< PreviousKEARSIPAN 152Hal:Lamaran Kerja15 Maret2013Yth. Pimpinan TOKO “SERBA ADA”Pasar Blok A. Kav. 4 Lt. 3Jl. RS Fatmawati, Jakarta SelatanDengan hormat,Saya telah membaca iklan lowongan pegawai perusahaan ini di Harian Kompaskemarin. Oleh karena itu dengan ini saya mengajukan lamaransecara tertulisuntuk menjadi tenaga Administratif di Perusahaan/Toko yang Bapak pimpinAdapun identitas saya sebagai berikut:Nama:FransiskaTempat/Tgl lahir:Surabaya, 12 Agustus 1985Pendidikan:SMKBidang KeahlianAdministrasi PerkantoranAlamat:Jl. Lempar Lembing C10/11,Sarua Permai,Ciputat,JakartaSelatanSebagai bahan pertimbangan berikut dilampirkan:1.Daftar riwayat hidup,2.Foto copy STTB SMEA,3.Surat keterangan kelakuan baik dari polri,4.Surat keterangan berbadan sehat daridokter,5.Pas foto.Sambil menunggu panggilan dari bapak sayaucapkan terimakasih.Hormat saya,FransiskaKEARSIPAN 153Hal: Lamaran Kerja15 Maret 2013Yth. Pimpinan TOKO “SERBA ADA”Pasar Blok A. Kav. 4 Lt. 3Jl. RSFatmawati, Jakarta SelatanDengan hormat,Saya telah membaca iklan lowongan pegawai perusahaan ini di Harian Kompaskemarin. Oleh karena itu dengan ini saya mengajukan lamaran secara tertulisuntuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak.Adapan identitas sayasebagai berikut:Nama:Joko PurnomoTempat/Tgl lahir:Surabaya, 12 Desember 1985Pendidikan:SMEA Jurusan Tata NiagaAlamat:Jalan Poncol Jaya,RT. 010/11,Kuningan Barat,Kebayoaran Baru,JakartaSelatanSebagai bahan pertimbangan berikutsaya lampirkandilampirkan:1.Daftar riwayat hidup,2.Foto copy STTB SMEA,3.Surat keterangan kelakuan baik dari polri,4.Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,5.Pas foto.Atas perhatian dan dikabulkannya permohonan inidiucapkan terimakasih.Hormat saya,Joko PurnomoKEARSIPAN 154Hal: Lamaran Kerja15 Maret 2013Yth. Pimpinan TOKO “SERBA ADA”Pasar Blok A. Kav. 4 Lt. 3Jl. RS Fatmawati, Jakarta SelatanDenganhormat,Saya telah membaca iklan lowongan pegawai perusahaan ini di HarianKompas kemarin. Oleh karena itu dengan ini saya mengajukan lamaran secaratertulis untuk menjadi tenaga Pramuniaga di perusahaan Bapak.Adapan identitassaya sebagai berikut:Nama:Elya RaharjoTempat/Tgl lahir:Surabaya, 12 Oktober 1985Pendidikan:SMKBidang Keahlian BisnisAlamat:Jalan mampang Prapatan III,RT. 003/013, No. 76,Kebayoran Baru,JakartaSelatanSebagai bahan pertimbangan berikut dilampirkan:1.Daftar riwayat hidup,2.Foto copy STTB SMEA,3.Surat keterangan kelakuan baik dari polri,4.Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,5.Pas foto.Atas perhatian dan dikabulkannya permohonan ini diucapkan terima kasih.Hormat saya,Elya RaharjoKEARSIPAN 155Hal:Lamaran Kerja15 Maret 2013Yth. Pimpinan TOKO “SERBA ADA”Pasar Blok A. Kav. 4 Lt. 3Jl. RS Fatmawati, Jakarta SelatanDengan hormat,Saya telah membaca iklan lowongan pegawai perusahaan ini di HarianKompas kemarin. Oleh karena itu dengan ini saya mengajukan lamaran secaratertulis untuk menjadi tenaga Pramuniaga di perusahaan Bapak.Adapan identitassaya sebagai berikut:Nama:AmbarwatiTempat/Tgl lahir:Surabaya, 12 Oktober 1986Pendidikan:SMK Bidang Keahlian