< PreviousKEARSIPAN 142f.Kartu IndeksBg.Laci Kartu Indeks1.Cara Menyusun Perlengkapana)Laci pertama pada filing cabinet diberi guide mulai dari A sampaidengan abjad yang diperlukan;b)Di belakang guide terdapat folder yang jumlahnya tergantung abjadyang diperlukan,misalnya Aa, Ab, Ac, Ad.Bila frekfensi arsip masih sangat sedikit, satu laci bisa dipergunakanuntuk beberapa guide, misalnya laci pertama berisi guide A-C, laci keduaberisi guide D-F dan seterusnya.YFEDCBIHGAVONMLKJUESRQPZXWNama:BudimanNomor Surat:99/X/2013Tanggal Surat:18 Oktober 2013Kode Surat:KP(Kepegawaian)KEARSIPAN 143Untuk lebih jelasnya lihat gambar berikut ini.Laci filing cabinet dalam filing sistem abjad2.Langkah-langkah Penyimpanan ArsipSistem penyimpanan alpabetis harus dilakukan dengan pengetahuan danpemahaman, setiap kesalahan akan memakan banyak biaya. Dalam sistempenyimpanan ini arsip bisa disimpan di pusat arsip (sentralisasi) atau di unitkerja masing-masing (desentralisasi) atau campuran.Hal tersebut tidakmenjadi masalah, tetapi prosedur yang dilaksanakan adalah sama yaitu:a.PenampunganArsip hasil penciptaan maupun penerimaan dari unit sendiri maupun yangditerima dari luar unit dikumpulkan diproses untuk disimpan.b.PenelitianArsip yang telah terkumpul diteliti sehingga ditemukan tanda bahwa arsipsiap disimpan. Arsip tidak akan disimpan sebelum isinya dicatat oleh petugasyang berwenang. Petugas arsip harus memastikan bahwa arsip tersebut telah:ditangani dengan hati-hati,dicatat sesuai dengan tanggal yang tepat.Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahan yangtidak dapatdiperbaiki dan merugikan kegiatan perusahaan. Apalagi bila arsiptersebut sampai tidak ditindak lanjuti oleh pejabat yang berwenang. Makaprosedur pertama yang harus dilakukan adalah “pastikan arsip yang akandisimpan tersebut telah memenuhi aturan penyimpanan yang telah disetujuioleh penanggungjawabnya”.c.Pengindeks-anArsip yang siap disimpan diindeks sesuai asal arsip.Sebelum arsipdisimpan, terlebih dahulu dibaca untuk menentukan tempat penyimpanannya.Proses ini disebut pengindeks-an atau pengklasifikasian.Penentuan indeksA-CM-OD-FP-RS-UG-IV-YJ-LKEARSIPAN 144berarti pemberian nama sebagai dasar penyimpanan. Agar pemberian indeksdilakukan dengan tepat, beberapa aturan di bawah ini perlu diperhatikan:(1)nama yang digunakan adalah paling sering digunakan dalam pencarianarsip;(2)dalam arsip korespondensi, nama kepala surat seringkali digunakanuntuk permintaan arsip, meski tidak selalu;(3)bila kepala surat tidak memuat alamat penulis atau hubungan bisnis sipenulis maka kepala surat tidak digunakan sebagai kode penyimpanan(4)kadangkala surattidak mempunyai kepala surat maka digunakan namapenandatangan;(5)bila nama perusahaan sama penting dengan nama penandatangan makanama perusahaan dipakai sebagai kode penyimpanan;(6)untuk surat keluar nama yang penting adalah nama pada alamat dalam,(7)bilamanaindividu dan nama perusahaan tercantum dalam alamat dalam,maka nama perusahaan yang dijadikan kode penyimpanan,(8)pada surat tembusan maka nama penulis digunakan sebagai dasarpenyimpanan;(9)jika pokok masalah digunakan dalam penyimpanan sistem alpabetis,maka nama orang/organisasi harus tampak pada arsip tersebut. Petugasharus menulis subyek tersebut pada sudut kanan atas;(10)bila nama atau masalah yang di dalam arsip tersebut dianggap palingpenting maka nama atau masalah tersebut digunakan dalampenyimpanan;(11)bila ada masalah yang membingungkan dalam menentukan nama yangterpenting, maka harus diklarifikasikan kepada pembuat surat tersebut;(12)kadang-kadang ada dua nama yang sama penting, maka salah satudipilih dan yang lain dipakai sebagai tunjuk silang.d.PengkodeanHasil indeks arsip menjadi kode yang berfungsi sebagai dasarpenyimpanan arsip tersebut. Pengkodean dapat diartikan sebagai pemberiantanda pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file. Agardapat memberi kode yang tepat maka seperangkat aturan dalam penyimpananalpabetis harus diikuti. Bila arsip siap disimpan, maka