< PreviousKEARSIPAN 1142Hanging mapKP 20.1 s/d KP 20.4 diletakkan urut di belakang tabKP 20Hanging mapKP 30.1 s/d KP 30.6 diletakkan urut di belakang tabKP 30Hanging mapKP 40.1 s/d KP 40.8 diletakkan urut di belakang tab KP40Hanging mapKP 50 diletakkan dibelakan tab KP 50Hanging mapKP 60.1 s/d KP 60.3 diletakkan urut di belakang tabKP 608.Berilah kode klasifikasi surat yang akan disimpan dengan denganmenggunakan kode klasifikasi masalah kepegawaian. Kode klasifikasimasalah kepegawaian ada di lembar informasi.Penulisan kodepenyimpanan pada surat terletak di sebelah kanan atas surat.9.Tuliskan setiap identitas surat pada kartu indeks. Setiap satu suratdibuatkan satu kartu indeks. Kolom titik-titik di sebelah kanan atas kartuindeks diisi nama orang/organisasi yang telahdiindeks, penulisannyacukup ditulis dengan kode nama orang/organisasi yang telah diindeks.Oleh karena itu Anda harus lebih dahulu mempelajari peraturanmengindeks di modul.10.Simpan arsip tersebut ke dalamhanging mapyang ada dalam lacikepegawaian. Perhatikan kesesuaian antara kode yang ada dihangingmapdengan kode penyimpanan pada surat/arsip yang akan disimpan,keduanya harus cocok.11.Simpan kartu indeks sesuai dengan indeks nama orang/organisasi.Langkah-langkah penemuan kembali arsip:1.Kenali identitas arsip yang diperlukan dari nama orang/organisasi ataudari masalahnya.2.Telusuri dengan menggunakan kartu indeks.Dari kartu indeks diperolehinformasi kode tempat arsip disimpan3.Ambil arsip yang dicari pada laci penyimpanan sesuai informasi yangdiberikan dari kartu indeksnya.Kalau arsip yang diambil akan segera dikembalikan maka tidak perludiletakkanout slip(tanda arsip keluar) pada tempat arsip yang diambilsebagai pengganti arsip/bukti kalau arsipnya sedang digunakan.KEARSIPAN 1143A.TujuanKegiatan BelajarSetelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang penyimpanan dokumensistem wilayah, pesertadidikdiharapkan dapat:1.Dapat membuat daftar klasifikasi wilayah penyimpanan arsip (dokumendan surat) dengan sistem wilayah;2.Dapat membuat tab atau guide(penunjuk) penyimpanan arsip (dokumendan surat) dengan sistem wilayah;3.Dapat mengindeks dan menentukan kode penyimpanan arsip (dokumendan surat) dengan sistem wilayah.4.Dapat melaksanakan prosedur menyimpan surat dengan sistem wilayah.5.Dapat menemukan kembali suratdengan sistem wilayah.B.Uraian Materi1.Pengertian Pengelolaan Dokumen Sistem WilayahYang dimaksud dengan pengelolaan dokumen sistem wilayah adalahsistem penyimpanan dokumen, berkas dan/atau arsip yang dijadikan pedomanuntuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan berdasarkan wilayah daripengirim surat atau wilayahmengirimi surat.Jika ada surat masuk dan sudah diproses dengan benar, maka arsipnyadisimpan berdasarkan wilayah asal surat, sedangkan untuk surat keluar, arsipnyadisimpan berdasarkan wilayah pihak yang dikirimi surat. Penyimpanan berkas/arsipyang dipergunakan dalam sistem wilayah adalah serangkaian pembagian wilayahyang disesuaikan dengan kegiatan badan usaha atau jasa di wilayah yangdipergunakan.Badan usaha atau bidang jasa lain yang akan mempergunakanpenyimpanan arsip dengan sistem wilayah harus mengumpulkan seluruhberkas/arsip yang ada, kemudian menyortir atau memisahkan berkas atau arsipyang ada berdasarkan pembagian wilayah yang telah ditetapkan, seperti wilayahProvinsi, kabupaten, kecamatan, kelurahan hingga RW, maupun RT. Sebagaicontoh, suatu badan usaha yang bergerak di bidang penjualan mengatur kegiatanusahanya dikaitkan dengan domisili pembelinya, oleh karena itu penataanberkasnya yang antara lain berupa surat pesanan maupun faktur penjualan ditatadengan menggunakan sistem penyimpanan wilayah.KEARSIPAN 1144Sebetulnya sistemwilayah ini timbul karena adanya kenyataan bahwadokumen/surat tertentu lebih mudah dikelompokkan menurut tempat asalpengirimnya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan usaha,nama individu, ataupun isi dokumen/surat bersangkutan.Sistem wilayah disebutjuga sistem lokasi atau sistem nama tempat.2.Keuntungan dan Kerugian Sistem WilayahSistem penyimpananarsipmenurut wilayah memiliki keuntungan sebagaiberikut:a.Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks.b.Penentuan tempat berkas secara cepat dilakukan apabila orang yangmemerlukannya mengetahui subyek yang dibahas.c.Dapat diketahui dan diperoleh informasi untuk masing-masing daerahberdasarkan berkas yang disusun.d.Perkiraan aktivitas berkas dapat segera diketahui apabila berkas dapatditambah, dikurangi, atau disusun kembali dengan mudah.Sedangkan kerugian-kerugianpenyimpanan arsip dengan menggunakansistem wilayah, yaitu:a.Perlu kerja tambahankarena pemakai harus menyusun dua berkas,yaitu berkas berdasarkan wilayah dan berkas untuk indeks.b.Bila badan perorangan atau badan memiliki dua alamat, maka manajerarsip harus menyusun berkas kedua alamat tersebut.c.Salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang samaatau nama jalan yang sama yang terletak di satu daerah atau beberapadaerah tertentu.3.Daftar Klasifikasi WilayahPenerapan sistem penyimpanan wilayah bergantung pada pembagianwilayah yang ada di daerah tersebut. Oleh karena itusebelum menyortir surat-surat, terlebih dahulu dibuat daftar klasifikasi wilayah. Susunan arsip sistemwilayah bersifat tidak langsung, artinya pengarsipan dimulai dengan kelompokbesar, misalnya Provinsi, kemudian daerah yang termasuk di dalamnyadisusun menurut wilayah, seterusnya sampai pembagian wilayah yang lebihkecil. Untuk mempermudah pemahaman dalam membuat klasifikasi wilayah,sebagai contoh perhatikan pembuatan daftar klasifikasi wilayah yang ada diProvinsi Jawa Timur.Penyusunan Daftar Klasifikasi Untuk ProvinsiContoh: Provinsi JAWA TIMURa)Subjek Utama1)Kota Banyuwangi2)Kota Gresik3)Kota JemberKEARSIPAN 11454)Kota Jombang5)Kota Lamongan6)Kota Malang7)Kota Madiun8)Kota Mojokerto9)Kota Sidoarjo10)Kota Surabaya11)Kota Tuban12)Seterusnya sesuai Wilayah Seluruh Kota diJawa Timur.Untuk memudahkan pemahaman, berikut ini diuraikan contoh pembuatandaftar klasifikasi kecamatan untuk Kota Surabaya.b)Sub Subjek1)Kecamatan Bubutan2)Kecamatan Darmo3)Kecamatan Kenjeran4)Kecanatan Lakarsantri5)Kecamatan Manukan6)Kecamatan Perak7)Kecamatan Rungkut8)Kecamatan Sukomanunggal9)Kecamatan Tandes10)Kecamatan Tegalsari11)Kecamatan Wiyung12)Kecamatan Wonokromo13)Kecamatan-kecamatan lainnya se-Kota Surabaya.Klasifikasi Kota Surabaya (sebagai contoh disusun sebagai berikut):a)Klasifikasi Surabaya Barat1.Kecamatan Wiyung1.1. Kelurahan Babatan1.2. Kelurahan Balas Klumprik1.3. Kelurahan Jajar Tunggal1.4. Kelurahan Rakarsantri1.5. Kelurahan Wiyung.b)Klasifikasi Surabaya Utara2.Kecamatan Kenjeran1.1. Kelurahan Kenjeran1.2. Kelurahan ……………1.3. Kelurahan ……………KEARSIPAN 11462. Kecamatan Semampir2.1. Kelurahan Wonokusumo2.2. Kelurahan Ujung2.3. Kelurahan Sidotopo2.4. Kelurahan Pegirian2.5. Kelurahan Ngampel2.6. Kelurahan Lain di Kecamatan SemampirSedangkan daftar klasifikasi wilayah yang lebih kecil seperti tingkatkelurahan dapat dibuat sebagai berikut. Misalnya untuk kelurahan Babatan.Kelurahan BabatanRW 1RW 2RW 3RW 4RW 5RW 6RW 7RW 8RT 1RT 1RT 1RT 1RT 1RT 1RT 1RT 1RT 2RT 2RT 2RT 2RT 2RT 2RT 2RT 2RT 3RT 3RT 3RT 3RT 3RT 3RT 3RT 3RT LainRT LainRT LainRT LainRT LainRT LainRT LainRT LainBerkaitan dengan daftar klasifikasi wilayah, maka sistem wilayah dapatdikelola menurut tiga tingkatansesuai kebutuhan, yaitu menurut nama negara,nama pembagian wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayahadministrasi khusus.I.Nama negaraSurat/dokumen yang diterima dari berbagai negara akan dimasukkan didalam map campuran dengan labelnama negara bersangkutan yangdisusun berurutan menurut Wilayah. Label map terletak di posisi kiri sebagaipenunjuk (guide) utama. Bila jumlah surat/dokumen sesuatu nama yangberada di dalam map campuran mencapai jumlah lima, maka surat/dokumentersebut akan dikeluarkan dan ditempatkan di dalam map individu yang diberilabel nama koresponden bersangkutan. Nama individu tersebut dapat namakedutaan, konsulat, maupun nama perusahaan, nama bank. Posisi label mapindividu adalah posisi kanan.KEARSIPAN 1147Gambar 1.Sistem wilayah dengan map gantungGambar 2. Susunan map ordner sistem wilayah menurut nama NegaraKEARSIPAN 1148Pada sistem wilayah menurut nama negara, pengelompokan dilihat dari tempatasal surat atau tujuan surat.Gambar 3. Sistem Wilayah Nama NegaraMisalnya,surat dari Kedubes Indonesia di Jepang, akan dikelompokkan padalabel “Japan.”KEARSIPAN 1149II.Wilayah Administrasi NegaraAdalah pembagian nama-nama tempat atau wilayah berdasarkan padapembagian wilayah yang umum dipergunakan sebagai bagian dariadministrasi Negara, yaitu dalam bentuk Provinsi, kota, kotamadya,kabupaten, dan jajaran di bawahnya. Nama-nama tersebut seringdipergunakan pada sistem wilayah suatu unit kerja yang mengelolasurat/dokumen yang berasal dari tempat-tempat/wilayah yang tersebar disuatu Negara tertentu.Pada sistem ini mula-mula surat dimasukkan di dalam map dengan labelnama Provinsi, yang diletakkan pada posisi pertama dari map campuranProvinsi. Di dalam map tersebut surat-surat dikelompokkan berdasarkannama kota/kabupaten yang disusun menurut urutan Wilayah. Bilamana suratpada kelompok kota/kabupaten sudah berjumlah lima, maka dikeluarkan darimap Provinsi dan disimpan di dalam map campuran kota/kabupaten denganlabel mapnya terletak pada posisi tengah. Isi map kota/kabupatendikelompokkan menurut nama koresponden masing-masing yang disusunmenurut Wilayah. Map tersebut di belakang Provinsinya masing-masingmenurut Wilayah. Bilamana sesuatu nama koresponden mempunyai suratmencapai jumlah lima, maka dibuatkan map individu dengan label namakoresponden bersangkutan pada posisi kanan map, yang mana map tersebutdisusun di belakang map kota/kabupaten.Gambar 5. Label Map Posisi KananGambar 4. Label Map WilayahKEARSIPAN 1150Gambar 6. Susunan Map Sistem Wilayah ProvinsiPada Laci Almari ArsipKEARSIPAN 1151Gambar 7. Susunan Map Sistem GeografisIII.Wilayah Administrasi KhususAdalah pembagian wilayah administrasi berdasarkan kepentinganadministrasi instansi tertentu, misalnya pembagian wilayah administrasi bank.Kalau pada pembagian wilayah administrasinegara yang umumdipergunakan istilahprovinsi, maka pada pembagian khususmemakai istilahwilayah, yaitu daerah yang adakalanya terdiri atas beberapa provinsi.Pada sistem ini mula-mula surat ditempatkan di dalam map campuran yangsesuai dengan wilayah masing-masing dan disusun berdasarkanwilayah.Label nama wilayah ditempatkan pada posisi pertama (kiri). Surat-suratdikelompokkan menurut nama kota/kabupaten atau istilah khusus lain sesuaipembagian administrasi instansi/kantor masing-masing, yang diurutberdasarkanwilayah.Bilamana surat pada sesuatu kota/kabupaten sudahberjumlah lima, makasurat tersebut dikeluarkan dan disimpan di dalam map campuran denganlabel nama kota/kabupaten pada posisi tengah map dan disusun d belakangmap wilayah.Isi surat dikelompokkan sesuai dengan nama koresponden masing-masingberdasarkanurutanwilayah. Bilamana nama koresponden mempunyai suratmencapai lima, maka surat tersebut dikeluarkan dari map kota/kabupatenNext >