< PreviousKEARSIPAN 1192Gambar 6. Langkah mengkode4.Tunjuk SilangTunjuk silang tidak disusun dalam folder-folder file angka, tetapi semua tunjuksilangdi kartu disusun dalam file kartu bernomor. Dalam kenyataannya, kartutunjuk silang mudah digunakan jika berwarna khusus. Apabila kartu tunjuksilang menggunakan warna yang sama seperti semua kartu-kartu yang laindalam suatu file, maka kartu tunjuk silang harus berisi nomor yang ditetapkanpada kartu asli, diikuti oleh tanda X untuk menunjukkan secara jelas bahwakartu itu membantu, seperti suatu tunjuk silang.Format pengetikkan, huruf kapital dan tanda baca, harus konsisten di semuakartu. Bentuk dangaya yang dibuat dan ditampilkan di sini sebaiknyamenggunakan format yang mudah diisi sehingga dapat lebih mengefektifkanpekerjaan.5. PenyortiranPenyortiran pada sistem-nomor dilakukan bilamana arsip yang akan disimpanberjumlah banyak, misalnya pada penyimpanan kartu rumah sakit.Untukmempergunakan map campuran, pertama arsip disortir atau digolongkanmenurutnomor.Untuk arsip yang sudah punya nomor dan non-surat,penyortiran dilakukan menurut kelompok nomor, misalnya 0-99, 100-199, 200-299 dan sebagainya.Apabila penyortiran kasar telah dilakukan seperti pada surat-surat yang telahsiap untuk disusun, sortir dan isinya dapat dipindahkan ke file. Apabilapenyortiran tidak dilakukan, penyortiran kasar dapat dilakukan dengan cepatsebelum penyusunan, kemudiansurat disimpan dan disatukan di file-file.(Penyortiran ini bisa disebut pengeblokan, pengelompokan, pemotongan, ataupenyortiran kelompok). Penumpukkan surat-surat secara tidak sengaja dalamsuatu kelompok harus dipisahkan apabila penyortiran tidak dilakukan, sebagaiPT. ASTRA MOTOR20SURAT≥5TUTI ALADIN2713KARTUKEARSIPAN 1193contoh dari laci 100, 850, 642, 383, 691, 118, 398, 876, 107, 648, danselanjutnya.Setelah penyortiran kasar 100, 118 dan 107 disatukan; dan 850dan 876 disatukan, walaupun tidak diurutkan secaranomor.Gambar 7. Contoh alat sortir sistemnomor5.MenempatkanMenyusun arsip baik surat maupun non-surat dalam sistem-nomormemerlukan ketelitian yang banyak, sebab angka-angka yang digit-nyabanyak seringkali membuat kesalahan. Misalnya, angka 1324 seringkaliterbaca 1234, dan akan memerlukan waktu panjang bila danmenemukankembali arsipt tersebut. Menyusun kartu indekspun memerlukan ketelitian.Susunannomornya harus tepat benar agar arsip tidak “hilang.” Sebelumdisusun menurutnomor, indeks darimana bersangkutan harus sudah benarsesuai peraturan mengindek. Untuk penyimpanan yang mempergunakan mapmaka label mapnya diberikan nomor, sedangkan penyimpanan yangmenggunakan ordner map, maka ordner mapnya data diberi pembatas darikarton manila yang diberikan label nomor sesuai keperluan.Pada Gambar 8dan 9 ditunjukkan gambar map dan ordner map yang dipergunakan untuksistem nomor.KEARSIPAN 1194Gambar 8. Laci file nomorGambar 9. Map ordner sistem nomorSemua surat diberi kode dengan nomor sesuai dengan folder nomor surat-surat berdasarkan tanggal terakhir di atasnya.Semua surat yang disimpandalam folder bernomor yang beraneka ragam diberi kode M; pada awalnyafolder ini disusun secara bernomor menurut satuan nama-nama surat,kemudian tanggal sampai dengan nama masing-masing kelompok dengantanggal baru di atasnya.Setelah langkah-langkah kegiatan penyimpanan di bahas secara rinci, berikutini dicantumkan prosedur selengkapnya pada Gambar 9.KEARSIPAN 1195Gambar 10. Langkah-langkah penyimpanan sistem nomorLangkah-langkah dalam memindahkan surat-surat dari folder denganyangdilakukan oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut.1.Periksa buku arsip untuk mengetahui dengan pasti nomor kode yangdigunakan dengan menulis nama surat-surat dalam buku tambahan selainnomor.2.Tempatkan kartu file yang telah siap untukdigolongkan sesuai nama