< Previous122Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1Persyaratan SystemTidak dipungkiri bahwahampir semua aplikasi berbasis grafik memerlukanmemeri dan space yang besar, begitu juga dengan Microsoft Office XP, diaselain memerlukan memeori (RAM) tinggi, space hardisk yang dibutuhkanjuga cukup besar. Memori standar yang dibutuhkan untuk menjalankanMicrosoft Office baik Microsoft Office 2002 (XP) maupun Microsoft Office XPtidak terlalu sulit, yang penting bisa menjalankan Microsoft Windows 2002(XP) atau Microsoft Windows XP, dengan memori minimal 32 Mbyte RAMdisarankan lebih tinggiInstalasi Microsoft OfficeProses instalasi Microsoft Office XP tidak terlalu sulit dan kita dapatmenentukan pilihan sesuai kebutuhan, fasilitas yang berhubungan denganproses instalasi tidak banya mengalami perubahandan praktis semuaproses hampir otomatis. Dalam hal ini tinggal menunggu proses instalasiakan berjalan secara otomatis, yang perlu ditentukan antara lain mengisiCD-Key inisial nama, dan kantor/perusahaan.b.Uraian Materi1.Mengaktifkan Power PointSecara umum untuk dapat menggunakandengan program apapun, anda harusmemastikan bahwa komputer anda telahdinyalakan dan jika botting berhasil makaakan terlihat menustartdi kiri bawahmonitor.Untuk memulai Power Point lakukanlangkah berikut :123Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1Arahkan pointer klik padaStart MenuPilihAll Programtekan klikPilihMicrosoft officetekan klikPilihMocrosoft Power Point 2003tekan klikPerhatikan tampilan gambar berikut dan jika proses berhasil maka akantampak lembar slide dengan tampilan dan menusebagai berikut dibawah iniDari tampilan layar slide pada power point anda dapat mengarahkan mousearrow padamenu,tollbar maupun simbul icon yang anda inginkan.Pada dasarnya menu padaMicrosoftoffice under windows selalu samatampilanya yaitu dengan simbul Gui (grafik uniform interface) sehinggamudah diingat.Ada tiga cara mengoperasikan menu untuk sesuatu menyelesaikan tugasanda yang hasilnya akan sama, misalnya untuk menyimpan file dapatdilakukan dengan:Title BarMenu barStandar tollbarFormating tollbarWindows IconsTumbnail of thecurrent slideAsk paneSlide paneNotes paneViewbuttonDrowing tollbarStatus barTexs Placeholder124Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1Dengan menggunakan/mengklik pull down menu, misal Klik File, KlikSaveDengan menggunakan/ mengklik salah satu tollbar iconatauDenganKombinasi salah satu tombol keyboard dan mouse tekan Ctrl+SMengakhiri Microsoft Power Point.Untuk mengakhiri Microsoft Power Point juga bisa dilakukan denganberbagai cara, tetapi umumnya pemakaian lebih suka dengan memilih Exitdari Menu File.Untuk lebih jelasnya ikuti beberapa langkah berikutini:Klik Menu File, lalu Exit seperti terlihat pada gambar berikut ini:125Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 12.Membuat File Presentasi BaruUntuk mebuat file presentasibaru anda perlu dapatmengoperasikan melaluipilihan menu pulldownmenuyaitudengancara:a)Klik Fileb)Klik NewPerhatikan menu pada kananlayar anda akan kelihatanbantuan pilihan yang akananda pakai untuk kebutuhanfile baruanda, apakah file barudalam bentuk yang anda pilihberupa:a)Blank presentationb)Dari desain tamplatec)Dari Auto conten wizardd)Atau dari templet yang adadi komputerMenu bantuan untuk file barunampak pada task pane sebagaiberikut:Membuat file baru dariAutocontent wazard,Jika andamemilih dari auto content wizarduntuk file baru yang akan andabuat, anda akan dapat melihatbentuk maupun isi dari slide, inimerupakan contoh yang bisa andaedit menurut kebutuhan andaAdapun langkah-langkahnyaadalah sebagai berikut:a)Pilih New File dan klik pada Auto Content Wizardb)Maka hasilnya akan nampak sebagai berikut, disebelah kiri adalahmenunjukkan urutan step kegiatan yang harus anda lakukan yaitu ada 4 stepklik next untuk step