< Previous 64 9) Mempunyai fungsi nada sela sehingga dapat menerima panggilan tanpa memutuskan pembicaraan. Dalam menggunakan telepon tentu saja ada ketentuan,aturan, dan kode etik yang perlu diperhatikan.Tata krama dalam bertelepon yaitu sebagai berikut: a. Berbicara melalui telepon harus sopan dan menghindari penggunan kata-kata kasar yang dapat menyingung perasaan lawan bicara. b. Berbicara melalui telepon harus singkat, padat dan jelas. c. Kita menggunakan telepon apabila informasi yang akan disampaikan atau ingin segera diterima,benar-benar sangat penting. d. Pada waktu menelpon tidak menempelkan mulut pada gagang telepon.Dalamkegiatan bisnis,telepon merupakan media komunikasi yang paling banyak digunakan. Oleh karena itu setiap tenaga pelayanan bisnis, atau seketaris harus menguasai tata-cara menggunakan telepon yang baik dan sopan, sehingga tidak mengecewakan kolega dan pelangan. Sebab kegagalan dalam berkomunikasi akan menghambat jalannya perusahaan. 3. Tata cara dalam menangani telepon masuk a. Setiap kali telepon berdering, arus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali,sebab akan mengganggu suasana kerja. b. Ucapkan salam begitu telepon diangkat. Misalnya 'selamat pagi', 'selamat siang', hindarkan dengan mengatakan “hallo”. Setelah mengucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju. c. Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting (alat tulis dan block note). d. Memberi salam kepada penelepon, kemudian menyebutkan identitas perusahaan, sebutkan nama bagian anda, serta tidak boleh lupa mendahulukan ucapkan salam: selamat pagi, siang, sore dan seterusnya. e. Jika penelepon bersedia meninggalkan pesan,kita harus men catat pada lembar formulir penerimaan telepon.. f. Nomor nomor telpon, angka angka dan pesan pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya. 65g. Menutup telpon setelah penelpon memutuskannya terlebih dahulu. jangan pernah telepon tanpa mengucapkan terima kasih. Kemudian,letakkan gagang telepon secara perlahan-lahan (jangan sampai terbanting Block Note BLOCK NOTE TGL. ........................... Contoh formulir penerimaan telpon FORMULIR PENERIMAAN TELEPON Dari : …………………………………… Untuk : …………………………………… Nomor telepon : …………………………………… Alamat : …………………………………… Diterima : …………………………………… Hari/tanggal : …………………………………… Pukul : …………………………………… Sifat pesanan : Penting / biasa Isi berita : …………………………………… …………………………………… Penerima telepon, …..…………… 4. Penggunaan telepon Hal hal penting yang berhubungan telepon adalah sebagai berikut: a. Penggunaan buku petunjuk telpon Seorang sekertaris haruslah memahami keterangan keterangan yang termuat dalam buku petunjuk telpon, seperti nomor nomor penting dan nomor kode wilayah. b. Mengetahui tata cara interlokal yaitu sebagai berikut: 1) Putar nomor kode wilayah (area kode ) 2) Kemudian putar nomor lokal yang dikehendaki 66 Tapi jika daerah/kota yang belum mendapat fasilitas SLJJ (melalui operator), tata caranya sebagai berikut: 1) Putar nomor 100 2) Setelah operator menjawab segera beritahukan nomor telepon kita 3) Nama kantor kita 4) Kota dan nomor telpon kantor/orang yang dipanggil 5) Jenis permintaan yang dikehendaki yaitu biasa atau segera. c. SLI (Saluran langsung jarak jauh ) Hubungan telpon keluar Negeri tanpa melalui operator,caranya misalnya dari Indonesia: 001 + Kode Negara + Kode wilayah + Nomor telepon tujuan Keuntungan penggunaan SLI adalah: 1. Lebih cepat 2 Lebih murah 3 Dapat digunakan untuk hubungan facsmile dapat digunakan untuk komunikasi data “dial up” 4. Untuk hubungan International melalui operator pertama putar 101, dan langkah berikutnya sama dengan permintaan hubungan International. d. Transfer Charge Collect Call Yaitu biaya percakapan telepon yang dibayar oleh penerima telepon, adapun caranya adalah sebagai berikut: 1) hubungi operator 2) beritahukan kita mau menghubungi siapa tetapi biaya ditanggung oleh penerima 3) tunggu beberapa saat, operator akan menanyakan kepada orang yang dipanggil untuk meminta persetujuan pembayaran biaya telepon . e. Hunting sistem, yaitu sistem memburu saluran kosong secara otomatis, dengan cara ini satu nomor telepon bisa dipergunakan untuk beberapa saluran secara serentak. 