< Previous 104 Kelebihan Mesin Cash Register dibandingkan dengan mesin hitung saku/kalkulator 1. Dapat mempercepat penyelesaian transaksi pembayaran secara akurat; 2. Dapat mengetahui kelompok umur; kebangsaan pembeli; 3. Dapat mengetahui jenis dan nama barang yang dijual/dibeli; 4. Dapat mengetahui stock barang yang masih ada untuk tiap jenis barang; 5. Dapat mengetahui total penjualan; 6. Sebagai alat kontrol bagi pemilik toko. Contoh Cash Register Mesin Cash Register yang dipakai di toko ada berbagai jenis merk dan Type. Dari berbagai merk tadi antara lain: Sharp, Samsung, Olympia dan sebagainya. Bagian-bagian mesin ini: 1. Tampilan dari depan: terdiri dari Operator display, customer display, body mesin, bagian keyboard; 2. Bagian Printer: terdiri dari \; pita, roll kertas untuk struk belanja, roll kertas untuk copy perusahaan 3. Bagian laci (drawer) digunakan untuk menyimpan uang Gambar 8 Tampilan dari depan Gambar 9 roll kertas Gambar 10 Drawer Gambar 11Bagian laci (drawer) x Macam Macam Cash Register 1 Cash Register Listrik a. Ciri-ciri: 105- Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis - Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik - Dilengkapi dua kunci, untuk kasir dan pimpinan - Kemampuan hanya sampai lima digit - Mencatat Transaksi secara umum. b. Komponennya Display - Kunci operasi - Kunci penghapus - Handle - Kunci kasir - Kunci angka - Pencetak validasi - Penutup mesin - Layar kontrol - Laci uang 2 Cash Register Elektronik a. Ciri-ciri: - Komponen dan cara kerja mesinnya elektronis - Tenaga penggeraknya menggunakan listrik - Bisa diprogram - Bisa digabung dengan cash register lain atau komputer - Bisa digunakan oleh beberapa kasir - Memiliki beberapa departemen b. Jenis Cash Register Elektronik: 1 Berdasarkan system operasinya: - Cash Register berdiri sendiri - Cash Register yang dapat digabung - Cash Register satu kelompok kerja dengan pengendali induk (LAN) 2 Berdasarkan banyaknya departemen: - Cash Register kecil (1-8 departemen) - Cash Register sedang (10-20 departemen) - Cah Register Besar ( lebih dari 20 Departement) 3 Berdasarkan banyaknya kasir: - Cash Register untuk satu kasir - Cash Register untuk empat kasir - Cash Register untuk enam kasir - Cash Regieter untuk delapan kasir, contohnya Cash Register Sharp ER- 2970 106 c. Komponennya: 1. Layar belakang (untuk pembeli), 2. Layar depan (untuk operator), 3. Kunci mode, Papan kunci, Laci uang, Tanda terima dan jurnal, Kunci tutup pencetak, Tutup pencetak, Pencetak slip Papan kunci terdiri dari: - Kunci on-off, kunci kasir, kunci kertas tanda terima, kunci kertas jurnal, new balance key, kunci pencetak validasi, kunci pencetak slip - Kunci % penambah harga (pajak), Kunci penampil jumlah penerimaan, Kunci setoran diluar transaksi,Kunci pengembalian barang, kunci pengembalian uang kas, kunci penghapus item - Kunci pengali, kunci titik desimal, kunci koreksi, kunci angka, kunci PLU kunci departemen - Kunci % potongan, kunci potongan harga, kunci penerimaan pembayaran, kunci jumlah sementara, kunci jumlah akhir. Agar mesin dipakai untuk operation, posisi kunci mesin selalu di REG (Registration). 