< Previous 16 Gudang pada gambar di atas menunjukkan posisinya di dalam sistem produksi yang mempunyai peranan sangat penting bagi operasi dan kelangsungan sistem produksi. Peranan gudang sendiri bukan hanya dalam aliran sistem internal produksi melainkan juga aliran sistem eksternal pada proses distribusi ke konsumen. Oleh karena itu, sistem manajemen gudang perlu diterapkan secara konsisten pada setiap bisnis yang memiliki bagian pergudangan. Bagaimana sistem manajemen pergudangan yang baik dan aplikatif sesuai kebutuhan bisnis? Sistem manajemen gudang sendiri secara umum memiliki aturan dasar yang sama, yaitu sebagai sistem yang menjamin akurasi, kesesuaian dan kualitas penyimpanan sehingga tidak terjadi penurunan kualitas produk dan jasa bisnis yang bersangkutan. Dalam perspektif bisnis, ada berbagai macam karakter gudang yang ditangani oleh suatu perusahaan antara lain : 1. Gudang bahan baku (raw material) di bagian dan finish goods (gudang penyimpanan bahan baku berkemasan dan produk jadi) 2. Gudang barang setengah jadi (bahan baku yang telah di proses tetapi masih menunggu proses berikutnya) 3. Gudang sparepart atau suku cadang dan komponen-komponen untuk peralatan produksi dan peralatan pendukung produksi. 4. Gudang barang jadi atau penyimpanan produk akhir yang siap untuk dikirimkan ke konsumen. Karena kompleksnya karakter materia yang akan disimpan di gudang maka tiap tipe gudang perlu memperhatikan sistem penanganan yang spesifik. Material yang mempunyai bentuk padat perlu disimpan dan ditangani oleh tipe gudang yang sesuai, begitu pula dengan material yang bersifat cair ataupun material yang berbentuk bubuk dan gas perlu disimpan dan ditangani oleh tipe gudang yang sesuai. 17 Untuk menghasilkan produk yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan konsumen, maka dibutuhkan bahan baku yang sesuai dan berkualitas. Pada dasarnya penyimpanan tidak dapat meningkatkan kualitas produk yang disimpan, melainkan hanya bisa menjaga atau menekan penurunan kualitas produknya. Ilustrasinya adalah sistem produksi sebagai kokinya, sedangkan gudang adalah penyedia bahan masakannya artinya sang koki tidak akan bisa memasak makanan yang enak jika bahan masakannya sendiri tidak sesuai dan berkualitas. Pekerjaan mempunyai keterkaitan dan kedekatan dengan pekerjaan perkantoran. Sebab contoh gudang harus memberi laporan berkala data stok, baik dalam komputer maupun data fisik yang keduanya harus sinkron agar jelas dan akurat. Laporan yang dibuat harus dapat menunjukkan angka-angka dengan cepat dan jelas serta serta harus sesuai dengan yang diharapkan. Perbedaan yang jelas antara produksi dan gudang adalah jika pabrik menangani barang (produk) dan mesin sedangkan gudang menangani fisik produk atau material dan informasi (jasa). Dalam pengelolaan gudang pekerjaan harus dilakukan untuk menyempurnakan efisiensi dan untuk mengamankan pekerjaan, sehingga setiap orang dapat melakukan dan memahami apa yang dilakukan. Kegiatan Belajar 1. Kegiatan Belajar 1 : PERGUDANGAN a. Tujuan Pembelajaran : Siswa diharapkan mampu : 1. memanfaatkan peralatan gudang 2. menganalisis solusi atas berbagai permasalahan dalam memanfaatkan peralatan gudang 18 b. Uraian Materi : 1. Konteks Industrialisasi Manajemen pergudangan tidak bisa lepas dari permasalahan tentang industri. Gudang dan pergudangan mempunyai kaitan yang sangat erat dengan industri sehingga perlu dibahas sekilas tentang industri. Manajemen pergudangan menjadi salah satu permasalahan yang dihadapi oleh industri yaitu untuk terus