< PreviousKEARSIPAN 1162Laci yang berjudul:TebetDibelakang guide kode:Tebet BaratDalam folder yang berjudul:AndiPekerjaan ini memerlukan ketelitian, karena bilamana salah letak di dalampenyimpanan maka surat/dokumen berarti “hilang.” Pekerjaan ini tidak bolehditunda apalagi menanti surat sampai bertumpuk banyak. Meskipun baru satu ataudua surat maka penyimpanan harus sudah dilakukan dengan benar.2.Menemukan Kembali ArsipPenemuan kembali sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpananyang dipergunakan.Kalau sistem penyimpanan salah maka penemuan kembaliarsip akan sulit. Adanya permintaan peminjaman suatu arsip akan dilanjutkandengan kegiatan penemuan kembali arsip yang diminta tersebut. Bila petugas arsipdapat langsung mengetahui jenis arsip yang diminta dan kode klasifikasinya, makapetugas dapat langsung mencari arsip tersebut pada tempat penyimpanan arsip.Sedangkan bila petugas arsip kesulitan menemukan kembali arsip, maka dapatmencari arsip melalui kartu indeks atau kartu judul.Prosedur penemuan kembali arsip sebagai berikut:1.PeminjamanPrinsipnya setiap peminjaman arsip harus tercatat, dilaksanakan melaluilembar peminjaman arsip rangkap tiga untuk setiap satu arsip yang dipinjam.Lembar pertama, untuk unit yang menyimpan arsip; Lembar kedua, sebagaipengganti arsip yang dipinjam yang dimasukkan ke dalam map; Lembar ketiga,dipakai sebagai tanda bukti pinjam pada peminjam arsip. Sebagai contoh:NomorUrutIndeksdanKodePerihal/JudulJumlahArsipLokasiPenyimpananTanggalPinjamTanggalKembaliTandatanganPeminjamTandatanganPengembalian2.Mencari ArsipBerdasarkan keterangan yang ada pada kartu pinjam arsip, selanjutnya dapatdicari kartu indeks. Dari kartu indeks dapat diketahui kode arsip yang akandipinjam, yang berdasarkan kode tersebut dapatdiketahui tempat arsip itudisimpan (dalam laci mana, di belakang guide apa, dan dalam folder yangberjudul apa).Misalnya surat dari Bapak Andi, yang beralamat di Tebet Barat, maka kartuindeksnya dapat ditemukan pada wilayah Tebet Barat dan dicari pada urutanhuruf And.KEARSIPAN 11633.Mengambil ArsipApabila peminjamantelah selesai dan telah dikembalikan harus segeradimasukkan kembali ke dalam map semula.Lambar peminjaman pertama diberikan kepada peminjam sebagai buktiarsip telah dikembalikan.Lembar peminjaman kedua, yang berada dalam map dicabut untuk digantidengan arsip yang telah dikembalikan, selanjutnya dimusnahkan.Lembar peminjaman ketiga, disimpan sebagai bahan untuk pembuatanstatistic jumlah surat yang pernah dipinjam.Maka arsip tersebut dapat ditemukan dalam:Laci yang berjudul:TebetDi belakang guide:Tebet BaratDalam folder yang berjudul:AndiSebagai contoh:Gambar 15. Contoh filing cabinetCILANDAKKEBAYORANBARUKEBAYORANLAMAMAMPANGPRAPATANPASAR MINGGUSETIA BUDITEBETKEARSIPAN 1164KelurahanTebet TimurKel.Tebet BaratKel.Menteng DalamKel.Manggarai SelKel.ManggaraiKel.Kebon BaruKel.Bukit DuriGambar 16. Contoh susunan Guide pada laciA.RangkumanPengelolaan dokumen sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen,berkas dan/atau arsip yang dijadikan pedoman untuk menyimpan dan menemukankembali arsip dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yangdikirimsurat. Sistem wilayah disebut juga sistem nama tempat atau sistem lokasi.Pada tiap-tiap satuan daerah tersebut akan tersusun arsip yang bersangkutandengan nama orang, nama organisasi, nama pokok masalah yang telah diurutkansesuai urutanwilayah.Cara