BisnisAlamat:Jl. Lempar Lembing C10/11,Sarua PermaiCiputat JakartaSelatanSebagai bahan pertimbangan berikut dilampirkan:1.Daftar riwayat hidup,2.Fotocopy STTB SMEA,3.Surat keterangan kelakuan baik dari polri,4.Surat keterangan berbadan sehat dari dokter,5.Pas foto.Atas perhatian dan dikabulkannya permohonan ini diucapkan terima kasih.Hormat saya,AmbarwatiKEARSIPAN 156C.Kunci JawabanJawaban 1NAMAUNIT 1UNIT 2UNIT 3KODESibaran RajaguggukRajaguggukSibaranRa, SiNadia SiahaanSiahaanNadiaSi, NaRonkenduru SitungkirSitungkirRonkenduruSi, RoPardos HarisPardedePardedePardosHarisPa, Pa,HaJohan SinagaSinagaJohanSi,JoJawaban 2NAMAUNIT 1UNIT 2UNIT 3KODEJend. Wijaya KusumaKusumaWijaya(Jend.)Ku, Wi, (Jend.)Ir. Sinom RobyongRobyongSinom(Ir.)Ro, Si, (Ir.)KH. SemponoSempono(K.H)Se, (K.H)R.A. TilamsariTilamsari(R.A)Ti, (R.A)Ny. SombroSombro(Ny)So, (Ny)Jawaban 3Surat ditemukan pada filing cabinet pada laci, guide, dan folder di bawah ini.SURATKODE LACI FILINGCABINETGUIDEFOLDERAmbarwatiA-BAmAmbarwatiBahtiar AntonA-BBaAnton BahtiarDaud CaterinaC-DDaCaterina DaudFransiskaE-FFrFransiskaPurnomo JokoI-JPuJoko PurnomoRaharjo ElyaQ-RRaElya RaharjoWaluyo BudiW-XWaBudi WaluyoKEARSIPAN 157Lembar Kerja1PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DISIMPAN1.AlatAgar latihan kegiatan dengan menggunakanjob sheetini berjalan denganbaik diperlukan alat yang antara lain seperti berikut:a.Odner (pengganti filing cabinet).b.Formatout sheet(lembar isian peminjaman 1 lembar arsip).c.Formatout guide(lembar isian peminjaman 1 folder arsip).d.Alat tulis-menulis (pensil, pena, penggaris penghapus/tip-ex).e.Guide.f.Folder/map.g.Stop map.h.Stempel waktu.2.BahanBahan yang diperlukan dalam kegiatan ini adalah sebagai berikut:a.Contoh surat (sebagai arsipyang disimpan).a.Format bon peminjaman.3.Langkah Kerjaa.Teliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya.b.Isi bon peminjaman.c.Bergeraklah menuju tempat penyimpanan.d.Cari arsip ke laci filing cabinet sesuai kode arsip.e.Ambil arsip yang diminta.f.Tempatkanout guideatauout sheetdi tempat arsip yang diambil.g.Serahkan arsip kepada yang memerlukan.KEARSIPAN 158Lembar Kerja 2Pengindeks-an Namaa.AlatAgar latihan kegiatan dengan menggunakanjob sheetini berjalan denganbaik diperlukan alat yang antara lain sebagai berikut.1)nama orang (nama pelanggan).2)format pengindeksan.3)contoh format dan isian cara mengindek.4)alat tulis-menulis (pensil, pena, penggaris penghapus/tip-ex).5)stop map.b.BahanBahanyang diperlukan dalam kegiatan ini adalah:1.contoh surat yang memuat nama pelanggan,2.format indeks.c.Langkah Kerja1.Telitilah nama pelanggan.2.Pilahlah nama-nama sesuai dengan jenisnya.3.Tentukan unit sesuai dengan jenis nama.4.Lakukan pengindeksan.5.Serahkan hasil indeks kepada petugas penyimpan.KEARSIPAN 159A.Tujuan PembelajaranSetelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang penyimpananarsipsistem tanggal,peserta didikdiharapkan:1.Dapat membuat daftarklasifikasi tanggal penyimpanan arsip (dokumendan surat) dengan sistem tanggal.2.Dapat menentukan kode penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengansistem