< PreviousKEARSIPAN 122FILLING SYSTEM/SISTEM PENYIMPANAN ARSIPA.DeskripsiKearsipanadalah salah satumata pelajaran pada dasar kompetensikejuruan yang harus dikuasai oleh peserta didik paket keahlianAdministrasi.Bahan Ajar kearsipan dengan sistemabjad, sistemtanggal, sistemsubyek,sistemwilayahdan sistemnomor,membahas tentangpengertian,penyusunan,penggunaan, penyimpanan, dan pemeliharaan dokumen-dokumen/surat-suratyang dikelola.Bahan Ajarini juga dilengkapi denganrangkuman,tugas, tesformatif,kunci jawaban,lembar kerja sertaevaluasi akhir. Hasil akhir yangdiharapkan dalam pembelajaran Bahan Ajar ini yaknipeserta didikdapatmengelola dokumen denganberbagaisistem secara benar.A.Tujuan PembelajaranSetelah menyelesaikan kegiatan belajarfilling system/sistem penyimpananpeserta didikdiharapkan dapat :membuat daftar klasifikasi penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengansistem abjad;1.Membuat tab atau guide (penunjuk)penyimpanan arsip (dokumen dansurat) dengan sistem abjad;2.Menentukan kode penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistemabjad.3.Mengindeks surat/berkas yang ada.4.Membuat kartu indeks dari surat/berkas yang ada.5.Memberi kode pada surat/berkas yang ada.KEARSIPAN 123B.Uraian Materi1.Sistem Penyimpanan (Filing System)Secara umum pengertian sistem adalah merupakan suatu kesatuan yangterorganisir yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untukmencapai tujuan tertentu, atau menurut Betty R. Ricks, sistem adalahsekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-samaberusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992).Sistem kearsipan dalam suatu organisasi harus bisa mencakup semuasubsistem dalam manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan merupakanpelaksanaan fungsi-fungsi manajeman di dalam rangka mengelolakeseluruhandaur hidup arsip.Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan,pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip,penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen(Wallace, 1992:2-8).Sistem Kearsipan merupakan rangkaian subsistem dalam manajemenkearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalamunit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azasbahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh suatu organisasi yang tepatuntuk kepentingan tepat serta bermanfaat pada waktu yang tepat dengan biayaseminimal mungkin.Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (formmanagement),pengurusan surat (correspondence management), penataanberkas (filesmanagement), tata kearsipan dinamis (records management), dantata kearsipan statis(archives management).Pengorganisasian arsip untuk konteks unit kearsipan dan unit-unitpengolah, harus diikuti oleh pemahaman mengenai asas-asaspengorganisasian yang akan dipilih dalam pengelolaan arsip-arsip yang dimiliki(sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan).Pilihan asas pengorganisasian arsip merupakan aspek yang penting dalammanajemen kearsipan agar proses pengelolaan arsip dapat dilakukan secaraefektif dan efisien. Pengelolaan arsip dalam organisasi diharapkanmempertimbangkan variabel-variabel di antaranya:a.Kemanfaatan dan pembagian unit pengolah arsip dalam organisasi.b.Situasi lingkungan baik di dalam maupun diluar organisasi sekarang danyang akan datang.c.Kedudukan arsip di lembaga induknya.d.Kepemimpinan dalam organisasi.e.Partisipasi arsiparis selaku tenaga fungsional dan profesional.f.Mengembangkan peraturan dan standar bisnis untuk mendukungpenciptaan dan perekaman arsip yang lengkap dan akurat.KEARSIPAN 124g.Mengembangkan sistem dan control untuk menjamin perekaman arsip yanglengkap dan akurat.h.Mengembangkan sistem dan pelayanan yang efisien untuk mengaksesarsip.i.Melakukan proses monitoring yang sesuai dengan kebutuhan internal daneksternal pengelolaan arsip.Pada dasarnya penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan caratertentu secara sistematisdenganmaksud untuk membantu danmempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut.Metode penyimpanan yang sistematis tersebut sering disebut dengan sistempenyimpanan arsip(Filing system).Sistem penyimpanan dapat didefinisikan sebagai sistem pengelolaan danpenemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untukmeningkatkan efektifitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, danbiaya.a.Macam-Macam Sistem PenyimpananSistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip terdiri atas 5 (lima),sistemyaitu:1)Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan,penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembalisurat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad nama orangataunama organisasi menurut tata urutan abjad.2)Sistem Tanggal,adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembaliarsip berdasarkan tanggal, bulan, atau tahun.3)Sistem Subyek,Yang dimaksud dengan pengelolaan arsip sistempokok masalah adalah tata cara penyimpanan dan penemuan kembaliarsip (arsip surat masuk maupun arsip surat keluar) berdasarkansubyek atau pokok masalah/perihal dari arsip itu.4)Sistem Wilayah, adalahsistem penyimpanan dokumen, berkasdan/atau arsip yangdijadikan pedomanuntuk menyimpan danmenemukan kembali arsip dengan berdasarkan wilayah dari pengirimsurat atau wilayah yang kita kirimi surat.5)Sistem Nomor,Yang dimaksud sistem penyimpanan arsip berdasarkannomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsipdengan menggunakan kodeangka/nomor.Berikut ini akan di bahas satu persatu tentang penyimpanan dan penemuankembali arsip berdasarkan sistem-sistem tersebut.Sistem filing abjadadalah sistem penerimaan, penyusunan,penyimpanan, penggunaan, pemeliharaandan penemuan kembali surat/warkatdengan mengunakan petunjuk abjad.Surat/warkat yang akan disimpan dikelolaberdasarkan nama orang atau nama organisasi disimpan menurut tata urutanabjad. Abjad yang dipergunakan adalah huruf pertama dari nama orang atauKEARSIPAN 125nama organisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan dipergunakansebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutanabjad seperti yang digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan olehorganisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana.Filing sistem abjad umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karenabeberapa alasan berikut:Dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.Petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akanberkelompok di bawah satu nama.Unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yangberhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, dalam hal ini susunannama lebih membantu.Sistem nama mudah diingat.Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana danmudah dalam menemukan kembali dokumen. Dalam mencari dokumenpetugas dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dan melihat huruf abjaddari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut sistemlangsung (direct filing system). Yang dimaksud sistem langsung adalahlangsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumentanpa alat bantu misalnya indeks.Sistem filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpananarsip lainnya. Misalnya,meskipun sistemmenyimpanan utama berdasarkanwilayah, maka untuk memperkuat menemukan arsip yang memuat wilayahtertentu harus disusun menurut urutan abjad. Jadi di samping dapat dipakaisebagai sistem penyimpanan utama, maka filing sistem abjad dapat puladigunakan sebagai sistem penyimpanan lanjutan.Apabila filing sistem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan, makanama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumensesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja bersangkutan. Olehkarena itu, pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukanhendaklah bertitik tolak dari nama koresponden.1.Penataan File dengan Sistem AbjadFile yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yangmewakili satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berupa sebuahhuruf dalam abjad. Cara penataan dan peralatan yang dibutuhkan sebagaiberikut:1)GuideGuide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan danmenemukan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain.Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalampencarian huruf/nama yang dibutuhkan. Guide dalam metodeKEARSIPAN 126penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya yaituyang berisi huruf dan yang berisi kata/nama/masalah.Guide yangdiperlukan sebagai berikut :a)Guide Utama/Guide PrimerGuide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garisbesar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama. Jikavolume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan kecil, makahanya guide utama yang diperlukan untuk membagi file/berkas dalambeberapa bagian alpabet. Dalam sistem ini, guide sebaiknya menggunakanwarna tertentu.Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalam bagian-bagian yang berbeda. Perangkat yang paling sederhana adalah 23 atau 25bagian. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satu huruf dariA sampai W, sebuah tab dengan label MC, dan tab akhir dengan kombinasiXYZ. Dengan cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawali hurufbesar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengan kelompokyang lain. Selain itu hal ini akan berguna untuk membantu penyimpanankembali surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepat dalam suatubagian.Setelah mempelajari sistem ini, akandiketahui bahwa ada beberapabagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagian daripadabagian alpabet yang lain seperti alpabet B, H, S, dan W. Sub bagian dalamkelompok surat ini diperlukan karena ada banyak nama-nama yang dimulaidengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulai dengan hurufawal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya, sehingga kelompok suratini tidak terlalu memerlukan sub-sub bagian.Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tab akanmempermudahketika akan menyelipkan berkas untuk menunjukkan bagianyang tepat sesuai dengan alpabet. Selain itu guide juga berfungsi untukmenjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditata serta ditemukankembali. Karena itu guide perlu mempunyai bentuk yangtebal dan kakusehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien.b)Guide Pembantu (Auxilary Guide)Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukandengan lebih cepat. Guide pembantu atau disebut juga guide sekunderkarenaletaknya mengikuti atau ada di belakang guide primer. Guidepembantu ini dibuat karena volume berkas individu dalam file penyimpananbesar. Guide ini berfungsi:menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiriatas jumlah surat yangbanyak;KEARSIPAN 127melihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidang yangdapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad;menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.Guide ini menunjukkan hal yang umum yang kemudian diikuti dengankelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yangmerupakan sub bagian dari berkas itu. Di bagianGeneral Amisalnya, dibelakangnya diikutiGeneral Appliance, General Aquamarine, GeneralAsbestondan seterusnya.c)Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guidedanout sheet)Guide Keluar (out guide)adalah guide yang dipergunakan sebagaipetunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak beradadi tempat penyimpanannya. Agar mudah terlihat dan terbaca guide ini diberiwarna khusus yangmencolok. Guide keluar akan tetap terus berada ditempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam dikembalikanke tempat penyimpanan tersebut.Lembar keluar (out sheet)berfungsi sama dengan guide keluar yaitumenggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluar daritempat penyimpanan. Namun perbedaannya adalah bahwa guide keluarberfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam,sedangkanlembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsipyang sedang dipinjam.2)FolderDi belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untukmenyimpan kelompok berkas secara bersama. Folder harus tepat ukuran,tinggi, dan lebarnya, agarpenyimpanan dapat dilakukan secara efisien.Dengan menggunakan folder ini dapat memperkecil volume berkas, biayapenyimpanan, dan tempat penyimpanan.Ada3 (tiga)tiga jenis folder yang digunakan dalam kearsipan dengansistem abjad. Ketiga jenis foldertersebut adalah:Folder campuran (misscellaneus folder)Folder ini digunakan untuk menyimpan arsip yang volumenya masihsedikit. Bila volume arsip yang ada dalam folder campuranmeningkat, maka arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdirisendiri.KEARSIPAN 128Folder individu (individual folder)Folder individual ditempatkan di antara guide primer dan surat yangnamanya