mengelola dokumen atausurat. Dalam hal mengelola dokumen atausurat adalah baik si pengirim maupun penerima surat atau dokumen harusmembaca secara cermat dan benar yaitu dengan menyortir asal usul dokumenatau surat yang diterima atau tujuan pengiriman surat tersebut.Cara membuat daftar klasifikasi dokumen atau surat. Dalam penerapansistem penyimpanan berdasarkan wilayah perlu terlebih dulu dibuat klasifikasiwilayah untuk memudahkan pensortiran dokumen/surat dan penentuan tempatarsip. Sistem wilayah dapat dikelola menuruttiga tingkatan, yaitu menurut namaKECAMATANTEBETKEARSIPAN 1165negara atau wilayah, nama pembagian wilayah administrasi negara atau wilayah,dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.Penggunaan guide pada sistem wilayah sebagai penunjuk di mana arsipakan disimpan dan kode yang diterapkan pada tab harus disesuaikan denganklasifikasi wilayah yang dibuat. Sedangkan, folder adalah map untuk menyimpanarsip. Jumlah guide dan folder harus disiapkan mengikuti ketentuan yang telahdibuat dalam pembagian wilayah atau daftar klasifikasi wilayah.Setelah diberikan ke bagian pengelola arsip, dokumen dan surat diberi slippetunjuk indeks sebagai tanda kode file yaitu dengan memahami daftar klasifikasiwilayah. Dalam hal ini harus diingat pembagian wilayah secara benar, yaitu persubjek.Subjek dibagi dalam pembagian wilayah sebuah kota yang disusun mulaidari wilayah kotamadya (pusat, utara, selatan, barat, dan timur) dengan masing-masing sub subjek yang terdiri atas beberapa kecamatan. Masing-masingkecamatan terdiri atas beberapa kelurahan, kelurahan terdiri atas masing-masingRW yang terdiri atas beberapa RT.Kode wilayah cukup ditandai dengan menggunakan beberapa sekat yangmasing-masing mempunyai istilah, yaitu untuk setiap laci diberi judul nama sebuahkota/kabupaten, misalnya Surabaya, dan di dalam laci terdiri atas beberapa guidesub subjek dengan kodewilayah nama kecamatan, misalnya guide kecamatansebagai petunjuk sekat batasan untuk folder-folder (kelurahan), 1 folder kelurahansebagai sub subjeknya terdiri atas beberapa sekatatau tab, untuk tab dalam folderkelurahan ditandai dengan alphabetic nama RW, 1 folder RW adalah sub subjeklagi sebagai sekat dari kode nama per RT.Sistem penyimpanan arsip atausistem filing merupakan hal yang sangatpenting bagi semua bidang usaha baik dalam bentuk pemerintah maupun swastaataupun organisasi.Arsip adalah sumber informasi yang utama untuk mengetahuisegala aktivitas.Mengetahui jenis informasi dapat diperoleh dengan membacadokumen atau surat, yaitu asal usul, topik, isi, kapan suratdikirim atau diterima,dan sifat surat atau dokumen yaitu penting, biasa, dan rahasia yang kemudiandiklasifikasikan.Klasifikasi arsip bertujuan untuk mengetahui bagaimana tata carapenyimpanan file. Pada saat perusahaan telah menentukan jenis klasifikasi sistemwilayah, maka yang harus diketahui dengan benar adalah bagaimana memberitanda atau kode nama file yaitu dengan mengindeks nama wilayah tersebut yangtersusun perwilayah.Pada umumnya dasar penyimpanan arsip di sini adalah topik atau judul arsipdengan menggunakan sistem wilayah. Topik atau judul wilayah surat yang masukdiketahui dengan membaca yang benar dan cermat dari mana asal usul surat darikop surat itu sendiri (dari wilayah mana), sedangkan untuk tujuan surat bisa dibacadari kepada siapa surat tersebut hendak dikirim atau dituju (ke wilayah mana).Setelah mengetahui