< Previous102Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 14.Menyimpan Lembar Kerja (Worksheet)Bila Anda baru saja menyelesaikan lembar kerja baru, maka dapatdilakukan:1.Klik File pada menu bar, kemudian pilih SAVE AS seperti terlihatpada gambar berikut :Gambar 10. Tampilan penyimpanan2.Pada kotak SAVE IN tentukan di direktori mana akan disimpan filetersebut.Ketikkan nama file pada kotak FILE NAME, tentukantype penyimpanan pada kotak SAVE AS TYPE.Klik SAVE bilasudah selesai.Namun jika file yang akan Anda simpan adalah file lama yangmengalami perubahan (proses edit), maka lakukan penyimpanandengan cara Klik FILE, kemudian arahkan pointer pada SAVE.Secara otomatis file akan tersimpan dengan nama file yang lama.Catatan :Dalam pemberian nama file hendaknya yang mudah diingat dantidak terlalu panjang (8 karakter)Cara lain dalam penyimpanan adalah dengan Klik pada Icon.File akan tersimpan secara otomatis sesuai dengan nama file yangsudah ada, namun bila Anda menggunakan lembar kerja baru,maka Microsoft Excel akan menampilkan layar yang sama.103Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 15.Menutup Lembar Kerja (Worksheet)Menutup lembar kerja (worksheet) tidak berarti bahwa Andatelahmengakhiripekerjaan Anda dengan menggunakan Microsoft Excel.Karena pada saat Anda menutup lembar kerja (worksheet) MS-Excelmasih aktif dan masih bisa dibuka kembali.Untuk menutup lembar kerja (worksheet) dapat dilakukan dengan 3cara yaitu :1.Dengan klik pada FILE kemudian pilih CLOSE2.Dengan klik pada iconyang terletak di pojok kanan atas3.Dengan menekan tombol ALT+F46.Membuka Lembar Kerja (Worksheet)Jika Anda bermaksudmembuka lembar kerja (worksheet) baru, makadapat dilakukan caraberikut:1.Klik pada Iconyang ada pad a Toolbars standar2.Klik pada menu FILE lalu arahkan pada NEW, maka akan nampaklayar kerja (worksheet) baru.Untuk membukafile yang pernah Anda simpan dapat dilakukandengan dua cara :1.Klik pada Iconyang ada pada Toolbar standar2.Klik FILE kemudian arahkan pada OPEN, maka akan muncul layarseperti dibawah :Gambar 12. Tampilan LayarKerja OPENPerhatikan dan ingat di direktori mana Anda menyimpan file. Setelahmenentukan pilihan, Anda bisa langsung membukanya dengan klikOPEN. File yang tersimpan dalam MSExcel memiliki defaultextention XLSX.104Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 17.Format Data Series (Deret )MicrosoftExcel memiliki fasilitas membuat/memasukkan data series(deret) dengan cepat. Contoh penggunaan deret ini adalah membuaturutan angka, nama-nama bulan, nama hari dan teks bernomorkronologis dan sebagainya.Cara memasukkan data series dengan menggunakanFILL HANDLE .Contoh :Anda ingin membuat urutan nama-nama bulan, dimulai daribulan Januari dan diakhiri bulan AprilLakukancara berikut :Isikansel B2 dengan teks JanuariGambar 13. Memasukkan Data Series1.Drag pointer mouse pada posisi fill handle sampai di posisi B5.Maka akannampak urutan nama-nama bulan sebagai berikut :Gambar 14. Hasil penggunaan fillhandle dalam pembuatan data seriesKetikaAnda memasukkan bulan Januari dengan ejaan Indonesia, mungkinproses diatas tidak akan dikerjakan oleh MSExcel, karena Ms Excelmenyediakan format dalam ejaan Inggris.MakaMsExcel menyediakan fasilitas dimanaAnda dapat membuat sendirideret angka atau yang lainnya sesuai kebutuhan dengan menggunakanCustom Data List.Sudut yang