< PreviousKEARSIPAN 1212Unit-unit dalam terminal digit merupakan kode tempat surat harus disimpanatau dicari.Unit I:diambil dua angka dari urutan paling akhir artinya menyatakannomorlaci dan nomor guideUnit II:Satu angka sesudah unit ke satu, artinya menyatakan urutanfolder yangtersimpan dalam laciUnit III:Semua angka sesudah unit I dan unit II, artinya menyatakanurutanwarkat yang ada dalam folder.Beberapa langkahdalam penyimpanan arsip dengan sistem terminal digitadalah sebagai berikut. (1) Teliti arsip/warkat yang akan disimpan denganseksama; (2) Catat semua arsip/warkat dalam buku arsip; (3) Catat semuaarsip/warkat yang akan disimpan ke kartu indeks setelah diberi kode sesuaidengan nomor urut buku arsip; (4) Kelompokkan arsip/warkat sesuai dengannomor kode yang ada di laci; (5) Masukkan arsip ke dalam folder sesuai denganindeks yang telah disiapkan; (6) Simpan kartu indeks yang pada waktu-waktukemudian dipergunakan untuk menemukan arsip kembali.Langkah-langkah penemuan kembali arsip yang telah disimpan adalahsebagai berikut (1) Teliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukankodenya; (2) Isi bon peminjaman; (3) Cari dan cocokkan dengan kartu indeks; (4)Bergeraklah menuju tempat penyimpanan; (5) Cari arsip ke lacifiling cabinetsesuai kode arsip; (6) Lihat kode laci; (7) Lihat kode guide; (8) Cari berkas sesuaidengan yang diinginkan; (9) Ambil arsip yang diminta; (10) TempatkanOut GuideatauOut Sheetdi tempat arsip yang diambil; dan (11) Serahkan arsip kepada yangmemerlukan.D.Tugas1)Datanglah ke kantor pemerintah kota (kelurahan, kecamatan, atau keBiro Pusat Statistik) temuilah petugas bagian arsip, kemudian tanyakantentang model pengelolaan arsip yang dipakai di sana. Laporkan hasilkunjungan anda dalam bentuk laporan tertulis, sekaligus kelemahan dankelebihan penggunaan sistem yang anda temui di lapangan.2)Carilah referensi lain tentang buku-buku yang membahas tentangpengelolaan arsip sistem nomor. Bacalah, kemudian buatlahringkasannya dalam bentuk tulisan tangan atau ketikan.3)Carilah contoh pengarsipan surat dengan sistem terminal digit!Pelajaridan terangkan maksud nomor digit yang ada dalam contoh tersebut!Dalam mencari contoh, anda boleh datang ke kantor pemerintah atau keindustri yang ada di kota anda,Setelah anda menemukan kantor yangmenerapkan pengelolaan sistem nomor, maka mintalah ijin untukmagang beberapa waktu untuk mempelajari sistem pengarsipantersebut. Paling tidak selama seminggu, setelah itu cobalah anda buatsendiri penyusunan pengelolaan arsip berdasarkan nomor seri ataunomor tidak urut. Setelah anda mampu menyusun arsip berdasar sistemnomor, akhiri kegiatan magang, dan buatlah laporannyasecara tertulis.KEARSIPAN 1213E.Tes Formatif1.Anda seorang petugas arsip di suatu kantor yang mengelola arsipdengan sistem penyimpanan berdasarkan nomor urut. Pimpinan andameminta seberkas arsip yang harus anda siapkan! Apa yang harusAnda lakukan?2.Andaseorang petugas arsip di suatu instansi yang mengelola arsipnyadengan menggunakan sistem nomor urut dengan melakukanpenomoran secara langsung terhadap surat yang baru. Apa yang harusAnda lakukan untuk menangani surat yang baru datang dan akandikirim keluar?.3.Anda seorang arsiparis disuatukantorpimpinan minta kepada andauntuk merubah penggelolaan arsipsistemalfabet yang digunakan saatini kenomor urutlangkah apa yang harus anda lakukan!4.Sebutkan perbedaan sistem pengarsipan nomor langsung dan sistempengarsipan nomor setara!5.Tabel di bawah ini memuat cara mengindeks sistem terminal