ada pada tab dalam susunan alpabetic. Karena jumlahnya sedikit,berkas individu tidak diperlukan. Folder ini biasanya memiliki volume yangbanyak dan frekwensi penggunaan yang relatif sering. Surat/dokumen yangjumlahnya lebih dari5 (lima)lima lembar akan dimasukkan ke dalam folderindividu, sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima akan disimpan kedalam folder campuran.Folder khusus (special folder)Folder khusus merupakan guide untuk membantu menunjukkan suatusub bagian yang terdiri atas surat-surat khusus dari bagian alpabet.Dalam folder ini surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan disusunpertamakali berdasarkan urutan nama.Jika surat lebih dari satu berkasdisusun berdasarkan urutan tanggal.Folder-folderperlu dirawat dan diperhatikan setiap saat agar dokumenyang disimpan selalu terjaga baik dari segi fisik maupun informasinya.Ada2 (dua)aspek dalam perawatan folder ini, yaitu:1)Folder yang kelebihan muatanFolder yang kelebihan muatan sebaiknya segera dibagi menjadi2(dua)dengan menyiapkan folder baru. Muatan isi folder tidak bolehdipaksakan.2)Laci yang penuh sesakUsahakan mengisi laci dengan volume muatan folderyang tepat (isitidak terlalu sesak tapi juga tidak terlalu longgar).1.Kata Tangkap dan LabelIstilah kata tangkap dan label digunakansaling bergantian. Kata, huruf, dannomor atau kombinasi ketiganya membangun kata tangkap atau label dalamtab guide dan folder.a.Label GuideGuide mempunyai jendela tab tempat informasi diselipkan.Informasiyang dimasukkan adalah kata tangkap yang diketik dan diselipkan didalam jendela tab.Guide primer dan guide pembantu mempunyaipengaturan kata tangkap yang sama, bila guide primer terdiri atas hurufdan nomor maka guide pembantu juga terdiri atas huruf dan nomor.Tabperlu diberi warna yang berbeda sehingga membantu dan mempermudahkita dalam menyimpan dan menemukan posisi suatu arsip.KEARSIPAN 129b.Label FolderLabel folder sebaiknya berupa kertas tempel. Bila label tersebut langsungdiketik di atas folder, maka hal tersebut akan sangat menyulitkanpetugas, karena folder akan sulit digulung ke ataspada saat mengetik.Kedudukan folder diatur sebagai berikut:1)Folder individu di sebelah kanan;2)Folder khusus di tengah di depan folder individu;3)Folder campuran di bagian belakang.Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip,labeljuga bisa diberi warna yang spesifik. Warna yang digunakan adalahwarna pastel yang tidak menyilaukan yang ditempatkan secaraberselang-seling antara warna yang satu dengan warna yang lain. Hallain yang perlu diperhatikan adalah bahwa pemberian label sebaiknyadicetak pada kertas agar:a)label tidak mudah rusak,b)memungkinkan penghapusan dengan mudah tidak kelihatanbekasnya,c)mudah dilubangi tapi cukup kuat untuk diketik,d)mempunyai warna cerah sehingga hasil ketikan mudah dibaca.Label sebaiknya tidakditulis tangan, tetapi diketik sehingga hasilnyaseragan dan mudah dibaca. Tulisan tangan biasanya sulit dibaca dantidak seragam. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalah pembuatan labeladalah sebagai berikut:1)Pengetikan dimulai dengan jarak yang sama dari tepi kiri label, 2 atau3 spasi dan dari tepi atas 1 kait (satu jarak baris kosong);2)Bila label dibuat dobel dengan maka judul diketik ½ bagian bawah,setengah bagian atas setelah itu dilipat ke bawah dan diletakkan padabagian belakang folder;3)Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (disebutindexing order) atau dengan nama sebagaimana yang tertulis (disebutstraight order). Bandingkan dua daftar identifikasi nama di bawah in.Tunjukkan mana yang lebih mudah untuk dicek penyusunanalpabetisnya.Indexing OrderStraight OrderSujono HSH.S. SujonoAndalan, Sabukinten P.Sabukinten P. AndalanBrown, Sue L (Miss)Miss Sue L.BrownNainggolan, Rita (Dra)Dra. Rita NainggolanKEARSIPAN 1301)Kata tangkap dapat terdiri atas nama saja, nama pada barispertama,nama kota dan negara pada baris kedua, atau pada baris pertamanama kota dan negara, pada baris kedua berisi nama jalan ataualamat;2)Pada saat mengindeks sering terjadi berbedaan pendapat tentangtanda baca. Ada pengetik atau petugas yang senangmenghilangkantanda baca, sementara itu ada petugas atau pengetik yang senangmenggunakan tanda baca sebagaimana biasanya. Hal ini tidak perludijadikan