< Previous172 Pengetahuan tentang kantor itu meliputi hal-hal sebagai berikut: (i) Sejarah kantor beserta pimpinannya. (ii) Masalah-masalah yang dihadapi kantor. (iii) Tujuan kantor. (iv) Kebijaksanaan kantor. (v) Susunan organisasi kantor. (vi) Kekuatan dan kelemahan kantor. (vii) Posisinya di dalam kantor. Dengan demikian, setiap manajer kantor atau pimpinan kantor yang lain misalnya sekretaris yang diserahi tanggungjawab sebagai pimpinan kantor, secara keseluruhan dituntut memiliki empat macam pengetahuan dan ketrampilan sebagai berikut. (i) Memahami dan mampu melakukan fungsi-fungsi manajemen. (ii) Memahami dan mampu memanfaatkan perilaku dan watak orang-orang bewahannya untuk mencapai tujuandan target kantor. (iii) Memiliki pengetahuan dan ketrampilan bidang teknik tertentu. (iv) Memiliki pengetahuan tentang kantornya. (v) Berarti dia harus bisa mengendalikan dan memakai orang-orang bawahannya untuk bekerja secara tepat demi pencapaian tujuan kantor. (vi) Sejalan dengan butir satu, dia harus bisa memahami dan memanfaatkan bawahannya dengan berbagai watak dan perilaku yang berbeda. (vii) Dia juga dituntut paling sedikit memiliki pengetahuan tertentu di bidang teknik yang ada kaitan dengan pekerjaan kantornya. Jikalau bisa, dia termasuk harus trampil. (viii) Dia juga dituntut tahu tentang hal-hal kantornya sebanyak tujuh butir seperti yang dijabarkan di atas. Empat macam pengetahuan dan ketrampilan manajer/pemimpin kantor: Manajer/pemimpin kantor Mampu menjalankan manajemen Bisa memanfaatkan bawahan Punya pengetahuan teknik tertentu Tahu hal-hal tentang kantornya 173 6.6 Kepemimpinan dan kepengikutan Seorang pemimpin kantor yang diangkat secara resmi memiliki wewenang formal. Tetapi, kalau cuma wewenang formal ini masih belum cukup. Dia pun harus memiliki bakat kemampuan pribadi perorangan untuk mengendalikan bawahannya, sehingga bawahannya memiliki sifat-sifat kepengikutan terhadap dia sebagai atasan (yaitu tunduk dan mau menurut kepadanya). Pemimpin kantor yang memiliki kemampuan dimaksud akan mendapat pengakuan dari bawahannya sebagai pemimpin, sehingga bawahan itu dengan sepenuh hati mau menerima perintah, petunjuk, pengarahan dan sebagainya. Secara formal sang anak buah merasa bawahan sekaligus dalam hati mereka merasa sebagai pengikut. Bawahan yang tidak serasi dengan pimpinannya akan mengakibatkan kepemimpinan itu menjadi kurang efektif karena dalam hati para bawahan tidak ada perasaan sebagai pengikut. Menurut akhlinya, ada beberapa hal yang bisa menyebabkan seseorang mau dan bersedia menjadi pengikut, yaitu hal-hal sebagai berikut. Antara lain adalah naluri sejak lahir; agama dan hati nurani; tradisi dan adapt; peraturan hokum; dan pikiran sehat. Sejak lahir manusia sudah mau mengikuti orang tuanya. Kepercayaan agama menyebabkan orang menjadi mau mengikuti apa yang dipercayainya. Ada juga karena adat, orang menjadi mau mengikuti apa yang disebutkan di dalam adapt. Ada lagi karena hokum yang berlaku menyebabkan mau mengikuti. Terakhir karena pikiran yang sehat menyebabkan orang bisa menentukan mana yang benar dan mana yang salah, mana yang baik dan mana yang buruk, mana yang untung dan mana yang rugi. Dalam hal ini, orang akan mengikuti yang benar, baik dan menguntungkan. 