< PreviousKEARSIPAN 132Seperangkat guide alpabetis a-z diperlukan, sedangkan sub bagiantidak diperlukan lagi.Namun kerugian sistem ini adalah sistem warna yang tidak sesuaidengan ketentuan, meskipun sistem alpabetis dikelola secaramenyeluruh dengan warna berbeda.3)Super Ideal SystemSuper ideal systemdibuat oleh Shaw Waker of Muskegon, Michigan.Sistem ini mempunyain guide alpabetis yang dinomori secara berurutandengan tabone fifth cutyang ditegakkan pada bagian pertama dan kedua.Folder campuran dengan tabone fifth cutdiberi nomor untukmenghubungkannya dengan guide yang diikuti pada posisi I. Folder namaindividual denganone third cutditegakkan dalam posisi dua dan tiga. Guidenama dengan guideone third cutada pada bagian kanan. Guide keluardengan tabone third cutpada posisi ketiga. Notasi pada beberapa guide dantab folder campuran digunakan (contoh BE, BL, BR). Notasi tertutup gandadigunakan pada huruf-huruf alpabetis yang berisi kombinasi huruf yang banyakdipergunakan (Contoh; B, C, H, M).Oleh karena itu karena itu keuntungan sistem ini adalah tidak mengandalkanpada warna, dan folderfile standar dan label dapat digunakan. Foldercampuran mempunyai tab pada ukuran yang sama dan posisi seperti guideprimer sehingga memudahkan petugas penyimpan untuk melihat alpabetissecara keseluruhan. Penggunaan huruf dan nomor pada tab guidememungkinkan dilakukannya dua kali pengecekan secara sepat dan benar.Kerugiannya adalah bahwa penambahan folder individu untuk disimpan, akanmengacaukan tatanan, sejak beberapa kombinasi posisi tab ketiga dankeempat disimpan bersamaan. Tampilan berkas yang disimpan di laci kelihatankacau. Hal ini tidak akan menjadi masalah bila folder disimpan dalam penataanyang lurus. Salah simpan lebih sering terjadi pada saat hanya mengandalkanpenataan secara alpabetis saja tanpa warna yang dapat digunakan untukmengecek.4)Alpha–Z SystemAlpha-Z system yang diproduksi oleh Smead Manufacturing CompanyHatings, Minnesota merupakan metode pemberian kode warna pada laci.Berkas rak terbuka dengan elemenbuilding blockyang secara sederhanaditambahkan bersama berkas yang berkembang. Folder mempunyai tab akhirdengan tanda tiga label. Label tersedia dalam 13 warna dengan huruf warnaputih di atas latar belakang berwarna, untuk setengah bagian pertama darialpabetis dan huruf berwarna pada latar belakang putih untuk menandai hurufalpabet.Label pertama menampung nama yang diketik berwarna dan hurufalpabet pada unit pertama nama. Label kedua dan ketiga diberi kode warnaKEARSIPAN 133untuk menghubungkan dengan huruf II dan II pada unit pertama dari namayang disimpan. Semua label mudah dibaca dan setiap sisi folder bagianalpabetis mudah dilihat dalam label yang disisipkan dan ditempel pada bagianatas guide biru yang tebal. Sub bagian dari alpabetis ditentukan olehperusahaan yang membutuhkan Guide keluar yang kalau dalam 7 warnasesuai dengan warna tempat berkas yang dipindahkan.Keuntungan terbesar dari sistem ini adalah folder dapat ditambahkandengan sangat mudah sebanyak yang dibutuhkan. Peralatan dari bagian-bagian sistem ini mudah didapat di toko-toko terdekat, sebab label yangditempatkan terbuat dari tab yang biasa namun dilindungi dengan laminating,digosok, dan dilumasi. Proteksi ini membuat folder menjadi kuat meski seringdipegang petugas ketika memindahkan dan menyisipkan.Kerugiannya, pada saat digunakan warna yang berurutan dapat sajadiambil bersamaan, dan warna yang membingungkan akan menyebabkankesalahan menyimpan. Ini mungkin terasa berat bagi orang yang tidak bisamembedakan dari 13 warna. A merah, B biru tua, C hijau tua, D biru muda, Epurple, F oranye, G abu-abu, H coklat tua, I pink, J kuning, K coklat muda, Llavender, dan M hijau muda. Urutan ini diulang lagi dari N-Z.2.Keuntungan Dan Kerugian Penyimpanan Secara Alpabetis1)Keuntungana)Dapat langsungmenempatkan berkas pada tempatpenyimpanannya, karena semua berkas ditata berdasarkan nama.Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama;b)Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami;c)Tunjuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur ataupetunjuk yang ada;d)Kesalahan berkas mudah dicek di tempat berkas dengan abjadyang sama/serangkai;e)Peralatan/perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana;f)Biaya pelaksanaannya lebih murah;g)Dengan penggunaan warna dalam pengkodean, kesalahanpenempatan berkas akan mudah diketahui;h)Hanya memerlukan satu kali penyortiran yaitu sesuai dengankesamaan abjad;i)Surat yang berkaitan dengan memberkas menjadi satu dan jarangterpisah, jika penyimpanannya didasarkan nama.2)Kerugiana)Ada kemungkinan salahpenempatan berkas jika tidak mengikutiaturan secara konsisten;b)Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh bila tidakada aturan yang dianut atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri;KEARSIPAN 134c)Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jikaejaannya sama;d)Mudah mengubah beberapa alpabet dalam surat, sehinggaserangkaian pemberkasan menjadi tidak sesuai aturan;e)Penambahan berkas akan menyebabkan masalah, khususnya jikapenambahan tersebut memakan tempat dalam satu bagian berkassehingga tempat untuk menyelipkan guide dan foldernya tidak adalagi;f)Memindahkan atau menghapuskan berkas yang sudah lama sulitatau jarang dilakukan sehingga arsip tidak berguna tetap tersimpanjadi satu;g)Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepatpenuh/sesak;h)Berkas/arsip berdasarkan nama sangat mudah dilihat dan diketahuioleh orang yang bermaksud tidak baik, sehingga dari segikeamanan kurang baik;i)Pemberian label pada volder memakan banyak tenaga.3.Pentingnya Pemilihan dan Desain Sistem PenyimpananSecara Berhati-HatiHal yang perlu diketahui manager arsip dalam memilih dan mendesainsistem alpabetis adalah sebagai berikut:a)Volume arsip yang akan disimpan;b)Setelah alpabetis dikelompok-kelompokkan, perlu ditentukan kapasitaskelompok A, kelompok B, kelompok C, dan beberapa huruf alpabetyang dijadikan satu kelompok;c)Perkiraan perkembangan file; estimasi berapa banyak setiap kelompokalpabetis tersebut;d)Berapa lama arsip disimpan;e)Efisiensi petugas penyimpanan;f)Pemberiantrainingkepada para petugas.4.Peraturan MengindeksMengindeks nama orangberdasarkan:a.Nama orang Indonesia pada umumnyaNama orang Indonesia yang tidak menggunakan nama keluarga(Marga) diindeks urut dari belakang.Contoh:NAMAUNIT 1UNIT 2UNIT 3KODEJarwo IsmantoIsmantoJarwoIs, JaDhuwung SangkelatSangkelatDhuwungSa, DhKrisse Adek PamorPamorAdekKrissePa, Ad, KrJosh Sabuk IntenIntenSabukJoshIn, Sa, JoKEARSIPAN 135b.Nama orang Indonesia yang menggunakan nama baptisNama orang Indonesia yang menggunakan nama baptispengindekskannya diutamakannama diri baru diikuti nama baptisnya.Sebagaicontoh:NAMAUNIT 1UNIT 2UNIT 3KODEPaulus SupardiSupardiPaulusSu, PaPetrus SubarjoSubarjoPetrusSu, PeEngelbertusPintamin SitungkirSitungkirPintaminEngelbertusSi, Pi,EnAntoniusCondromowoCondromowoAntoniusCo, AnTheresia ElfridaElfridaTheresiaEl, Thc.Nama orang Indonesia yang diikuti nama margaNama orang Indonesia yang mencantumkan nama marga di utamakannama marganya. Contoh:NAMAUNIT 1UNIT 