tanggal.3.Dapat melakukan penyimpanan dan penemuan kembali arsip (dokumendan surat) dengan sistem tanggal4.Menemukan kembali arsip/dokumen yang telah disimpan denganmenggunakan sistem tanggal;5.Mengembalikan arsip/dokumen setelah dipinjam pada tempatnya denganmenggunakan sistem tanggal.B.Uraian Materi1.Pengertian Penyimpanan Berdasarkan Sistem TanggalFiling sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembaliarsip berdasarkan tanggal, bulanatau tahun. Dalam sistem ini yang dijadikankode penyimpanan dan penemuan kembali adalah tanggal, bulanatau tahunpembuatan surat atau tanggal surat yang tercantum pada barisan tanggal yangtercantum dalam arsip itu sendiri.Sistem tanggal merupakan sistem yang paling sederhana dan praktissehingga cocok diterapkan kepada perusahaan kecil yang kegiatannya masihsedikit dan masalahnya belum kompleks.2.Merancang Klasifikasi TanggalDalam sistem tanggal atau disebut sistem kronologis, pengelompokantetap dilaksanakan atas sistem subjek, sub subjek, dan satuan sub subjek.Yangdijadikan pengelompokanitu adalah tanggal, bulan, dan tahun yangtercantum pada barisan tanggal surat. Yang ditetapkan sebagai subjek adalahtahun, sebagai sub subjek adalah bulan, dan sebagai satuan sub subjek adalahtanggal.Prinsip klasifikasi seperti yang telah dilakukan pada filing sistemkearsipan yang lain (sistem alpabet, sistem nomor, sistem wilayah, sistemsubjek) mengarah padasusunan penataan arsipyaitu mengaturKEARSIPAN 160pengelompokan dan penyimpanan arsip pada unit-unit yang lebih kecil.Untukmenghemat tenaga, waktu tempat dan perlu dilakukan pemberian kode.Dari uraian di atas dapat diambil suatu kesimpulan sebagai berikut:1.Tahun ditetapkan sebagai judul laci.2.Bulan ditetapkan sebagai judul guide.3.Tanggal ditetapkan sebagai judul folder.KODE TANGGALSURATKODE LACIFILING CABINETGUIDE BULANFOLDER15 Maret 20132013Maret151 April 20132013April15 Mei 20132013Mei517 Agustus 20132013Agustus1720 Maret 20132013Maret201 Oktober 20132013Oktober118 November 20132013November1822 Desember 20002000Desember2214 November 20132013November14Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan, dantahun yang ada pada surat (tanggal surat) dijadikan sebagai kodepenyimpanan. Klasifikasi sistem tanggal surat atau warkat yang bertahunsama disimpan dalam laci yang sama. Warkatatau surat yang bulannya samaakan berada di belakang guide yang sama, serta surat atau warkat yangbertanggal sama akan terdapat dalam folder yang sama.Contoh:Surat yang bertanggal 15 Maret 2013 diindeks sebagai berikut.2013= Unit 1 sebagai kodelaci.Maret= Unit 2 sebagai kode guide.15= Unit 3 sebagai kode folder.3.Prosedur Penyimpanan ArsipPersiapanKegiatan yang penting sebelum melakukan penyimpanan arsip adalahpersiapan peralatan yang akan digunakan dalam penyimpanan arsipyangmenggunakan filing sistem tanggal. Peralatan yang perludisiapkan, yakni:KEARSIPAN 161a.Filing CabinetFile Surat KeluarFile Surat Masukb.GuideJanuariBJanuari=TABB=Pembatasc.FolderJAN–MAR2013APR-JUN2013JUL-SEP2013OKT-DES2013JAN–MAR2013APR-JUN2013JUL-SEP2013OKT-DES2013Next >