6.7 Hubungan atasan dan bawahan 6.7.1 Hanya ada satu atasan Di dalam kantor atau organisasi, hanya boleh ada atasan yang memberi perintah. Atasan atau pimpinan di sini adalah orang yang berkedudukan sebagai pimpinan langsung, dari seorang anggota yang akan menerima perintah atau instruksi dan kepada siapa bawahan itu harus bertanggungjawab. Dalam keadaan yang mendesak, ada kemungkinan atasan dari seorang atasan langsung (misalnya kepala bagian dari kepala seksi) memberi perintah kepada seorang bawahan. Dalam hal ini, bawahan itu menerima perintah itu sama dengan perintah dari atasan langsungnya. Akan tetapi, dalam kondisi ini, ada dua langkah tambahan yang perlu ditempuh oleh pihak atasan maupun bawahan. 174 Dua langkah itu adalah: (a) Atasan yang memberi perintah (misalnya kepala bagian) harus segera memberitahukan kepada atasan langsung (misalnya kepala seksi) dari bawahan yang menerima perintah, bahwa dia telah memberi perintah kepada bawahannya bernama Ali. Lalu, atasan yang memberi perintah harus menjelaskan alas an mengapa ia memberi perintah secara langsung. Dalam hal ini, sama sekali tidak boleh ada faktor pribadi yang melatar belakangi pemberian perintah tersebut. (b) Bawahan yang menerima perintah harus segera melaporkan kepada atasan langsungnya tentang perintah yang diterima dan tindakan atau langkah atau usaha yang dilakukannya berkenaan dengan perintah tersebut. Dengan dua langkah tambahan itu, maka sekalipun terjadi pemberian perintah yang bukan berasal dari atasan langsung, tidak akan terjadi kekacauan pada garis koordinasi di dalam kantor. Singkatnya atasan dari seseorang bawahan benar-benar harus satu, sama dengan dalam ketentaraan bahwa komandan pemberi perintah hanya boleh ada satu. 6.7.2 Pendelegasian wewenang dan tanggungjawab Pendelegasian wewenang artinya adalah “penurunan wewenang atau pemindahan wewenang dari yang satu kepada yang lain menurut garis koordinasi yang ada”. Di dalam kantor ada kalanya terjadi pendelegasian wewenang dari yang atas kepada pihak tertentu yang di bawah. Pendelegasian wewenang ini harus dilakukan sepraktis mungkin dan wewenang didelegasikan oleh pimpinan yang lebih tinggi kepada pimpinan yang lebih rendah, sehingga pihak yang mendapat pendelegasian wewenang itu dapat bertindak secara lebih efisien tanpa perlu selalu minta petunjuk kepada atasan dalam pelaksanaan kerjanya. Dalam hal pendelegasian wewenang, harus ada keseimbangan antara wewenang dan tanggungjawab. Bila terjadi kasus wewenang lebih besar daripada tanggungjawabnya, maka ada kemungkinan terjadi penyalahgunaan wewenang itu yang merugikan kantor. Sebaliknya bila terjadi tanggungjawab yang lebih besar daripada wewenangnya, maka dalam pelaksanaan pekerjaan, kemungkinan akan timbul kemacetan-kemacetan. Oleh karena itu, pertama-tama semua pihak harus memahami terlebih dahulu apa yang disebut dengan ‘wewenang’ dan ‘tanggungjawab’ di sini. Wewenang adalah hak seseorang untuk menyuruh atau melarang orang lain dalam menggunakan sesuatu alat yang lain. 175 Tanggungjawab adalah kewajiban untuk melakukan tugas serta menggunakan suatu alat atau yang lain yang telah dipercayakan kepadanya, atau memikul suatu beban akibat dari pelaksanaan suatu tugas atau pekerjaan yang dipercayakan kepadanya. Dalam hubungan antara wewenang dan tanggungjawab, hanya pimpinan yang bertanggungjawab terhadap segala yang terjadi di dalam kantornya. Dalam manajemen perkantoran, pimpinan adalah orang yang bertanggungjawab terhadap berhasil atau tidaknya pencapaian tujuan kantor. Oleh karena itu, pimpinan boleh mendelegasikan wewenangnya, bahkan mungkin memang perlu mendelegasikan wewenangnya agar supaya pencapaian tujuan kantor bisa lebih mudah, tetapi dia sama sekali tidak boleh mendelegasikan tanggungjawabnya. 