arsip akan diberi tandaatau kode tempat penyimpanan. Bila hal tersebut telah dilakukan makapetugas tinggal membaca sekilas atau mengindeks isi surat guna konfirmasipemberian kode tersebut. Bila ada kata yang penting, pembuatan tunjuk silangdilakukan saat itu juga. Pemberian kode yang tepat akan menghemat waktupada saat akan menyimpan kembali arsip. Pemberian kode harus hati-hati dankonsisten, bila dilakukan secara tergesa-gesa hanya akan berakibat kesalahan.e.PenyortiranSetelah ditetapkan kodenya, arsip disortir sesuai dengan kodepenyimpanan. Penyortiran dapat diartikan sebagai tindakan menyusun berkassecara abjad atau numerik. Di sebagian besar instansi, penyortiran merupakanlangkah awal sebelum pemberkasan. Penyortiran sangat penting dilakukanKEARSIPAN 145secepatnya setelah pemberian kode dan pembuatan tunjuk silang, agarpemberkasan tidak tertunda. Bila kegiatan penyortiran ditunda hingga kegiatanpemberian kode selesai maka itu berarti melakukan pekerjaan dua kali, dan itumemakan waktu dan tenaga yang lebih banyak.Berkas setelah dikodelangsung disortir sesuai tempat kelompok yang sama. Sebagai contohkelompok A-B-C dijadikan satu, kelompok D-E-F dikumpulkan menjadi satu danseterusnya.Bila kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian kodeselesai, arsip akan disimpan dalam tumpukan yang tidak teratur. Maka setelaharsip disortir secara garis besar (rough sorting) menjadi kelompok-kelompokalpabetis, lalu dipisahkan berdasarkan kelompok alpabethisnya masing-masinguntuk penyimpanan sementara. Kegiatan ini selanjutnya disebutfine sorting.Setelah dikelompokkan ke bagian masing-masing, berkas siap disimpan dandipindahkan ke tempat penyimpanan.f.PenyimpananKegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting di dalamkegiatan kantor yaitu menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya.Kesalahan penyimpanan berarti kehilangan arsip berarti kehilangan waktu,uang, dan ketenangan sewaktu pencarian arsip.Penyimpanan dilakukandengan memperhatikan hal-hal berikut:1)Singkirkan benda yang merusak arsip seperti pin, klip dan lain-lain;2)sebelum arsip dimasukkan dalam folder, sebaiknya tarik folder ke atasdahulu. Ketika menarik ke atas dahulu, petugas sebaiknya menghindarimenarik folder dengan memegang tab, sebab bila hal ini terulang terusmenerus akan membuat tab rusak dan tidak terjadi arsip terselip di luarfolder;3)Tempatkan setiap arsip pada folder denganbagian atas di sebelah tepi kiri,ketika arsip diambil dari tempat penyimpanan folder dibuka sepertimembuka buku dari tepi tab ke arah kanan, yang dibuka langsung padaposisi siap dibaca;4)Selalu tempatkan arsip-arsip paling kanan di posisi paling atas pada folderindividu sehingga ketika folder dibuka, arsip paling tua ada di palingbelakang. Arsip yang diambil (dipinjam) ketika dikembalikan harus disusunsecara kronologis semacam itu, tidak berdasar penting tidaknya isi arsip;5)Tata arsip yang disimpan dalam folder masalah/subyek (application folder)berdasarkan alpabetis, kemudian berdasar tanggal, seperti halnya yangdilakukan pada penataan di folder campuran.Banyak kantor mempunyai tempat penyimpanan arsip, dengan empat ataulima laci yang sulit dijangkau oleh petugas. Oleh karena itu, arsip aktif dan arsipyang paling banyak digunakan biasanya disimpan pada laci bagian tengah.Arsip inaktif dan arsip yang jarang dipakai ditempatkan pada laci teratas danpaling bawah.KEARSIPAN 1463.Petugas penyimpanan arsipa.mengetahui pentingnya pembuatan pada tanda pengenal pada sistempenataan alpabetis;b.memahami dan bisa menerapkan aturan pengindeks-an secaraalpabetis dengan baik;c.membuat kode arsip secara telit;,d.mahir menyiapkan/membuat tunjuk silang;e.selalu menyortirarsip sebelum disimpan, mengetahui danmemanfaatkan keuntungan penggunaan peralatan baku untukpenyimpanan secara baik, sehingga membantu mencapai keberhasilandalam efisiensi sistem penyimpanan alpabetis.4.Prosedur penemuan kembali arsip yang disimpanPenemuan kembali arsip filing sistem abjad dapat dicari