< Previous162 menurut hemat yang bersangkutan barangkali dia lebih benar. Inilah yang diartikan menjadi hubungan vertikal struktural. (ii) Kerjasama dengan kolega (iii) Seperti yang dijabarkan di dalam kurikulum, salah satu kompetensi bekerja sama adalah kerja sama dengan kolega di dalam kantor. Kolega memiliki arti ”rekan kerja sederajat” dalam arti orang yang statusnya di dalam kantor tidak berada pada garis vertikal struktural. Sudah jelas rekan kerja yang di sebut kolega itu merupakan teman kerja yang kuat untuk bersama-sama menyelesaikan pekerjaan kantor demi tercapainya tujuan bersama. Kerja sama dengan kolega berada pada garis horizontal yaitu hubungan yang sederajat bukan atasan dan bawahan. Maka dari itu, oleh karena di dalam kantor tidak mungkin ada orang yang bisa bekerja sendiri untuk mencapai tujuan kantor, maka kerja sama dengan kolega menjadi amat diperlukan. Kolega ada dua macam: • kolega satu bagian atau satu bidang. kolega macam ini adalah rekan kerja yang berada di bagian yang sama atau mengenai bidang kerja yang sama.] • kolega lain bidang atau lain bidang tapi berkaitan. Kolega macam ini adalah rekan kerja satu kantor tetapi tidak berada di bagian yang sama atau bukan berada di bidang yang sama, namun masih berkaitan. (iv) Kerja sama dengan pelanggan (v) Salah satu kompetensi di dalam kurikulum sudah menyebutkan perlu kerja sama dengan pelanggan, berarti betapa pentingnya kedudukan pelanggan itu bagi kantor. Mengenai hal ini ada pepatah dari Inggeris yang boleh kita ingat, yaitu ’customer is a king’ (”pelanggan adalah raja”). Pepatah Inggeris itu menyebutkan bahwa di dalam dunia usaha atau dunia bisnis, pelanggan harus di istimewakan, harus diberi prioritas (hak didahulukan), harus dilayani sebaik-baiknya, agar supaya segala usaha yang dilakukan oleh kantor dengan target yang sudah ditentukan bisa tercapai melalui kerja sama yang baik dengan pelanggan itu. Tentang hal ini, orang Jepang mempraktekkan sebaik-baiknya sehingga sehingga mereka bisa mencapai kemjuan ekonomi seperti yang bisa kita lihat saksikan bersama. Dari sudut pengelolaan, kantor hidup dari para pelanggan, tanpa pelanggan itu, kantor akan menjadi sulit untuk mempertahankan kelangsungan hidupnya, yang berarti juga merupakan kelangsungan hidup dari para pegawainya, karena jikalau kantor mengalami kesusahan, 163 para pegawainya pun akan ikut terbawa dan dalam keadaan yang para bisa menjadi timbulnya PHK (pemutusan hubungan kerja) yang amat merugikan para pegawainya. Dengan demikian, kerjasama dengan para pelanggan sudah bukan lagi merupakan hal yang suka-tidak suka, tetapi merupakan kewajiban dari setiap karyawan di dalam kantor itu. Secara garis besar ada tiga macam pelanggan : a) Pelanggan perorangan. Pelanggan ini bersifat pribadi perorangan. Hubungannya dengan kantor pun secara pribadi. b) Pelanggan kolektif Pelanggan ini tidak punya kantor atau perusahaan atau lembaga hukum yang resmi, namun berasal dari sekelompok masyarakat yang mengadakan hubungan dengan kantor. Kolektif memiliki pengertian secara kelompok atau ramai-ramai. c) Pelanggan kantoran Pelanggan ini adalah pelanggan yang berbentuk badan hukum seperti perusahaan bisnis, termasuk kantor pemerintah maupun lembaga swasta yang lain. Kerjasama yang benar Æ Dengan pimpinan Æ Mematuhi/mentaati Æ Dengan kolega Æ Bantu membantu Æ Dengan pelanggan Æ Memberi servis Pelanggan ‘ Customer is a king ‘ Pelanggan Perorangan Kolektif Kantoran 164 Bab VI Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja, dan Kepemimpinan Sinopsis: Bab ini menyediakan pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang mencakup pengertiannya, azas-azas, prinsip-prinsip dan teknik penyusunannya; pengetahuan tentang hubungan kerja atasan dan bawahan, komunikasi pimpinan dan staf, pendelegasian wewenang, tanggung jawab dan pembagian tugas, kepemimpinan sebagai inti manajemen, dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan. Kompetensi Inti dari Bab VI 1. Bekerj sama dengan kolega (dan pimpinan kantor) 2. Menjaga dan melindungi budaya kerja. 3. Menghasilkan dokumen sederhana. 4. Mengatur perjalanan bisnis. (pimpinan dan kolega) Pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, sistem kerja, hubungan kerja atasan-bawahan, komunikasi pimpinan dan staf, pendelegasian wewenang, tanggung jawab dan pembagian tugas, kepemimpinan sebagai inti manajemen, dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan serta pelanggan. 165 Kompetensi dan isi bab 1. Pengetahuan tentang hubungan kerja atasan-bawahan, komunikasi pimpinan dan staf, dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan membentuk kompetensi bekerja sama dengan kolega dan pimpinan kantor. 2. Pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja membentuk kompetensi menjaga dan melindungi budaya kerja. 