< PreviousKEARSIPAN 162d.Label2014e.Rak Penyortirf.Kartu IndeksMa, Pt.Nama: Mekar Abadi, Perseroan TerbatasNomor Surat: 99/III/2013Perihal: Pesanan BarangTanggal Surat: 15 Maret 20132013KEARSIPAN 163g.Laci Kartu Indeksh.Out Sheet (Pengganti Arsip yang dipinjam)Berikut ini adalah gambarfolder pengganti.No.KodeIndeksPeminjamTgl.KembaliTgl.No.KodeIndeksPinjamTgl.KembaliTgl.Folder Penggantii.Cara Menyusun Perlengkapan1)Laci pertama pada filing cabinet diberi guide mulai dari bulanJanuarisampai Desember sesuai dengan volume arsip. Bila volume arsipsemakin banyak maka satu laci filing kabinet dapat diisi hanya tigaguide, misalnya berisi guide bulan Januari sampai Maret. Laciberikutnya berisi tiga guide bulan April sampai bulan Juni, danseterusnya sesuai dengan yang diperlukan.2)Di belakang guide terdapat folder yang jumlahnya tergantung padabanyaknya hari dalam bulan bersangkutan. Contoh bulan Januari dapatberisi 31 map, bulan Pebruari berisi 28 map, dan seterusnya.KEARSIPAN 164Laci filing cabinet dalam filing sistem tanggal:File Surat KeluarFile Surat Masukj.Langkah-Langkah Penyimpanan ArsipSistem penyimpanan sistem tanggal harus dilakukan denganmemperhatikan tanggal surat setiap surat yang masuk dan tanggal surat darisetiap surat yang akan dikirim ke luar. Ketelitian membaca tanggal, bulan, dantahun dari setiap surat merupakan kunci keberhasilan sistem ini, setiapkesalahan karena petugas yang kurang teliti petugas akan memakan banyaktenaga, waktu, dan biaya. Dalam sistem penyimpanan ini arsip bisa disimpandi pusat arsip(sentralisasi)atau di unit kerja masing-masing(desentralisasi)atau campuran. Hal tersebut tidak menjadi masalah, tetapi prosedur yangdilaksanakan adalah sama yaitu:20122016201320172018201420152019JAN–MAR2013APR-JUN2013JUL-SEP2013OKT-DES2013JAN–MAR2013APR-JUN2013JUL-SEP2013OKT-DES2013KEARSIPAN 165a)PenampunganArsip hasil penciptaan maupun penerimaan dari unit sendiri maupunyang diterima dari luar unit dikumpulkan berdasarkan tanggal dari setiapbulannya dan diproses untuk disimpan.b)PenelitianArsip yang telah terkumpul diteliti sehingga ditemukan tanda bahwaarsip siap disimpan. Arsip tidak akan disimpan sebelum isinya dicatat olehpetugas yang berwenang. Petugas arsip harus memastikan bahwa arsiptersebut telah:ditangani dengan hati-hati;dicatat sesuai dengan tanggal yang tepat.Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahanyang tidak dapat diperbaiki dan merugikan kegiatan perusahaan. Apalagibila arsip tersebut sampai tidakditindaklanjuti oleh pejabat yangberwenang. Karena itu prosedur pertama yang harus dilakukan adalah“memastikan arsip yang akan disimpan tersebut apakah telah memenuhiaturan penyimpanan yang telah disetujui oleh penanggung jawabnya”.c)PengindeksanArsip yang siap disimpan kemudian diindeks sesuai asal arsip.Sebelum disimpan, terlebih dahulu arsip dibaca untuk menentukan tempatpenyimpanannya. Proses ini disebut pengindeks-an atau pengklasifikasian.Penentuan indeks berarti penentuan pemberian kodesebagai dasarpenyimpanan. Agar pemberian indeks dilakukan dengan tepat, beberapaaturan di bawah ini perlu diperhatikan.d)PengkodeanHasil indeks arsip diberi kode dan menjadi dasar penyimpanan arsiptersebut. Pengkodean juga dapat diartikan sebagai pemberian tanda padaarsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file.Agar dapatmemberi kode yang tepat, seperangkat aturan dalam penyimpanan sistemtanggal harus diikuti. Bila arsip siap disimpan, maka arsip akan diberi tandaatau kode tempat penyimpanan. Bila hal tersebut telah dilakukan makapetugas tinggal membaca sekilas atasmengindeks isi surat gunakonfirmasi pemberian kode tersebut.Bila ada kata yang penting,pembuatan tunjuk silang dilakukan saat itu juga. Pemberian kode yangtepat akan menghemat waktu pada saat akan menyimpan kembali arsip.Pemberian