< Previous Direktorat Pembinaan SMK (2013) 15 Komputer Akuntansi Jilid 1 KEGIATAN BELAJAR 1 Gambar: 2. 2 Penyesuaian format tanggal dan simbol mata uang 4. Pembuatan File Data Baru. File data baru adalah file data akuntansi yang digunakan untuk menyimpan seluruh data yang dientri ke dalam komputer. File ini dibuat (hanya sekali) yaitu pada saat perusahaan melakukan konversi dari sistem manual ke komputer akuntansi dengan menggunakan MYOB. File ini harus diberi nama oleh user dan secara otomatis program MYOB akan memberi ekstension MYO, contoh nama file: RID-Syn.myo. File ini akan digunakan selama perusahaan beroperasi. Langkah-langkah pembuatan file data baru (didasarkan pada kasus Renata Interior Design lihat di Lembar Kerja Peserta Didik). Langkah Aktivitas-aktivitas 1 Aktifkan program MYOB dengan klik Starts>MYOB Accounting Plus v18ED atau dobel klik pada ikon MYOB dilayar komputer. Direktorat Pembinaan SMK (2013) 16 Komputer Akuntansi Jilid 1 KEGIATAN BELAJAR 1 Langkah Aktivitas-aktivitas Gambar: 2. 3 Mengaktifkan program MYOB 2 Klik Create pada tampilan Menu Awal Gambar: 2. 4 Menu Utama 3 Klik Next pada tampilan Welcome Windows 4 Ketik identitas perusahaan. Kolom isian yang tidak boleh dikosongkan adalah nama perusahaan (company name). Jika telah selesai klik Next Direktorat Pembinaan SMK (2013) 17 Komputer Akuntansi Jilid 1 KEGIATAN BELAJAR 1 Langkah Aktivitas-aktivitas Gambar: 2. 5 Identitas Perusahaan 5 Ketik periode akuntansi, sesuaikan dengan kasus yang ada. kemudian klik Next Gambar: 2. 6 Periode Akuntansi 6 Periksa kembali periode akuntansi. Bila ada data yang salah, klik Back dan betulkan data yang salah tersebut. Apabila data sudah benar, klik Next. Direktorat Pembinaan SMK (2013) 18 Komputer Akuntansi Jilid 1 KEGIATAN BELAJAR 1 Langkah Aktivitas-aktivitas Gambar: 2. 7 Konfirmasi Periode Akuntansi Kesalahan input data periode akuntansi bisa berakibat fatal! Kesalahan ini tidak dapat diperbaiki ditengah atau di akhir proses. Pekerjaan yang telah anda lakukan menjadi sia-sia karena harus diulang dari awal. Langkah Aktivitas-aktivitas 7 Pada penyusunan daftar akun, pilih cara kedua yaitu mengimport daftar akun dari sebuah file dan klik Next untuk meneruskan. Gambar: 2. 7 Pilihan penyusunan Daftar Akun Direktorat Pembinaan SMK (2013) 19 Komputer Akuntansi Jilid 1 KEGIATAN BELAJAR 1 Langkah Aktivitas-aktivitas 8 Klik Change untuk mengubah nama file dan nama folder Gambar: 2. 8 Mengubah nama file dan folder 9 Buat Folder Data MYOB18 dalam folder Documents dan kemudian klik folder tersebut. Ketik nama file: RID- Namamu masing-masing dan kemudian klik Save. Gambar: 2. 9 Ubah Nama file dan folder Direktorat Pembinaan SMK (2013) 20 Komputer Akuntansi Jilid 1 KEGIATAN BELAJAR 1 Langkah Aktivitas-aktivitas 10 Klik Next untuk memproses penyimpanan file, tunggu beberapa saat, kemudian klik Command Centre. Maka tampilan Command Centre akan dimunculkan seperti gambar berikut ini. Gambar: 2. 10 Command Centre 5. Pengecekan Informasi Perusahaan. File data baru yang akan digunakan sebagai tempat pencatatan data akuntansi telah disiapkan. Tapi apakah data yang telah di input ke dalam komputer itu benar? MYOB menyediakan fasilitas untuk mengecek kebenaran data, terutama untuk identitas perusahaan dan periode akuntansi. Direktorat Pembinaan SMK (2013) 21 Komputer Akuntansi Jilid 1 KEGIATAN BELAJAR 1 Langkah-langkah untuk mengecek hasil pembuatan file data baru (kasus Renata Interior Design): Langkah Aktivitas-aktivitas 1 Klik menu Setup dan pilih Company Information. Gambar: 2. 