< PreviousKEARSIPAN 1182SIM, nomor kode pos, nomor asuransi, nomor kamar rumah sakit, nomorrekeningbank, nomor induk pegawai (NIP), nomor induk mahasiswa (NIM), nomor kasuskriminal di kantor kepolisian, nomor kasus hukum di pengadilan, nomor deposito,nomor telpon rumah, nomor rekening pemakaian listrik, dan nomor-nomor lainyang sejenis.Banyak perusahaan atau kantor pemerintah yang mempergunakanpenyimpanan sistem-nomor, seperti rumah sakit, asuransi, bank, kampus, dan lain-lain. Ada yang mempergunakan sistem nomor karena memang sudah memahamiseluk-beluk sistem-nomor termasuk keuntungan dan kerugian penggunaannya.Tetapi adapula yang hanya sekedar beranggapan bahwa sistem-nomor lebihmudah mengolahnya, walaupun kartu atau surat yang disimpan tersebut adalahatas nama individu-individu yang niscaya akan lebih mudah dicari bila susunannyamenurut nama.Nomorlebih sukar diingat daripada nama. Seorang nasabah bank misalnya,akan lebih ingat namanya daripada nomor rekening banknya. Oleh karena itu untukmengingat nomor maka dalam sistem-nomor digunakan alat bantu yang disebutindeks, yaitu suatu kartu kecil yang berisikan nomor dan nama nasabah yangdisusun menurutnomor nama nasabah.Karena itu, sistem nomor juga disebutsistem penyimpanan tidak langsung(indirect filing system),sedangkan sistemNomor disebut sistem penyimpanan langsung(direct filing system).Artinya untukmencari arsip pada sistem-Nomor kita dapat langsung menuju tempatpenyimpanannya setelah mengetahui nama.Pada sistem-nomor kita tidak dapatlangsung mencari di penyimpanan hanya mengetahui nomor, tetapi harus melaluiindeks dulu agar nomor dari suatu nama yang dicari dapat diketahui. Sesudahmengetahui nomornya barulah kita dapat mencari dokumen bersangkutan pada filenomor.Seringkali sistem-nomor yang dipergunakan baik di bank, kantor asuransiatau rumah sakit, belumdilengkapi dengan indeks. Karena itu, kalau nasabah tidakmengetahui nomornya, misalnya catatannya hilang maka dokumennya sangatsusah dicari dengan cepat, sehingga nasabah dirugikan, baik berupa waktumaupun tenaga, bahkan uang. Pelayanan menjadi sangat lamban, hanya akibatsistem nomor tidak diterapkan secara benar. Oleh karena itu, arsip yang disusunperlu diberi indeks untuk memudahkan kita mengindentifikasi arsip.Kunci kodedigunakan untuk memudahkan dalam penemuan kembali arsip yang diinginkan.Karena itu pemberian kode harus mudah dimengerti, disesuaikan dengan tujuanlembaga pengarsip, serta mudah dilakukan oleh petugas bagian arsip.Patokan yang paling mudah di dalam memilih sistem-nomor yakni di dalamkegiatan angka-angka atau nomor lebihpenting daripada angka. Sebagai misal,bagian akuntan seringkali menyimpan arsip-arsip bukti pembayaran (kuitansi)menurut nomor, bagian produksi dan pergudangan seringkali menyimpan surat-surat order menurut nomor ketimbang menurut nama pelanggan, perusahaanperbankan seringkali menyusun primanotanya menurut ketimbang nama nasabah,data pegawai seringkali disusun menurut nomor induk pegawai (NIP) bukan namaKEARSIPAN 1183pegawai. Jadi, sistem-nomor dapat dipergunakan bilamana sesuai dengankebutuhan dan tujuan, asalkansaja tidak melupakan alatbantu indeks.Pada sistem-nomor terdapat 3 (tiga) unsur, yaitu file utama, indeks dan bukunomor (buku register/buku induk/buku besar).1.File UtamaTerdapat 2 (dua) macam map untuk penyimpanan surat, yaitu map campurandan map individu. Map campuran pada sistem-nomor digunakan untuk menghematpemakaian map. Surat-surat masuk dan keluar dari dan kepada rekanan yangbelum lebih 5 (lima) akan dicampur menjadi satu dengan surat-surat dari rekananlain di dalam file Nomor.File Nomor ini disebut file campuran dan berisikan map-map campuran. Surat-surat masuk dan keluar dari dan ke