terlihat pada kotak rangesel adalah kotakhitam kecil = fillhandle+105Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1Caramembuat Custom Data List adalah :1.Pilih menu TOOLS kemudian arahakan dan klik pada OPTIONGambar 15. Tampilan menu Tools2.Klik Tab CUSTOM LIST seperti yang namapak pada gambar berikut :Gambar 16. Tampilan Layar Option106Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 13.Klik NEW LISTDalam kotak LIST ENTRIES ketikkan urutan yang Anda inginkan.4.Klik OK setelah selesai memasukkanurutan yang dikehendaki.8.Membuat GrafikDalam membuat grafik yang perlu dispersiapkan adalah data yang telahselesai dibuat, yang kemudian akan ditampilkan dalam bentuk grafik.Contohpembuatan Grafik dari data dibawahini:Gambar17. Contoh data yang akan dibuat grafik107Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1Dengan menggunakan data dari tabel diatas, ikuti langkah-langkah berikutuntuk membuat grafik:1.Klik Icon yang ada pada Toolbars untuk membuka kotak dialogChartwizart (grafik)Gambar 18. Kotak Dialog ChartWizard (Grafik)2.Pilih tipe grafik yang Anda inginkan dari daftar grafik yang tersedia. Kliktombol Next untuk membukaChart wizard:Chart Source.Gambar 19. Dialog chartwizard pilihan COLUMN108Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 13.Klik Next maka akan muncul dialog seperti dibawah :Gambar 20. Tampilan dialog chartwizard untuk memasukkan title/teks4.Pada tab TITLES ketikkan Grafik Hasil Penjualan di kolom CHART TITLE ,ketikkan Personalia, dikolom CATEGORY (X) axis, ketikkan Jumlah Barangdikolom VALUE (Y) axis.5.Kemudian pada Tab DATA TABLE berikan tanda () pada SHOW DATATABLE. Akan muncul tampilan seperti berikut :Gambar 21. Dialog Chartwizard DATA TABLE109Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 16.klik Next akan muncul tampilan berikut :Gambar 22. Kotak Dialog ChartWizard : Chat Location7.Kiik tombol finish. Maka hasil grafikakan nampak seperti gambar dibawah ini :Gambar 23. Grafik Hasil Data Penjualan Barang9.Mengatur Layout lembar kerjaa.Mengatur Margin Halaman Dan Title PencetakanMargin menentukan jarakantara tepi halaman kertas dengan areapencetakan. Excel memungkinkan Anda untuk mengubah/menggantimargin kanan, margin kiri, margin atas ataupun margin bawah, jugamargin untuk header dan footer.b.MenggantiMargin1)Pilih Perintah FILE kemudian arahkan pada PAGE SETUP, klikTAB MARGIN maka akan muncul tampilan berikut :110Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1Gambar 24. Tab Margin untuk menentukan tata letak lembar kerja2)Masukkanukuran-ukuran sesuai dengan yang Anda butuhkan,juga tentukan pula margin untuk HEADER and FOOTER3)Untukmenengahkan data antara batas atas dengan batas bawahhalaman, klik VERTICALLY4)Untuk menengahkan data antara batas kiri dengan batas kananhalaman, klik HORIZONTALLY5)Klik OKc.MembuatHeaderdanFooterBila Anda ingin menggunakan Header and Footer, ikutilahlangkahberikut :1)Pilih VIEW, kemudian klik pada HEADER AND FOOTER sepertigambar dibawah :Gambar 25. Pilihan Header and Footer pada menu111Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 12)Akan muncul tampilan seperti berikut :Gambar 26. dialog header and footer1.KliktombolCUSTOM HEADER atau CUSTOM FOOTER untukmembuka kotak dialog Header atau Footer seperti yang ditampilkanberikut :2.Kode header and Footer dan fungsinya1 2 3 4 5 6 7Next >