digit. Isidan lengkapilah cara mengindeks di bawah ini.NOMOR KODEUNIT 1UNIT 2UNIT 385621081125222054003430401506F.Kunci Jawaban Tes Formatif1.langkah-langkah untuk menentukan kembali arsip surat yang telahdisusun adalah:Mengisi lembar peminjaman/kartu permintaan arsip.Mencari arsip yang diminta, dengan cara melihat tabel judul padatab map untuk mengambil surat dari berkasnya.Menyerahkan arsip yang diminta kepada peminjam.Apabila peminjam telah selesai dan arsip telah dikembalikan, makaarsip harus segera dimasukkan kembali kedalam map semula.2.Langkah-langkah mengarsip surat baru, yaitu :Memeriksa buku arsip dan mencatat nama-nama surat.Memberi nomor urut surat di ujung kanan atas.Menggolongkan file kartu untuk surat termasuk informasi nama,alamat, dan nomor yang telah ditetapkan.Menyiapkan kartu tunjuk silang yang ditempatkan di file kartu.Menyiapkan folder baru untuk surat, menempatkan diladel nomoryang telah ditentukan.Menempatkan surat difolder dibagian atas kiri.Menempatkan folder di dalam sortir berdasarkan nomornya.KEARSIPAN 12143.Langkah yang harus diikuti dalam mengubah sistem alpahabet kesistem nomor berurutan, yaitu :a.Folder padasistem Nomor diberi label kembali dengan nomoryang berurutan. Panduan nomor baru disiapkan untuk setiap 10folder.b.Membuat kartu untuk setiap nama penulis surat dalammenentukan nomor masing-masing kartu.c.Semua kartu dimasukkan dalam file kartu berNomor berdasarkannama surat.d.Masing-masing lembaran surat dalam setiap folder diberi kodedengan nomor urut terbaru dibagian ujung kanan atas. Apabilabeberapa lembaran dipindahkan dari folder, maka penyusunankembali lembaran lebih mudah karena nomor terlihat.e.Folder nomor dikembalikan ke file dalam urutan angka yangbenar.f.Folder yang tetap dalam file berNomor menjadi folder beragamdari A sampai Z dan menjadi bagian dari file nomor yangberagam.4.Perbedaan sistem pengarsipan nomor langsung dan sistempengarsipan nomor setara, yaitu :Sistem pengarsipan nomor langsung, mempunyai bagian utamadengan penomoran ratusan dan ditandai sebagai petunjukpertama dengan warna merah. Bagian kedua dan ketiga denganpenomoran puluhan yang ditandai sebagai petunjuk kedua denganwarna biru dan petunjuk ketiga dengan warna kuning.Sistem penomoran setara, mempunyai folder berwarna dengannomor-nomor yang berurutan. Nomor awal folder merupakannomor yang secara khusus disusun dengan nomor yang urut.Folder mudah dikenali dari warna dan nomor yang tercantumdalam tab.5.Cara mengindeks sistem terminal digit, adalah :NOMOR KODEUNIT 1UNIT 2UNIT 38562108112522205400343040150610203040500622401085681125254003000000KEARSIPAN 1215G.Lembar KerjaPeserta DidikPenyusunan surat dari folder M.1)Alat-AlatAgar latihan kegiatan dengan menggunakanjob sheetini berjalandengan baik diperlukan alat yang antara lain seperti berikut ini.Filing cabinetFormat out sheet (lembar pengganti 1 lembararsip yang dipinjam)Format out guide (lembar pengganti 1 folder arsip yang dipinjam)Alat tulis-menulis (pensil, pena, penggaris penghapus/tip-ex)GuideKartu IndeksFolder/MapStop MapStempel waktu2)BahanBahan yang diperlukan dalam kegiatan iniadalah:Contoh surat (sebagai arsip yang dipindahkan)3)Langkah-langkaha.Periksa buku arsip untuk mengetahui dengan pasti nomor kodeyang digunakan dengan menulis nama surat-surat dalam bukutambahan selain nomor.b.Tempatkan kartu file yang telah siapuntuk digolongkan sesuainama dan alamat surat dengan memperlihatkan kode M, untukfile yang disimpan dalan folder campuran.c.Ubah kode M ke nomor