5. Mengetahui cara-cara menelepon keluar a. Menerima telpon dari luar (Incoming call) Sistem PABX adalah sistem hubungan telepon tanpa bantuan operator yaitu dengan cara menekan kode tertentu terlebih dahulu. Langkah-langkah yang harus kita lakukan dalam menerima sambungan dari luar yaitu: 671) Apabila terdengar bunyi telpon masuk salah satu lampu pada nomor saluran akan menyala. 2) Kemudian kita menekan nomor saluran yang menyala, ucapkan salam, identitas diri dan tawarkan bantuan 3) Sambungkan ke nomor yang diminta dengan menekan “T”(interhal) terlebih dahulu. 4) Apabila kita salah menyambungkan, kembalikan saluran ke awal dengan menekan “V” (Void) dan hubungkan ke nomor yang benar. 5) Apabila saluran yang diminta kosong beritahukan kepada penerima telepon bahwa ada telpon dari seseorang. 6) Apabila penerima telepon bersedia bicara, sambungkan langsung dan persilahkan bicaradan tekan “E” (Erase) agar merreka langsung bicara. 7) Apabila penerima telepon tidak mau menerima telepon, karena sesuatu alasan, kembalikan ke saluran awal dengan menekan “V”(Void) lau tekan “U” (under line) untuk kembali berbicara ke luar dengan penelepon, sampaikan alasan penerima tidak mau menerima telepon/berbicara, tawarkan bantuan apabila ada pesan yang harus disampaikan untuk penerima telepon. 8) Apabila saluran yang diminta tidak ada yang mengangkat sampaikan kepada penerima telpon bahwa tidak ada yang mengangkat. b. Saluran sedang sibuk Langkah-langkah yang harus dilakukan jika menanagni saluran yang sedang sibuk atau saluran yang sedang dipakai untuk bicara adalah: 1) Setelah disambungkan ke nomor yang diinginkan maka akan terdengar bunyi yang menandakan saluran sedang dipakai (nada yang terdengar; tut....tut....tut....) beritahukan kepada penelpon bahwa saluran sedang dipakai/sedang sibuk atau sedang bicara. 2) Minta penelpon untuk menghubungi kembali atau menunggu sampai pembicaraan selesai atau bisa berbicara dengan orang lain pada nomor yang lain dengan menekan “V _ U “ 3) Apabila mereka tidak ingin menunggu atau tidak ingin berbicara dengan orang lain, tanyakan apakah ada pesan yang ingin disampaikan 68 4) Apabila penelpon ingin menunggu sampai mereka selesai berbicara maka saluran dari luar ini harus disimpan dengan menekan “W” (waiting) sehingga saluran tersimpan dan penelpon bisa melayani saluran lain, saluran yang tersimpan tidak bisa dipergunakan oleh orang lain dan terlihat lampu akan tetap menyala. 5) Apabila nomor yang diminta sudah selesai berbicara tekan nomor yang tersimpan dan petugas akan berbicara dengan penelpon yang menunggu untuk mempersilahkan mereka berbicara dengan menekan “I” (Interline) dan nomor yang diminta lalu tekan “E”. 6) Apabila ada sambungan dari luar, yang sangat penting misalnya “long distance call” usahakan hubungi mereka yang sedang berbicara dengan dengan mempergunakan “break in “dengan menekan “O” (Open) atau sadap dengan menyela pembicaraan kemudian beritahukan bahwa ada telepon penting dari seseorang yang ingin berbicara. 7) Apabila mereka ingin memutuskan pembicaraan dan menerima telepon yang penting kembalikan saluran ke operator dengan menekan tombol “V” (Void) dan hubungkan kembali kepada yang diminta. c. Saluran dari dalam dan luar Langkah langkah yang harus kita lakukan dalam menerima telpon dari dalam instansi adalah: 1) Apabila lampu “H” (House) menyala dan terdengar bunyi telepon masuk hal ii menandakan ada telepon dari dalam masuk, tekanlah tombol “O” kemudian ucapkan salam identitas penerima telepon, (operator) dan tawarkan bantuan, catatlah setiap pesan dan permintaan setelah selasai dan mengakhiri pembicaraan kemudian tekan “E”. 