< Previous 74 2. Pengiriman Masukkan nomor Fax dari alamat yang dituju, dengan cara: a. One Touch Key Dalam hal nomor fax alamat yang dituju telah diprogram dalam mesin fax kita. Disini kita harus mengingat kode dari masing-masing nomor fax perusahaan yang dituju. Contohnya: Untuk Toko ANEKA kode A; Caranya mengirim Fax untuk toko ANEKA x Tekan tombol huruf A, akam muncul nomor x Perbaiki nomor jika ada kesalahan x Tekan tombol Start, berita akan terkirim b. Speed Dial Code Cara ini dilakukan apabila berita yang dikirimkan segera diterima si alamat. Caranya: x Tekan tombol SPEED DIAL akan muncul dimonitor petunjuk SA x Tekan kode Speed Dial yang diinginkan, misalnya Quick # 59 x Pilih to correct on error x Tekan tombol Start, berita akan terkirim segera c. Nomor telepon lengkap dengan tombol kunci (KEY PAD) Caranya: x Pastikan petunjuk speed dial (-) dalam keadaan mati x Masukkan nomor fax yang dituju x Tekan tombol Start Dengan Telepon set (nomor lengkap) Caranya: x Ambil pesawat telepon x Hubungi no fax yang dituju dengan telepon biasa x Jika memperoleh jawaban dan siap menerima, langsung, tekan Tombol Start. Jika terdengar nada tinggi berarti mesin fax sialamat dalam keadaan mati Pada waktu berkomunikasi/pengiriman berita berlangsung, identitas pesawat lawan RTI (Remote Terminal Indentification) akan tampak pada layar monitor. Sehingga kita dapat mengawasi dan memeriksa alamt yang dituju. Tekan STOP dan gagalkan pengiriman jika alamat yang dituju salah. Jika halaman pertama telah selesai direkam, siapkan halaman berikutnya. Lembar berikut harus segera dimasukkan sebelum mesin kembali dalam kondisi stand by. Jika demikian kita harus 75mengulangi memanggil lagi Jarak pengiriman lembar pertama ke lembar berikutnya 10 detik. 3. Penerimaan Penerimaan berita atau dokumen dapat bekerja secara otomatis ataupun secara manual yaitu dengan menggunakan operator. a. Cara Penerimaan Secara Otomatis Mesin akan menerima berita / dokumen secara otomatis tanpa diawasi, jika: a). Sambungan listrik tetap hidup; mesin dalam keadaan ON b). Mesin menunjukkan posisi Fax (bukan telepon) c). Pada saat penerimaan secara Otomatis, ada 2 macam bunyi bel, yaitu: d). Bel tunggal menunjukkan ada berita yang akan masuk, jangan mengangkat telepon. e). Bel panjang atau terus menerus. Jika lampu tel mode tidak menyala menunjukkan: a). Ada berita masuk secara otomatis setelah beberapa detik b). Listrik pada posisi OFF dan telepon akan berdering c). Ada pihak lain yang minta bicara, ambil telepon, tekan tombol STOP dan bicara. Jika sudah selesai bicara tekan tombol START. Jika lampu TEL MODE menyala bertarti ada berita masuk. Tekan START pada waktu terdengar nada nyaring 2). Penerimaan Secara Manual,Pada operasi manual ditandai dengan lampu TEL MODE menyala. Tel Mode pada posisi Operator b . Telepon Berdering x Angkat telepon dan adakan kontak; x Jika yang memanggil siap mengirim dokumen, tekan START; x Penerimaan berllangsung; x Putuskan telepon apabila selesai pengiriman. c. Telepon berdering x Angkat telepon; x Apabila terdengan nada setiap 2–3 detik berarti pesawat lawan mengirim berita secara otomatis; x Ambil dokumen yang dikirimkan dari tempatnya; x Penerimaan berlangsung; x Putuskan telepon jika sudah selesai. 