topik atau judul surat berdasarkan wilayah kemudiandilakukan pengindeksan. Topik atau judul surat tersebut dipakai untuk mengindeksKEARSIPAN 1166Wilayah nama wilayah tersebut (subjek) dan selanjutnya per sub subjek wilayahdan seterusnya.Adanya permintaan peminjaman suatu arsip akan dilanjutkan dengankegiatan penemuan kembali arsip dapat dengan mudah atau sulit tergantung pada(a) jenis arsip yang diminta, (b) kode klasifikasi, (c)kartu indeks atau kartu judulatau caption.Prosedur penemuan kembali arsip sebagai berikut:(1)PeminjamanUntuk setiap satu arsip yang dipinjam harus tercatat melalui LembarPeminjaman Arsip(2)Mencari ArsipBerdasarkan kartu indeks dan kode yang dibuat dapatdiketahui tempat arsipdisimpan, yaitu di dalam laci mana, pada guide apa, di dalam folder berjudulapa.(3)Mengembalikan ArsipMemasukkan kembali arsip yang telah selesai dipinjam ke dalam mapsemula pada tempat penyimpanan arsip.B.TugasPraktekkan cara pengarsipan sistem wilayah dengan membuat percontohanlangsung di wilayah kecamatan tempat tinggal anda. Buatlah klasifikasi wilayahmulai dari kelurahan, RW dan RT di kecamatan dimana anda tinggal.Seandainya dipilih sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem wilayah,coba kumpulkan surat-surat masuk dan keluar, jangan lupa tata cara menyortirnyadibagi menjadi beberapa nama wilayah yang menurut Anda benar susunannya.Untuk menyusun kebenaran penyusunan wilayah tersebut, maka Anda harusmembuat suatu klasifikasi wilayah mulai dari nama kota, kecamatan, kelurahan,RW dan RT.Coba anda cari kartu indeks yang sudah disimpan. Jawabananda dituliskanpada selembar kertas seperti contoh berikut ini.Nama yang dicariDi file sesudah namaDi file sebelum namaKEARSIPAN 1167C.Tes FormatifUntuk mengetahui dan memperdalam penguasaan materi yang telah andapelajari, maka kerjakanlah tes formatif ini dengan sebaik-baiknya. Bila anda belumlancer maka pelajari lagi materi yang ada dan kerjakan tes formatif ini sampai andaberhasil.1.Apakah tujuan memeriksa surat dan bagaimana caranya?2.Apa yang dimaksud caption atau judul surat?3.Apa yang dimaksud dengan kode surat?4.PT Makmur yang berlokasi di Jakarta Selatan, menerima surat dari BapakJoni yang beralamat di Jalan Pattimura Nomor 15, Manggarai, Tebet, JakartaSelatan.Tuliskan kode yang akan dipakai menyimpan surat tersebut.5.Bagaimana cara menetapkan indeks dan kode pada sistem penyimpananarsip wilayah?6.Berikut ini adalah gambar guide coba tuliskan ukurannya !7.Kantor Kecamatan Tegalsari mendapatkan kiriman surat dari Bapak Darsonoyang beralamat di jalan Babatan Pilang Gang IX/12 Kelurahan Babatan,Kecamatan Wiyung. Cobaberikan kode pada Folder di bawah ini!KEARSIPAN 1168D.Kunci Jawaban Formatif1.Memeriksa surat, bertujuan untuk mengetahui isi surat, nomor surat, tanggalsurat, dan yang paling penting untuk mengetahui asal surat. Hal ini dilakukandengan memeriksa tanda-tandainstruksi yang terdapat pada surat ataulembar lain yang disebut lembar disposisi, yang menyatakan bahwa suratbersangkutan sudah boleh disimpan.2.Yang dimaksud dengan Caption atau Judul surat adalah adalah identitasutama surat, karena penyimpanannya menggunakan sistem wilayah, makauntuk caption adalah nama wilayah dari asal surat yang sudah ditetapkan.3.Memberi kode surat dimaksudkan untuk memudahkan proses penyimpanansurat. Kode harus menunjukkan tempat arsip itu akan disimpan.4.Penulisan kode sepertiberikut:Yang