rekanan yang lebih 5(lima) akan dipindahkan ke map individu dan disimpan dalam file nomor (fileutama). Jadi map campuran adalah map yang berisikan surat-surat dari berbagaipelanggan yang masing-masing jumlahnya 5 (lima). Map individu adalah map yangberisikan surat-surat dari satu rekanan yang jumlahnya sudah mencapai 5 (lima).Pada sistem-nomor, map campuran disimpan dalam file (laci) campuranyang susunannya adalah alpabetis atau menurut alphabet. Terdapat 2 (dua) carapenggunaan map campuran, yaitu:Map gantung yang diberi label huruf Nomor (a, b, c dan seterusnya).Map-gantung seperti di atas tetapi berisikan map dalam tempat surat individu.Map individu disimpan pada file individu yang susunannya menurut nomor,seperti pada Gambar 1. Bilamana pemakaian 1 map individu sudah tidakmencukupi, maka dipergunakan map lain dengan nomor yang sama tetapidibedakan dengan angka 1, 2, 3 dan seterusnya sebagai tambahan, sebagai misalmap 206-1, 206-2, dan 206-3 dan seterusnya.KEARSIPAN 1184Gambar 1. Letak map campuran dan individu2.IndeksYang dimaksud dengan indeks adalah suatu alat bantu untuk mengetahuinomor file yang diberikan kepada sesuatu korenponden atau rekanan ataunasabah atau nama bilamana nomor bersangkutan tidak diketahui. Indeks inidisusun secara alphabetis sehingga mudah dicari. Indeks pada umumnya dibuatdalam bentuk kartu, sehingga mudah menambahkannya dengan kartu-kartu barudengan tetap memperhatikan susunan Nomornya. Sebenarnya indeks ini dapatdisimpan dalam bentuk buku, tetapi sukar menempatkan penambahannya secaraalphabetis.Setiap rekanan atau nasabah atau koresponden mempunyai kartu indeks.Untuk file kartu setiap nama akan dibuatkan indeksnya, sedangkan untuk file surat,kartu indeksnya ada 2 (dua) macam, yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeksnomor. Nasabah yang suratnya baru sedikit (kurang 5 buah) maka kartu indeksnyabelum diberi nomor tetapi baru berupa huruf C, yang merupakan singkatan katacampuran. Baru setelah suratnya berjumlah 5 (lima) maka kartu indeks C digantidengan nomor yang diambilkan dari buku nomor atau buku induk (register).Kartu indeks pada umumnya terbuat dari kertas karton manila berukuranpanjang 12,5 cm dan lebar 7,5 cm. Ukuran kotak indeks pun dapat disesuaikandengan ukuran kartu indeksnya.Pada Gambar 2 ditunjukkan kartuindeksbernomor dan kartu indeks C, dan kartu indeks yang tersusun alphabetis dalambentuk kotak indeks.FILE UTAMAA20MAP CAMPURANMA20600200100FILECAMPURANKEARSIPAN 1185Gambar 2. Kartu indeks dan kotak indeks3.Buku NomorBuku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakansebagai nomor koresponden atau nasabah (nama) dalam file sistem nomor. Untukfile surat makanomor-nomor ini sesungguhnya adalah sebagai pengganti darikode C, di mana jumlah surat dari koresponden sudah berjumlah lebih 5 (lima)sehingga sudah berhak mempunyai nomor sendiri (individu). Koresponden yangsuratnya kurang dari 5 (lima) belum dicantumkan pada buku nomor ini. Untukmemberi nomor kepada responden yang sudah berhak maka diberikan nomorsesudah urutan nomor terakhir. Untuk penyimpanan kartu, maka setiap kartu daritiap nama langsung diberi nomor.Bila jumlah nama masih sedikit, maka bukunomor dipergunakan sebagaialat bantu mengetahi nomor suatu nama sebagaimana fungsi kartu indeks. Tetapibila nama sudah banyak, seperti nasabah bank BCA, maka buku nomor tidakdapat digunakan untuk mencari nomor, tetapi harus menggunakan indeks. Untuklebih efisiensi dalam pencarian nomor dalam jumlah banyak, maka susunan bukunomor ini dibuat kronologis atau berurutan nomor. Pada Gambar 3 ditunjukkansatu contoh halaman buku nomor.ASTRA MOTOR206ZAB7.5 cmASTRA MOTORC12.5 cmKARTU INDEKSKARTU INDEKS NUMERIKKOTAK INDEKSSUSUNANABJADKEARSIPAN 