< PreviousKEARSIPAN 12020001Unit Pertama menunjukkan nomor lacidan guideUnit kedua menunjukkan nomor folder/mapUnit ketiga menunjukkan urutan penataan suratdalam folderWarkat yang bernomor 0001 tersebut tersimpan dalam laci no.00-09, dibelakang guide 01, folder urutan ke 0, dan surat urutan 0.Persiapan Penyusunan dan Penggunaan Jenis Perlengkapan1)filing cabinetSetiap laci dalam filing kabinet ditentukan dengan nomor yang urutannyasebagai berikut:00-0910-1920-2930-3940-4950-5960-6970-7980-8990-992)GuideGuide tiap laci berjumlah 10 buah. Contoh pada laci nomor 20-29, guideyang ada di dalamnya 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, dan 29. Bila dalam1 (satu) laci terdapat 10 guide maka jumlah guide yang diperlukan untuksepuluh laci adalah 100 buah.3)Folder/mapFolder yang diletakkan di belakang tiap guide juga 10 berjumlah buah.Sebagai contoh, di belakang guide nomor 00 terdapat 10 folder, yakni nomor00, 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, dan 09. Maka jumlah folder yangdiperlukan untuk sepuluh laci atau seratus guide adalah 1000 buah.4)Kartu IndeksKartu indeks dibuat untuk memudahkan dalam mencari dan menemukankembali arsip.5)Buku ArsipBuku arsip digunakan untuk membukukan dan mencatat semua arsip yangakan dan telah diarsipkan. Setelah dibukukan, setiap surat diberi nomorkode, kemudian dicatat dalam kartu indeks.KEARSIPAN 1203Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Arsip1)Penyimpanan Arsipa.Teliti arsip/warkat yang akan disimpan dengan seksama; apakah warkattersebut sudah benar-benar mempunyai tanda yang menyatakan arsipsiap disimpan atau belum;b.Catat semua arsip/warkat dalam buku arsip;c.Catat semua arsip/warkat yang akan disimpan ke kartu indeks setelahdiberi kode sesuai dengan nomor urut buku arsip;d.Kelompokkan arsip/warkat sesuai dengan nomor kode yang ada di laci;e.Masukkan arsip ke dalam folder sesuai dengan indeks yang telahdisiapkan;f.Simpan kartu indeks yang pada waktu-waktu kemudian dipergunakanuntuk menemukan arsip kembali.1.PersiapanKegiatan penting sebelummelakukan penyimpananarsip adalah persiapanperalatan yang akandigunakan dalampenyimpanan arsip yangmenggunakan filing sistemnomor. Peralatan yangperlu disiapkan, yakni:1.filing cabinet2.Guide0100B00-01 = TABB = Pembatas00-0950-5910-1960-6970-7920-2930-3980-8940-4990-99KEARSIPAN 12043.Folder4.Label5.Rak Penyortir6.Kartu Indeks066121Nama:NAUFAN IRHAM HAFIZANomor Surat:99/I/03Tanggal Surat:18 Oktober 2003Kode Surat:06/KP(Kepegawaian)00-0910-19KEARSIPAN 1205Laci Kartu Indeks1234567891011121314151617181920212223242526272829303132333435363738394041424344454647484950515253545556575859606162636465666768697071727374757677787980818283848586878889909192939495969798991002. Cara Menyusun Perlengkapana.Laci pertama padafiling cabinetdiberi guide mulai dari 00–09, 10-19sampai 90-99b.Di belakang guide terdapat folder yang berjumlah sesuai denganskalanomor yang digunakan, misalnya pada guide 10–19 terdapat folder 10,11, 12, 13, dan seterusnya sampai 19.Lacifiling cabinetdalam sistem filing nomor00-0950-5910-1960-6970-7920-2930-3980-8940-4990-99KEARSIPAN 12063. Langkah-langkah penyimpanan arsipSistem penyimpanan numerik harus dilakukan dengan pengetahuan danpemahaman, sebab setiap kesalahan akan berdampak padabanyaknya biaya.Dalam sistem penyimpanan ini arsip bisa disimpan di pusat arsip (sentralisasi)atau di unit kerja masing-masing (desentralisasi) atau campuran. Hal tersebuttidak menjadi masalah, tetapi prosedur yang dilaksanakan adalah sama yaitu:a.PenampunganArsip hasil penciptaan maupun penerimaan dari unit sendiri dan yangditerima dari luar unit dikumpulkan untuk disimpan.b.PenelitianArsip yang telah terkumpul kemudian diteliti sehingga ditemukan tandabahwa arsip siap disimpan. Arsip tidak akandisimpan sebelum isinyadicatat oleh petugas yang berwenang. Petugas arsip harus memastikanbahwa arsip tersebut telah:1)ditangani dengan hati-hati2)dicatat sesuai dengan tanggal yang tepatPenyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahan yangtidak dapat diperbaiki dan merugikan kegiatan perusahaan. Apalagi bilaarsip tersebut sampai tidak ditindaklanjuti oleh pejabat yang berwenang.Karena itu prosedur pertama yang harus dilakukan adalah “memastikanarsip yang akan disimpan apakah telah memenuhi aturan penyimpananyang telah disetujui oleh penanggungjawabnya”.c.PengindeksanDalam sistem terminal digit juga dikenal istilah indeks, kode,mengindeks, dan lain-lain. Salah satu hal yang penting diperhatikandalam sistem terminal digit adalah perlunya mencatat segala warkatdalam sebuah buku yang disebut buku arsip yang lebih berfungsisebagai buku agenda, yang isinya antara lain membuat:a.Nomorb.Tanggal penyimpanan/suratc.Caption, juduld.Nomor surat kalau adae.Perihal (pokok surat)g.Keterangan kalau diperlukanNomor surat dimulai dengan angka 0, 1, 2, dan seterusnya sampai 9.d.Cara mengindeks sistem nomor terminal digitSesudah surat diberi nomor urut, nomor tersebut diindeks untukmenetapkan kode-kode tempat surat itu harus disimpan atau tempatsurat harus dicari pada saat diperlukan. Contoh:KEARSIPAN 1207NOMOR KODEUNIT 1UNIT 2UNIT 38562108112522205400343040150610203040500622401085681125254003000000Unit-unit dalam terminal digit merupakan kode tempat surat harusdisimpan ataudicari.Unit 1:diambil dua angka dari urutan paling akhir artinyamenyatakan nomor laci dan nomor guideUnit II:Satu angka sesudah unit ke satu, artinya menyatakanurutan folder yang tersimpan dalam laciUnit III:Semua angka sesudah unit satu danunit 2, artinyamenyatakan urutan warkat yang ada dalam folder.Contoh : Warkat berkode 0001, dibaca dari urutan belakang yaitu 01sebagai unit 1, 0 sebagai unit II, dan 0 sebagai unit III, maka akanbergambar.Unit Pertama menunjukkan nomor lacidan guideUnit kedua menunjukkan nomorfolder/mapUnit ketiga menunjukkan urutanpenataan surat dalam foldere.PengkodeanBerdasarkan indeks, arsip diberi kode sebagai dasar penyimpanan.Pengkodean juga dapat diartikan sebagai pemberian tanda pada arsip yangmengindikasikan penyimpanannya dalam file dalam bentuk nomor. Agardapat memberikan kode yang tepat maka seperangkat aturan dankonsistensi penomoran dalam penyimpanan sistem nomor harus diikuti.Bila arsip siap disimpan, maka arsip akan diberi tanda atau kode tempatpenyimpanan. Bila hal tersebut telah dilakukan maka petugas tinggalmembaca sekilas sesuai dengan masalah pokok surat dengan nomor kode0 0 01KEARSIPAN 1208yang telah ditentukan. Bila ada masalah pokok-surat yang pengkodeannyamelibatkan dua kode nomor yang berbeda dan dinilai penting, makapembuatan tunjuk silang dilakukan pada saat itu juga. Pemberian kodeyang tepat akan menghemat waktu pada saat akan menyimpan kembaliarsip. Pemberian kode harus hati-hati dan konsisten, bila dilakukan secaratergesa-gesa hanya mengakibatkan kesalahan.f.PenyortiranArsip yang telah ditetapkan kodenya selanjutnya disortir sesuai dengankode penyimpanan. Penyortiran dapat diartikan sebagai tindakan menyusunberkas secara urutan numerik ke dalam kotak penyortiran sesuai nomorkode sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan. Pada sebagianbesar instansi penyortiran merupakan langkah awalsebelum pemberkasan.Penyortiran sangat penting dilakukan secepatnya setelah pemberian kodedan membuat tunjuk silang, agar pemberkasan tidak tertunda. Bila kegiatanpenyortiran ditunda sampai kegiatan pemberian kode selesai maka ituberarti melakukan pekerjaan dua kali, dan itu memakan waktu dan tenagayang lebih banyak.Berkas setelah dikode langsung disortir sesuai tempatkelompok yang sama.Bila kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian kodeselesai, arsip akan disimpan dalam tumpukan yang tidak teratur. Karena itusetelah arsip disortir secara garis besar (rough sorting) menjadi kelompok-kelompok nomor guide, arsip dipisahkan berdasarkan kelompok nomorfolder masing-masinguntuk penyimpanan sementara. Kegiatan iniselanjutnya disebutfine sorting. Setelah semua dikelompokkan di dalambagiannya masing-masing maka berkas ini siap untuk disimpan dandipindahkan ke tempat