2) Menerima permintaan telepon dari luar untuk sistem jenis pesawat telepon PABX (Swtcchboard) setiap saluran dari dalam yang ingin mengadakan telepon keluar dapat menekan kode tertentu misalnya “9” sampai terdengar ada terdengar ada nada saluran kosong kemudian barulah menekan nomor yang diinginkan. Jika penelepon ingin meminta disambungkan melalui operator maka operator akan mencari kode atau saluran yang kosong apabila sudah ada tekan nomor yang diinginkan, setelah itu barulah disambungkan pada nomor yang diinginkan dengan menekan “I” lalu tekan “E” agar mereka dapat berbicara langsung. Hal yang perlu dilakukan dalam melakukan percakapan melalui telepon yaitu 69 Sebelum memutar/menghubungi nomor yang diinginkan hendaknya mencari atau mencocokan dengan buku telpon/teledex; Mencatat pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note; Jika salah sambung hendaknya segera meminta maaf Bila hubungan telah tersambung segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelpon; Bila selesai mengadakan pembicaraan letakanlah gagang telepon dengan baik. d. Cara perawatan Agar pesawat telepon dapat dipakai dengan baik diperlukan perawatan, antara lain: Bersihkan pesawat telepon secara rutin dengan mengelapnya, terutama bagian horne/gagang telepon yang digunakan untuk berbicara. Biasakan berbicara dengan tidak menempelkan bibir pada gagang telepon; Letakkan gagang telepon dengan benar, sehingga jika ada telepon masuk dapat diketahui; Lakukan pemeriksaan kabel penyambung telepon ke sentral/kotak telepon, jika suatu saat saluran telepon agak terganggu; Jika telepon mati atau ada kerusakan segera hubungi petugas telkom terdekat. B Telex dan faksimili. Di era teknologi informasi belakangan ini, hampir semua perkantoran menyediakan berbagai alat komunikasi yang canggih. Tentu saja fasilitas ini untuk memudahkan dan mendukung tugas-tugas anda di kantor. Fasilitas seperti telepon, e-mail dan faks adalah daftar alat-alat canggih yang memudahkan komunikasi dan pekerjaan anda. Mengirim pesan lewat faks juga ada aturannya. Jangan menggunakan faks untuk mengirim pesan yang tebalnya lebih dari 10 halaman. Hindari juga pengiriman surat yang bersifat rahasia, dokumen berwarna seperti brosur atau foto. Gunakan faks untuk mengirim pesan dinas secara singkat, padat namun jelas. Sebaiknya gunakan kertas berlogo perusahaan untuk mengirim pesan yang sifatnya resmi seperti perjanjian dan kontrak. Telex (tele printer exchange) adalah media komunikasi untuk mengirim dan menerima pesan/informasi yang berupa tulisan dari jarak jauh. Bentuk mesin telex ini mirip dengan mesin tulis modern. Pada mesin telex terdapat beberapa tombol dengan fungsinya masing-masing. Langkah-langkah pengiriman berita melalui telex adalah sebagai berikut: 70 x Menyiapkan berita atau pesan yang akan dikirimkan; x Menghidupkan mesin telex dengan cara menekan tombol lokal; x Mengeluarkan pita dengan cara menekan tombol feed key; x Merekam pesan atau berita yang akan dikirim dengan menekan tombol punch on/off; x Mengetik pesan atau berita yang akan dikirim; x Kemudian tekanlah kembali tombol lokal dan feed key; x Setelah selesai potonglah pita telex. Dalam mengirimkan pesan atau berita melaui mesin telex terdapat dua cara, yaitu domestik dan internasional. Tata cara pengiriman telex domestik (dalam negeri) adalah sebagai berikut: x Mempersiapkan pita telex yang telah berisi rekaman pesan atau berita yang akan dikirimkan pada tape reder unit; x tekanlah tombol call sampai lampu indikator menyala. Ketik nomor telex yang akan dituju. Apabila nomor yang dihubungi dadapatkan maka lampu indikator akan menyala untuk menghasilkan answer back dari telex yang dihubungi tekanlah tombol “Who are you”. Tekanlah tombol “here is”, new line, auto disconnect dan read on/off secara berturut-turut; x Apabila nomor yang dihubungi tidak tersambung maka akan muncul kode OCC, DER, atau NC. Kode OCC menunjukkan telex yang kita hubungi sedang sibuk. Kode DER menunjukkan telex yang dipanggil sedang rusak. Kode NC menunjukkan bahwa nomor telex tersebut dapat dihubungi kembali. Tata cara pengiriman telex internasional (luar negeri) adalah sebagai berikut: x Langkah-langkahnya sama seperti dalam pengiriman telex domestik x Tekanlah tombol call sampai lampu indikator menyala. Ketiklah angka nomor telex dan tunggu sebentar; x Apabila telah keluar kode answer back dengan huruf GA (go ahead), cepatlah ketik nomor aarea kode dari negara dan nomor