danalamat surat dengan memperlihatkan kode M, untuk file yang disimpan dalanfolder campuran.3.Ubah kode M ke nomor urut dengan mencoret tanda M dan menulis nomorurut di atasnya atau disebelahnya untuk arsip yang akan disimpan tersendiri(dikeluarkan dari folder campuran).4.Apabila kartu tunjuk silang telah disiapkan, tempatkan kartu-kartu denganmencoret tanda M di atasnya dan tulis nomor urut mengikuti tanda X di ujungkanan bagian atas sesuai dengan nomor kode surat.KEARSIPAN 11965.Tempatkan kartu-kartu file dalam urutan bernomor sebagaimana layaknya difile kartu.6.Beri kode kembali seluruh lembaran-lembaran surat dengan nomor urut baru,coret tanda M dan tulis nomor di sebelahnya.7.Siapkan sebuah folder baru dengan nomor urut pada labelnya (mungkinnama si penulis surat).8.Tempatkan semua berkas mengenai surat-menyurat ke dalam folderberdasarkan tanggal yang baru di atasnya.9.Tempatkan folder yang diberi nomor dalam urutan angka yang benar di file.Susunan Penyimpanan Sistem Nomor UrutSistemnomor urut dapat diterapkan pada (a) surat-surat dengan nomor-nomor yang telah diurutkan, (b) surat-surat ditandai dengan huruf M, (c) surat-suratbaru diurutkan berdasarkan nomor.a. Surat-surat dengan nomor-nomor berurutanSetelah surat memperoleh nomordari buku nomor maka map atau kartudisusun berdasarkan urutan nomor dengan dimulai nomor kecil sampai nomorbesar. Cara penyimpanan model ini sering dipergunakan dan dipakai untukjumlah koresponden atau kartu yang kurang dari 10.000 atau 5 digit. Dalamarsip kartu berisi sebuah kartu untuk surat-surat, lembaran surat-surat yangdiberi kode dengan nomor dapat ditemukan di ujung kanan-atas kartu. Nomorditulis di kanan-atas dari lembaran baru surat dan lembaran yang diberi kodedan kemudian ditempatkan dalam sebuah kotak sortir angka. Untukpengarsipan, surat tersebut ditempatkan dalam folder-folder yang sudah diberinomor secara baik dalam suatu file.b. Surat-surat ditandai dengan huruf M atau CFolder campuran(Miscellaneous)digunakan untuk menyimpan file yangvolumenya masih sedikit. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan penghematanbiaya yang menyangkut peralatan. Apabila kartu file menunjukkan suatu hurufM atau C berarti surat sebelumnya telah disimpan dalam folder campuran. Bilavolume arsip dari pelanggan/responden meningkat, maka surat-surat itu perludibuatkan folder tersendiri; surat diambil dan dipisahkan dari folder campuran.Arsip yang akan dipisahkan dari folder campuran (yang diberi tanda M) dicatatdi dalam buku untuk diindeks dan diberi kode sesuai dengan ketentuanpenomoran.c. Surat-surat baru diurutkan berdasarkan nomorApabila sebuah surat langsung diurutkan berdasarkan nomor, pengarsip harusmengambil langkah-langkah berikut:1.Memeriksa buku arsip dan baris bernomor yang tidak digunakan dibuatkansebuah notasi nama-nama surat.2.Menandai surat dengan nomor urut surat di ujung kanan bagian atas.3.Menggolongkan file kartu untuk surat, termasuk informasi yang lengkaptentang nama, alamat, dan nomor yang telah ditetapkan sesuai dengansusunan yang benar.KEARSIPAN 11974.Menyiapkan kartu-kartu tunjuk silang yang ditempatkan di file kartu, apabilabeberapa tunjuk silang yang dibutuhkan sudah dilakukan.5.Menyiapkan folder baru untuk surat, menempatkan di label nomor yangtelah ditentukan (dalam beberapa kasus seperti nama surat-surat).6.Menempatkan surat di folder di bagian atas kiri.7.Menempatkan folder dalam sortir angka berdasarkan nomornya; untukpenyusunan berikutnya di dalam rangkaian nomor, suatu file atau folderdapat diletakkanbersebelahan/ditumpuk terpisah pada saat penyimpananarsip yang lain sudah dilakukan.Perubahan Sistem Alphabet ke Sistem Nomor SeriSuatu organisasi dapat memutuskan bahwa penyusunan arsip berdasarkanangka lebih baik daripada file yang disusun berdasarkan