11 Menu Company Information 2 Cek kebenaran informasi perusahaan, terutama identitas dan periode akuntansi. Jika identitas perusahaan ada yang salah dapat diedit. Tetapi jika ada data periode akuntansi yang salah maka proses pembuatan file data baru harus diulang kembali. Klik OK jika keduanya benar. Gambar: 2. 12 Company Information RID Direktorat Pembinaan SMK (2013) 22 Komputer Akuntansi Jilid 1 KEGIATAN BELAJAR 1 c.Rangkuman Format tanggal dan simbol mata uang disesuaikan dengan format Indonesia untuk menghindari kesalahan dalam input data. Hal ini bisa dilakukan melalui program Windows dengan memanfaatkan fasilitas Control Panel. Tidak boleh ada kesalahan mengisi periode akuntansi, terutama dalam menentukan bulan akhir periode dan bulan konversi. Bulan akhir periode adalah bulan dimana akan disusun laporan keuangan selama satu periode. Bulan konversi (conversion month), adalah bulan dimana dilakukan pergantian sistem dari akuntansi manual ke sistem komputer akuntansi atau bulan dimana pencatatan saldo awal akan dilakukan. Dalam MYOB ada tiga cara penyusunan daftar akun. Cara yang paling efektif, sesuai dan cepat adalah dengan mengimport daftar akun. Yang perlu diingat untuk cara ini adalah penyesuaian linked account untuk Bank, Sales, Purchase dan Payroll dan menghapus beberapa kaun yang tidak digunakan. MYOB menyediakan 1 (satu) file data digunakan untuk menyimpan seluruh data akuntansi. File data ini diberi nama unik (tidak ada yang sama) dan diberi tambahan (ekstension) MYO. Direktorat Pembinaan SMK (2013) 23 Komputer Akuntansi Jilid 1 KEGIATAN BELAJAR 1 Kerjakan tugas-tugas berikut ini ! 1. Peserta didik membuat kelompok kecil, terdiri dari 2 atau 3 orang per kelompok. 2. Setiap peserta didik mengerjakan tugas-tugas ini, tetapi proses pemecahan kasus dapat dilakukan melalui diskusi kelompok. 3. Tugas 1, menginstall program MYOB versi 18 di komputer masing-masing (jika memungkinkan). 4. Tugas 2, cek format tanggal dan simbol mata uang di komputer masing-masing, bila formatnya masih default atau menggunakan format Amerika maka ubahlah ke format Indonesia. 5. Tugas 3, buatlah file data bisnis baru didasarkan pada kasus Renata Interior Design (lihat di Lembar Kerja Peserta Didik). Ikuti langkah-langkah seperti yang tertulis di dalam buku ini. d.Tugas Direktorat Pembinaan SMK (2013) 24 Komputer Akuntansi Jilid 1 KEGIATAN BELAJAR 1 Tes Formatif meliputi dua kemampuan, yaitu: • Test Pengetahuan dan • Tes Keterampilan 1. Tes Pengetahuan. Pilih jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang pada huruf a, b, c, d atau e dari setiap item soal pilihan ganda di bawah ini: 1. Unsur-unsur yang saling mempengaruhi dalam sistem komputerisasi akuntansi: a. Softwares, Hardwares, Program Applications, Inputs dan Outputs. b. Hardwares, Softwares, Input, dan Outputs c. Softwares, Hardwares, Brainwares, inputs dan Outputs. d. Input, Hardwares, Softwares, Process, dan Output. e. Hardwares, Program Aplication, inputs dan Outputs. 2. Program MYOB termasuk kelompok: a. Input dan Output b. Hardwares c. Process d. Softwares e. Brainwares 3. Format tanggal program MYOB Sejak awal adalah: a. YYYY/MM/DD b. DD/MM/YYYY c. MM/DD/YYYY d. YYYY/DD/MM e. MM/YYYY/DD 4. Menu yang digunakan untuk pembuatan file data bisnis baru: a. Explore b. What’s New c. Open d. Create e. Exit. 5. Kolom informasi perusahaan yang harus diisi (tidak boleh kosong): a. Serial Number b. Company Name c. Address d. Phone and fax number e. Email Address. e.Tes Formatif Next >