telex yang akan dihubungi. x Tombol-tombol yang terdapat dalam telex ¾ Tombol local digunakan untuk menghidupkan dan mematikan mesin ¾ Tombol feed key digunakan untuk mengeluarkan pita 71 ¾ tombol punch on/off digunakan untuk merekam pesan yang akan dikirim ¾ Tombol local feed digunakan untuk mengeluarkan kertas ¾ Tombol who are you digunakan untuk memeriksa nomor mesin telex yang akan dihubungi ¾ Tombol aswerback adalah kode mesin telex yang sedang dihubungi dan tertera pada printed out ¾ Tombol override key bila ditekan maka lampu indikator akan menyala, sehingga incoming telex mesager akan terekam pada pita telex ¾ Tombol letter shift digunakan untuk mengetik kembali huruf-huruf setelah mengetik angka ¾ Tombol figure shift digunakan untuk mengetik angka-angka ¾ Tombol bell digunakan untuk menanyakan kepada operator apakah pesan yang dikirim berhasil atau tidak ¾ Tombol read on/off digunakan untuk membaca pesan yang telah direkam dan untuk menjalankan pita hasil rekaman ¾ Tombol line auto disconnect berfungsi untuk mengirim pesan ® A . . . 1 . . . { { 72 atau informasi dengan menggunakan pita rekaman ¾ Tombol step back digunakan untuk mengoreksi pita hasil rekaman bila terjadi kesalahan ketik; tekan tombol ini dengan diikuti menekan tombol letter sebanyak huruf/angka yang akan dikoreksi ¾ Tombol new line key adalah tombol gabungan antara tombol carriage return dengan tombol line feed ¾ Tombol call key digunakan apabila kita akan membuat call. Tombol akan menyala bila ditekan untuk kedua kalinya (on/off). x Pesawat faksmili Mesin faksimili adalah media komuni kasi yang digunakan untuk menyampai kan dan menerima pesan yang berupa data atau dokumen,data atau dokumen yang dikirimkan akan digandakan sesuai dengan aslinya. Gambar 3 Pesawat faksmili Langkah-langkah menggunakan faksimili adalah sebagai berikut: x Data atau dokumen yang akan dikirim keletakkan menghadap bawah. x Tekanlah jumlah halaman yang akan digandakan sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian tekan tombol yes. x Apabila munculk tulisan department code pada display, tekan nomor sampai muncul tulisan quick. x Tekanlah keypad sampai muncul tanda dial keypad. Banyak perusahaan bisnis, instansi, atau lembaga-lembaga yang menggunakan mesin faksimili sebagai media komunikasi untuk 73menghubungi konsumennya. Keungulan mesin faksimili adalah sebagai berikut: x Faksimili mempermudah penyampaian pesan atau berita, sehingga menghemat waktu, tenaga dan biaya. x Bermacam-macam data atau dokumen,seperti gambar,surat berharga peta tau laporan dapat dikirimkan tanpa merusak naskah aslinya. x Faksimili dapat berfungsi secara otomatis dengan kemampuan menggandakan data atau dokumen yang dikirimkan lebih dari 60 lembar. x Faksimili dapat mengirimkan data atau dokumen secara tepat, cepat, dan akurat. 1. Persiapan Pastikan bahwa mesin dalam keadaan hidup/ON, sehingga di layar monitor muncul set dokumen dan lampu ready indicator menyala artinya mesin siap dioperasikan. Dokumen yang akan dikirim disiapkan. Masukan dengan hati-hati kedalam tempat/lubang menempel pada penuntun kertas. Apabila dokumen yang dikirimkan lebih dari satu lembar, maka apabila lembar pertama belum selesai direkam jangan masukkan lembar kedua dan seterusnya. Karena apabila dokumen dimasukkan secara bertumpuk, maka mesin akan berhenti dan dokumen akan rusak (kertas melipat) Syarat-syarat dokumen yang dapat dikirim: 1). Panjang kertas 105 – 600 mm Lebar kertas 148 - 218 mm Tebal kertas 0,05 – 0,15 mm Kalau kerta yang dikirimkan terlaku kecil, diusahakan dicopy dahulu, jika terlau panjang dipotong menjadi 2 lembar atau lebih. 2). Tercetak jelas 3). Kertas Rata 4). Tidak Rusak Tekan kunci pemilih (standard atau detail) Gambar 4 contoh kertas Pilih standar jika kita menginginkan berita/gambar yang dikirimkan dalam ukuran huruf besar (pica/elite) dan Pilih Detail kalau dokumen yang dikirimkan akan tercetak dalam huruf kecil. Jika kita ragu-ragu kita dapat mengcopy dahulu dokumen, caranya dengan menekan tombol copy dan dokumen akan terprint tanpa terkirim dan kita dapat memperbaikinya Next >