< PreviousKEARSIPAN 1152dan disimpan dalam map individu dengan label nama masing-masing, padaposisi kanan berdasarkan urutanwilayah.Gambar 8. RakSistem WilayahKegiatan bank tersebut meliputi tiga wilayah. Surat atau berkas kegiatan laindari/kepada masing-masing wilayah, baik itu korespondensi bank sendiri,bank lain, instansi pemerintah, perusahaan swasta, perorangan, dimasukkanke dalam map “wilayah I,” “wilayah II,” “wilayah III.” Di dalam map wilayah I,II, III, surat-surat berkelompok menurut nama wilayah yang lebih kecil(subwilayah) atau nama kota, misalnya Medan, Jambi, Cilacap. Untuk bank,yang dimasukkan sebagai wilayah yang lebih kecil (sub-wilayah) adalahnama cabang, misalnya BDN Medan, BDN Palembang, BDN Tegal.KEARSIPAN 1153Gambar 9 Map Sistem WilayahKEARSIPAN 1154Gambar 10. Laci Sistem WilayahGambar 11. Rak Sistem WilayahKEARSIPAN 11553.Penggunaan Guide dan Folder pada Sistem WilayahGuide.Fungsi guide/sekatadalah sebagai petunjuk tempat arsip akandisimpan. Guide diletakkan di tempat penataan berkas arsip.Bentuk guidepersegi panjang dan terbuat dari karton tebal atau plastik yang kuat.Adapun tebal karton yang diharapkan adalah lebih kurang 1 cm. Ukuranguide/sekat adalah panjang 33–35 cm dan lebar 23–24 cm. Bagian yangbertuliskan tanda atau kode petunjuk disebut Tab dengan panjang 8–9cm dan lebar 2 cm. Kode-kode yang diterapkan pada Tab harusdisesuaikan dengan klasifikasi wilayah yang telah dibuat. Guide diletakkandalam posisi berdiri atau vertikal dan horisontal atau melintang.8–9 cm2 cm23–24 cm33–35 CMGambar 12. Guide atau PenunjukFolder,Folder adalah map untuk menyimpan berkas surat yang akandiarsipkan.Yang membedakan folder dengan map lainnya adalah bahwafolder mempunyai tab seperti halnya guide sebagai petunjuk sedangkanpada map yang lain tidak ada. Folder bisa dibuat dari karton atau plastik.Folder berukuran panjang 35 cm dan lebar 24 cm, sedangkan tab untukmeletakkan kode berukuran panjang 8–9 cm dan lebar 2 cm. Jenis folderantara lain berbentuk ordner/teka/box folder yang biasanya dipakai untuklemari file tanpa laci, danberbentuk hanging file/file gantung yang biasanyadipakai di lemari yang dilengkapi alat gantung ataupun diletakkan dalambentuk laci.ABCKEARSIPAN 1156Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini :2 cm24 cm35 cm FolderTabGambar 13. Folder atau MapJumlah guide dan folder harus disiapkan mengikuti ketentuan yang telahdibuat dalam pembagian wilayah atau daftar klasifikasi wilayah.Sebagaicontoh dapat diperhatikan perhitungan penyiapan guide dan folder untukKota Jakarta Selatan yang terdiri atas 7kecamatan dan 61 kelurahan.Jadijumlah guide dan jumlahfoldernya sebagaiberikut.Guide untuk Kecamatan Cilandak:1 BuahGuide untuk Kecamatan Kebayoran Baru:1 BuahGuide untuk Kecamatan Kebayoran Lama:1 BuahGuide untuk Kecamatan MampangPrapatan:1 BuahGuide untuk Kecamatan Pasar Minggu:1 BuahGuide untuk Kecamatan Setia Budi:1 BuahGuide untuk Kecamatan Tebet:1 BuahJumlah Guide yang harus disiapkan:7 Buah8–9 cmFolder terbukaKEARSIPAN 1157Perhitungan foldernya sebagaiberikut:Kecamatan Cilandak5 kelurahan:5 FolderKecamatan Kebayoran Baru 10 kelurahan:10 FolderKecamatan