< Previous 26 Gudang dan pergudangan sudah berkembang sejak jaman dahulu bahkan sebelum industri berkembang pesat seperti sekarang ini. Pada awalnya gudang digunakan untuk keperluan keluarga untuk menyimpan kebutuhan sehari-hari terutama bahan makanan. Pada zaman agraris dimana kebanyakan masyarakat bekerja sebagai petani, gudang sudah dikenal untuk menyimpan hasil panen. Hasil panen yang disimpan di gudang atau lumbung padi ini dimaksudkan untuk mengantisipasi masa setelah panen sampai pada panen berikutnya. Pada masa ini gudang hanya digunakan untuk keperluan pribadi oleh keluarga untuk menyimpan hasil tanaman berupa padi, kedelai, jagung dan hasil-hasil tanaman lainnya. Pada masa kerajaan pergudangan telah mengalami perkembangan yang cukup signifikan. Gudang banyak digunakan untuk menyimpan berbagai barang seperti bahan makanan, perhiasan, buku-buku, senjata pustaka dan barang-barang berharga kerajaan lainnya. Fungsi gudang mengalami peningkatan untuk mengatur kebutuhan bahan pokok bagi masyarakat yang diatur oleh kerajaan. Pada masa panen biasanya masyarakat menyerahkan upeti berupa hasil panennya ke kerajaan, lalu pamong praja mengatur pendistribusian hasil panen masyarakat untuk keperluan masa-masa setelah panen. Seiring dengan perkembangan ilmu dan teknologi, gudang dan pergudangan juga mengalami perkembangan. Gudang tidak hanya digunakan oleh keluarga saja. Berkembangnya perdagangan memberikan peran yang luas terhadap gudang dan pergudangan. Tanaman hasil panen dari petani dijual kepada pedagang, lalu pedagang ini menyimpannya di gudang untuk kemudian didistribusikan kepada konsumen yang membutuhkan. Berkaitan dengan permasalahan penyimpanan bahan makanan utamanya makanan pokok, pemerintah membentuk Badan Urusan Logistik 27 (Bulog) di tingkat pusat dan Depot-depot Logistik (Dolog) di masing-masing daerah. Tugas dari Bulog dan Dolog adalah untuk melaksanakan manajemen terhadap kegiatan logistik utamanya bahan makanan pokok yang dibutuhkan masyarakat Indonesia. Fungsi gudang sudah mulai bergeser dari sekedar hanya untuk menyimpan barang menjadi lebih lengkap dengan tambahan pendistribusian. Manajemen pergudangan merupakan masalah yang cukup unik karena merupakan salah satu aktivitas perusahaan yang sudah sangat lama dijalankan tetapi baru belakangan ini disadari pemikiran dan gagasan untuk melaksanakan manajemen pergudangan secara professional. Kebanyakan orang menganggap bahwa gudang hanyalah urusan yang kurang penting yang hanya menyangkut penyimpanan barang. Penyimpanan barang dianggap tidak dapat meningkatkan kualitas barang yang disimpan justru malah menimbulkan resiko kehilangan barang dan kerusakan. Penyimpanan barang di gudang juga memerlukan biaya yang tidak sedikit baik untuk investasi gudang, keamanan, perawatan dan pemeliharaan serta upah tenaga kerja dan ongkos lainnya. Seiring perkembangan ilmu dan teknologi serta maraknya industri, fungsi dan peranan gudang tidak lagi hanya untuk penyimpanan barang semata tetapi lebih luas lagi penggunaannya untuk mendukung proses bisnis yang dijalankan. Gudang menjadi salah satu bagian yang penting dalam perusahaan tidak saja untuk menyimpan barang tetapi juga untuk mendukung proses bisnis, meningkatkan image perusahaan, meningkatkan pelayanan kepada kepada konsumen, mengurangi biaya produksi dan pemasaran, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Untuk itu gudang perlu dikelola dengan baik oleh orang yang kompeten, dengan peralatan yang sesuai, metode yang tepat agar didapatkan hasil yang memuaskan. Dalam mengelola gudang 28 diperlukan pemahaman yang baik terhadap teori manajemen guna mendorong efektivitas dan efisiensi kerja atau profesionalisme manajemen. Hal ini disebabkan manajemen merupakan kombinasi antara ilmu dan seni. Teori manajemen dapat digunakan untuk memprediksi kaitan antara beberapa fenomena, sehingga diharapkan akan mengurangi praktik “trial and error” atau coba-coba, sehingga proses manajemen gudang dapat berlangsung lebih efektif dan efisien. Manajemen pergudangan merupakan kombinasi antara ilmu dan seni untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengaturan sumber daya pergudangan yang meliputi (tenaga kerja, material, peralatan