1). Pemakaian biasa posisi kunci selalu di REG a). Penjualan/penerimaan CASH ( TL ), Misalnya: Rp 5.000 dari DEP 1 Rp 15.000 dari DEP 2 ditambah Rp 2.500 dari DEP 3 Caranya : ¾ tekan angka 5.000,- tekan DEP 1 ¾ tekan angka 15.000,- tekan DEP 2 ¾ tekan angka 2.500,- tekan DEP 3 ¾ lalu tekan ST ( Sub Total ) x Jika dibayar dengan uang pas, langsung saja tekan TL (Total) . x Jika dibayar dengan uang lebih (Misalnya Rp 30.000,-), x Setelah menekan ST, tekan dulu angka 30.000, lalu tekan TL (Kembali Rp 7.500,-). b). Penjualan kredit / Hutang (CR), Misalnya: Rp 25.000,- dari DEP 1 (credit), Caranya: ¾ tekan angka 25.000, tekan DEP1 ¾ lalu tekan ST ¾ kemudian tekan CR1 (Credit) atau CR2 ¾ lanjutkan dengan penggunaan mesin debit c). Penjualan dengan Cheque (CH) Misalnya: Rp 100.000,- dari DEP 3 Dibayar dengan Cheque (Rp 100.000), caranya: 107 Tekan tombol 100.000, tekan DEP 3, lalu tekan ST tekan CH (Cheque) d). Penjualan discont / Tax dalam %, Misalnya: Rp.10.000,- dari DEP 1 Discount 10 % atau Tax 10%, Caranya: ¾ tekan angka 10.000, tekan DEP 1, tekan ST ¾ tekan angka 10, tekan % (Discount/tax) ¾ lalu tekan ST ¾ kemudian tekan TL (dibayar uang pas) e). Penjualan discont dalam rupiah, Misalnya: Rp 7.500,- dari DEP 2,Discount Rp 500,- Caranya: ¾ tekan angka 7.500, tekan DEP 2, tekan ST ¾ tekan angka 500, tekan ¾ lalu tekan ST ¾ kemudian tekan TL (dibayar uang pas) f). Pembatalan /penghapusan transaksi x Jika tombol angka sudah ditekan, Misalnya: 1,000 ----¾ salah, Caranya : ¾ Langsung saja tekan CL (Clear) kemudian ¾ Mulai lagi yang baru. x Jika tombol angka & Departement sudah ditekan, Misalnya1.000 - DEP ----¾ salah (item pertama), Caranya : ¾ Langsung saja tekan void ~ ¾ kemudian ganti yang baru ¾ dan diselesaikan. Misalnya: 1.000 - DEP 1 2.000 - DEP 2 3.000 - DEP 3 ---¾salah (item terakhir) Caranya : ¾ langsung saja tekan void ~ ¾ kemudian ganti yang baru dan diselesaikan 9). Pemakaian VP (Validation Printed) Untuk mencatat Data Register pada kertas BON/NOTA, Caranya: ¾ Setelah perhitungan transaksi selesai ¾ kertas Bon/Nota tersebut dimasukkan ke lubang mesin ¾ kemudian tekan tombol VP RUMUS :Harga -----> DEP -----> ST -----> EX -----> TL 108 Catatan : Yang dicatat pada Bon/Nota tersebut, tanggal dan totalnya saja Gambar 12, tombol cash register x Pemakaian fungsi tombol lainnya: 1. Tombol#/TM :Non Add/Time, Non Add (#): Untuk mencatat nomor Bon/Nota penjualan, Contoh: Bon No. 00123, Caranya: Tekan angka 123, tekan # (= #/TM) 2. Time (jam) :Untuk melihat jam berapa pada Display mesin, caranya: - Tekan TM ( = #/TM) (pada saat mesin tidak dipakai mencatat data) 3. Tombol NS: No Sale,Untuk membuka laci saja, tanpa melakukan transaksi 4. Tombol RA: Modal,Untuk mencatat jumlah uang modal kas, contoh: Modal kas Rp 50000,caranya:tekan angka 5000,tekan Ra kemudian tekan TL 5. Tombol PO:Pengeluaran pribadi pemilik toko/manager,contoh:beli bensin Rp 10000, caranya: ¾ tekan angka 10000 ¾ tekan PO ¾ tekanTL x Pedoman pemakaian Sistim PLU (Price Look Up) 1. Pemakaian biasa (Kunci mesin dalam posisi REG) a Pencatatan Penjualan Biasa Misalnya: Membeli Sabun LUX 2 buah Kode PLU untuk sabun LUX adalah 02 Cara menggunakan mesin: Quantity X no kode kemudian tekan PLU(Quantity = Jumlah barang yang dibeli), Caranya: ¾ tekan angka 2. ¾ tekan tanda X tekan kode barang ¾ tekan tombol PLU Untuk menyelsaikan transaksi: 1. Pembayaran dengan Cash/tunai - Jika dibayar dengan uang pas, langsung saja tekan TL (Cash). 