3. Pengetahuan tentang hubungan kerja atasan-bawahan, komunikasi pimpinan dan staf, pendelegasian wewenang, tanggung jawab dan pembagian tugas membentuk kompetensi menghasilkan dokumen sederhana (notulen dan laporan). 4. Pengetahuan tentang kepemimpinan sebagai inti manajemen dan hubungan antara kepemimpinan sebagai inti manajemen dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan membentuk kompetensi mengatur perjalanan bisnis untuk pimpinan dan kolega. Kata-Kata Kunci kerja, tata, prosedur, sistem, azas, prinsip, teknik, hubungan, atasan, bawahan, komunikasi, pimpinan, staf, manajemen, kepemimpinan, kepengikutan. 166 BAB VI Tata kerja, Sistem Kerja, Hubungan kerja dan Kepemimpinan 6.1 Pengertian Tata kerja adalah cara-cara melaksanakan kerja yang seefisien mungkin mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu dan lain-lain yang tersedia. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang saling berkaitan sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu pekerjaan. Sistem kerja adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang membentuk satu kebulatan pola dalam rangka melaksanakan satu pekerjaan. Tata kerja Prosedur kerja Sistem kerja aturan-aturan kerja tahapan kerja pola keseluruhan kerja 167 6.2 Manfaat dan asas-asas Manfaat dari tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja: (i) Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja merupakan penjabaran dari tujuan, sasaran, program kerja dan lain-lain ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. (ii) Dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang bagus, dapat dilakukan pengendalian kerja dengan sebaik-baiknya. (iii) Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dijadikan sebagai pedoman kerja bagi semua orang yang terlibat. Manfaatnya adalah: - menjadi kegiatan pelaksanaan yang nyata; - pengendalian kerja bisa dilakukan; - menjadi pedoman kerja. - Tata kerja dan sebagainya menjabarkan kebijaksanaan dan perencanaan menjadi pelaksanaan kerja yang kongkrit. - Dengan tata kerja dan sebagainya yang dibuat bagus, pengendalian kerja menjadi bisa dilakukan. - Tata kerja dan sebagainya yang dibuat dengan bagus dapat dijadikan sebagai pedoman kerja. Asas-asas penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja: (i) Harus disusun secara sistematis (teratur). (ii) Harus diberitahukan kepada semua pihak yang bersangkutan. (iii) Harus sejalan dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku. (iv) Harus dapat mendorong pelaksanaan pekerjaan menjadi efisien. (v) Harus bisa ditinjau dan dievaluasi. (vi) Harus bisa direvisi untuk disesuaikan dengan keadaan. Tata kerja Prosedur kerja Sistem kerja pelaksanaan kerja menjadi kongkrit Pengendalian kerja menjadi memungkinkan Menjadi pedoman kerja 168 (i) Sistematis dalam arti segalanya tersusun dengan teratur dan rapi. (ii) Semua pihak dan semua orang yang dimaksud harus diberitahu sehingga menjadi tahu dan memahami. (iii) Harus dibuat sejalan dengan kebijaksanaan yang sudah ada dan digariskan oleh pimpinan. (iv) Harus dibuat menjadi sesuatu yang dapat mendorong pelaksanaan kerja menjadi efisien. (v) Harus bisa diperiksa, kemudian dinilai, apakah benar-benar baik atau belum baik. (vi) Setelah dinilai ternyata masih ada yang kurang, harus bisa diperbaiki menjadi sesuatu yang lebih baik dan cocok. 6.3 Pengaturan pokok Pada umumnya pengaturan pokok untuk tata kerja, prosedur kerja dan system kerja di dalam organisasi adalah sebagai berikut. (i) Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi di dalam tempat kerja masing-masing. Dalam bentuk kongkritnya adalah pemberian petunjuk, perintah dan instruksi kepada bawahan masing-masing yang bekerja mengikuti tata kerja, prosedur kerja dan system kerja yang sedang dilaksanakan. (ii) Setiap bawahan wajib menyampaikan laporan kepada atasan masing-masing. Laporan itu sudah tentu mengenai pelaksanaan kerja beserta hasilnya dengan berpedoman pada tata kerja, prosedur kerja dan system kerja yang sedang dilaksanakan. (iii) Setiap pimpinan wajib memanfaatkan laporan. Laporan yang masuk wajib dipelajari oleh setiap pimpinan, kemudian dijadikan bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan berikutnya. (iv) Setiap laporan harus punya tembusan kepada bagian atau lembaga yang berkaitan. Azas penyusunan Sistematis Semua pihak tahu Sejalan dengan kebijaksanaan Mendorong efisiensi pelaksanaan Bisa dievaluasi Bisa direvisi 169 Laporan yang dibuat wajib memberikan tembusan kepada semua bagian dan/atau lembaga lain yang mempunyai hubungan kerja. Pengaturan pokoknya amat sederhana, hanya antara atasan dan bawahan. 