langsung ketempat penyimpanan. Langkah-langkah penemuannya kembali sebagaiberikut:a.Teliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya;b.Isi bon peminjaman;c.Bergeraklah menuju tempat penyimpanan;d.Cari arsip ke laci filing cabinet sesuai kode arsip;e.Ambil arsip yang diminta;f.Tempatkanout guideatauout sheetdi tempat arsip yang diambil;g.Serahkan arsip kepada yang memerlukan.C.Rangkuman1)Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat denganmengunakan petunjuk abjad berdasarkan nama orang atau namaorganisasi.2)Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukankembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Ada dua tipe guideberdasarkan isinya yaitu yang berisi huruf dan yang berisikata/nama/masalah. Selain itu berdasarkan fungsinya, terdapat guideprimer dan guide pembantu.3)Guide primer dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab yangmempermudah kita ketika akan menyelipkan berkas untuk menunjukkanbagian yang tepat sesuai dengan alpabet. Selain itu guide juga berfungsiuntuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudahditata sertaditemukan kembali.4)Guide pembantu dibuat karena volume berkas individu dalam filepenyimpanan besar. Guide ini berfungsi: (1) menunjukkan lokasi kelompokfolder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang banyak; (2)memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidangKEARSIPAN 147yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad; (3) menunjukkanbagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.5)Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpankelompok berkas secara bersama. Ada tiga jenis folder yang digunakandalam kearsipan dengan sistem abjad, yaitu folder campuran, folderindividu, dan folder khusus.6)Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (indexingorder), bukan nama sebagaimana yang tertulis (disebutstraight order). Katatangkap dapat terdiri atas nama saja, nama pada baris pertama, nama kotadan negara pada baris kedua, atau pada baris pertama nama kota dannegara, pada baris kedua berisi nama jalan atau alamat.7)Dalam sistem abjad, pengindeksan yang dilakukan terhadap suatu suratdilakukan dengan memperhatikan nama-nama penulis surat atau lembagayang menulis surat itu.8)Langkah-langkah penyimpanan arsip: penampungan, penelitian,pengindeksan, pengkodean. penyortiran, dan penyimpanan.9)Penyortiran sangat penting dilakukan secepatnya setelah pemberian kodedan pembuatan tunjuk silang, agar pemberkasan tidak tertunda.Berkassetelah dikode langsung disortir sesuai tempat kelompok yang sama.Sebagai contoh kelompok A-B-Cdijadikan satu kelompok D-E-Fdikumpulkan menjadi satu dan seterusnya.10)Penemuan kembali arsip filing sistem abjad dapat dicari langsung ke tempatpenyimpanan. Langkah-langkah penemuannya kembali sebagai berikut. (1)Teliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya; (2)Isi bon peminjaman; (3) Bergeraklah menuju tempat penyimpanan; (4) Cariarsip ke laci filing cabinet sesuai kode arsip; (5) Ambil arsip yang diminta;(6) Tempatkanout guideatauout sheetdi tempat arsip yang diambil; (7)Serahkan arsip kepada yang memerlukan.D.Tugas1)Sebutkan dan terangkan tiga macam guide yang ditemukan dalam sistempenyimpanan arsip berdasarkan abjad!2)Sebutkan dan terangkan tiga macam folder dalam sistem penyimpananarsip berdasarkan abjad!3)Apakah yang dimaksud kata tangkap?Bagaimanakah membuatnya?Berikan contohnya!4)Apakah yang dimaksud dan kegunaan label tangkap?Bagaimanakahmembuat label tangkap? Berikan contohnya!5)Datanglah ke sebuah kantor yang menggunakan sistem abjad sebagaisistem filingnya.Pelajari hal-hal yang terkait dengan penyimpanan arsipKEARSIPAN 148dalam sistem tersebut. Cocokkan dengan apa yang telah Anda pelajari.Buatkan laporan tertulisnya!6)Pakailah contoh surat-surat yang adapada soal No. 3di tes formatif.Buatlah kartu indeks, kemudian isilah kartu indeks tersebut sesuai dengansurat-surat yang ada. Tuliskan pula kode surat untuk masing-masing suratitu.7)Bagaimanakah