penyimpanan.g.PenyimpananKegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting di dalamkegiatan kantor yaitumenempatkan berkas di dalam tempatpenyimpanannya. Kesalahan penyimpanan berarti kehilangan arsip,kehilangan waktu, uang, dan ketenangan sewaktu pencarian arsip.Penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan beberapa hal berikut.1)Singkirkan benda yang merusak arsip seperti pin, klip, dan lain-lain2)Sebelum arsip dimasukkan dalam folder, sebaiknya folder ditarik keatas, petugas sebaiknya menghindari menarik folder denganmemegang tab, sebab bila hal ini terulang terus menerus akanmembuat tab rusak dan tidak terjadi arsip terselip di luar folder3)Setiap arsip ditempatkan pada folder dengan bagian atas di sebelahtepi kiri, ketika arsip diambil dari tempat penyimpanan folder dibukaseperti membuka buku dari tepi tab ke arahan, yang dibuka langsungpada posisi siap dibaca.4)Arsip-arsip paling kanan pada nomor folder selalu ditempatkan di posisipaling atas ketika folder dibuka, arsip paling tua (nomor kecil) sesuaiKEARSIPAN 1209dengan urutan ada di paling belakang. Arsip yang diambil (dipinjam)ketika dikembalikan harus disusunsecara berurutan semacam itu, tidakberdasar penting tidaknya isi arsip.5)Arsip yang disimpan dalam folder masalah/subyek (application folder)pertama ditata berdasarkan nomor kemudian berdasar tanggal, sepertihalnya yang dilakukan pada penataan di foldercampuran.Banyak kantor mempunyai tempat penyimpanan arsip dengan empatatau lima laci yang sulit dijangkau oleh petugas. Oleh karena itu, arsipaktif dan arsip yang paling banyak digunakan biasanya disimpan padalaci bagian tengah, sedangkan arsip inaktifdan arsip yang jarangdipakai ditempatkan pada laci teratas dan paling bawah.Petugas Penyimpan ArsipPetugas penyimpan arsip adalah orang yang:1.Mengetahui pentingnya pembuatan kode tanda pengenal pada arsipsecara sistem penataan numerik;2.Memahami danbisa menerapkan aturan pemberian kode secara numerikdengan baik;3.Membuat kode arsip secara teliti;4.Mahir menyiapkan/membuat tunjuk silang;5.Selalu menyortir arsip sebelum disimpan;6.Mengetahui dan memanfaatkan keuntungan penggunaan peralatan bakuuntuk penyimpanan secara baik; sistem penyimpanan numerik dapatmembantu dalam mencapai keberhasilan secara efisien.2)Penemuan Kembali Arsipa. Cari kode arsip yang diminta (ingin ditemukan);b. Lihat dan cocokkan kode arsip dengan kartu indeks;c. Cari arsip kedalam lacifiling cabinet.Prosedur penemuan kembali arsip yang disimpanPenemuan kembali arsip yang disimpan dengan sistem nomor terminal digitdapat dicari langsung ke tempat penyimpanan. Langkah-langkah penemuannyakembali sebagai berikut.a.Telitiarsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya.b.Isi bon peminjamanc.Cari dan cocokkan dengan kartu indeksd.Bergeraklah menuju tempat penyimpanane.Cari arsip ke lacifiling cabinetsesuai kode arsipLihat kode laciLihat kode guideCari berkassesuai dengan yang diinginkanf.Ambil arsip yang dimintag.TempatkanOut GuideatauOut Sheetdi tempat arsip yang diambilh.Serahkan arsip kepada yang memerlukan.KEARSIPAN 1210Keuntungan Dan Kerugian Sistem Terminal Digit1. KeuntunganPenggunaan kode warna padafolder sering dapat mengurangi kesalahanpemberkasan/filing, jika sistem kode warna digunakan dan penata arsipdapat mengetahui dari kode warna yang tercantum karena warna mewakilinomor yang diketahui. Pengelompokan sekunder disisihkan kemudiandengan hanya melihat barisan warna-warna yang ada maka dapatdiketahui nomor yang dimaksud.Terutama pada instalasi file yang besar, penata arsip diberi tugas untukmemastikan seksi/bagian perlengkapan serta bertanggung jawabmenyediakan arsip agar dapat bekerja secara lebih efektif.2. KerugianKesalahan kecil sering terjadi dalam metode ini misalnya kesalahandengan urutan nomor karena nomor-nomor yang ada pada folder dibagidalam kelompok yang terdiri atas 2 atau 3 digit, sedangkan dalampenataan file dikawatirkan hanya menggunakan 2 atau 3 nomor padasuatu waktu. Perubahan dan kesalahan membaca