kode harus hati-hati dan konsisten, bila dilakukan secaratergesa-gesa hanyaakan berakibatkesalahan.e)PenyortiranSetelah penetapan kode, surat disortir sesuai dengan kodepenyimpanan. Penyortiran dapat diartikan pula sebagai tindakanmenyusun berkas secara urut tanggal. Di sebagian besar instansipenyortiran adalah langkah awal sebelum pemberkasan. Penyortiransangat penting dilakukan segera mungkin setelah pemberian kode, agarKEARSIPAN 166pemberkasan tidak tertunda. Bila kegiatan penyortiran ditunda hinggakegiatan pemberian kode selesai maka itu berarti melakukan pekerjaan duakali, dan itumemakan waktu dan tenaga yang lebih banyak.Setelah dikodeberkas langsung disortir sesuai dengan tempat atau kelompok yang sama.Contoh bulan Januari yang terdiri atas tanggal 1 s.d tanggal 31 dijadikansatu kelompok, surat yang diterima dan dibuat bulanPebruari dikumpulkanmenjadi satu, dan seterusnya.Bila kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberiankode selesai, arsip akan disimpan dalam tumpukan yang tidak teratur.Maka setelah arsip disortir secara garis besar (rough sorting) menjadikelompok-kelompok tanggal, lalu dipisahkan berdasarkan kelompok tanggalbulan dan tahun masing-masing untuk penyimpanan sementara. Kegiatanini selanjutnya disebutfine sorting. Setelah semua dikelompokkan padabagiannya masing-masing, berkas ini siap untuk disimpan dan dipindahkanke tempat penyimpananf)PenyimpananKegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting dalamkegiatan kantor yaitu menempatkan berkas di dalam tempatpenyimpanannya. Kesalahan penyimpanan berarti kehilanganarsip berartikehilangan waktu,uang, dan ketenangan sewaktu pencarian arsip.Penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan hal-halberikut:1)Singkirkan benda yang merusak arsip seperti pin, klip, dan lain-lain;2)Sebelum arsip dimasukkan dalam folder, folder sebaiknyaditarik keatas dulu; petugas sebaiknya menghindari menarik folder denganmemegang tab, sebab bila hal ini terulang terus dapat membuat tabrusak dan arsip mungkin terselip di luar folder;3)setiap arsip ditempatkan pada folder dengan bagian atas di sebelahtepi kiri, ketika arsip diambil dari tempat penyimpanan folder dibukaseperti membuka buku dari tepi tab ke arah kanan, yang dibukalangsung pada posisi siap dibaca;4)Arsip-arsip paling kanan pada folder tanggal awal selalu ditempatkan diposisi paling atas ketika folder dibuka, arsip paling tua ada di palingbelakang. Arsip yang diambil (dipinjam) ketika dikembalikan harusdisusun secara kronologis semacam itu, tidak berdasar pentingtidaknya isi arsip;5)Arsip yang disimpan dalam folder masalah/subjek (application folder)pertama ditata berdasarkan bulan kemudian berdasar tanggal.Biladalam penyimpanan arsip terdapat tanggal yang sama, makapenyimpanannya diatur berdasarkan Tanggal.Contoh:Pada tanggal 15 Maret 2013 diterima delapan surat yang berasal dari :Anton, Chaterina, Budi, Erman, Fransiska, Joko, Ambar, Elya, penyimpanansurat diletakkan di laci tahun 2013, Guide tab bulan Maret dan pada maptanggal 15 dengan urutan sebagai berikut:KEARSIPAN 1671.Ambar.2.Anton.3.Budi.4.Chaterina.5.Elya.6.Erman.7.Fransiska.8.Joko.g)Petugas penyimpanan arsip adalah orang yang:1)Mengetahui pentingnya pembuatan pada tanda pengenal pada sistempenataan tanggal;2)Memahami dan bisa menerapkan aturan pengindeksan secara tanggaldengan baik;3)Membuat kode arsip secara teliti;4)Selalumenyortir arsip sebelum disimpan;5)Mengetahui dan memanfaatkan keuntungan penggunaan peralatanbaku untuk penyimpanan secara baik, sehingga membantu pencapaiankeberhasilan dalam efisiensi pekerjaan.5.Penemuan Kembali Arsip yang DisimpanPenemuan kembali arsip filing dengan sistem tanggal dapat dicarilangsung ke tempat penyimpanan. Langkah-langkah penemuan kembaliarsip yang disimpan adalah sebagai