masalah, yang lebih penting pada masalah ini adalahkonsistensi penggunaanya;3)Nama boleh diketikdengan huruf kapital semua atau menggunakanhuruf kapital hanya pada huruf pertama dari setiap kata penting;4)Untuk menghemat ruang sebaiknya digunakan block style;5)Label sebaiknya ditempel pada tab, karena cara ini lebih mudahdilakukan;6)Ketika folder baru disiapkan, sebaiknya berhati-hati ketikamenempatkan label dan format pengetikan yang tepat.Folder barumungkin diperlukan apabila:a)kelompok nama baru ditambahkan pada fileb)folder lama telah penuh, dan untuk mencegah kelebihan muatanc)arsip untuk satunama/perusahaan sudah mungkin dibuatkanfolder individud)folder telah lusuh dan harus digantie)pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan.Labeltempat penyimpanan dapat dilakukanpada filing kabinet, rak arsip,atau tempat penyimpanan lain sebaiknya jelasdan singkat. Carapenulisan indikasi rentang alpabetis dari isi antara lain:Notasi terbuka (open notation), menunjukkan hanya huruf pertamadari isi bagian tersebut (rak tersebut) yang ditulis;Notasi tertutup (close notation), menunjukkan kedua bagian,awal danakhir, dari alpabetic isi rak yang ditulis;Multiple closed notation, menunjukkan tidak hanya rentang alpabetisdan isi file yang ditulis, tetapi juga frekuensi kombinasi dalam rentangtersebut Contoh: rentang Aa-Be, dengan A1 dan Ba. Frekuensikombinasi dalam rentang Aa-Be.4.Aplikasi Sistem Penyimpanan AlpabetisBanyakperusahaan telah merancang sistem alpabetis. Tentu sajahal ini dilakukan dengan peralatan dan karakter tertentu yangdiharapkan dapat membantu kecepatan dalam penyimpanan danpenemuan kembali arsip, serta pengawasan yang ketat dalammengantisipasi kesalahan penyimpanan.4 (Empat)dari sistemalpabetis yang ada dibahas dalam tulisan ini, adalah :KEARSIPAN 1311)Variadex SystemVariadex systemdirancang oleh Kardex system Inc. Marietta, Ohio.Dalam sistem ini penataan alpabetis menggunakan warna tertentu untukmemudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Setiap hurufalpabet diberi warna oranye, kuning, hijau, biru, dan ungu. GuideAlpabetis ditempatkan pada posisi pertama, posisi kedua untuk foldercampuran, posisi ketiga dan ke empat untuk folder individual; terdapatguide khusus untuk nama yang memerlukan tempat yang besar atauuntuk nama-nama yang frekuensi penggunaannya tinggi. Tanda arsipkeluar (out indicator) mendapat tab pada posisi kelima. Semua tab folderberwarna tertentu ada di belakang guide yang berwarna sama.Warna tab ditentukan oleh huruf kedua dari unit yang dijadikanpatokan. Bila huruf kedua adalah a, b, c, atau d makawarnanya adalahoranye, bila huruf kedua adalah e, f, g, atau h warnanya kuning. Bilahuruf keduanya i, j, k, l, m, atau n warna yang digunakan hijau, bila hurufkeduanya r, s, t, u, v, w, x, dan z warnanya adalah ungu. Sebagaicontoh, folder untuk namaNatusch akan diberi tab berwarna oranye danfolder untuk nama Neuman diberi tab berwarna kuning, folder untuk namaNicholas diberi tab berwarna hijau, folder untuk Nowel diberi tabberwarna biru, dan folder untuk nama Nugent atau Nystrom diberi tabberwarna ungu.2)Alpha Code SystemAlpha code systemdiproduksi TAB Product Company, Palo alto,California. Sistem ini digunakan untuk penataan di rak sebagai gantipenataan di dalam laci. Folder yang menampung label berkode warnapada sisi terbuka dibagi dari bagian atas, dan hanya guide yangdiperlukan yang diberi huruf alpabet.Tab folder yang panjang berisi 3 label; 2 label berwarna diwakili 2huruf pertama dari nama folder yang disimpan, dan label ketigaberwarna putih berisi nama lengkap. A berwarna merah dan C berwarnaoranye. Setiap huruf alpabetisdicetak dengan warna berbeda ataudengan satu atau dua garis berwarna sehingga tiap 2 huruf pertamasetiap folder akan mudah terlihat. Sebab dari 2 warna yang terlihat terdiriatas 10 warna spectrum warna yang diformulasikan secara khusussehingga seandainya warna itu menyilaukan, menjadi tidak menyilaukanlagi.Keuntungan sistem ini adalah:penyimpanan dengan menggunakan rak terbuka akan lebih cepatdilakukan daripada menggunakan laci-laci yang harus dibuka danditutup;Setiap folder yang salah simpan akan cepat terlihat sebab warnanyatidak sama dengan warna yang lain;Label dalam folder dan guide dapat dilihat dari sisi lain;Next >