Kebayoran lama 10 kelurahan:10 FolderKecamatan Mampang Prapatan 11 kelurahan:11 FolderKecamatan Pasar Minggu 10 kelurahan:10 FolderKecamatan Setia Budi 8 kelurahan: 8 FolderKecamatan Tebet 7 kelurahan: 7 FolderJumlah folder yang harus disiapkan ada:61 FolderPengaturan kode huruf pada guide dapat diatur sebagai berikut.Nama caption/judul utama berupa nama wilayah diterakan/ditempelkanpada laci kabinet;Guide utama mempunyai tab segitiga terletak di bagian kiri, kanan, atautengah diletakkan secara vertikal/berdiri;Di belakang guide utama disediakan folder-folder yang diatur sedemikianrupa sesuai dengan urutan Wilayah;Folder yang sudah diatur urutannya tinggal diisi berkas yang akandisimpan.Perhatikan gambardibawahini :JakartaGambar 14. Folder Yang Siap Diisi SuratKEARSIPAN 11583.Penetapan Indeks Dan KodePenetapan indeks perlu dilakukan untuk mempermudah penempatan arsip.Pada sistem penyimpanan arsip berdasarkan wilayah, penetapan indeks dan kodeutama berdasarkan wilayah asal surat, selanjutnya penyimpanan arsip dibantudengan sistem yang lain seperti sistemwilayah(alphabetic).Oleh karena itu,pengindeksan nama orang mengikuti cara yang digunakan dalam mengindekspada sistemwilayah. Pada sistem wilayah, indekswilayah mengacu pada namaperorangan atau badan usaha dan alamat lengkap guna keperluan korespondensi,bukannya pada lokasi atau tempat. Bila alamat tidak diketahui maka dapatdiperiksa pada indekswilayah.Peraturan mengindeks dan memberi kodeContoh:a.Nama orang yang terdiri atas dua kata atau lebih, maka yang diutamakanadalah nama terakhir.NAMAUNITKODE123Ali BasriBima SaktiSiti AminahBasriSaktiAminahAliBimaSiti---Bas, AliSak, BimAmi, Sitb.Nama orang yang terdiri atassatu kata diindeks seperti nama itu ditulis.NAMAUNITKODE123SujonoSumitroHerawatiSujonoSumitroHerawati------SujSumHerc.Nama orang yang memakai gelar kesarjanaan atau akademik maka gelardiindeks paling belakang.NAMAUNITKODE123Drs. SujonoIr. Tri RiyantoDr. BudiwatiSujonoRiyantoBudiwati-Tri-Drs.Ir.Dr.Suj, Drs.Riy, Tri, Ir.Bud, Dr.KEARSIPAN 1159Contoh penulisan kode pada suratKantor kecamatan Bubutan menerima surat dari Bapak Djamaludin Malikyangberalamat di Jalan Babatan Pilang F1 nomor 16, Kecamatan Wiyung,Kab Jombang, maka surat tersebut diberi kode Mal, Dja.WIYUNGGambar pada guideMal, DjaGambar pada folderWiyungMal, DjaWiyungMal, Djaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa.aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaDjamaludin MalikKEARSIPAN 11601.Prosedur Penyimpanan Arsip Dengan Sistem WilayahPenyimpanan surat dimaksudkan agar surat dapat disimpan secara teratur,aman, dan bila diperlukan dapat dicari kembali dengan mudah dan cepat. Untukdapat menyimpan surat secara teratur dengan filing sistem wilayah, maka harusmemperhatikan prosedur penyimpanan arsip sebagaiberikut:a.Memeriksa ArsipTujuan memeriksa surat adalah untuk mengetahui dan memahami denganbenar isi surat, tanggal surat, nomor surat, dan yang paling penting adalah untukmengetahui asal surat dan tujuan surat. Seperti yang telahdiuraikan pada topikterdahulu, bahwa Filing Sistem Wilayah berarti arsip-arsip pada suatu organisasiatau instansi disimpan