meningkatkan kualitas, menurunkan harga, mempercepat pengiriman barang ke konsumen dan peningkatan kualitas layanan (after sales service). Industrialisasi merupakan dampak peristiwa revolusi industri yang terjadi di Eropa pada tahun 1700-an. Perubahan besar terjadi dalam kehidupan dan pekerjaan manusia di banyak belahan dunia khususnya di benua Eropa selama kurun waktu tahun 1700-an. Revolusi industri bermula di negara Inggris selama tahun 1700-an dan mulai menyebar ke negara Eropa lain dan Amerika Utara pada tahun 1800-an. Pada pertengahan tahun 1800-an industrialisasi sudah menyebar ke seantero Benua Eropa dan Amerika Serikat. Revolusi industri sebenarnya tidak terjadi secara revolusioner tetapi merupakan kelanjutan dari kejadian abad-abad sebelumnya yang terjadi di daratan Eropa. Latar belakang munculnya revolusi industri adalah masa Renaissance atau masa kebangkitan yaitu pada tahun 1300 – 1500-an M. Renaissance lahir sebagai reaksi akibat pengekangan pemikiran kaum intelektual oleh dogma-dogma agama pada masa Kepausan Roma. Renaissance merupakan proses perubahan dari kebekuan berpikir dan sekaligus permusuhan terhadap pengaruh dan kekuasaan gereja yang menindas pada masa itu. Kebebasan berpikir telah menghasilkan penemuan-penemuan ilmiah seiring dengan perkembangan filsafat-filsafat materialisme, sekularisme dan 19 humanisme. Penemuan-penemuan ilmiah inilah yang mendorong pengembangan ilmu dan teknologi yang pada akhirnya mendorong munculnya revolusi industri. Revolusi industri telah menciptakan pertambahan yang besar dalam produksi beragam jenis barang. Sebagian peningkatan produksi ini disebabkan oleh diperkenalkannya mesin-mesin bertenaga non-hayati dan berkembangnya organisasi pabrik. Proses produksi barang dapat dilakukan secara massal sehingga kebutuhan hajat hidup orang banyak dapat dipenuhi dengan cepat. Proses produksi atau pembuatan barang produksi sebelum terjadinya revolusi industri dilakukan dengan tangan dan bantuan peralatan yang sederhana. Kebanyakan masyarakat bekerja di rumah dan tinggal di desa, perubahan pola produksi secara perlahan tapi pasti mengeluarkan pekerjaan membuat benda-benda yang tadinya dikerjakan di rumah atau bengkel ke pabrik. Penemuan mesin-mesin produksi dengan tenaga dari minyak bumi telah menggantikan pekerjaan yang dilakukan oleh tangan-tangan manusia. Pabrik-pabrik tumbuh subur untuk menggabungkan mesin-mesin dan manusia untuk melakukan proses produksi. Perkembangan revolusi industri menarik perhatian para investor untuk menanamkan modal untuk mengembangkan usaha di bidang industri. Investor dan lembaga perbankan menjadi salah satu bagian terpenting dalam perkembangan revolusi industri. Perkembangan dunia mulai beralih dari pola agraris menjadi industri baik dalam bidang pertanian, pertambangan, jasa maupun industri. Berpijak pada penjelasan di atas dapat dijelaskan apa yang dimaksud dengan industrialisasi? Industrialisasi dapat diartikan sebagai sistem produksi yang muncul dari proses pengembangan yang sudah teruji, melalui penelitian dan penggunaan metode ilmiah yang dilandasi oleh pembagian tenaga kerja dan spesialisasi, 20 penggunaan alat-alat bantu mekanik, kimiawi, mesin, dan organisasi serta intelektualisme dalam proses produksi. Industrialisasi lebih jelas menggambarkan pemanfaatan sumber daya yang meliputi manusia, mesin, material, modal, metode, minute dan market secara luas dengan sumber-sumber tenaga non hayati dalam rangka produksi barang atau jasa. Kunci keberhasilan industrialisasi yang terjadi pada abad 17 adalah penemuan-penemuan ilmu dan teknologi untuk mendukung proses produksi di industri. Penemuan ilmu dan teknologi ini tidak lepas dari kebebasan berpikir yang dihasilkan pada masa Renaissance. 