109- Jika dibayar dengan uang lebih, tekan dahulu jumlah yang dibayar, lalu tekan TL (Cash) 2. Penjualan Credit/Hutang (CR) langsung saja tekan CR (Credit 3. Penjualan dengan Cheque (CH) , langsung saja tekan (CH) b. Pencatatan Penjualan dengan Discount/Tax dalam % caranya: No kode kemudian tekan PLU Quantity X no kode lalu tekan PLU kemudian ST - %- ST- TL Catatan: Tingkat % perlu ditekan apabila besarnya % Discount atau % Tax tidak di program c. Pencatatan penjualan Discount dalam rupiah. Caranya: - No kode Kemudian tekan PLU - Quantity X No kode tekan PLU kemudian - ST - Disc Rp - ST tekan TL JIKA tombol No kode & PLU sudah ditekan tapi salah, tekan saja Void dan ganti dengan yang benar d. Jika transaksi perhitungannya pakai Discount/Tax atau Credit (CR) atau Cheque (CH) Untuk membatalkannya: harus dengan kunci SM atau MA - Posisi kunci mesin di MGR (Manager) lalu tekan (Void) Selanjutnya transaksi yang ingin dibatalkan diulangi seperti semula,dan diulangi memasukkan data yang benar, kunci mesin harus diputar kembali ke REF C Mengoperasikan Mesin Kasir Saat Transaksi 1. Untuk cash register yang menggunakan scanner Kasir menscan barcode yang ada pada barang pada mesin scanner, yang merupakan bagian dari mesin kasir. Pada saat scanner akan muncul nama barang, jumlah barang dan sekaligus harga barang yang bersangkutan. Jika ada customer membeli lebih dari 1 barang yang sama, maka kasir dapat satu persatu menscan barang yang bersangkutan atau scan barang (1 saja), kemudia tekan tombol Esc (escape), tekan angka sesuai jumlah barang, tekan enter, maka pada monitor akan muncul nama barang, harga dan jumlah yang dibeli. Gambar 13 barcode 110 a. Jika pada barang tidak terdapat barcode, maka kasir dapat melihat PLU barang tersebut dengan menekan tombol F1 pada mesin kasir. Selanjutnya kasir mengetik secara manual PLU barang, maka akan muncul nama, harga dan jumlah harga, tekan enter maka akan diketahui total transaksi b. Pilih menu pembayaran tunai atau kredit c. Jika pembayaran dilakukan secara tunai, masukkan/ketik jumlah uang yang diberikan customer d. Tekan tombol Enter, transaksi selesai berikan uang kembalaian ke customer (jika ada). 2. Untuk cash register manual a. Masukkan kode PLU barang, otomatis akan muncul harga barang b. Jika customer membeli barang lebih dari satu, tekan jumlah barang yang dibeli, tekan tanda X, tekan kode PLU c. JIka telah selesai memasukkan transaksi tekan ST d. Masukkan jumlah uang yang dibayarkan Tekan TL, , transaksi selesai berikan uang kembalaian ke customer (jika ada) D Mesin POS (Point of Sales) POS (Point of Sales ) adalah seperangkat sistem komputer yang terdiri dari sistem operasi, hardware dan software yang didesain khusus dengan dilengkapi beberapa alat/device agar dapat membantu mempercepat proses transaksi. Point of sale terminal umumnya digunakan di supermarket atau departement store. Alat ini terdiri atas keyboard untuk memasukkan data barang yang dijual dan layar display untuk tampilan data dan alat cetak untuk mencetak tanda terima bagi pembeli. Alat tambahan dalam POS adalah automatic