6.7.3 Pembagian tugas Dalam setiap kantor yang besar, pada dasarnya terdapat tiga kelompok tenaga kerja,yaitu: (a) Kelompok pimpinan Kelompok ini bertugas mengendalikan semua kegiatan kantor dan mengkoordinasikan semua perkerjaan dan kegiatan bawahan. (b) Kelompok pembantu pimpinan Kelompok ini merupakan pembantu pimpinan yang bertugas memberikan saran dan pertimbangan pelaksana. (c) Kelompok pelaksana Kelompok ini adalah unsur tenaga kerja yang operasional sehingga setiap kegiatannya berhubungan langsung dengan pencapaian tujuan. Dengan demikian, pembagian pekerjaan atau pembagian tugas secara jelas dan tegas dilakukan sehingga tidak seorangpun di dalam kantor yang tidak mempunyai pekerjaan atau tugas. Atau, bentrokan pekerjaan atau tugas, bisa juga tumpang tindih pekerjaan atau tugas menjadi bisa dihindari. Profesi manajer kantor berada pada kelompok (a) atau (b), dan profesi sekretaris pada umumnya masuk ke dalam kelompok (b), tetapi ada juga sekretaris yang masuk ke dalam kelompok (a). profesi pegawai administrasi sudah jelas masuk dalam kelompok (c). 176 Bab VII Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Kerja Sinopsis: Bab ini menyediakan pengetahuan tentang pengamatan, keselamatan, dan kesehatan kerja, mencakupi kecelakaan kerja, kebersihan air minum dan makanan ransum yang disediakan oleh kantor; ventilasi dan pendinginan udara untuk kerja. Kompetensi Inti dari Bab VII 1. Mengikuti prosedur keamanan, dan keselamatan kerja. 2. Menggunakan peralatan kantor. Pengetahuan tentang pengamanan keselamatan, dan kesehatan kerja; peralatan ventilasi dan pendinginan udara untuk ruang kerja. Kompetensi dan isi bab 1. Pengetahuan tentang pengamanan dan kesehatan kerja membentuk kompetensi bekerja dengan mengikuti prosedur kemanan, keselamatan, dan kesehatan kerja. 2. Pengetahuan dan keterampilan tentang peralatan ventilasi dan pendinginan udara untuk ruang kerja membentuk kompetensi menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat. Kata-Kata Kunci pengamanan, keamanan, keselamatan, kesehatan, kecelakaan, kebersihan, ventilasi, pendingin udara. 177 BAB VII Keamanan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja 7.1. Keselamatan dan Kesehatan Kerja Keselamatan dan kesehatan kerja perlu diperhatikan dalam lingkungan kerja , karena kesehatan merupakan keadaan atau situasi sehat seseorang baik jasmani maupun rohani sedangkan keselamatan kerja suatu keadaan dimana para pekerja terjamin keselamatann pada saat bekerja baik itu dalam menggunakan mesin, pesawat, alat kerja, proses pengolahan juga tempat kerja dan lingkungannya juga terjamin Apabila para pekerja dalam kondisi sehat jasmani maupun rohani dan didukung oleh sarana dan prasarana yang terjamin keselamatannya maka produktivitas kerja akan dapat ditingkatkan. 