1. Definisi Industri Setelah kita mengulas sejarah munculnya industrialisasi maka pada bahasan selanjutnya adalah memahami pengertian industri. Mungkin anda akan membayangkan industri dengan pabrik atau kantor atau tempat yang kumuh, panas, banyak orang atau mungkin gaji yang tinggi. Untuk menyamakan persepsi tentang industri marilah kita bahas pengertian industri. Secara definisi industri dapat diartikan sebagai suatu lokasi atau tempat dimana aktivitas produksi akan diselenggarakan. Kata kunci dari industri adalah aktivitas produksi. Lalu apa yang dimaksud dengan aktivitas produksi itu? Mungkin kita pernah mendengar bahkan pernah menggunakan kata produksi. Aktivitas produksi dapat diartikan sebagai sekumpulan aktivitas yang diperlukan untuk merubah sekumpulan masukan (sumber daya manusia, material, modal, mesin) en energi dan informasi dan lain-lain menjadi suatu produk keluaran yang mempunyai nilai tambah. Kata kunci pada produksi adalah proses transformasi input menjadi output dan nilai tambah. Transformasi artinya perubahan baik dalam bentuk, sifat, warna, ukuran dan lain sebagainya. Nilai tambah artinya produk 21 jadi atau output mempunyai nilai tambah dibanginkan dengan inputnya. Industri tidak selalu menghasilkan hasil produk secara nyata (konkrit) akan tetapi industri dapat juga menghasilkan produk yang bersifat abstrak seperti pada industri jasa. Pada industri jasa produk yang dihasilkan bukanlah produk secara konkrit melainkan berupa abstrak yaitu berupa perasaan impas atau kepuasan atas apa yang telah mereka keluarkan (bayar). Berikut ini merupakan gambaran beberapa contoh proses produksi. Gambar 1.2 Diagram input-output dalam proses produksi Di dalam proses produksi akan terjadi suatu proses perubahan bentuk (transformasi) dari suatu input yang dimasukkan baik berupa secara fisik maupun non fisik. Disini akan terjadi pada apa yang disebut dengan pemberian nilai tambah (value added) dari input material yang diolah. Penambahan nilai tersebut bisa ditinjau dari aspek penambahan nilai fungsional maupun nilai ekonomisnya. Proses produksi atau jasa bisa juga dikatakan sebagai proses transformasi input menjadi output tidaklah bisa berlangsung sendirian, karena hal tersebut akan mengakibatkan proses produksi menjadi tidak terarah dan tidak terkendali. Agar 22 proses produksi bisa berfungsi secara lebih efektif dan efisien, maka dalam hal ini perlu dikatikan dengan satu proses lain yang akan mampu memberi arah, mengevaluasi performansi, dan membuat penyesuaian dengan lingkungan industri yang selalu berubah-ubah. Untuk maksud inilah diperlukan suatu proses manajemen yang selanjutnya lebih dikenal dengan manajemen industri. Dengan demikian maka diagram dari dari sistem produksi yang merupakan kombinasi dari proses produksi dan proses manajemen bisa digambarkan sebagai berikut: Gambar 1.3 Produksi dalam sebuah industri Adanyan proses manajemen jelas akan memberikan ketetapan mengenai (1) sistem nilai dan tujuan yang ingin dicapai, (2) struktur organisasi dikaitkan dengan hirarki, tanggung jawab dan wewenang dan (3) perancangan, perencanaan dan pengendalian aktivitas operasional yang harus dilaksanakan. Secara lebih spesifik fungsi yang harus dilaksanakan oleh manajemen industri akan mencakup 3 hal fungsi pokok yaitu: 23 a. Fungsi pemasaran (marketing) Fungsi pemasaran mempunyai