berikutnya.126Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1Pilih salahsatu dari tombol yang ada pada kolom tengah misalnya All, kemudianpada kolom kanan akan nampak jenis/topik materi yang akan di presentasikanmisalnya anda pilih dan klik pada training, kemudian klik next, hal ini artinya andamemilih presentasi yang isinya berhubungan dengan training atau diklat yangsudah tersedia secara otomatis sebagai contoh presentasi dan anda tinggalmengganti kalimat yang sesuai dengan kebutuhan anda.127Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1Menu berikutnya anda harus memilih bentuk/tipe tampilan presentasi andasilahkan klik pada tipe yang sesuai misalnya dalam bentuk presentasi pada layar,anda bisa saja memilih dalam bentuk web, jika sudah dipilih kemudian klik nextLangkah berikutnya adalah mengisi judul dari presentase pada menu yang tersediadan isi catatan kaki/Footer yang akan nampak pada setiap halaman slide danklikFinish.128Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1Tampilan berikut adalah New File hasil dari dari Auto content wizardTampilkan slide anda dengan meng klik View bottom pada icon layar atautekan F5Simpan pada folder diklat07 dengan nama file training1.pptJika yang dipilh new presentation dari template disana banyak topic-topikyang bisa anda pilih termasuk isinya kemudian anda edit.Langkahnya adalah PilihFile Newkemudianklik on My ComputerKlik pada PresentationKlik pada business plan, dan klik Ok maka hasilnya akan nampak berikut.129Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1Hasil dari langkah diatas untuk presentation from templates adalah sebagai berikut:Jika anda menginginkan desain tampatnya saja dan teksnya sesuai dengankebutuhan anda makapilihlah/klik pada desain templates misal proposalkemudianisikan teksnya sendiri sesuai kebutuhan anda.130Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 13.Berkreasi Input Data TeksAnda dapat menginput data teks maupun mengedit isinya, jika slidemasih kosong maka arahkan mouse pada click to add title atau klick toadd subtitle kemudian tulis teks yang baru seperti gambar berikutini:Jika yang anda pakai auto content wizard anda tinggal menggantikan isinyadengan cara mengedit.Menu yang dipakai dalam pengeditan teks sama diprogram microsoft office yang lain antara lain Copy; Paste; Delete; Cut; Replace,Paste Special dan lain sebagainya.Adapun gambar pengeditan seperticontoh dibawah ini:131Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1Menu View digunakan untuk melihat tampilan di monitor maupun hasil tampilan dihasil cetak; yang sering anda gunakan pada power point biasanya adalah ViewSlide show (F5); View Header and Footer dan fiew toolbar.Memilih TeksLangkah awal yang perlu dilakukan untuk memilih atau menyorot suatu teks,sehingga dapat melakukan penyuntingan atau format terhadap tekstersebut, pilih salah satu cara berikutini:a)Untuk memilih teks, gunakan klik dua kali (doubleklik) pada tekstersebut.b)Untuk memilih satu baris, gunakan langkah berikut ini :1)Klik tombol mouse (jangan dilepas) pada awal baris yang akan dipilih2)Geser (drag) sampai dengan akhir baris teks yang diinginkan,kemudian lepaskan tombol mouse tersebut.c)Untuk memilih beberapa baris teks adalah dengan cara sebagai berikut :1)Klik tombol mouse (jangan dilepas) padaawal baris yang akandipilih.2)Kemudian geser (drag) sampai dengan akhir baris teks yangdiinginkan, kemudian lepaskan tombol mouse tersebut.Atau dengan cara sebagaiberikut:1)Klik tombol mouse pada awal baris yang akan dipilih2)Tekan tombol Shift, pada Keyboard bersamaan dengan klik padaakhir baris teks yang diinginkand)Untuk memilih satu paragraf pada suatu bullet atau numbering, makaklik pada bullet atau numbering disebelah kiri teks pada paragraftersebut.e)Untuk memilih seluruh teks, klik Menubar Edit, kemudian klik pilihanSelect All (Ctrl +A).Next >