berarti:Tebet::Untuk nama laci, menunjukkan identitas kecamatan.Manggarai:Untuk guide yang menunjukkan lokasi kelurahan.Jon:Indeks nama orang, dan menunjukkan folder tempatarsip disimpan.5.Cara menetapkan dan kode pada sistem wilayah6.Ukuran guide2 cm8–9 cm23-24 cm33–35 cmTebetManggaraiJonTegalsariBabatan PilangDarKEARSIPAN 1169G.LembarKerja Peserta Didik(satu)Petunjuk :Anda seakan-akan bekerja di PT BUANA MOTOR, Jalan Jambu 15 Jakarta,Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem wilayah.Langkahmengerjakannya sebagai berikut :Langkah pertama Anda adalah membuat daftar klasifikasi konsumenkhusus untuk daerahkecamatan Tebet.Langkah kedua menyiapkan laci/ordner map, membuat guide danfolder.Langkah ketiga membaca suratLangkah keempat menetapkan caption atau judulLangkah kelima memberi kode penyimpanan pada suratLangkah keenam menyimpan surat.Sebagaibahan penyimpanan perhatikan surat-surat berikut:WahyonoJl. Manggis No. 5Kel. Bukit Duri, Kec. TebetJakarta Selatan20 Oktober 2013Kepada,Yth. Direktur PT Buana MotorJalan Jambu,No.15JakartaDengan hormat,Saya memohon agardapat dipertimbangkan kemungkinan pembeliansepeda motor Merk HONDA TIGER secara kredit.Sesuai dengan gaji saya, maka angsuran dapat dilakukan selama 2tahun tanpa uang muka. Adapun cara angsuran dapat di lakukandengan potongan gaji tiap bulan.Atas segala perhatian, saya ucapkan terima kasih.Hormat saya,WahyonoSurat 1KEARSIPAN 1170MarjukiJl. SawoManila No. 5Kel.KebunBaru, Kec. TebetJakarta Selatan21 Oktober 2013Kepada,Yth. Direktur PT Buana MotorJalan Jambu. No 15JakartaDengan hormat,Saya memohon agar dapat dipertimbangkan kemungkinan pembeliansepeda motor Merk SUZUKI SHOGUN secara kredit.Sesuai dengan gaji saya, maka angsuran dapat dilakukan selama 2tahun tanpa uang muka. Adapun cara angsuran dapat di lakukandengan potongan gajitiap bulan.Atas segala perhatian, saya ucapkan terima kasih.Hormat saya,MarjukiSulyantoJl. Dipenegoro No. 8Kel Manggarai, Kec. TebetJakarta Selatan25 Oktober 2013Kepada,Yth. Direktur PT Buana MotorJalan Jambu,No.15JakartaDengan hormat,Saya memohon agar dapat dipertimbangkan kemungkinan pembeliansepeda motor Merk YAMAHA TRAIL secara kredit.Sesuai dengan gaji saya, maka angsuran dapat dilakukan selama 2tahun tanpa uang muka. Adapun cara angsuran dapat di lakukandenganpotongan gaji tiap bulan.Atas segala perhatian, saya ucapkan terima kasih.Hormat saya,SulyantoSurat 2Surat 3KEARSIPAN 1171SujarwoJl. Gelatik No. 7Kel Manggarai Selatan, Kec. TebetJakarta Selatan22 Oktober 2013Kepada,Yth. Direktur PT Buana MotorJalan Jambu,No.15JakartaDengan hormat,Saya memohon agar dapat dipertimbangkan kemungkinan pembeliansepeda motor Merk YAMAHA ALPHA secara kredit.Sesuai dengan gaji saya, maka angsuran dapat dilakukan selama 2tahun tanpa uang muka. Adapun cara angsuran dapatdi lakukandengan potongan gaji tiap bulan.Atas segala perhatian, saya ucapkan terima kasih.Hormat saya,SujarwoSuyadiJl. Kelinci No. 9Kel. Menteng dalam, Kec. TebetJakarta Selatan24 Oktober 2013Kepada,Yth. Direktur PT BuanaMotorJalan Jambu,No.15JakartaDengan hormat,Saya memohon agar dapat dipertimbangkan kemungkinan pembeliansepeda motor Merk HONDA KIRANA secara kredit.Sesuai dengan gaji saya, maka angsuran dapat dilakukan selama 2tahun tanpa uang muka. Adapuncara angsuran dapat di lakukandengan potongan gaji tiap bulan.Atas segala perhatian, saya ucapkan terima kasih.Hormat saya,SuyadiSurat 4Surat 5Next >