urut dengan mencoret tanda M danmenulis nomor urut di atasnya atau di sebelahnya untuk arsipyang akan disimpan tersendiri (dikeluarkan dari folder campuran).d.Apabila kartu tunjuk silang telah disiapkan, tempatkan kartu-kartudengan mencoret tanda M di atasnya dan tulis nomor urutmengikuti tanda X di ujung kanan bagian atas sesuai dengannomor kode surat.e.Tempatkan kartu-kartu file dalam urutan berNomor sebagaimanalayaknya di file kartu.f.Beri kode kembali seluruh lembaran-lembaran surat dengannomor urut baru, coret tanda M dan tulis nomor di sebelahnya.g.Siapkan sebuah folder baru dengan nomor urut di labelnya(mungkin nama si penulis surat).h.Tempatkan semua kertas mengenai surat-menyurat ke dalamfolder berdasarkan tanggal kertas yang baru di atasnya.i.Tempatkan folder yang diberi nomor dalam urutan angka yangbenar di file.KEARSIPAN 1216Lembar KerjaPenemuan KembaliArsip Yang Disimpan1)Alat-AlatAgar latihan kegiatan dengan menggunakanjob sheetini berjalandengan baik diperlukan alat yang antara lain seperti berikut ini.Filing cabinetFormat out sheet (lembar pengganti 1 lembar arsip yang dipinjam)Formatout guide (lembar pengganti 1 folder arsip yang dipinjam)Alat tulis-menulis (pensil, pena, penggaris penghapus/tip-ex)GuideKartu IndeksFolder/MapStop MapStempel waktu2)BahanBahan yang diperlukan dalam kegiatan ini adalahContoh surat (sebagaiarsip yang disimpan)Format bon peminjaman3)Langkah KerjaTeliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukankodenya.Isi bon peminjaman.Bergeraklah menuju tempat penyimpanan melalui kartu indeks.Cari arsip ke lacifiling cabinetsesuai kode arsip.Ambil arsip yang diminta.TempatkanOut GuideatauOut Sheetdi tempat arsip yang diambil.Serahkan arsip kepada yang memerlukan.KEARSIPAN 1217A.SOAL PILIHAN GANDAPilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan cara memberikan tandasilang pada: A, B, C, D, dan E.1.Kumpulan surat-surat penting yang diatur sedemikianrupa, sehingga biladiperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali dengan cepat, adalahpengertian dari ….A.ArsiparisB.ArsipC.ArsipansD.FilingE.Warkat2.Catatan tertulisAdalah pengertian dari ….A.ArsiparisB.ArsipC.ArsipansD.FilingE.Warkat3.Rangkaian tatacara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusunwarkat-warkat agar warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.Pernyataan tersebut merupakan pengertian dari ….A.FileB.FilingC.Filing SistemD.Filing ProcedureE.Filing Manual4.Sistem penyimpanan yang ada terdiriatas ….A.1 MacamB.2 MacamC.3 MacamD.4 MacamE.5 MacamKEARSIPAN 12185.Sistem penyimpanan yang proses penyimpanannya menekankanpadadaerah asal surat disebut ….A.Sistem WilayahB.Sistem tanggalC.Sistem pokok masalahD.Sistem nomorE.Sistemwilayah6.Kelompok yang berfungsi sebagai petunjuk tempat arsip disimpan, adalah …A.FolderB.GuideC.TabD.IndeksE.Laci7.Surat-surat diletakkan dalam …., setelah itu disimpan pada laci/filing kabinetA.FolderB.GuideC.TabD.IndeksE.File8.Suatu alat bantu yang dapatdigunakan untuk mempermudahpenemuanarsip adalah ….A.Kartu pinjamB.Kartu indeksC.Kartu serba gunaD.Kartu tunjuk silangE.Filing cabinet9.Ukuran guide adalah ….A.Panjang 30–32 cm, Lebar 20–22 cmB.Panjang 32–33 cm, Lebar 22–24 cmC.Panjang 33–35 cm,Lebar 23–24 cmD.Panjang 35–37 cm, Lebar 25–27 cmE.Panjang 37–38 cm, Lebar 27–28 cm10.Untuk memberi batas antara kelompok arsip dengan kelompok arsip yanglain diperlukan….A.FolderB.GuideC.TabD.Kartu indeksE.Tanda khususKEARSIPAN 1219B.SOAL ESSAYJawablah pertanyaan dengan singkat dan benar!1.Sebutkan