tag reader atau optical character recognition/OCR tag reader yaitu alat yang digunakan untuk mengenali untuk mengenali atau membaca label yang menempel di barang yang ditulis dengan huruf OCR serta bar code 1. Perbedaan dari Electronik Cash Register dengan POS Sebagian besar dari produk POS adalah berupa Computer Cash Register (CCR) dan memang ditujukan untuk menggatikan Electronik Cash Register (ECR). Perbedaan utamanya adalah CCR mempunyai kemampuan yang tak terbatas, dapat ditambahkan alat/device dan dapat diprogram sesuai dengan keinginan dari User. dan ECR TERBATAS 111Gambar 14 POS 1 komponen hardware pada POS - CPU (Central Processing Unit) terdiri dari Mainboard, memori, processor, harddisk dsb. - Monitor CRT atau LCD - Mini Printer untuk mencetak Struk dan Slip - Customer Display untuk menyajikan informasi kepada konsumen - Cash Drawer, laci untuk menyimpan uang yang dapat membuka otomatis setelah transaksi, - Barcode Scanner, untuk membaca isi barcode - Barcode Printer, untuk mencetak barcode - Programmable keyboard adalah keyboard yang setiap tombolnya dapat diprogram isinya. - Modul Touchscreen, media pemasukan data dengan sentuhan jari di monitor. - MCR (magnetic card reader) membaca data yang tersimpan pada kartu magnet (kredit card, ATM dsb) - Finger Scan, Alat untuk membaca sidik jari - Modem, untuk mengirim dan menerima data via kabel telepon 2 Software atau perangkat lunak adalah program atau sekumpulan instruksi yang dirancang sedemikian rupa sehingga POS dapat berjalan sesuai dengan fungsinya dan keinginan dari pengguna komputer. Ada 2 macam software yaitu: a. Software paket yaitu software yang sudah jadi dan siap pakai, pada software ini terdapat fungsi standar sehingga setiap user yang sistemnya sama/cocok dapat menggunakannya. b. Software taylor made yaitu software yang dibuat khusus untuk pengguna dimana sistemnya mempunyai keunikan dan kebutuhan untuk memperluas kemampuannya. a. 2. Langkah langkah Mengoperasikan Mesin POS dalam Transaksi Berikut ini adalah salah satu contoh pengoprasian pembayaran dengan menggunakan Mesin POS pada salah satu Hypermarket . a. Langkah awal / persiapan x Siapkan jadwal (shift) per hari dari kasir dan petugas end control yang bertugas. x Siapkan modal awal (float) untuk setiap kasir yang bertugas dan uang kecil secukupnya untuk penukaran kasir. x Siapkan kantong-kantong uang (kosong) yang benomor untuk digunakan pada saat pengumpulan uang dengan warna yang berbeda untuk setiap shift/hari. Nomor kantong sedapat 112 mungkin disesuaikan dengan nomor POS (till). DM/ADM membuat daftar dari kasir yang bertugas dan nomor kantong yang dipakainya. x Periksa apakah ada mesin POS yang rusak. Beritahu ALC apabila ada mesin POS yang tidak berfungsi. x Periksa di setiap mesin POS apakah ada data yang belum terangkat. Jangan menggunakan mesin POS yang masih ada datanya. Segera beritahu DM ALC untuk tindakan selanjutnya. x Jalan disamping mesin POS yang tidak digunakan harus ditutup dengan trolley dan dirantai. x Pastikan semua peralatan kasir dan end control tersedia dan berfungsi dengan baik (termasuk peralatan emergency). x Letakan alat untuk membuka Security Tag ditempat yang tidak mudah terjangkau oleh pelanggan. x Periksa