1186TANGGALINDEKSNAMANOMOR FILE12-1-86Benny Tengker20010-2-86Yayasan Trubus Ind.2013-3-86PT. Trakindo Utama2027-3-86ASMI Extension2039-3-86Sekretariat ASEAN20411-5-86LEIDA MUIN20520-6-86PT. Astra Motor International206Gambar 3. Contoh halaman buku nomor4.Penunjuk-SilangLembar petunjuk-silang (cross reference sheet) pada umumnya pada mapdimana dokumen yag dicari tersimpan. Pada sistem-nomor fungsi penunjuk-silangsama seperti kartu indeks, yakni menunjuk kepada nomor file dari dokumen yangdicari. Bedanya dengan penunjuk-silang pada umumnya pada adalah bahwapenunjuk-silang pada sistem nomor tidak diletakkan pada file utama tetapiditempatkan pada kotak indeks bersama-sama kartu-kartu indeks, sehinggapenunjuk silang dapat tersusun alfabetis.Sebagaimana pada sitem-sistem penyimpanan yang lain,penunjuk silangpada sistem nomor ini pun boleh diadakan bilamana benar-benar diperlukan.Bilamana kurang perlu maka tidak usah menambah penunujuk silang, sebabpenambahan penunjuk silang berarti menambah pekerjaan,disamping menambahbeban biaya untuk peralatan, tenaga, dan waktu. Bahkan penunjuk silang yangberlebihan malah akan menambah kepadatan susunan file sehingga mempersukarpetugas bekerja.Berbeda dengan kartu indeks, lembar penunjuk silang cukup terbuat darikertas stensil dengan ukuran panjang12,5 cm. Pada lembar penunjuk silang dapatjuga ditambahkan berbagai data dari suatu surat atau dokumen bilamana penunjuksilang menunjuk lembar perlembar surat atau dokumen. Contoh lembar penunjuksilang dapat dilihat pada gambar 4.KEARSIPAN 1187Gambar 4. Kartu penunjuk-silang dan kotak indeks5.SISTEM PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN NOMOR SERISistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor dapatmenggunakanpenomoran seri atau berurutan. Sistem ini juga disebut sistem nomor serial ataupenomoran berkelanjutan, nomornya dimulai dari 1, 2, 3, dan seterusnya ataudapat juga dimulai dari 1000, 1001, dan seterusnya. Penomoran surat jugamerupakan pemberkasan surat secara angka dengan nomor yang berurutansesuai dengan tempat surat tersebut.Pada sistem nomor berurutan atau langsung, setiap berkas diberi nomor urut.Bila ada nomor yang hilang dalam sebuah berkas, petugas arsip dengan cepatdapat mengetahui nomor yang hilang. Berkas yang disusun menurut nomor urutjuga merupakan pemberkasan yang bersifat kronologis, artinya nomor paling akhirmerupakan nomor arsip paling terkini. Perluasan berkas bernomor urut dapatdilakukan dengan mudah, nomor tambahancukup ditambahkan pada nomorterakhir. Sistem nomor urut untuk berkas dengan volume 1.000 sampai 10.000arsip.Sistem penyimpanan menurut nomor seri terbagi dalam tiga macam, yakni: (a)sistem ilustrasi, (b) sistem pengarsipan nomor langsung, dan (c)sistempengarsipan setara.a.Sistem IlustrasiSebagian besar sistem pengarsipan secara permanen siap pakaimenggunakan warna atau angka untuk menandakan batas. Nomor-nomornyaselalu berurutan sehingga orang buta warna dapat menemukan arsip yang benar.Dalam sistem ilustrasi, visualisasi warna secara kontras merupakan bantuan yangberguna dalam mempelajarinya.SURAJAYA.WILLIAMLIHATASTRA206ASTRA206ZSA7.5 cm12.5 cmKEARSIPAN 1188b.Sistem Pengarsipan Nomor langsungSistem pengarsipan nomor langsung(Direct Number Filing System)inimempunyai bagian utama dengan penomoran ratusan (100, 200 dan seterusnya)yang ditandai dengan petunjuk pada posisi pertama dengan tanda merah. Subbagiannya ditandai dengan petunjuk pada posisi kedua dengan tanda biru danpetunjuk posisi ketiga dengan tanda kuning, semuanya dalam puluhan. Semualabel petunjuk dapat disisipkan sehingga batas nomor-nomor bisa digunakansesuai dengan kebutuhan kantor. Masing–masing folder mempunyai tandapotongan yang menunjukkan