7.1.1. Pengertian Keselamatan dan Kesehatan Kerja Keselamatan kerja adalah keselamatan yang bertalian dengan mesin, pesawat, alat kerja, bahan dan proses pengolahannya, landasan tempat kerja dan lingkungannya serta cara-cara melakukan pekerjaan Istilah kesehatan mencakup kedua istilah, yaitu resiko keselamatan dan resiko kesehatan. Keselamatan kerja menunjukan kondisi yang aman atau selamat dari resiko penderitaan, kerusakan atau kerugian di tempat kerja. Resiko keselamatan merupakan aspek-aspek dari lingkungan kerja yang dapat menyebabkan kebakaran, ketakutan aliran listrik, terpotong, lluka memar, keseleo dan lain sebagainya. Semua itu sering dihubungkan dengan perlengkapan perusahaan atau lingkungan fisik dan mencakup tugas-tugas kerja yang membutuhkan pemeliharaan dan latihan. Sasaran utama keselamatan kerja adalah tempat kerja. Tujuan keselamatan kerja adalah : 1. Melindungi tenaga kerja atas hak keselamatannya dalam melakukan pekerjaan untuk kesejahteraan hidup dan meningkatkan produksi serta produktifitas nasional. 2. Menjamin keselamatan setiap orang yang berada di tempat kerja. 3. Sumber produksi dipelihara dan dipergunakan secara aman dan efesien. Syarat-syarat keselamatan kerja adalah : 1. Mencegah dan mengurangi kecelakan 2. Mencegah, mengurangi dan memadamkan kebakaran 178 3. Mencegah dan mengurangi bahaya peledakan 4. Memberi kesempatan atau jalan menyelamatkan diri dari wasktu kebakaran 5. memberikan pertolongan pada kecelakaan 6. Memberi alat-alat perlindungan dari pada para pekerja. Kesehatan kerja adalah Suatu keadaan para pekerja/masyarakat pekerja dimana kondisi jasmani dan rohani dalam keadaan bebas dari berbagai macam penyakit yang diakibatkan oleh berbagai macam faktor pekerjaan dan lingkungan kerja. Masalah kesehatan adalah suatu masalah yang kompleks, yang saling berkaitan dengan masalah-masalah lain di luar kesehatan itu sendiri. Banyak factor yang mempengaruhi kesehatan, baik kesehatan individu maupun kesehatan masyarakat, antara lain : Keturunan, lingkungan, prilaku, dan pelayanan kesehatan. Keempat factor tersebut saling berpengaruh satu sama lainnya, bilamana keempat factor tersebut secara bersama-sama mempunyai kondisi yang optimal, maka status kesehatan akan tercapai secara optimal. Dalam dunia industri, kesehatan juga sangat berpengaruh sekali terhadap pencapaian tujuan/hasil. Karena hasil kerja seseorang akan ditentukan oleh kondisi kesehatan tiap-tiap individu (masyarakta) itu sendiri. Kesehatan kerja adalah merupakan aplikasi kesehatan masyarakat di dalam suatu tempat kerja (perusahaan, pabrik, kantor dan sebagainya) dan menjadi pasien dari kesehatan kerja ialah masyarakat pekerja dan masyarakat sekitar perusahaan tersebut. Ciri pokok dalam kesehatan kerja adalah upaya preventif dan promotif. Pedoman dalam kesehatan kerja adalah “Penyakit dan kecelakaan akibat kerja dapat dicegah”. Maka upaya pokok kesehatan kerja ialah pencegahan kecelakaan akibat kerja. Kesehatan kerja juga mengupayakan agar perusahaan tersebut dapat mencegah timbulnya penyakit yang diakibatkan oleh limbah atau produksi perusahaan tersebut. Upaya promotif berpedoman dengan meningkatkan kesehatan pekerja akan meningkatkan juga produktivitas kerja. Hakekat kesehatan kerja menjadi dua hal, yaitu : 1. Sebagai alat untuk mencegah derajat kesehatan, derajat kerja setinggi-tingginya ( tenaga kerja disini mencakup : buruh, karyawan, petani, nelayan, pekerja sector nonformal, pegawai negeri dan sebagainya. 