4 Laporan Kesalahan 76 Jika pengiriman berita/dokumen gagal, maka pesawat akan memberikan laporan kesalahan dengan mencetak ERROR REPORT. Pada Display/layar monitor akan tertera tulisan Error. Kita harus memperbaikinya dan mengulangi pengiriman berita yang salah. Contoh lain, misalnya tertulis pad monitor: 0 – 10 artinya kertas pada pesawat lawan habis. 5 Perawatan Peralatan Mesin fax harus dirawat dengan baik agar saat digunakan tidak mengalami hambatan. Yang harus diperhatikan adalah: a Bersihkan mesin dari debu dengan mengelapnya. b Periksa kertas yang akan digunakan untuk menerima dan mengirim dokumen/berita, jangan sampai kehabisaan saat menerima berita. c Posisi mesin harus selalu dalam keadaan ON, jadi jika sewaktu-waktu ada berita masuk dapat segera diketahui, bila perlu diatur pada posisi penerimaan berita secara otomatis. d Jika ada kerusakan segera laporkan kepada atasan atau pejabat yang berwenang. C Wireless Intercom Adalah alat komunikasi tanpa kabel (Biasanya untuk komunikasi antar ruangan di kantor atau toko). Alat ini menggunakan jaringan listrik sebagai penghubungnya.Sehingga alat ini sangat praktis, jadi terserah mau dipasangkan pada stopkontak dimana saja asalkan masih berada dalam satu meteran yang sama (1 fase). Alat ini bisa digunakan sampai 4 unit channel terpisah Gambar 5 Wireless Intercom Cara Pemakaian: - Pasangkan wireless intercom pada stopkontak,kemudian sesuaikan pilihan channel dengan pasangan yang akan dituju 77(wireless intercom yang berada di ruangan lain). Dengan demikian sudah siap untuk berkomunikasi - Tombol CALL, untuk memanggil. - Tombol TALK, harus ditekan untuk berbicara. atau aktifkan tombol LOCKagar tidak perlu menekan tombol TALK secara terus-menerus pada saatberbicara Rangkuman 1 Ditinjau dari peletakannya, ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi, antara lain sebagai berikut : a Telepon meja (tablephone), meja. b. Telepon dinding (wallphone), c. Telepon mobil, kapal, atau pesawat. 2. Telex (tele printer exchange) adalah media komunikasi untuk mengirim dan menerima pesan berupa tulisan dari jarak jauh. 3. Mesin faksimili adalah media komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan dan menerima pesan yang berupa data atau dokumen. Latihan Isilah kolom yang harus dilakukan dari kasus-kasus di bawah ini: NO KASUS YANG HARUS DILAKUKAN Telepun berdering ………………………………… Salah sambung ………………………………… Pesan tidak jelas ………………………………… Lawan bicara tidak bisa mengontrol emosi ………………………………… ………………………………… Suara telepon bising ………………………………… 2. Mempersiapkan dan mengoprasikan alat hitu ng 78 Didalam dunia perdagangan penggunaan alat hitung sangat diperlukan.Secara umum alat hitung ini digunakan untuk melakukan perhitungan dasar,yaitumenambah,mengurang,mengalikan dan membagi Karena fungsi dasar itulah yang sering dipakai dalam dunia perdagangan.tetapi banyak barang dagangan yang dapat dihitung dengan cara menghitung banyaknya satuan atau unit barang antara lain: a. makanan, seperti kue, makanan dalam kaleng, berbagai jenis bahan makanan yang telah dikemas dalam plastik atau karton (walaupun dalam kemasan itu sudah dihitung dengan ukuran berat dan sebagainya). b. minuman, seperti berbagai jenis minuman yang dijual dalam kemasan gelas plastik,botol plastik/beling, maupun kaleng, makanan (walaupun dalam kemasan itu sudah dihitung dengan ukuran cc). c. pakaian,sepertibaju,celana,blus,rok,sepatu,kaoskaki,stocking pakaian dalam. d. barang elektronik, seperti radio, tv, stereo set, lemari es, kipas angin, ac dan lain-lain. A. Jenis-jenis mesin hitung Mesin hitung dapat kita golongkan dalam berbagai jenis dengan berbagai cara yaitu: 1. Dilihat dari kemampuannya ; mesin jumlah (adding machine) dan mesin hitung (calculating machine) atau kalkulator. 