berikut.a.Teliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya;b.Isi bon peminjaman;c.Lihat buku arsip dan kartu indeks;d.Bergeraklah menuju tempat penyimpanan;e.Cari arsip ke laci filing kabinet sesuai kode arsip;f.Ambil arsip yang diminta;g.Tempatkanout guideatauout sheetdi tempat arsip yang diambil;h.Serahkan arsip kepada yang memerlukan.6.Peminjaman ArsipSeorang petugas arsip yang profesional akan selalu berpegang padaaturan dan penggunaansistem yang telah ditentukan.Hal ini sangatpenting karena sering terjadi seorang petugas merasa kehilangan arsipkarena tidak memperhatikan aturan yang ditetapkan.Sering terjadikesalahan karena hubungan baik atau karena sungkan terhadap pimpinanyang meminjam arsip diberikan arsip tanpa memperhatikan prosedur yangada. Untuk menghindari hal tersebut di atas berikut ini akan diuraikantentang prosedur peminjaman arsip.KEARSIPAN 168Contoh lembar peminjaman arsip.SubjekTanggal pengembalianTanggal arsipIndeks/TitelKodePeminjamTanggal keluarTanda tanganUnit kerjaKeterangan pengisian bon peminjaman:Subjek:pokok masalah arsipyang dipinjam,Indeks/titel:misalnya diklat a, jadwal diklat a (per lembar),Peminjam:nama orang yang meminjam,Tanda tangan:tanda tangan peminjam,Tgl. Pengembalian:kapan (tanggal) pengembalian arsip yangdipinjam,Tanggal arsip:tanggal arsip,Kode:diisi kode klasifikasi sesuai dengan filing sistemyang digunakan,Tanggal keluar:tanggal pada saat arsip dipinjam,Unit kerja:unit kerja peminjam.Blanko bon peminjaman terdiri atas tiga rangkap sebagaiberikut:Lembar I(putih) disimpan oleh pemilik arsip dalam kotak peminjaman(folder file) menurut tanggal pengembalian.Lembar II (hijau) disimpan dalam sampul arsip (folder) sebagaipengganti arsip.Lembar III (merah) dibawa oleh peminjam bersama arsipnya.Cara peminjaman adalah sebagaiberikut:1)Peminjaman per lembarPeminjam datang ke si pemilik arsip kemudian mencatat arsipyang dipinjam ke dalam tiga lembar peminjaman arsip.Lembar I disimpan di tikler file/kotak peminjaman menurut tanggalpeminjaman.Lembar II diletakkan pada folder/sampul arsip untuk mengetahuiarsip yang dipinjam.Lembar III diberikan kepada peminjam bersama arsipnya.Cara pengembalian arsip adalah sebagai berikut:Peminjam mengembalikan arsip dan lembar II ke pemilik, kemudianlembar III diparafdan diberikan lagi ke peminjam sebagai buktiarsip telah kembali.Arsip dikembalikan dalam folder/sampul arsip, dengan lembar IIdiambil dan dapat dimusnahkan.Lembar I diambil dari tikler file (dari tempat tanggal pengembalian)dan dikumpulkan per tahununtuk membuat penilaian arsip.KEARSIPAN 1692)Peminjaman per berkasPeminjaman ini hampir sama dengan peminjaman per lembar,hanya saja pada lembar peminjaman pada tanggal arsip ditulis lengkaptanggal arsip yang dipinjam, misalnya dari tanggal 1-20 Oktober danjumlah berkasnya.a)Sampul arsip (folder) dibawa peminjam.b)Pada tempat arsip diganti dengan folder pengganti dan dimasukkanke dalamnya lembar II folder pengganti dibuat dengan warnamencolok.c)Bila peminjam meminjam lebih dari satu berkas, siapkan beberapafolder pengganti.Cara pengembalian peminjaman per berkasa)Berkas arsip dan lembar III dikembalikan kepada petugas arsip,lembar II diparaf dan dikembalikan ke peminjam;b)Berkas arsip dikembalikan ke tempat semula sesuai tahun, bulan,dan tanggal di tempatpenyimpanan; diletakkan di belakang guidedalam kelompok yang sama. Folder pengganti diambil, lembar IIdiambil dan dapat dimusnahkan. Pada folder pengganti di kolomtanggal pengembalian diberi tanda cek (v) sebagai tanda arsipsudah dikembalikan dan disimpan untuk dipergunakan lagi padapeminjaman arsip berikutnya;c)Lembar bon peminjaman I diambil dan dikumpulkan per tahun untukmembantu penilaian arsip.Hal yang perlu diperhatikan dalam peminjaman arsip adalah sebagaiberikut:a)Jika ada perpanjangan