2. Alat untuk meningkatkan produksi yang berlandaskan kepada peningkatan efesiensi dan produktifitas. 179 Tujuan dari kesehatan kerja adalah: 1. Agar para pekerja/masyarakat pekerja memperoleh derajat kesehataan setinggi tingginya, baik fisik maupun mental, baik idividual maupun social dengan usaha-usaha preventif dan kuratif terhadap penyakit-penyakit / ganguan-ganguan kesehatan yang diakibatkan oleh faktor-faktor pekerjaan dan lingkungan kerja serta terhadap penyakit umum. 2. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan dan gizi tenaga kerja 3. perawatan dan mempertinggi efesiensi dan produktifitas tenaga kerja 4. Pemberantasan kelelahan kerja dan meningkatkan kegairahan serta kenikmatan kerja 5. Perlindungan masyarakat luas dari bahaya-bahaya yang mungkin ditimbulkan oleh produk-produk perusahaan. Dalam hubungan kondisi-kondisi dan situasi di Indonesia, keselamatan kerja dinilai sebagai sarana utama untuk mencegah kecelakaan, cacat dan kematian sebagai akibat kerja. Keselamatan kerja yang baik merupakan pintu gerbang bagi keamanan tenaga kerja. Untuk memperoleh kesehatan yang baik, usaha-usaha yang harus diperhatikan adalah : 1. Pekerja yang pekerjaannya menhadapi bahaya harus diperiksa kesehatannya setiap 6 bulan sampai 1 tahun sekali. 2. Alat-alat harus diperiksa tiap-tiap minggu atau bulan untuk menilai bahaya-bahaya yang mungkin timbul (antara lain harus dilakukan pengambilan sample udara dan juga pemeriksaannya di laboratorium). 3. Pemeriksaan kesehatan sebelum kerja untuk mengetahui kemungkinkan sakit pernapasan menahun, ginjal dn sebagainya. Kondisi-konsdisi kesehatan yang menyebabkan rendahnya produktivitas kerja antara lain adalah sebagai berikut : 1. Penyakit umum, penyakit yang paling banyak adalah penyakit infeksi, penyakit endemic (cacar, kolera) dan penyakit parasit (disebabkan karena cacing), penyakit alat pernapasan seperti flu dan bronchitis. 2. Penyakit akibat kerja, penyakit seperti keracunan bahan kimia, gangguan mental psikologis akibat kerja. 3. Keadaan gizi buruk pada buruh, yang dikarenakan penyakit endemis dan parasit, kurangnya pengertian tentang gizi, kemampuan pengupahan yang rendah dan beban kerja terlalu besar. 4. Lingkungan kerja yang kurang membantu untuk produkuktivitas optimal tenaga kerja, seperti keadaan suhu, kelembaban dan gerak udara yang memberikan suhu efektif di luar kenikmatan kerja 180 5. Kesejahteraan tenaga kerja yang kurang baik di karenakan pengupahan yang rendah 6. Fasilitas yang ada diperusahaan belum memenuhi standar. Syarat-syarat kesehatan kerja (menurut UU Nomor 1 Tahun 1970) antara lain adalah sebagai berikut : 1. Mencegah dan mengurangi kebakaran. 2. Mencegah dan mengurang dan memadamkan kebakaran 3. Mencegah dan mengurangi peledakan. 