prosedur untuk menemukan kembali sebuah surat?Praktikkan. Jangan lupa, buat dan isi kartu peminjaman untuk surat yangdicari tersebut.8)Datanglah ke kantor-kantor instansi di sekitar sekolah atau ke kantor TUatau perpustakaan sekolah Anda secara berkelompok (3-5 orang). Apakahtata usaha di sekolah Anda menggunakan sistem abjad untuk mengelolaarsipnya? Jika ya, bantulahpetugas arsip untuk melakukan penyimpanansurat pada hari ini, sesuai dengan prosedur yang telah Anda pelajari. Jikatidak, pelajarilah sistem apa yang digunakan untuk mengelola arsipnya.Catatlah secara detail mengenai hal-hal yang terkait dengan itu. Diskusikanhasil pengamatan Anda di kelas.E.Tes Formatif1)Susunlah indeks nama orang yang disertai nama keluarga menurutklasifikasi abjad di bawah ini.NAMAUNIT 1UNIT 2UNIT 3KODESibaran RajaguggukNadia SiahaanRonkenduru SitungkirPardos HarisPardedeJohan Sinaga2)Susunlah indeks nama orang yang disertai dengan gelar menurut klasifikasiabjad di bawah ini.NAMAUNIT 1UNIT 2UNIT 3KODEJend. Wijaya KusumaIr. Sinom RobyongKH. SemponoR.A.TilamsariNy. Sombro1)Anda adalah seorang petugas arsip di Toko “SERBA ADA”.Pada tanggal15 Maret 2013 diterima 8 (delapan) surat yang berasal dari: Anton,Chaterina, Budi, PT. Erman, Fransiska, Joko, PT. Ambar, Elya.Jelaskansecara singkat di mana letak penyimpanan surat-surat tersebut. Sistempenyimpanan yang digunakan Toko “SERBA ADA”adalah filingsistemabjad.KEARSIPAN 149Hal: Lamaran Kerja15 Maret 2013Yth. Pimpinan TOKO “SERBA ADA”Pasar Blok A. Kav. 4 Lt. 3JalanRS.FatmawatiJakarta SelatanDengan hormat,Saya telah membaca iklan lowongankerjapadaHarian Kompas kemarin. Olehkarena itu dengan ini saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjaditenaga Auditor di perusahaan Bapak.Adapan identitassaya sebagai berikut:Nama:Anton BahtiarTempat/Tgl lahir:Surabaya, 12 Desember1985Pendidikan:SMEA Jurusan AkuntansiAlamat:Jalan Raya SenopatiRt.10/11, Kebayoran Baru,JakartaSelatanSebagai bahan pertimbangan berikut dilampirkan:1)Daftar riwayat hidup,2)Foto copy ijazah dan transkrip nilai,3)Surat keterangan kelakuan baik dari polri,4)Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,5)Pas foto.Atas perhatian danterkabulkannya permohonanlamaran kerjaini diucapkanterimakasih.Hormat saya,Anton BahtiarKEARSIPAN 150Hal:Lamaran Kerja15 Maret 2013Yth. Pimpinan TOKO “SERBA ADA”Pasar Blok A. Kav. 4 Lt. 3JalanRS.FatmawatiJakarta SelatanDengan hormat,Saya telah membaca iklan lowongan pegawai perusahaan ini di HarianKompaskemarin. Oleh karena itu dengan ini saya mengajukan lamaran secara tertulisuntuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak. Adapun identitas sayasebagai berikut:Nama:Caterina DaudTempat/Tgl lahir:Surabaya, 10 Maret 1986Pendidikan:SMEA JurusanBisnisAlamat:JalanLempar Lembing C10/11,Sarua PermaiCiputat JakartaSelatanSebagai bahan pertimbanganbapak terhadap lamaran ini sayadilampirkanaplikasisebagai berikut:1.Daftar riwayat hidup,2.Foto copy STTB SMEA,3.Suratketerangan kelakuan baik dari polri,4.Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,5.Pas foto.Atas perhatian dan dikabulkannyalamaran pekerjaaninidiucapkan terimakasih.Hormat saya,Caterina DaudKEARSIPAN 151Hal: Lamaran Kerja15 Maret 2013Yth. Pimpinan TOKO “SERBA ADA”Pasar Blok A. Kav. 4 Lt. 3JalanRS Fatmawati, Jakarta SelatanDengan hormat,Saya telah membaca iklan lowongan pegawai perusahaan ini di HarianKompas kemarin. Oleh karena itu dengan ini saya mengajukan lamaran secaratertulis untuk menjadi tenaga pembukuan di perusahaan Bapak.Adapan identitassaya sebagai berikut:Nama:BudiWaluyoTempat/Tgl lahir:Surabaya, 1 Desember 1984Pendidikan:SMEA Jurusan AkuntansiAlamat:JalanKebalen II, Rt. 01/009,Kebayoran BaruJakartaSelatanSebagai bahan pertimbangan berikut dilampirkan:1.Daftar riwayat hidup,2.Foto copy STTBSMEA,3.Surat keterangan kelakuan baik dari polri,4.Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,5.Pas foto.Atas perhatian dan dikabulkannyalamaran pekerjaaninisayaucapkanterimakasih.Hormat saya,Budi WaluyoNext >