menurut pembagian wilayah atau daerah tertentu. Olehkarena itu tujuan utama membaca surat adalah untuk mengetahui asal usul suratdan tujuan surat.Semua surat/dokumen yang akan disimpan diperiksa secara teliti apakahmemang benar-benar sudah seharusnya disimpan. Hal ini dilakukan denganmemeriksa tanda-tanda instruksi yang terdapat pada surat atau sumber lain yangdisebut lembar disposisi yang menyatakan bahwa surat bersangkutan sudah bolehdisimpan. Tanda-tanda tersebut disebut release mark, yang dapat berupa stampel“file” atau perintah simpan lainnya.b.MengindeksAdalah menentukan judul terhadap surat yang akan disimpan untuk petunjuk(guide) pada label map. Pada sistem wilayah yang diindeks adalah judul, namatempat, atau asal surat dibuat, misalnya nama Provinsi atau nama kota. Untuklabel map individu atau untukkepentingan susunanwilayah surat didalam mapcampuran, diperlukan indeks nama koresponden.Pada filing sistem wilayah yangdimaksud dengan caption atau judul surat adalah nama wilayah atau daerah yangtelah ditetapkan.c.MengkodeAdalah pekerjaan memberitanda atau kode terhadap judul yang dipilih, ataumenambahkan judul baru yang sebelumnya tidak terdapat pada surat. Pada sistemwilayah pemberian kode atau tanda dengan menambahkan judul baru, berupanama tempat dan nama orang. Kode diperlukan untuk penyimpanan danpenyimpanan kembali surat/dokumen yang telah selesai dipinjam.Pemberian kode penting dilakukan untuk memudahkan proses penyimpanan.Yang dipergunakan sebagai kode ialah nama wilayah atau daerah sesuai dengansusunan wilayah atau daerah yang telah ditentukan. Kode harus dapatmenunjukkan tempat arsip itu akan disimpan (pada filing cabinet/odner map danfolder). Untuk penempatan surat dalam folder, harus ditentukan lebih dahulubentuk susunan arsip dalam laci, apakah arsip-arsip dalam laci disusunmenurutWilayah atau menurut tanggal.KEARSIPAN 1161Contoh berikut bila penyusunan berdasarkan Wilayah.PT Kalimas di Cilandak Jakarta Selatan, menerima surat dari Bapak Andiyang beralamat di Jalan Sawo Manila nomor 7 Tebet Barat, Jakarta Selatan. Makasurat tersebut dapat diberi kode:Yang berarti :Tebet:nama Kecamatan (untuk laci)Tebet Barat:guideAnd:hasil indeks dan kode nama orang (folder)Membuat kartu indeksTebetTebet BaratAndiJudul Surat:Tebet BaratPengirim:AndiNo.Surat:10/P/2013Tgl.Surat:5 Oktober 2013Kode Surat:Tebet, Tebet BaratAndd.MenyortirPenyortiran dilakukan bilamanajumlah surat yang akan disimpan cukupbanyak. Di dalam sistem wilayah,penyortiran yang dilakukan tergantung susunanklasifikasi wilayah yang digunakan pada unit kerja bersangkutan, misalnyadikelompokkan menurut namanegara, namaprovinsi, nama kota/kabupaten, dandikelompokkan menurut urutanwilayah koresponden masing-masing. Sebelumnyanama tempat/wilayah juga sudah disortir menurut urutanwilayah. Dalampenyortiran ini dibedakan yang mana surat/dokumen untuk dimasukkan ke dalammap campuran dan map individu.e.Menyimpan ArsipSetelah surat diberi kode, langkah selanjutnya ialah menyimpan surat padalaci danfolder sesuai dengan kode surat apabila penyusunan arsip berdasarkanwilayah. Sebagai contoh, menyimpan surat:TebetTebet BaratAndiNext >