2 Dilihat dari sumber tenaganya: mesin hitung tangan (manual) dan mesin hitung listrik (electric); 3. Dilihat dari cara kerjanya : mesin hitung mekanik dan elektronik; 4. Dilihat dari jumlah kuncinya : mesin berkunci 10 (ten keys) dan berkunci banyak (full keys); dan 5. Dilihat dari segi penyajian hasil disebut mesin hitung pencetak (printing), jika mesin tersebut dapat mencetak angka-angkanya, dan tidak mencetak (non printing) bila tidak menggunakan pita kertas hitung (tally roll). Di bawah ini diberi penjelasan singkat mengenai tiap-tiap jenis mesin hitung: Mesin jumlah (adding mechine) Dengan mesin jumlah anda dapat menjumlah, mengurang dan mengalikan secara sederhana. Anda dapat pula memperoleh jumlah negatif (kredit) Mesin hitung atau kalkulator 79Dengan mesin hitung atau kalkulator anda dapat menjumlah, mengurangi, mengalikan dan membagi, sedang dengan kalkulator elektronik, anda dapat menambah, mengurang, mengalikan membagi, juga menarik akar, menghitung persen, mencari sinus, kosinus dan sebagainya, tergantung dari kemampuan yang telah diprogramkan untuk mesin yang bersangkutan. Yang kita sebut komputer adalah jenis mesin hitung dengan kemampuan yang sangat besar. Mesin bekerja secara mekanik, jika dalam bekerjanya terjadi gerakkan dalam peralatannya. Tenaga itu diperoleh dari tenaga otot tangan/lengan, atau dari listrik. Mesin bekerja secara elektronik, jika dalam bekerjanya tidak terdapat gerakan pada peralatannya. Peralatan di dalam mesin tersebut terdiri dari komponen-komponen elektronik. Mesin berkunci 10 (ten keys), mempunyai 10 buah kunci angka (01 s/ 9) di samping kunci-kunci yang lain. Mesin berkunci banyak (full keys), mempunyai beberapa deret kunci angka 1 sampai dengan 9 dalam setiap deret, disamping kunci-kunci yang lain. Banyak deret tersebut sama dengan kapasitas angka (digits) Mesin pencetak (printing = listing) dapat mencetak angka-angka dan hasikl hitungan pada pita kertas hitung (tally roll). Mesin hitung yang tidak mencetak, (non printing atau non listing) tidak memberikan suatu bukti hasil perhitungan secara tertulis (hitam di atas putih) tetapi hasil hitunganya dapat dilihat pada display (layar) atau register (pencatat). B. Penggunaan mesin hitung Hal yang perlu diperhatikan adalah: Untuk menghindari kerusakan mesin jumlah atau kalkulator, terlebih dahulu bacalah buku petunjuk dan pahami cara pengoprasian / penggunaannya. Untuk mesin hitung listrik terlebih dahulu,perhatikan tegangan listrik yang tersedia, voltage yang tercantum pada mesin tersebut harus cocok dengan voltage aliran listrik yang tersedia. Jika mesin mempunyai tombol pengatur voltase, maka mesin dapat disesuaikan untuk voltase 110 V atau 220 V (dual voltage). Anda harus yakin bahwa pengatur telah ditempatkan pada posisi yang cocok. Dengan memperhatikan ini anda akan menghindarkan mesin dari kerusakan terbakar karena telah anda hubungkan dengan aliran listrik dengan voltase yang lebih tinggi, atau mesin tidak dapat bekerja karena anda hubungkan dengan aliran listrik dengan voltage yang lebih rendah. 