2UNIT 3KODESingobarongRajagugukRajagugukSingobarongRa, SiKholo Nadah SiahaanSiahaanKholoNadahSi, Kh,NaRonkenduru SitungkirSitungkirRonkenduruSi, RoTilam Upih PardedePardedeTilamUpihPa, Ti,Upd.Nama singkatanyang tidak diketahui kepanjangannyaJika nama yang diindeks mempergunakan singkatan maka singkatan-singkatan tersebut tidak diperhatikan. Hanya nama-nama yang tidakdisingkat yang diindeks dan dikode; sedangkan nama-nama yang disingkattidak diindeks dandikode apabila kepanjangannya tidak diketahui. Contoh:NAMAUNIT 1UNIT 2UNIT 3KODENgungrum Qurani I. D.QuraniNgungrumI. D.Qu, Ng, I.D.Gusti Angrumsari M.AngrumsariGustiM.An, Gu, M.Tw. IsmantoIsmantoTw.Is, Tw.Tutik W.TutikW.Tu, W.Supini Sw.SupiniSw.Su, Sw.e.Nama singkatan yang diketahui kepanjangannyaApabila nama didahului atau disertai dengan nama singkatan dansingkatan itu diketahui kepanjangannya, maka singkatan itu ditulisKEARSIPAN 136kepanjangannya dan diindeks menurut ketentuan yang telah dikemukakandi atas.Contoh:NAMAUNIT 1UNIT 2UNIT 3KODESlamet Riyanto S.SusastroRiyantoSlametSu, Ri, SlS. Eko WidodoWidodoEkoSuparnoWi,Ek, SuA. DharmaDharmaAgusDh, AgUmarS.SutoyoUmarSu, UmA. GuefuriGuefuriAbdullahGu, Abf.Nama GelarMacam macam gelara.Gelar Kesarjanaan: Prof, Ph.D, Dr, MA, MSi, Ir, Drs, SH, dr, BA, dll.b.Gelar Kepangkatan: Jenderal, Kapten, Mayor, Sersan, dll.c.Gelar Keagamaan: Haji, Kyai Haji,Pastur, Pendeta, Biksu,Bedande, dll.d.Gelar Kebangsawanan: GPH, RA, RR, Krt, Andi,Tubagus, dll.e.Gelar Rumahtangga: Tn, Ny, Nn.Gelar diindeks di belakang nama dengan diberi kurung.Contoh:NAMAUNIT 1UNIT 2UNIT 3KODEJend. Wijaya KusumaKusumaWijaya(Jend.)Ku, Wi, (Jend.)Ir. Sinom RobyongRobyongSinom(Ir.)Ro, Si, (Ir.)KH. SemponoSempono(K.H)Se, (K.H)R.A. TilamsariTilamsari(R.A)Ti, (R.A)Ny. SombroSombro(Ny)So, (Ny)g.Nama orang EropaNama orang Eropa diindeks namabelakangnya, nama pertama,singkatan atau nama tengah.Contoh:NAMAUNIT 1UNIT 2UNIT 3KODEJohn W. BushBushJohnWBu, Jo, WThomas D. FranklinFranklinThomasDFr, Th, DSue F. BrownBrownSueFBr, Su, FGeorge R. TerryTerryGeorgeRTe,Ge, RDr. Frank S. AndersonAndersonFrankS (Dr.)An, Fr, S (Dr.)h.Nama orang Eropa yang menggunakan kata penghubungNama orang Eropa yang menggunakan kata penghubung diindeks dandikode sebagai satu kata/satu unit. Contoh :NAMAUNIT 1UNIT 2UNIT 3KODEJenny Duft-FrankDuft-FrankJennyDu, JePeter Smith-WhiteSmith-WhiteSm, PeJane Loper-TianaLoper-TianaJaneLo, JaKEARSIPAN 137i.Nama orang Eropa yang diikuti dengan awalanNama orang Eropa yang menggunakan awalan A’, D’, De, Dela, Des,Di, Du, la, le, Mac, Van dan Van der diindeks dengan cara menjadikanawalan sebagai satu kesatuan dengan Surname/Family name (namakeluarga).Contoh:NAMAUNIT 1UNIT 2UNIT 3KODEHenryVan HoutenVan HoutenHenryVa, HeFerira O’HaraO’HaraOh, FeSandro Da LavennaDa LavennaSandroDa, SaHenry Mac KenzieMac KenzieHenryMa, HeMark Dela KozwsevaDela KozwsevaMarkDe, Maj.Nama perusahaanNama perusahaan diindeks dari nama badan usaha/ perusahaanterlebih dahulu, kemudian badan hukumnya.Contoh:NAMAUNIT 1UNIT 2KODEKoperasi TegakTegakKoperasiTe, KoPT IndocementIndocementPerseroan TerbatasIn, PtCV Buana HartaBuana HartaCommanditer VenootschapBu, Ha, CvPerum TelkomTelekomunikasiPerusahaan UmumTe, PePT Jasa MargaJasa MargaPerseroan TerbatasJa, Ma, Ptk.Nama badan usaha yang menggunakan nama orangPada Badan usaha yang menggunakan nama orang, pengideksandilakukan dengan menjadikan nama orang tersebut sebagai kata pengenalutama. Kemudian nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturanmengindeks nama orang. Contoh:NAMAUNIT 1UNIT 2KODERumah Sakit