apakah barang masalah telah dikembalikan ke floor. x Periksa apakah barang bonus untuk pelanggan tersedia sesuai promosi yang sedang bejalan. x Pastikan bahwa petugas Satpam berada di pintu end control - Nyalakan POS station. - Nyalakan komputer Store. - Nyalakan komputer Depot. - Masing-masing akan memulai obyek yg bersesuaian, dan memanggil operasi inisialisasi. x DM/ADM melihat di computer kode kasir (pincode) dari kasir yang akan bertugas, dimana status kode kasir harus 1 ("registered"). Nomor kode kasir tersebut bersifat unik dan setiap hari akan berubah. 1 DM/ADM memberitahu kasir yang bersangkutan nomor kode kasir yang didapat dari computer dan memberikan pula kunci mesin POS (kunci nomor 1 = kunci register). 2 Hitung modal awal yang ada di drawer apakah sesuai dengan yang telah ditentukan. 3 Hidupkan mesin POS dengan kunci yang diberikan oleh DM/ADM dan memasukkan Id-kasir dan kode kasir.Status kode kasir yang bersangkutan di computer akan berubah dari kode 1 ("registered") menjadi kode 2 ("working"). Mesin POS siap untuk dipakai. 4 Periksa perlengkapan yang diperlukan untuk pada saat bertugas (kantong uang, kantong plastik, formulir Bukti Setoran, kertas faktur di printer dan sebagainya) Periksa apakah alat EDC dan lampu UV berfungsi dengan baik 113b Proses pembayaran Pada saat pelanggan ingin melakukan pembayaran, kasir meminta kartu anggota Apabila pelanggan menggunakan day pass, periksa tanggal dan tandatangan petugas CIS yang ada di day pass. Day pass hanya dapat digunakan pada hari yang sama. Tidak diperkenankan menggunakan kode day pass tanpa ada kartu day pass dari CIS. Apabila penggunaan day pass itu karena surat kuasa atau kartu hilang, maka kasir men-scanning barcode untuk surat kuasa/kartu hilang yang tertempel di meja mesin POS atau menginput yang tercantum di day pass. Untuk surat kuasa dan kartu hilang pelanggan akan dikenakan biaya. 1) Day pass harus disimpan oleh kasir untuk diserahkan ke DM/ADM pada akhir shift bersama dokumen lainnya. 2) Kasir men-scanning kartu anggota (kartu langganan) yang diberikan oleh pelanggan. Apabila: Kartu anggota tidak dapat dibaca. Kasir atau pelanggan dapat menghubungi bagian CIS. untuk dicari penyebabnya. Kartu anggota di "blocked". Mesin POS menampilkan status kartu yang di "blocked" : x Status A : Not active x Status B : Address incorrect x Status C : Not authorized person x Status D : Will be deleted x Status P : Duplication x Status T : Theft - Untuk status A, B, C, dan P kasir dapat meminta DM/ADM untuk membuka kartu yang di "blocked" tersebut. - Untuk status B, minta pelanggan memberitahu bagian CIS alamat yang benar. Untuk status P, minta pelanggan untuk mengembalikan salah satu kartu yang dimilikinya (karena adanya duplikasi). Berikan kartu yang dikembalikan pelanggan ke bagian CIS untuk di deleted. - Untuk status T, DM/ADM harus memperhatikan memo yang tercantum pada status T tersebut untuk tindakan selanjutnya, atau dapat menghubungi DM/ADM CIS. - Untuk status D, keterangan yang timbul hanya "card not valid". Minta pelanggan untuk menghubungi bagian CIS. 3) Jika timbul pemberitahuan bahwa pelanggan belum membayar membership fee. Beritahu kepada pelanggan bahwa akan dikenakan membership fee. Next >