kerja, waktu kerja, metode yang digunakan dan modal) untuk mencapai tujuan yang diharapkan dengan cara yang efektif dan efisien. Tujuan dari manajemen pergudangan adalah untuk meminimalkan total biaya produksi dan memaksimalkan produksi. Kedua tujuan ini saling bertentangan satu dengan lainnya. Untuk meminimalkan total biaya produksi maka sebaiknya gudang ditiadakan karena sebenarnya gudang tidak membawa manfaat ekonomis dalam hal peningkatan kualitas barang yang disimpan, bahkan dapat menimbulkan kerugian dan penambahan ongkos operasional perusahaan. Disisi lain untuk memaksimalkan produktivitas atau untuk menjamin kelangsungan produksi maupun distribusi barang mutlak dibutuhkan gudang karena material dan sparepart mesin harus tersedia untuk menjamin produksi dapat berjalan dengan lancar. Kekurangan material atau kehabisan sparepart mesin akan berdampak pada macetnya proses produksi yang berakibat pada kerugian perusahaan. Untuk itu perlu dicari solusi yang terbaik (optimal) berkaitan dengan persediaan yang disimpan di gudang. 29 Kegiatan dalam manajemen pergudangan meliputi beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu : 1. Pemilihan lokasi, penempatan bahan baku, suku cadang atau sparepart, barang setengah jadi dan barang jadi. 2. Penggunaan fasilitas yang tersedia. 3. Penyiapan transportasi serta peralatan penanganan material-material yang ada di dalamnya. 4. Penanganan masalah pencatatan, pembukuan dan administrasi serta inventaris barang yang dikelola perusahaan. 5. Pelaksanaan komunkasi yang persuasif sebagai penyampaian ide, konsep, gagasan, informasi dari individu satu atau bagian-bagian lain dalam perusahaan. 6. Kegiatan pengurusan sebagai kegiatan untuk mengelola bahan baku, suku cadang, barang setengah jadi dan barang jadi yang disesuaikan dengan jenis dan spesifikasinya. Jenis dan spesifikasi barang yang berbeda akan memerlukan penanganan yang berbeda pula. 7. Kegiatan penyimpanan sebagai kegiatan untuk menahan bahan baku, suku cadang, barang setengah jadi dan barang jadi sampai pada batas waktu tertentu tanpa mengurangi kualitas barang yang bersangkutan. Kegiatan yang ada pada sistem pergudangan merupakan perpaduan dan sistem manajemen distribusi fisik, manajemen material dan pemindahan material dari satu tempat ke tempat lain. Hal ini menyangkut masalah segala aspek gerakan fisik dari dan ke lokasi serta fasilitas yang merupakan struktur operasi dan organisasi perusahaan yang bersangkutan. Perkembangan manajemen pergudangan tidak terlepas dari perkembangan ilmu manajemen yang telah mengalami perkembangan 30 dari waktu ke waktu sesuai dengan kebutuhan jamannya. Secara garis besar perkembangan ilmu manajemen dapat dilihat dari pengelompokan atau tahap berikut ini: (1) Teori manajemen kuno, (2) Teori manajemen klasik yang mencakup manajemen ilmiah dan organisasi klasik, (3) Aliran perilaku yang mencakup pendekatan hubungan manusiawi dan ilmu perilaku, (4) Aliran kuantitatif, dan (5) Teori manajemen kontemporer. Masing-masing mempunyai sumbangan dan keterbatasan sendiri. Pendekatan integratif berusaha menggabungkan pendekatan-pendekatan yang ada, dengan melihat organisasi sebagai suatu sistem dan menggunakan pendekatan yang ada secara situasional. Manajemen sebagai ilmu berkembang karena memuat teori yang merupakan sekumpulan kaidah dan prinsip yang disusun secara logis dan sistematis. Kaidah ataupun prinsip berfungsi untuk menjelaskan hubungan antara fenomena-fenomena yang ada. Konsep merupakan simbol yang dipakai untuk menjelaskan pengertian tertentu dalam teori. Teori dapat bermanfaat karena dapat dipakai untuk menjelaskan fenomena, memprediksi, dapat mengurangi faktor coba-coba yang tidak efisien, dan dapat merupakan sumber ide. Perkembangan manajemen pergudangan sekarang ini mengarah pada pengembangan manajemen pergudangan secara terpadu atau terintegrasi dengan proses-proses yang ada di suatu organisasi perusahaan atau (enterprise). Integrasi menjadi kata kunci bagi perusahaan untuk dapat memenangkan persaingan bisnis yang semakin ketat dengan kecenderungan umur produk yang semakin pendek, kecenderungan peningkatan permintaan konsumen terhadap kualitas produk, waktu pemenuhan produk yang semakin pendek dengan harga yang kecenderungannya makin kompetitif dan pelayanan yang memuaskan. Untuk itu organisasi bisnis mulai mengembangkan integrasi menyeluruh terhadap bagian-bagian dalam 31 proses bisnisnya untuk mencapai efektivitas dan efisiensi. Proses integrasi di suatu perusahaan sering disebut sebagai enterprise resource planning atau (ERP). 