FatmawatiFatmawati(Rumah Sakit)Fa (RumahSakit)Yayasan SudirmanSudirman(Yayasan)Su, (Yayasan)Universitas Taruma NegaraNegaraTaruma(Universitas)Ne, Ta(Universitas)Toko Obat BoikeBoikeObat (Toko)Bo, Ob (toko)Taman SuropatiSuropatiTamanSu, (Taman)KEARSIPAN 138l.Nama perusahaan yangmenggunakan angkaNama perusahaan/badan usaha yang menggunakan angka, ditulislengkap dan dijadikan sebagai tanda pengenal utama. Contoh :NAMAUNIT 1UNIT 2KODEPabrik Rokok 555TriplefiveRokok (Pabrik)Tr, Ro, (Pabrik)Fa. 45Empat-LimaEm,( Firma)PT. Tiga RodaTiga RodaPerseroanTerbatasTi, Ro (PerseroanTerbatas)The 90 clubNinetyClubNi, ClToko Sepatu 55Lima-limaSepatu (Toko)Li, Se, (Toko)m.Nama perusahaan yang menggunakan singkatanNama perusahaan/Badan Usaha yang menggunakan singkatan dituliskepanjangannya terlebih dahulu, baru diindeks.Contoh:NAMAUNIT 1UNIT 2KODECTCCentral TradingCompanyCe, CoPJKAKereta ApiPerusahaan JawatanKe, PeKUDUnit Desa (koperasi)Un,(koperasi)Perum TelkomTelekomunikasiPerusahaan UmumTe, Pen.Nama badan usaha jasa, niaga, dan badan sosial kemasyarakatanyang menggunakan singkatanNama Badan Usaha jasa, niaga, dan badan sosial kemasyarakatanyang menggunakan singkatan bolehdiindeks dengan nama singkatannya.Contoh:NAMAUNIT 1UNIT 2KODEBRIBriRakyat, Indonesia, BankBrGIAGiaGaruda Indonesia AirwaysGiDPRDprPerwakilan, Rakyat, DewanDpPNIPNIPartai Nasional IndonesiaPno.Nama perusahaan/badan usaha yangmempergunakan kata depan ataukata penghubungNama perusahaan/badan usaha yang menggunakan kata penghubungseperti dari, pada, dan, & diletakkan dalam tanda kurung mengikuti katadepannya. Contoh :KEARSIPAN 139NAMAUNIT 1UNIT 2KODESudarpo and CoSudarpo(and)CompanyPerusahaanSu.CoFa. Tanti dan RantiTanti (dan)Ta.RaPerusahaan Kayudari KalimantanKalimantanKayu(dari)PerusahaanKa.ka.p.Nama kedutaan besar, nama negaraNama kedutaan dan nama negara dijadikan sebagai kata tangkaputama. contoh:NAMAUNIT 1UNIT 2UNIT 3KODEKedutaan BesarRepublik DominikaDominikaRepublik(Kedutaan)Do, Au,(Kedutaan)Kedutaan BesarAustraliaAustralia(KedutaanBesar)Au. (KedutaanBesar)Kedutaan BesarKerajaan BrunaiDarusalamBrunaiDarusalamKerajaan(KedutaanBesar)Br. (KedutaanBesar)q.Nama instansi/badan pemerintahNama departemen, direktorat jenderal dan sejenisnya. Caramengindeks:NAMAUNIT 1UNIT 2KODEDepartemenKehutananKehutananDepartemenKe, DeDirektoratJenderalPendidikan TinggiPendidikanTinggiDirektoranJenderalPe, DiDinas PekerjaanumumPekerjaanUmumDinasPe, diKantor Urusan AgamaUrusan AgamaKantorUr, Kar.Lembaga negara dan lembaga pemerintah non-departemenCara Mengindeks:NAMAUNIT 1UNIT 2KODEBadan KepegawaianNegaraKepegawaianNegaraBadanKe, Ne, BaDewan PerwakilanRakyatPerwakilanRakyatDewanPe, Ra, DeDewan PertimbanganAgungPertimbanganAgungDewanPe, Ag, DeKEARSIPAN 140s.Badan Pemerintah DaerahBadan pemerintah diindeksdengan kata tangkap utama, yangmenyangkut nama tempat, kota atau daerah, diikuti bentuk atau tingkatnya.Contoh:NAMAUNIT 1UNIT 2KODEPemerintah DaerahTingkat I RiauRiauPemerintahDaerah Tingkat IRi, PeKabupaten Gunung KidulGunung KidulKabupatenGu, KaKecamatan KjarangmojoKarangmojoKecamatanKa, KeKelurahan GedangrejoGedangrejoKelurahanGe, KeRukun Warga NgangkrukNgangkrukRukun WargaNg, Ru5.PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP1)PersiapanKegiatan yang penting sebelum melakukanpenyimpanan arsip adalahpersiapan peralatan yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip yangmenggunakan filing sistem abjad. Peralatan yang perlu disiapkan antaralain sebagai berikut.a.Filing Cabinet.KEARSIPAN 141b.Guide.c.Folderd.Labele.Rak PenyortirA-CD-FNext >