80 Jika mesin anda tidak dilengkapi dengan pengatur voltase ganda, maka anda harus menggunakan transformator (step up/step down). Jika mesin hitung mesin listrik anda macet (tidak mau operasi) atau “jalan terus”. Dalam hal yang demikian janganlah menekan-nekan berbagai kunci untuk mencoba menjalankan atau mematikan mesin, akan tetapi cabutlah segera steker dari stop kontak. 1. Mesin jumlah tangan Mesin ini dari jenis “berkunci sepuluh“ dapat mencetak dan berkapa sitas 12 angka anda dapat menjumlah,mengurangi dan mengalikan serta dapat memperoleh jumlah negatif (jumlah kredit) dilengkapi dengan kunci spasi mundur (back spacer) Cara kerja mesin jumlah tangan ini sebagai berikut: Angka-angka yang dihitung ditekan lewat tuts angka selanjutnya digerakkan oleh engkol. Tekanan tiap tuts angka dan tarikan engkol akan menggerakkan balok angka kemudian balok angka memukul pita yang bertinta. Dibawah pita terdapat roll kertas sehingga setiap tuts yang ditekan diikuti denga tarikan engkolmenggerakkan balok angka. 2. Mesin Jumlah listrik Mesin jumlah listrik bekerja secara mekanis dengan tenaga listrik rumah tangga. Kapasitas angka adalah 12 digit dapat mencetak dan berkunci sepuluh (Ten keys board electric adding listing mechine). c 7 8 9 R - 4 5 6 # 1 2 3 + 0 00 000 * Bagian-bagian dari Mesin Jumlah Listrik Mesin jumlah listrik terdiri dari badan mesin dengan mekkanisme di dalamnya, papan kunci dan bagian pencetakan. Bagian pencetakan terdiri dari bagian-bagian yang sama seperti pada bagian pencetakan mesin hitung mencetak yang lain. 81 Bagian-bagian penting yang perlu anda ketahui: 1 Kunci angka : 7 8 9 4 5 6 1 2 3 0 00 000 angka 0,1 sampai dengan 9.dengan mene kan kunci-kunci ini, bilangan yang dibentuk oleh angka-angka yang bersangkutan disiapkan 2 Kunci tambah + Dengan menekan kunci ini, bilangan yang sudah disiapkan sebelumnya, dimasukkan ke dalam mesin untuk ditambahkan 3 Kunci kurang - Dengan menekan pada kunci ini, bilangan yang telah disiapkan terlebih dahulu dimasukkan ke dalam mesin sebagai pengurang 4 Kunci pengulang R Untuk menambah atau mengurang berulang-ulang dengan bilangan yang sama (R. Repeat). 5 Kunci jumlah bagian (sub total) “ “ Untuk memperoleh jumlah dari bilangan-bilangan yang telah dimasukkan terlebih dahulu, kemudian penjumlahan / pengurangan bilangan-bilangan berikutnya, dapat diteruskan. Setelah menekan kunci ini, mesin tidak netral. 6 Kunci jumlah (total) * Untuk memperoleh jumlah akhir dari bilang an bilangan yang dimasukkan terlebih dahulu. Setelah kunci ini ditekan, mesin anda menjadi netral dan siap untuik menghitung soal berikutnya. 7 Kunci tidak men-jumlah # Untuk mencetak suatu angka pada pita kertas hitung, akan tetapi anda tidak menginginkan angka tersebut ikut ditambah kan. Gunanya untuk mencantum kan suatu angka sebagai tanda pengenal (nomor, tanggal) 8 Kunci koreksi C Untuk menghapus angka-angka yang sudah disiapkan (belum dimasukkan) 9 Indikator Untuk melihat berapa angka yang sudah disiapkan. Tiap kali anda menekan satu kunci angka maka tiap kali pula jarum di dalam indikator bergerak satu tempat (spasi) ke kiri. 10 Batang-batang pencetak Untuk mencetakkan angka-angka dan tanda-tanda pada pita kertas hitung 11 Pita kertas hitung Tempat mencetakkan angka-angka, tanda- 82 tanda dan hasil perhitungan 12 Pemotongan kertas - Untuk memotong kertas,bagian dari kertas hitung yang sudah dipakai - Berfungsi pula sebagai pembebas kertas. Jika diangkat ke atas, maka kertas hitung dibebaskan,hingga anda dapat mengaturnya. 