjaan, betapa pentingnya ‘bekerja sama’. Bagi profesi sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi, bekerja sama di dalam kantor merupakan suatu usaha dan upaya yang bersifat mutlak, karena siapapun di dalam kantor itu tidak mungkin bekerja sendiri untuk mencapai tujuan bersama yang sudah ditentukan. Bagi ketiga profesi itu, kerja sama di dalam kantor ada tiga macam,yaitu: (i)Kerja sama dengan pimpinan. (ii)Kerja sama dengan kolega. (iii)Kerja samadengan pelanggan. (i)Kerja sama dengan pimpinan. Profesi sekretaris dan pegawai administrasi sudah pasti punya atasan, dan profesi manajer kantor pun masih ada atasannya. Hubungan antara sekretaris, pegawai administrasi maupun manajer kantor di dalam kantor adalah hubungan yang bersifat vertikal struktural. Vertikal dalam arti hubungan atas-bawah antara atasan dan bawahan; struktural dalam arti menurut organisasinya. Dengan demikian, kerjasama dengan pimpinan di dalam kantor harus ditangkap menjadi kepatuhan dan ketaatan kepada pimpinan atau atasan itu. Jikalau tidak ada aturan kerja yang tertulis, profesi sekretaris manajer kantor dan pegawai administrasi harus bekerja mengikuti petunjuk dan perintah dari pimpinan atau atasannya. Kepatuhan dan ketaatan mengikuti petunjuk dan perintah dari pimpinan atau atasan itulah yang bernilai bekerja sama dengan pimpinan atau atasan. Segala penyimpangan dari petunjuk dan perintah pimpinan atau atasan tidak dibenarkan , tidak diizinkan sampai terjadi mskipun Next >