tanggung jawab untuk meningkatkan demand dari output produk yang dihasilkan. Pemasaran merupakan proses pendistribusian produk dari produsen (gudang) ke konsumen. Peran manajemen gudang dalam fungsi pemasaran cukup vital mengingat permintaan konsumen tidak selalu konstan setiap saat akan tetapi selalu mengalami perubahan. Penyimpanan barang di gudang menjadi faktor penentu keberhasilan pemasaran selain faktor-faktor lainnya. b. Fungsi pendanaan (financial) Fungsi pendanaan mempunyai tanggung jawab menyediakan dana yang cukup untuk menunjang proses produksi baik kebutuhan dana yang bersifat jangka pendek maupun jangka panjang. c. Fungsi produksi (production) Fungsi produksi bertanggung jawab untuk membuat dan menghasilkan produk dan merealisasikan demand ke konsumen. Proses produksi dilaksanakan secara konsisten sehingga memerlukan kepastian adanya bahan baku dan sparepart. Guna memegang peranan penting dalam membantu proses produksi berkaitan dengan persediaan material. 2. Siklus Sitem Produksi Teknik dan manajemen industri mengalami perkembangan dari waktu ke waktu seiring dengan perkembangan ilmu dan teknologi. Dalam paradigma produksi juga mengalami perkembangan yang cukup signifikan. Paradigma lama dalam proses produksi adalah bagaimana bisa memproduksi barang 24 dengan baik dan tugas selanjutnya diserahkan pada pihak pemasaran untuk menjual produk yang dihasilkan. Masing-masing bagian di industri mempunyai kepentingan dan tujuan masing-masing sehingga industri sulit berkembang. Paradigma baru sistem produksi mulai melakukan integrasi secara menyeluruh berbagai bagian yang ada di industri. Masing-masing begian di industri ibarat tubuh manusia, jika ada salah satu bagian yang tidak sehat maka bagian lain juga akan merasakan akibatnya. Paradigma proses produksi tidak bertumpu pada bagian pemasara tetapi merupakan integrasi semua bagian industri atau perusahaan. Sistem produksi dimulai dari analisis kebutuhan konsumen melalui riset pasar. Kebutuhan konsumen lalu diterjemahkan oleh divisi Research and Development (R and D) untuk merancang produk yang sesuai. Hasil rancangan produk pasti memerlukan perancangan proses yang akan dilakukan oleh engineer. Dari sini akan muncul perancangan tata cara kerja, perencanaan produksinya, pengendalian persediaan, penyimpanan material di gudang, proses pembelian, penerimaan barang, pengendalian kualitas. Selain itu juga diperlukan pengendalian proses produksi, pengendalian peralatan dan lain sebagainya. Proses ini berlangsung secara kintinu mengikuti siklus seperti pada gambar 1.4. Gambar 1.4. menjelaskan bahwa siklus sistem produksi dimulai dari konsumen. Industri sekarang mengalami perubahan cara pandang di dalam menjalankan proses bisnisnya. Industri tidak lagi melakukan proses produksi berdasarkan apa yang dapat diproduksi melainkan bergantung pada kebutuhan konsumen. 25 Bagaimana untuk mengetahui kebutuhan konsumen? Biasanya industri menggunakan data hasil penjualan masa lampau untuk melakukan perkiraan berapa kebutuhan konsumen, mana produk yang disukai konsumen, apakah harga produk sudah sesuai dengan konsumen dan data-data kebutuhan konsumen lainnya. Terkadang industri juga mengadakan riset pasar baik dilakukan secara mandiri atau meminta bantuan pihak ketiga untuk melakukan survey terhadap kebutuhan konsumen. Lembaga-lembaga riset merupakan salah satu partner industri dalam mengungkap sejauhmana kebutuhan konsumen akan suatu produk. Gambar 1.4. Siklus sistem produksi di industri B. Perkembangan Teknik Manajemen Pergudangan Next >