peralatan yang diperlukan dalam filing sistem abjad!2.Sebutkan dan beri contoh macam-macam gelar dalam mengindeks filingsistem abjad!3.Sebutkan dan jelaskan prosedur penemuan kembali arsip dalam filingsistem abjad!4.Sebutkan keuntungan menggunakan filing sistem abjad!5.Sebutkan kerugian menggunakan filing sistem abjad!6Susunlah Indeks nama orang yang disertai dengan gelar menurut klasifikasiabjad di bawah ini!NAMAUNIT 1UNIT 2UNIT 3KODEJend. Wijaya KusumaIr. Sinom RobyongKH. SemponoR.A. TilamsariNy. Sombro7.Uraikan singkat pengertian filing sistem tanggal!8.Uraikan singkatjenis-jenis perlengkapan yang diperlukan dalam filing sistemtanggal!9.Uraikansecarasingkat langkah-langkahpeminjamanarsip per lembar!10.Uraikan singkat langkah-langkah pengembalian arsip per lembar!11.Uraikan singkat langkah-langkah peminjaman arsip per berkas!12.Uraikan singkat langkah-langkah pengembalian arsip per berkas!13.Bagaimanakah jika ada perpanjangan peminjaman arsip?14.Bagaimanakah bila bon peminjaman lembar III hilang?C.SOAL PRAKTIK1.Tuliskan kode penyimpanan arsip pada surat berikut sesuai denganklasifikasi masalah2.Buatlahkartu indekssurat tersebut.KEARSIPAN 1220Hal:LamaranKerja10 Agustus 2013Lamp.: 1 berkasYth. Direktur Bayu AdhiJl. Merdeka 1011Jakarta SelatanMemperhatikan iklan lowongan pegawai perusahaan Bapak di harianKompas 5 Agustus 2013 bersama ini saya sampai lamaran untuk jabatanstaf pembukuan di perusahaan Bapak. Adapun identitas saya adalahsebagai berikut:Nama:Kiki HerwantiTempat/Tgl. Lahir:Yogyakarta, 10 Juni86Pendidikan:Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi UGMAlamat:Sarua Permai C10/11 Jl.Lempar LembingPamulang, TangselSebagai bahan pertimbangan bersama ini dilampirkan:1.Daftar Riwayat Hidup2.Copy ijazah terakhir3.Surat Keterangan Kelakuan Baik4.Surat Keterangan kesehatan dari dokterAtas terkabulnya lamaran ini saya ucapkan terima kasih.Hormat sayaKikiHerwantiEvaluasiSubyek2a.Simpanlah 2 surat berikut dengan menggunakan sistem pokokmasalah/subyek!b.Temukan kembali arsip atas nama Adhityo Yudanto, perihal lamaran kerja!c.Surat tersebut disimpan dan ditemukan kembali dari filing cabinet yang dipakailatihan sebelumnya.Penyimpanan:Suratnya diberi kode penyimpanan di sebelah kanan atasMembuatkan kartu indeksMenyimpan arsip dalam filing cabinet laci KPMenyimpan kartu indeks di kotak kartu indeksPenemuan:Mengenali identitas arsip yang dicariMencarikartu indeksnya arsip yang dicariMengambil arsip dari filing cabinet laci KPKEARSIPAN 1221PT PAPAN SEJAHTERAJl. Hamengku Buwono 1Jakarta SelatanNomor:09/PS/XI/1330 Nopember 2013Hal:Penawaran Bangunan RumahYth. Direktur PT Bayu AdhiJl. Merdeka 10/11Jak-SelMemperhatikan surat Anda tanggal 9 Nopember 2013mengenai harga rumahmaka dengan ini perkenankanlah kami menawarkan harga bangunan rumah untukpegawai Anda dengan ketentuan sebagai berikut.Harga bangunan:Rp.75.000.000,00Uang muka:Rp.25.000.000,00Angsuran per bulan:Rp.400.000,00 (selama 15 tahun)Tipe:lb.45/lt. 100 meterAtas perhatiannya diucapkan terima kasih.PT Papan SejahteraRatriTOKO RUDIJl. Cempaka Wangi 45Jakarta SelatanNomor:99/TR/XII/133 Desember 2013Hal:Penawaran Barang ElektronikYth. Direktur PT Bayu AdhiJl. Merdeka 10/11Jak-SelKami sampaikan kepada Anda bahwa toko kami telah menjual barang elektronikseperti TV, Radio, Tape Recorder, VCD, dan lain-lain merkNational.Apabila pegawai Anda membutuhkn barang elektronik tersebut, kami akanmemberikan potongan harga yang menarik.Kami menunggu pesanan pegawai Anda.Toko RudiNani WijayaNext >