4. Memberikan kesempatan atau jalan menyelamatkan diri pada waktu kebakaran atau kejadian-kejadian lain yang berbahaya 5. Memberi pertolongan pada kecelakaan 6. Memberi alat-alat perlindungan diri pada para pekerja 7. Mencegah dan mengendalikan timbulnya penyakit akibat kerja, baik fisik maupun psikis, keracunan, infeksi dan penularan 8. Memperoleh penerangan yang cukup dan sesuai 9. Menyelenggarakan suhu dan lembaban udara yang baik 10. Menyelenggarakan penyegaran udara yang cukup 11. Memelihara kesehatan dan ketertiban 12. Memperoleh keserasian antara tenaga kerja, alat kerja, lingkungan, cara dan proses kerjanya 13. Mengamankan dan memperlancar pengangkutan orang, binatang, tanaman atau barang 14. Mengamankan dan memeilhara segala jenis bangunan 15. Mengamankan dan memperlancar pekerjaan bongkar muat, perlakuan dan penyimpanan barang 16. Mencegah terkena aliran listrik yang berbahaya 7.1.2. Kecelakaan Kerja Kecelakaan kerja adalah suatu kecelakaan yang terjadi pada saat seseoranag melakukan pekerjaan. Kecelakaan kerja merupakan peristiwa yang tidak direncanakan yang disebabkan oleh suatu tindakan yang tidak berhati-hati atau suatu keadaan yang tidak aman atau kedua-duanya. Kecelakaan kerja terjadi pada seseorang karena pegawai bertindak tidak hati-hati dan sering membuat keadaan yang tidak aman. Jika seorang pekerja mendapat kecelakaan kerja biasanya kemampuan untuk mencari nafkah hilang untuk sementara waktu. Kecelakaan kerja dapat mengakibatkan seseorang menjadi cacat atau luka. Sebab-sebab yang memungkinkan terjadinya kecelakaan dan gangguan kesehatan pegawai, diantaranya adalah : 1. Keadaan tempat dilingkungan kerja a. Ruang kerja yang terlalu padat dan sesak 181 b. Penyusunan dan penyimpanan barang-barang yang berbahaya kurang diperhatikan keamanannya. c. Pembuangan kotoran dan limbah yang tidak pada tempatnya 2. Pengaturan udara a. Penggantian udara yang tidak baik (ruang kerja yang kotor, debu dan bau tidak enak). b. Suhu yang tidak dikondisikan pengaturannya. 3. Pengaturan penerangan a. Pengaturan dan penggunaan sumber cahaya yang tidak tepat b. Ruang kerja yang kurang cahaya, remang-remang. 4. Pemakaian peralatan kerja a. Pengamanan peralatan kerja yang sudah usang atau rusak b. Penggunaan mesin, alat elektronik tanpa pengaman yang baik. 5. Kondisi fisik dan mental pegawai a. Kerusakan alat indra, stamina pegawai yang tidak stabil. b. Emosi pegawai yang tidak stabil, kepribadian pegawai yang rapuh, cara berpikir dan kemampuan persepsi yang lemah, motivasi kerja rendah, sikap pegawai yang ceroboh, kurang cermat dan kurang pengetahuan dalam menggunakan fasilitas kerja terutama fasilitas kerja yang membawa resiko berbahaya Kecelakaan adalah kejadian yang tak terduga dan tidak diharapkan. Tak terduga, oleh karena di belakang peristiwa itu tidak terdapat unsur kesengajaan, lebih-lebih dalam bentuk perencanaan. Kecelakaan akibat kerja adalah kecelakaan berhubungan dengan hubungan kerja pada perusahaan. Hubungan kerja disini dapat berarti, bahwa kecelakaan terjadi karena oleh pekerjaan atau pada waktu melaksanakan pekerjaan. Bahaya pekerjaan adalah factor-faktor dalam hubungan pekerjaan yang dapat mendatangkan kecelakaan. Bahaya tersebut disebut potensial, jika factor-faktor tersebut belum mendatangkan kecelakaan. Jika kecelakaan telah terjadi, maka bahaya tersebut sebgai bahaya nyata. Dengan adanya kecelakaan/bahaya akibat kerja dapat menyebabkan kerugian-kerugian. Ada 5 jenis yang disebabkan oleh kecelakaan akibat kerja, yaitu : 1. Kerusakan 2. kekacauan organisasi 3. Keluhan dan kesedihan Next >