1. Masa Perkembangan Manajemen Kuno Manajemen secara praktis sudah mengalami perkembangan pada tingkatan tertentu dimana manajemen sudah dipraktekan sejak jaman dahulu oleh bangsa kuno seperti Mesir, Romawi, Yunani, meskipun belum ada studi manajemen yang sistematis. Pengkajian ilmu manajemen lebih bersifat sporadis. Kemungkinan penyebabnya adalah ilmu ekonomi yang berkembang terlebih dulu dan manajemen yang lebih dipandang sebagai “seni” yang dapat dipelajari hanya dengan magang, tanpa perlu belajar teori manajemen. Seiring dengan perkembangan manajemen permasalahan pergudangan juga mengalami hal yang sama, dimana pergudangan hanya dipelajari secara sporadis dengan menganggap manajemen pergudangan hanya dapat dipelajari dengan cara magang. Permasalahan yang dihadapi pada masa ini tentu saja tidak seberat sekarang ini sehingga pendekatan manajemen kuno menjadi solusi terbaik di jamannya. 2. Masa Perkembangan Manajemen Klasik dan Ilmiah Seiring dengan revolusi industri di Eropa pada tahun 1700-an muncul berbagai persoalan baik dalam manajemen pabrik maupun pergudangan. Pada masa inilah muncul teori-teori manajemen yang lebih baik yang sekarang ini dikenal dengan nama teori manajemen klasik dan teori manajemn ilmiah. Teori manajemen klasik dipelopori oleh Robert Owen (1771-1858) dan Charles Babbage (1792-1871). Kedua tokoh ini dikenal sebagai peletak tonggak landasan ilmu manajemen klasik. Berbagai pikiran mengenai perbaikan tata cara kerja, pembagian kerja dan 32 peningkatan efektivitas dan efisiensi kerja mulai menjadi perhatian dalam pengelolaan pabrik dan pergudangan. Perkembangan ilmu manajemen terus mengalami gairah sehingga pada tahun 1800-an, ilmu manajemen mengalami perubahan paradigma yang diprakarsai oleh Frederick W Taylor. Dia mempekenalkan analisa kerja dan sistem pembayaran diferensiasi dengan tujuan meningkatkan produktivitas. Walaupun dengan konsep ini Taylor banyak mendapatkan kritikan dan tantangan yang dikarenakan oleh kekhawatiran pekerja yang merasa akan kehilangan pekerjaannya apabila produktivitas perusahaan naik. Hal ini sangat logis di mata pekerja walaupun yang dimaksudkan Taylor bukanlah demikian. Dengan pola kerja yang baik pekerja akan dapat menghasilkan produk yang lebih banyak dan tentunya merupakan tantangan bagi perusahaan untuk melakukan ekspansi pasar. Dengan konsep ini pula ia dianggap sebagai bapak manajemen ilmiah. Tokoh lain yang berperan dalam perkembangan ilmu manajemen ilmiah adalah Frank (1868-1924) dan Lilliam Gilberth (1878-1972) sepasang suami isteri yang mengembangkan ilmu manajemen dengan konsep promosi tiga tahap yang menyiapkan promosi, melakukan pekerjaan, dan melatih calon pengganti. Frank melakukan studi pekerjaan, sementara sumbangan Lillian mencakup psikologi industri dan manajemen personalia. Menjelang tahun 1900-an Henry L. Grant (1861-1919) yang terkenal dengan bagan Gant (Gant Chart) yang merupakan alat penjadwalan mesin. Beliau memperbaiki metode penggajian diferensial dari Taylor. Sumbangan pendekatan klasik dalam efisiensi produksi seperti produksi masal, mendorong pendekatan rasional dalam manajemen. Tetapi pendekatan tersebut mempunyai kelemahan karena memfokuskan pada kebutuhan 33 ekonomi dan fisik serta keyakinan pada universalitas metode mereka. 