peminjaman arsip, cukup mencoret tanggalpengembalian pada lembar I dan diganti dengan tanggalperpanjangan, juga pada lembar II dan lembar III.b)Bila pada saat pengembalian lembar III yang dibawa oleh peminjamhilang, maka pertugas arsip membaca dan meneliti arsip padaindeksnya kemudian dilihat dalam daftar indeks. Setelah sesuai danlengkap, arsip dikembalikan ke tempat penyimpanan. Lembar IIdiambil dan diberikan kepada peminjam setelah diparaf petugasarsip, sebagai bukti bahwa arsip sudah dikembalikan.C.RangkumanFiling sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuankembali arsip berdasarkan tanggal, bulan, atau tahun. Dalam sistem tanggal(sistem kronologis) pengelompokan tetap dilaksanakan atas sistem subjek,sub subjek, dan satuan sub subjek.Yang dijadikan pengelompokan ituadalah tanggal, bulan, dan tahun yang tercantum pada barisan tanggal suratyang ditetapkan sebagai subjek. Tahun ditetapkan sebagai judul laci. Bulanditetapkan sebagai judul guide. Tanggal ditetapkan sebagai judul folder.KEARSIPAN 170Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan, dantahun yang ada pada surat (tanggal surat) sebagai kode penyimpanan.Penyimpanan arsip bisa dilakukan di pusat arsip(sentralisasi)atau diunit kerja masing-masing(desentralisasi)atau campuran. Prosedurpenyimpanan arsip adalah: (1) Penampungan; (2) Penelitian; (3)Pengindeksan; (4) Pengkodean; (5) Penyortiran; (6) Penyimpanan.Penemuan kembali arsip filing dengan sistem tanggal dapat dicarilangsung ke tempat penyimpanan. Langkah-langkah penemuan kembaliarsip yang disimpan adalah: (1) Telitilah arsip yang diminta atau yang akandicari dan ditemukan kodenya; (2) Isi bon peminjaman; (3) Lihat buku arsipdan kartu indeks; (4) Bergeraklah menuju tempat penyimpanan; (5) Cariarsipke laci filing kabinet sesuai kode arsip; (6) Ambil arsip yang diminta;(7) Tempatkanout guideatauout sheetdi tempat arsip yang diambil; dan(8) Serahkan arsip kepada yang memerlukan.Peminjaman berkas dapat dilakukan dengan dua cara yaitu per lembardan per berkas. Jangan lupa untuk mengisi bon peminjaman setiap kaliterjadi peminjaman arsip atau berkas.MenempatkanOut GuideatauOut Sheetdi tempat berkas atau arsipyang diambil pada saat terjadi peminjaman sangat penting dilakukan,karena dari lembar ini akan diperoleh informasi tentang berkas yangsedang dipinjam.Kembalikan arsip atau berkas yang baru saja dikembalikan padatempatnya pada saat itu juga setelah Anda mengambil out sheet atau outguide yang semula ditempatkan di posisi arsip atauberkas tersebut.D.Tugas1)Apakah yang dimaksud dengan sistem tanggal dalam penyimpananarsip?2)Apakah perbedaan antara penyimpanan arsip sistem tanggal dengansistem nomor?3)Terangkan tentang sistem klasifikasi yang dilakukan dalampenyimpanan arsip dengansistem tanggal! Berikan contoh!4)Dalam filing sistem tanggal ini berapakah jumlah folder dalam setiapguide? Jelaskan!5)Perhatikan surat-surat berikut! Berikan kode untuk masing-masingsurat dan buatlah kartu indeksnya dengan menggunakan kertasmanila dan isilah!6)Bandingkan antara prosedur peminjaman per berkas dan per lembardan penangannya masing-masing! Apakah persamaan danperbedaannya?KEARSIPAN 1717)Apakah yang harus dilakukan petugas arsip jika seorang peminjamingin memperpanjang arsip yang dipinjamnya?Terangkanprosedurnya!8)Kunjungilah kantor administrasi (TU) sekolah Anda. Apakahpengadministrasian arsip yang dilakukan menggunakan sistemtanggal? Pelajarilah!9)Praktekkan prosedur peminjaman. Pilih salah satu surat.Lakukanlahtugas ini secara berpasangan, salah satu bertindak sebagai petugasdan yang lain sebagai peminjam. Jangan lupa mempersiapkan danmenggunakan semua kelengkapan dalam prosedur peminjaman.Setelah itu, bagaimana jika akhirnya Anda perlu melakukanperpanjangan peminjaman tersebut, apa yang akan Anda lakukan?Next >