nomor-nomor dan nama-nama.c.Sistem Pengarsipan SetaraSistem pengarsipan nomor setara(Sequential Numerik Shelf Filing System)mempunyai folder berwarna dengan nomor-nomor bercetak tebal yang berurutan.Folder mudah dikenali dari warna dan nomor yang tercantum dalam tab-tab diposisi pertama dan ketiga. Penandaan tab-tab di tengahnya jugadapat dilakukandengan menggunakan sistem ini tetapi dengan kelompok warna yang berbeda.Folder-folder diurutkan dalam warna-warna yang diinginkan. Adapunwarna-warna yang digunakan adalah oranye, kuning, abu-abu, biru, merah, ungu,coklat kayu, dan hijauatau warna-warna yang direkomendasikan dapat mengenalifolder yang salah diarsipkan.Nomor awal folder merupakan nomor yang secarakhusus disusun dengan nomor yang urut (sebagai contoh, 2, 4, 6, atau 10, 20, 30,40).Kotak-kotak warna ini terdiri atas 10digit, 0 sampai 9, yang dicetak padalabel yang diletakkan di ujung folder, yaitu 1 = magenta, 2 = orange, 3 = merah, 4 =hijau muda, 5 = hijau gelap, 6 = biru, 7 = ungu, 8 = merah kayu, 9 = coklat, 0 =merah muda. Warna yang terletak di dasar/bawah di setiap folder berubah darifolder ke folder, sama seperti nomor yang berubah (6, 7, 8, 9, 0). Warna padakotak yang berada pada posisi kedua dari bawah akan berubah setiap 10 folder.Apabila terjadi kesalahan pada pengarsipan, warna dari kotak yang berwarna itutidak akan cocok, sehingga kesalahan dengan mudah dapat diketahui, yang secaraotomatis menunjukkan file pada folder tidak sesuai. Penempatan sistem denganlabel-label berwarna untuk klien ini dilakukan setelah dikonsultasikan dan diketahuiapa yangdibutuhkan oleh klien.Langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum arsip ditempatkandengan menggunakan sistem ini adalah: (1) Memberi nomor pada guide danfolder, (2) MengNomorkan bermacam-macam seksi dengan guide dan folder, (3)MengNomorkan kartu, dan(4) Penambahan buku. Penjabaran langkah-langkahtersebut adalah sebagai berikut:1.Memberi Nomor pada Guide dan FolderLakukan penomoran arsip secara berurutan berdasarkan seri dalam guideprima, nomor 100, 110, dan seterusnya atau sesuai dengan kebutuhan. 100-109 merupakan folder, setiap folder diberi nama. Pada umumnya setiapguide terdiri atas 5 sampai 10 folder. Pada setiap folder terdapat tab yangdiberi nomor 1, 2, 3, 4, 5, dan seterusnya atau 100, 101, 102, 103, danseterusnya.KEARSIPAN 11892.MenomorkanBermacam-macam Seksi dengan Guide dan FolderMembuatnomor macam-macam seksi dilakukan dalam sistem nomor untukmenyimpan arsip-arsip korespondensi yang volumenya kecil. Banyak kantoryang menggunakan penomoran individual yang foldernya tidak melebihi 5surat pada satu korespondesi. Surat diberkaskan atas nama pelanggan/kliendalam macam-macam seksi dengan menggunakan aturan yang samadengan pemberkasan arsip secara alphabet. Seluruh seksi dari guide danfolder ditempatkan dengan menggunakan penomoran yangberkelanjutan.Penempatan ini akan lebih baik jika dilakukan berdasarkan jenis seksi yangtertulis di depan file.3.Menomorkan KartuKartu yang berisi arsip yang terdapat di guide atau folder disusunberdasarkan Nomor dan masalah.4.Buku ArsipSetiap arsip yang masuk dalam guide atau folder ditulis pada bukuberdasarkan nomor/masalah sebagai pedoman dalam pencarian.d.Prosedur Penyimpanan Sistem Nomor SeriLangkah-langkah prosedur penyimpanan sistem nomor hampir sama denganlangkah prosedurpenyimpanan sistem Nomor, yaitu memeriksa, mengindeks,mengkode, menyortir dan menempatkan. Prosedur ini sama saja baik untukpenyimpanan surat maupun non-surat. Bedanya hanya pada peralatan, misalnyapada penyimpanan surat diperlukan map sedangkan pada penyimpanan non surat(misalnya kartu) tidak memerlukan map. Pada penyimpanan yang mempergunakanmap niscaya