6.4 Prinsip-prinsip dan cara penyusunan Cara-cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja mestinya mengikuti prinsip-prinsip sebagai berikut. (i) Tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus disusun dengan memperhatikan tujuan, biaya dan waktu yang tersedia. (ii) Tata kerja, prosedur kerja system kerja harus disusun dengan memperhatikan fasilitas dan bahan yang tersedia. (iii) Tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus disusun dengan memperhatikan sifat dari pekerjaan yang dikerjakan. (iv) Tujuan pokok organisasi, susunan organisasi, dan klasifikasi jabatan harus dijelaskan terlebih dahulu. (v) Dalam pentahapan rangkaian pekerjaan, tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus ada hubungan yang sangat erat dan berkesinambungan. (vi) Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata. (vii) Perlu ditetapkan kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan. (viii) Penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi. (ix) Harus ada buku pedoman untuk menerapkan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja yang dimaksud Wajib mengkoordinasi Wajib mempelajari laporan Wajib memanfaatkan laporan Atasan Bawahan Wajib membuat laporan Wajib menyampaikan tembusan 170 Prinsip-prinsip pada cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja: 6.5 Hubungan kerja dan kepemimpinan Manajemen perkantoran adalah usaha memanfaatkan manusia yang bekerja di dalam kantor sebaik-baiknya termasuk pembinaan. Yang memanfaatkan dan melakukan pembinaan adalah pemimpin kantor. Berarti kepemimpinan ikut menentukan keberhasilan satu kantor. Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang untuk mengarahkan orang lain sampai orang itu bersedia mengikuti apa yang diarahkan dengan kesadaran penuh. Pimpinan yang efektif adalah seorang yang memiliki kemampuan tersebut. Seseorang yang memiliki bakat kepemimpinan akan dengan mudah melakukan tindakan-tindakan kepemimpinan seperti memberikan perintah, memberikan teguran, memberikan anjuran, memberikan pengertian, menanamkan rasa disiplin di kalangan bawahan, memperkuat identitas kelompok yang dipimpin, membasmi berita yang tidak benar dan sebagainya. Seseorang yang menjalankan fungsi manajemen berkewajiban mengarahkan orang-orang yang di bawahnya agar mereka tetap melaksanakan tugas dengan baik, untuk mencapai tujuan organisasi secara sadar. Berarti keberhasilan manajemen akan ditentukan oleh efektifitas kepemimpinan dari pimpinan kantor. Maka dari itu, kepempimpinan dapat dikatakan menjadi inti dari manajemen perkantoran. Memperhatikan tujuan, biaya, waktu yang tersedia Memperhatikan fasilitas, bahan yang tersedia Memperhatikan sifat dari pekerjaan Tujuan organisasi dll harus dijelaskan Pentahapan harus berkesinambungan Setiap tahap adalah kerja nyata Kecakapan dan ketrampilan perlu ditetapkan Perkembangan teknologi perlu diterapkan Harus punya buku pedoman 171 Ada 8 ciri kepempimpinan menurut seorang akhli, yaitu: (i) Kesehatan yang baik dan ketahanan fisik. (ii) Memahami tugas pokok dan tujuan bersama serta percaya diri. (iii) Memiliki perhatian kepada orang lain terutama bawahan dan ramah tamah. (iv) Memiliki inteligansi yang baik, yaitu pengetahuan umum yang baik dan kemampuan yang siap dan cepat untuk memahami informasi yang masuk. (v) Memahami kewajiban moral dan jujur, punya kemauan untuk menjadikan pencapaian sesuatu sebagai hasil bersama dan punya kharisma sampai bisa menimbulkan rasa hormat dari orang lain. (vi) Punya kemampuan mempengaruhi orang lain untuk menerima keputusannya. (vii) Bersikap kritis, dan punya kemampuan untuk melihat kelebihan dan kekurangan dari bawahannya sehingga dia bisa memanfaatkan bawahannya itu secara maksimal. (viii) Punya perhatian penuh kepada kegiatan bersama dan mampu mempertahankan kelompoknya terhadap serangan dari luar. Setiap pemimpin dituntut memiliki dua macam ketrampilan sebagai berikut: (a) Ketrampilan teknik. (b) Ketrampilan manajemen. (c) Yang dimaksud dengan ketrampilan teknik adalah pengetahuan dan ketrampilan di bidang teknik tertentu misalnya bidang elektro arus lemah. (d) Yang dimaksud dengan ketrampilan manajemen adalah pengetahuan dan ketrampilan dalam pengelolaan organisasi atau kantor. Berarti intinya adalah masalah pengendalian dan pemanfaatan orang yang ada di dalam organisasi atau kantor. Pada umumnya, semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam organisasi atau kantor, semakin kurang ketrampilan teknik yang diperlukan. Berarti semakin banyak ketrampilan manajemen yang dituntut kepadanya, yang juga berarti dia harus semakin pintar dan tangkas dalam mengendalikan bawahannya. Selain itu, seorang pemimpin organisasi atau kantor termasuk manajer kantor masih dituntut memiliki pengetahuan tentang organisasi atau kantor yang dipimpinnya. Next >