Nomor atau demikeamanan dapat diputuskan untuk mengubah sistem penyimpanan arsipnya daripenyusunan nama bernomor ke penyusunan nomor yang berurutan.Nomor padafile tidak boleh memuat informasi yang mencurigakan dan nama pada folder harusdengan mudah diketahui oleh orang yang melihat folder tersebut.Pada proses penukaran itu, folder-folder pada sistemnomor saat ini diberilabel kembali dengan nomor-nomor yang ditentukan secara berurutan.Sepertinomor-nomor yang diurutkan, kartu dibuat untuk setiap nama penulis surat. KartuberNomor dan urutan rangkaian folder yang diberi nomor sejajar satu sama lainseperti folder-folder yang biasa dipindahkan dari file-file dalam urutan A s/d Z.Surat-surat baru ditambahkan ke file walaupun urutan sejajar ini akan terhenti. Filekartu selalu dalam urutan bernomor tetapi folder-folder surat baru akanditambahkan di akhir file sebagaimana folder-folder ditandai dengan urutan nomorberikutnya.Langkah-langkah yang harus diikuti dalam mengubah sistem alphabet(bernomor) ke sistem nomor berurutan adalah:a.Panduan-panduan nomor baru disiapkan untuk setiap 10 folder dalam sebuahfile berdasarkan urutan nomor yang ditentukan: 1-10-20; 100-110-120; 1000-1010-1020; atau nomor apapun.b.Masing-masing folder surat secaratersendiri dipindahkan dari file denganmemberikan tanda nomor pada buku tambahan. Label yang baru segera dibuatdan ditandai dengan nomor urut baru yang ditambahkan pada label lama(perhatikan: folder beragam tidak harus dipindahkan dari file).c.Kartu filedigolongkan berdasarkan nama masing-masing penulis surat danseluruh kartu rujukan silang segera diketik seperlunya. Nomor yang ditentukandiketik di masing-masing kartu untuk merujuk tujuan.d.Lihat lembaran-lembaran rujukan silang dan lihat juga lembaran-lembaran yangdipindahkan dari folder perseorangan sejak kartu-kartu rujukan silangmenggantikan posisi lembaran-lembaran tersebut. Kartu rujukan silang jugadibuat untuk panduan rujukan silang yang tetap.Kartu-kartu ini diletakkandalam sebuah file kartusecara urutnomor berdasarkan nama-nama surat.Panduan rujukan silang permanen dipindahkan dan mungkin dapatdihancurkan atau dipertahankan untuk penggunaan selanjutnya.KEARSIPAN 1198e.Semua kartu dimasukkan dalam file kartu bernomor berdasarkan nama surat.f.Masing-masing lembaran surat dalam setiap folder diberi kode dengan nomorurut terbaru di bagian ujung kanan-atas kertas, agar apabila beberapalembaran dipindahkan dari folder, penyusunan kembali lembaran lebih mudahkarena nomor terlihat.g.Folder nomor dikembalikan ke file dalam urutan angka yang benar.h.Setelah dipindahkan dari file bernomor dan diubah ke folder-folder nomor,semua folder individu disusun kembali berdasarkan angka, folder-folder yangtetap dalam file bernomor menjadi folder beragam dari A sampai Z. Folder-folder ini menjadi bagian dari file angka yang beragam. Semua surat dalamfolder beragam harus diberi kode dengan huruf M. Masing-masing penulis suratharus mempunyai kartu file yang diketik dengan huruf M di atasnya.Dengan metode penyusunan yang lain, pengkodean subjek lebih penting untukdipertimbangkan daripada nama-nama penulis suratnya. Oleh karena itu dalampenyusunan sistem angka, suatu subjek mungkin diurutkan juga nomornya.Sebagai contoh, file kartu dapat memuat sebuah kartu subjek. Tambahanperalatan seperti buku pencatat, folder nomor yang disisipkan, dan kertas-kertasyang berhubungan diberi kode nomor urut, folder disusun berdasarkan angka, dankartu disusun berdasarkan urutannomor.1)Keuntungan dan Kerugian Penyimpanan Sistem Nomor SeriSetiap metode penyusunan arsip memiliki keuntungan dan kerugian,beberapa keuntungan dan kerugian sistem nomor seri.a)Keuntungan Penyimpanan Arsip Sistem Nomor SeriMetode ini cocok dengan kebutuhan kantor, menghemat waktu,tenaga dan