map campuran untuk surat-surat yang jumlahnya belum lebih darilima, dan kemudian memberikan map individu bagi koresponden yang jumlahsuratnya sudahlima. Hal ini tentu saja tidak diperlukan juga pada penyimpananyang mempergunakan map ordner, misalnya pada penyimpanan kuintansi.1.Memeriksa.Langkah ini dilakukan agar yang disimpan itu adalah surat yang sudah benar-benar harus disimpan, sebab adakalanya surat masih harus beredar dulu dariunit kerja ke unit pemeriksaan dilakukan dengan cara melihat tanda perintah“simpan” atau file yang lazim juga disebut release mark pada surat atau slipdisposisi yang ditempelkan pada surat. Bila petugas yakin bahwasurat sudahselesai diproses, barulah surat dapat disimpan.ASTRA MOTORFILEKEARSIPAN 11902.Mengindeks.Kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu. Sedangkan surat disimpan padamap dalam almari arsip, sehingga diperlukan adanya map campuran dan mapindividu. Nama yang ditulis diatas kartu indeks adalah menurut peraturanmengindeks.a.Penyimpanan dengan map (gantung)Mula-mula arsip (surat atau kuitansi) diperiksa dengan melihat kartu indeks.Hasil pemeriksaan ini akan memiliki 3 (tiga) kemungkinan yang diuraikansebagai berikut.Jika kartu indeknya belum ada berarti arsip itu dari korenpondenbaru, maka perlu dibuatkan kartu indeksnya dengan kode C.Jika kartu indeksnya ada tetapi berkode C, maka berarti arsipkoresponden tersebut sudah pernah diterima, jumlahnya kurang 5dan ditempatkan pada map campuran. Bila jumlahnya lebih 5, makakoresponden itu diberi nomor yang dicantumkan pada kartu indekssesudah mencoret C yang ada. Arsipnya kemudian dipindahkan kemap individu dengan label nomor baru yang diperoleh danditempatkan pada file individu dengan susunan nomor.Jika kartu indeksnya sudah ada dan bernomor, berarti korespondendari warkat tersebut sudah mempunyai map sendiri (map individu),sehingga tidak perlu dibuatkan kartu indeksnya lagi.b.Penyimpanan dengan map ordnerPertama-tama kartu indeks diperiksa, dari pemeriksaan akan ada duakemungkinan.Kemungkinan kartu indeksnya belum ada berarti arsip tersebut diterimadari koresponden baru, sehingga perlu dibuatkan kartu indeksnyadengan kode nomoryang diperoleh dari buku nomor.Kemungkinan juga kal;au indeksnya sudah ada, yang berarti arsipdikirim oleh koresponden lama yang sudah mempunyai nomorpenyimpanan (nomor file) pada map ordner yang sesuai.c.Penyimpanan dengan kotakPenyimpanan kartu di dalam kotak tidak memerlukan map campuran.Setiap kartu memiliki satu masalah atau satu nama, dan tidak berkelanjutanseperti surat. Tiap kartu utama pasti mempunyai indeks, karena itu harusdibuatkan indeksnya dengan nomor sesuai dengan nomor kartu utamayang diperoleh dari buku nomor.Kemudian kartu utama disusun menuruturutan nomor, dan kartu indeks disusun menurut urutan Nomor. PadaGambar 5 ditunjukkan contoh beberapa kartu indeks.KEARSIPAN 1191Gambar 5. Penyimpanan kartu3.PengkodeanSesudah memeriksa kartuindeks maka hasilnya dituliskan pada arsipbersangkutan. Untuk surat yang akan disimpan dalam map akan terjadikemungkinan dua pilihan kode, yakni kode C atau kode nomor. Untuk suratyang disimpan dalam map ordner dan bahan non surat, kode yang dituliskanadalah kode langsung kode nomor. Kode yang tertera pada arsip ini pentinguntuk menyimpannya terutama penyimpanan kembali bilamana arsipdikembalikan oleh peminjam.Apabila pengkodean nama/subjek secara Nomor sudah dilakukan sebelumnya,pengarsip memeriksa kode untuk kebenarannya.Apabila pengkodean tidakdilakukan, pengarsip menandai surat menurut kebiasaan kantor tersebut.Apabila tunjuk silang(Cross-Reference)harus dipersiapkan, dalampengkodean harus dimasukkan suatu notasi (biasanya X ditulis di atas lembarsurat tersebut).Next >