nomor seringkaliterjadi pada kelompok-kelompok nomor yang pendek yang diikutidengan satu nomor yang panjang. Beberapa orang dapat menata berkasatau menemukannya secara berurutan sesuai dengan nomor folder padawaktu yang sama dengan memindahkan ke tempat file karena penataarsip akan bekerja pada tempat yang berbeda dengan peralatankearsipan yang ada. Folder untuk arsip yang baru didistribusikan danditambahkan pada seluruh file.Terutama pada instalasi file yang besar, agar lebih efektif, penata arsipdiberi tugas untuk memastikan seksi/bagian perlengkapan sertabertanggung jawab menyediakan arsip.Penata arsip perlu waktu yang agak lama untuk memahami sistemterminaldigit. Hal ini disebabkan oleh kebiasaan membaca nomor darikiri ke kanan sehingga diperlukan waktu untuk mengubah pemikiranmembaca nomor dari kanan ke kiri. Tidak adanya perhatian sertaketidaktelitian penata arsip mengakibatkan kesalahan dalam penataanfolder dan penomoran file dalam folder sehingga menimbulkan kesulitandalam mencarinya karena kesamaan nomor antara file folder yang satudengan file folder yang lain.Jika penomoran yang berurutan pada blok-blok semakin besar danberkembang, maka kalau ada permintaan arsip dari pengguna, penataarsip harus pergi ke beberapa lokasi di tempat penyimpanan untukmenemukan folder yang dimaksud. Hal ini membutuhkan waktu yangcukup lama untuk memindahkan nomor folder berurutan yang dimintadari nomor file yangtelah diurutkan.KEARSIPAN 1211C.RangkumanSistem penyimpanan arsip (filing) adalah sistem pengelolaan dan penemuankembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkanefektifitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya,sertamembantu dan mempermudah kita dalam menyimpan dan menemukan kembaliarsip tersebut.Kriteria sistem penyimpanan arsip yang baik yakni: (1) sesuai dengan fungsidan tugas pokok organisasi; (2) mudah dilaksanakan dan digunakan; (3) hematwaktu, biaya, tenaga, dan peralatan; (4) fleksibel dan mudah dikembangkan; dan(5) sederhana.Sistem penyimpanan mencakup sistem penyimpanan arsip berdasarkantanggal, nomor, Nomor, wilayah dan subjek. Sistem penyimpanan berdasarkannomor dan Nomor merupakan dasardari sistem penyimpanan yang lain.Yang dimaksud penyimpanan arsip sistem nomor adalah sistempenyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kodeangka/nomor. Nomor menunjukkan klasifikasi data berdasarkan kejadian setiaphari. Ada dua cara penyimpanan arsip berdasarkan nomor yaitu menggunakannomor-nomor yang berurutan (seri) dan tidak berurutan.Langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum arsip ditempatkan denganmenggunakan sistem nomor seri atau berurutan atau berkelanjutan: (1) memberinomor pada guide dan folder; (2) mengNomorkan bermacam-macam seksi denganguide dan folder; (3) mengNomorkan kartu; dan (4) menambahkan buku arsip.Kartu tunjuk silang adalah kartu yang berfungsi untuk membantumenginformasikan letak surat yang sedang dicari dalam tempat penyimpanan.Kartu ini tidak disusun dalam folder-folder file angka, tetapi disusun dalam file kartuberNomor. Kartu tunjuk silang mudah digunakan jika berwarna khusus yangberbeda dengan warna semua kartu yang lain dalam suatu file.Melalui sistem penyimpanan, file surat-surat dengan subjek/nama/kode yangsama dapat ditemukan dalam folder yang sama.Selain itu juga dikenal adanyafolder campuran yang memuat surat-surat yang ditandai dengan huruf M. Foldercampuran(Miscellaneous)digunakan untuk menyimpan file yang volumenyamasih sedikit demi penghematan biaya yang menyangkut peralatan.Sistem numerik terminal digit merupakan penyempurnaan dari sistemnumerik berurutan. Sistem numerik terminal digit adalah sistem pengelolaan arsipdengan menggunakan kelompok nomor yang terdiri atas tiga kelompok nomoryaitu primer, sekunder, dan final yang bersusun berurutan dari kiri ke kanan.Sistem nomor primer menginformasikan letak laci/guide; sistem nomorsekunder menginformasikan letak folder dari suatu berkas surat; dan sistem nomorfinal menunjukkan nomor dari suatu surat.Next >