3. Masa Perkembangan Teori Organisasi Perkembangan ilmu manajemen terus mengalami perubahan dan pada tahun 1900-an muncul teori organisasi. Pada dasarnya teori atau pendekatan ini lebih memfokuskan pada upaya mensistematisasi pengelolaan organisasi yang semakin kompleks. Tokoh pendekatan ini adalah Henry Fayol (1841-1925) dan Max Weber (1864-1920). Fayol memperkenalkan fungsi manajemen dan 14 prinsip manajemen, yang kemudian dipublikasikan dalam buku yang berjudul “General and Industrial Management”. Tokoh lainnya yaitu Max Weber yang terkenal dengan konsep organisasi birokrasi. Pendapat pendekatan Max banyak mendapatkan kritik yang nampaknya pendekatan mereka hanya sesuai untuk lingkungan yang stabil. Peranan besar hasil pemikiran Fayol dan Webber adalah upaya melakukan sistematisasi studi manajemen yang sampai saat ini masih berpengaruh. Tokoh lain yang memberikan kontribusi dalam perkembangan teori manajemen adalah Mary Parker Follet (1868-1933) dan Chester I Barnard (1886-1961). Kedua tokoh ini merupakan orang “klasik” yang memasukkan elemen manusia dalam analisis mereka. Mereka menjadi perintis aliran perilaku. Mary Parker Folet berpendapat bahwa manajemen merupakan seni untuk mencapai tujuan organisasi melalui orang lain. 4. Masa Perkembangan Pendekatan Hubungan Manusiawi Perkembangan manajemen selanjutnya mengarah pada pendekatan manajemen yang melibatkan pendekatan manusia. Teori manajemen ini bermula dari studi Hawthorne yang dilakukan oleh Elton Mayo (1880-1949) dan teman-temannya. Berdasarkan 34 pendekatan ini, hubungan manusia memainkan peranan penting dalam organisasi. Sumbangan terbesar pendekatan ini adalah penekanan pada pentingnya kebutuhan sosial. Keterbatasan pendekatan ini adalah sulitnya memprediksi prestasi kerja hanya dengan melihat faktor sosial. Pendekatan hubungan manusia dimodifikasi menjadi pendekatan perilaku. Ilmu perilaku menawarkan pendekatan yang senada dengan pendekatan hubungan manusiawi (menekankan faktor sosial), tetapi lebih kompleks lagi. Pendekatan ini lebih banyak mengarah pada pemberian motivasi kepada pekerja untuk meningkatkan kinerjanya guna mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Pendekatan yang berkaitan tentang manajemen berdasar hubungan manusia terus mengalami perkembangan dengan menggabungkan sisi positif manusia dan manajemen ilmiah W. Edward Deming, Thomas J. Peterson dan Robert H. Waterman, serta William Ouchi, merupakan contoh tokoh yang mempunyai peran penting dalam perkembangan aliran pendekatan hubungan manusiawi baru. 5. Masa Perkembangan Riset Operasi dan Manajemen Sains Perkembangan manajemen pergudangan pada masa ini telah ditandai dengan penggunaan model matematik dan statistik untuk memecahkan persoalan manajemen. Model ini dimulai dari kebutuhan karena perang, yang kemudian diaplikasikan ke dalam dunia industri. Salah satu metode yang dikembangkan pada masa ini adalah PERT, GERT, teori antrian, EOQ (Economic Order Quantity) yang merupakan contoh pendekatan kuantitatif. Pendekatan tersebuet sangat sesuai untuk beberapa persoalan perencanaan dan pengendalian. Tetapi nampaknya model tersebut terlalu rumit untuk dimengerti manajer pada masa itu. 35 Permasalahan di industri khususnya dalam pergudangan banyak terbantu dengan lahirnya teori ilmiah yang berkaitan dengan pencarian jalur terpendek, metode penentuan jumlah pemesanan secara optimal, simulasi antrian dan berbagai macam metode yang dikembangkan pada masa tersebut. Sampai sekarang riset operasi masih menjadi salah satu kajian dalam mata pelajaran maupun mata kuliah baik di sekolah atau maupun perguruan tinggi. Berbagai metode pengembangan untuk mencari optimasi pemecahan permasalahan merupakan kajian dalam riset operasi. Banyak metode optimasi yang sekarang digunakan untuk membantu permasalahan industri seperti teori simplex, metode grafis, simulasi antrian dengan berbagai modelnya dan banyak kasus yang dapat diselesaikan melalui riset operasi dan manajemen sains. 6. Masa Perkembangan Manajemen Kontemporer Manajemen kontemporer memandang suatu organisasi perusahaan sebagai suatu sistem terbuka yang berinteraksi dengan lingkungannya. Melalui pendekatan ini interaksi antara sumber daya organisasi sangat diperlukan untuk memperkuat soliditas internal karena sifatnya terbuka terhadap lingkungan. Pada masalah manajemen pergudangan permasalahan di gudang bukan hanya milik bagian gudang tetapi akan mempunyai kaitan dengan bagian lain seperti produksi dan operasi, pemeliharaan, pembelian keuangan dan bagian lain yang terkait. Pendekatan manajemen kontemporer lebih mengedepankan interaksi antar bagian dan perusahaan. Pendekatan kontemporer menganggap bahwa efektivitas manajer tergantung situasi yang dihadapi. Pendekatan ini dianggap memberikan resep praktis kepada manajer untuk Next >