uang, mudah digunakan, serta memberikan cara yanglebih mudah dalam penyimpanan dan penelusuran arsip untukkepentingan kantor.Sebagian besar masyarakat mengetahui/mengenal bahwa urutannomor lebih mudah daripada urutannomor, dan proses penyusunandengan nomor biasanya lebih cepat.Misalnya, dengan pertanyaannomor berapa sebelum 204, orang dengan cepat merespon 203.Tetapi ketika ditanyakan huruf apa sebelum X, maka respon W tidakbisa cepat diberikan.Penyusunan kembali materi-materi yang sudah dikode dengansistem penomoran berurut lebih cepat dilakukan, lebih mudahdikembangkan, dan tidak terbatas. Nomor-nomor baru mungkindapat diurutkan tanpa mengganggu susunan folder-folder yang ada.Mudah untuk memindahkan arsip tidak aktif, kecuali/khususnya dikantor-kantor yang menggunakan nomor kasus atau nomor kontrak.Kasus atau kontrak-kontrak lama akan memiliki nomor-nomorterendah dan disatukan dalam suatu file, sementara apabila kasus-kasus disusun dengan sistem nama akan ditempatkan terpencar-pencar.KEARSIPAN 1199Laci file yangdisusun dengan panduan-panduan dan folder-folderdengan label yang hanya memuat nomor lebih terjamin. Hal inimungkin penting untuk kerahasiaan paten, proyek penelitian,formula, atau nama-nama klien.Kantor yang menggunakan metode penomoran berurutan, misalnyauntuk faktur, perhitungan buku besar, dan surat menyurat dari satupelanggan semuanya memuat nomor yang sama dan memilikirujukan untuk memudahkan penggunaannya. Namun kesalahanringan yang masih mungkin terjadi adalah dalam mencocokkanfaktur dan pembayaran, misalnya karena daftar nama dan alamat sipenulis yang lengkap tersedia pada file kartu bernomor.Waktu dan usaha pelabelan lebih terjamin, sebab nomor-nomordapat ditambahkan lebih cepat daripada nama-nama si penulis ataunama subjek, dan pemberian nomor pada folder-folder lebih mudahdigunakan. Selain itu, kesalahan dalam penempatan folder padanomor yang salah lebih mudah dideteksi dan dicari daripadapendeteksian kesalahan pada arsip yang disusun secaranomor.b)Kerugian Penyimpanan Arsip SistemNomor SeriPerubahan nomor, ketidaksamaan dalam salinan/copydanseringnya terjadi kesalahan penomoran susah untukdiketahui/dideteksi.Diperlukan suatu petunjuk pasti yang berupa alphabet atau hurufuntuk menentukan apakah dibutuhkan penomoran terlebihdahulusebelum ditentukan masalahnya, misalnya kontrak, ataukoresponden yang menata arsip. Hal ini mengakibatkan seringnyaterjadi kesalahan. Singkatnya, sistem ini merupakan metode tidaklangsung.Dalam pelaksanaannya, sistem nomor seri ini memerlukan lebihbanyak folder dan guide daripadasistemnomordan biaya yangdikeluarkan lebih tinggi.Keterlambatan dalam pendistribusian arsip yang disebabkan olehpetunjuk pada file kartu dapat dilakukan oleh lebih dari satu orang.Penggandaan pada pengelompokkanfile sering terjadi sehinggapenerapan sistem ini membutuhkan waktu lama.Jika file kartu tidak dijaga dan dipelihara secara hati-hati maka dariberkas seorang koresponden dapat dibuat/ditentukan dalambeberapa nomor dan diberkaskan dalam beberapa folder.Nomortersebut mungkin ditentukan dua langkah, yakni:File responden dapat disimpan dalam folder beragam dan folderyang bernomor.Jika penomoran yang digunakan semakin banyak maka akankesulitan dalam mengingatnya sehingga kesalahan pemberkasanmudah terjadi.KEARSIPAN 1200e.Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Nomor Tidak BerurutanAda sistem penyimpanan arsip yang menggunakan penomoran yang tidakmempunyai urutan yang logis, ada pula yang mempunyai urutan yang logis tetapinomor-nomor yang digunakan diikuti dengan nomorlain yang terdiri atas blok-blokdari nomor yang hilang.Ada beberapa metode sistem numerik ini di antaranya:1)Sistem Terminal DigitPada nomor arsip yang sudah berurutan, folder diberi nomor tambahan padaakhir nomor file secara berurutan. Folder dengannomor-nomor yang lebih besardaripada sebagian besar arsip yang lain dapat diserahkan kepada beberapa orang,sehingga petunjuk arsip tersebut diketahui oleh beberapa orang secara serempak.Hal ini dapat menimbulkan kesulitan karena penata arsip akan mempunyaibeberapa petunjuk yang berbeda, dan jika arsip yang disimpan berkembang sertanomor yang digunakan semakin banyak maka nomor-nomor yang banyak tersebutsering menyebabkan kesalahan dalam pemberkasan dan membingungkan penataarsip.Untuk mengatasi kesulitan yang timbul, maka dikembangkan satu sistemyang disebut sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit. Padasistem ini penomoran harus ditentukan dalam satu kelompok nomor yang mudahdibaca dari kanan ke kiri. Digit-digit dalam penomoranini dibagi atau dipisahkandalam kelompok nomor yang terdiri dari 2 atau 3 nomor.Misalnya:293746 dapat dipisahkan atau ditulis menjadi 293-7-46 atau 29 37 46.Penomoran secara berkelompok dapat diidentifikasi atau dibedakanmenjadi nomor primer,sekunder, dan nomor tersier dari kanan ke kiri.Misalnya:29 37 46 maka 29 adalah nomor final, kemudian 37 adalah nomorsekunder dan 46 adalah nomor primer.Nomor primer selalu menunjukkana draweratau nomor itu sendiri, jikavolume arsip besar mungkin dibutuhkan lebih dari satudrawerataushelfuntuk menyimpan semua arsip dengan nomor final pada nomor primer yangsama. Petunjuk nomor pada laci ditentukan oleh nomor-nomor sekundermulai dari 00 sampai 99 pada bagian penomoran primer pada file. Urutanpenyusunan nomor ditentukan dibelakangguideoleh nomor final. Perludiingat bahwa penyusunan urutan nomor di belakangguidemenggunakandigit khusus pada kiri nomor.Sistem terminal digit sulit dipahami ketika pertamakali dibaca, sehinggadiperlukankonsentrasi yang lebih dalam membaca nomor-nomor tertulis agardapat diketahui artinya.Sistem penyimpanan arsip dengan sistem nomor terminal digit adalahsistem yang bertujuan untuk menyempurnakan sistem nomor urut. Dalam sistemnomor urut arsip-arsip (warkat-warkat) yang tertinggi diterapkan sampai dengannomor terakhir. Sebagai contoh suatu organisasi sudah menerima surat tentangKEARSIPAN 1201suatu keadaan dalam jumlah yang mencapai ribuan; surat-surat yang berjumlahbanyak itu akan menimbulkan persoalan, memerlukan penyelesaian yang memakainomor-nomor ribuan, dan akibatnya akan terjadi penumpukan kegiatanpenanganan surat.Dalam sistem terminal digit juga dikenal istilah indeks, kode, mengindeks,dan lain-lain. Salah satu hal yang penting diperhatikan dalam sistem terminal digitadalah perlunya mencatat segala warkat dalam sebuah buku yang disebut bukuarsip yang lebih berfungsi sebagai buku agenda, yang isinya antara lain membuat:a.Nomorb.Tanggal penyimpanan/suratc.Caption; juduld.Nomor surat kalau adae.Perihal(pokok surat)f.Keterangan kalau diperlukanNomor surat dimulai dengan angka nol, kedua angka satu dan seterusnyasampai 9.Cara mengindeks sistem nomor terminal digitSesudah surat diberi nomor urut, surat tersebut diindeks untuk menetapkankode-kode tempat surat tersebut harus disimpan atau dicari ketika diperlukan.Sebagai contoh:NOMOR KODEUNIT 1UNIT 2UNIT 38562108112522205400343040150610203040500622401085681125254003000000Unit-unit dalam terminal digit merupakan kodedi mana surat harus disimpan ataudicari.Unit 1:Diambil dua angka dari urutan paling akhir artinyamenyatakan nomor laci dan juga nomor guide.Unit II:Satu angka sesudah unit ke satu, artinya menyatakan urutanfolder yang tersimpan dalam laci.Unit III:Semua angka sesudah unit satu dan unit 2, artinyamenyatakan urutan warkat yang ada dalam folder.Contoh:Warkat berkode 0001, dibaca dari urutan belakang yaitu 01 sebagai unit 1, 0sebagai unit II, dan 0 sebagai unit III. Hal tersebut dapatdigambarkan sebagaiberikut.Next >