13 Tombol penggulung kertas Untuk memutar naik atau turun kertas hitung 14 Penggulung kertas Tempat untuk menggulung pita kertas hitung (tertutup oleh kertas hitung) 15 Pita tinta (Tidak kelihatan).Dengan adanya pita tinta angka-angka dan tanda-tanda tertera pada kertas hitung. Jika jumlah akhir negatif (sisa kurang, sisa kredit), maka i belakang hasil akhir tertera tanda * dengan warna merah. Mengopetrasikan Mesin Jumlah Listrik 1. Jenis operasi: Untuk mengoperasikan mesin jumlah listrik ini steker anda masukkan terlebih dahulu ke dalam stopkontak. Dengan demikian mesin sudah ada hubungan dengan aliran listrik dan anda tidak perlu menekan atau memutar tombol untuk “menghidupkan” mesin (on off switch). Jenis-jenis Operasi pada mesin jumlah listrik seperti pada mesin jumlah tangan : - menetralkan mesin: menekan kunci total (*). - Menyiapkan angka-angka:menekan kunci angka-angka bilangan yang akan dihitung. Tiap kali anda menekan suatu kunci angka, jarum di dalam indikator bergeser satu tempat ke kiri. - Menambah:setelah angka-angka bilangan yang akan disiapkan, anda menekan kunci tambah (+) angka-angka akan tercetak pada # - Mengurangkan:setelahangka-angka bilangan yang aka dikurangkan disiapkan, anda menekan kunci kurang (-) angka-angka tercetak dengan tanda kurang di belakangnya Menjumlah bagian : untuk memperoleh dari bilangan-bilangan yang sudah dimasukkan ke dalam mesin (menambah atau mengurangi), anda tekan kunci subtotal ( ). Jumlah bagian akan tercetak pada kertas dengan tanda “ “ di belakangnya. Mesin tidak netral dan 83anda dapat meneruskan dengan menambahkan atau mengurangkan bilangan-bilangan berikutnya - Menjumlahkan: untuk memperoleh jumlah akhir (total), anda tekan kunci total (*). Setelah tindakan ini mesin netral - Mengoreksi : membetulkan kesalahan. = angka-angka salah disiapkan, anda koreksi dengan jalan menekan kunci koreksi (C). Anda lihat jarum di dalam indikator meloncat ke kanan. = bilangan yang salah anda tambahkan anda koreksi dengan jalan mengurangkan bilangan yang salah tersebut (hasilnya nol) kemudian anda kurangkan bilangan yang betul = koreksi anda lakukan pula tiap-tiap kali setelah anda menggunakan kunci pengulang (R) - Menambahkan beberapa bilangan yang sama: Setelah angka-angka bilangan yang sama //-0 tersebut anda siapkan, anda kunci pengulang (R) dan sambil menekan terus kunci R, anda tekan (dan lepas lagi) kunci tambah (+)sekian kali sama banyaknya dengan bilangan yang sama tersebut sebelum meneruskan dengan menambahkan atau mengurangkan bilangan berkutnya, anda tekan lebih dahulu kunci koreksi (C). - Mengurangkan beberapa bilangan yang sama: Setelah angka-angka bilangan yang sama tersebut anda siapkan, anda tekan kunci pengulang (R) dan sambil menekan terus kunci R ini, anda tekan (dan lepas lagi) kunci kurang(-)sekian kali sebanyak bilangan yang sama yang dikurangkan tersebut. Sebelum meneruskan dengan menambahkan atau mengurangkan bilangan berikutnya anda tekan terlebih dahulu kunci R. - Mengalikan: setelah bilangan yang dikalikan anda siapkan, anda tekan kunci R, dan sambil menekan terus kunci R, anda tekan (dan lepas lagi) kunci+ , sekian kali sama banyaknya dengan pengalinya. Untuk memperoleh hasil kalinya anda tekan kunci total (*). Perhatikan: Tiap-tiap langkah operasional pada mesin anda harus lakukan satu demi satu. C Kalkulator Mesin hitung saku atau yang biasa disebut dengan kalkulator adalah mesin hitung yang menggunakan tenaga baterai (battery powered Next >