Otomasi Perkantoran 1 SMK Kelas X - Semester 1

< Previous172Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 16.Mencetak File Persentasi Dan Handoutile presentasi yang telah anda buat dengan power point padadasarnya ditujukan untuk penampilan dilayar dengan kelebihanpada animasi perubahan tampilan yang menarik, walaupun begituanda dapat mencetak pada kertas dokumen presentasi anda baik untukkeperluan hand out ataupun dalam bentuk cetakan diberikan tempatuntukcatatan.Untuk mencetak pilih menu File dan klik pada Print, lihat kotak dialog, dansesuaikan pada Print what anda dapat menentukan untuk Slides, Hand outatau Notes page.Jika anda mencetak dalam pilihan slide maka tiap slide dicetak dalam satuhalamanUntuk membuat Handout cukup mudah, prosedur yang harus dilakukanadalah sebagai berikutMencetak Handout dengan Latar BelakangTampilkan Menu File, tampilkan file Presentasi, misalnya LATIHAN,setelah itu slide presentasi akan tampilTampilkankembali Menu File pilih dan klik Print dan bukalah daftar DropDown Print What, akan terlihat Handout sebagai salah satu pilihan,seperti terlihatgambar berikut ini. Kita dapat mencetak 2, 3, atau 6 slidedalam 1 halamanMenampilkan Master HandoutHandout Master mengatur tata letak dan tampilan slide dalam handoutpendengar, pemegang slide dalam Handout Master menunjukkan tempatdimana letak slide pada Handout, untuk menampilkan Handout Master,prosedurnya adalah sebagai berikut :Tampilkan Menu View, pilih dan klik ViewPilih dan klik MasterPilih dan klik Handout Master atau tekan tombol Shift dan klik tombolSlide Sorter View, setelah itu Handout Master akan tampil sepertidibawah ini:.F173Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1Lakukan pembesaran agar anda dapat melihatpekerjaan denganmemilih ukuran pembesaran tampilan melalui daftar Dropdown Zoompada Toolbar Standard yang berada di bagian bawah jendelapresentasiKlik pada tombol 2 per page, 3 per page atau 6 per page untukmengubah tata letak cetakanUntuk bentuk cetakan yang berbeda kita dapat memilihnya melaluikotak dialog Print seperti terlihat pada tayangan gambar Print diatasKlik tombol close untuk keluar dari Handout MasterMencetak Handout dengan Latar BelakangUntuk kali ini kita akan belajar mencetak Handout tanpa Slide, adabeberapa cara atau prosedur yang harus dilakukan, diantaranya harusmelakukan Setting di Menu Tool atau bisa juga dengan memilih Optionpada saat akan mencetak ke printer, prosedurnya adalah sebagai berikut :Aktifkan dan pilih salahsatu slide yang akan ditanganiSetelah Slide tampil di halaman, tampilkan dan pilih Menu ToolPilih dan klik Option, klik tab Print, setelah itu program akanmenampilkan kotak dialog Options seperti gambar berikut ini:Beri tanda ceklis padaBackground Printing di pilihan Printing OptionBeri tanda ceklis pada pilihan Use The Following Default PrintSettingBeri tanda ceklis pada Option Pure Black and White (jika inginmencetak duawarna pilihan, hitam dan putih)Klik tombol OK untuk menutupkotak dialog Option tersebut.174Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1Untuk melaksanakannya tampilkan menu FilePilih dan klik Print, setelah itu program akan menampilkan kotak dialogPrintJika masih kurang yakin dengan setting yang dilakukan, maka padakotak dialog Print ini tentukan lagi jenis pencetakan yang akandigunakanPilih dan klik daftar Drop Down Print What, akan terlihat Handoutssebagai salah satu pilihan, seperti terlihat gambar berikut ini:.Beri tanda pada pilihan Pure Black and WhiteTekan tombol Okuntukmelaksanakan pencetakan.7.Menyisipkan Nomor Pada SlideLangkah yang digunakan untuk menyisipkan nomor slide adalahsebagai berikut :Klik number insert, kemudian klik pilih slide number atau klikmenubar View, kemudian klik pilih Header and Footer,dilayar akanterlihat kotak dialog Header and Footer seperti gambar berikut ini:175Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 18.Menyisipkan Tanggal Dan Waktu Pada SlideLangkah yang digunakan padaslide adalah sebagai berikut :Klik menubar Insert, kemudian klik pilih date and time, kotak dialogHeader and Footer akan terlihat dilayarPada kotak dialog tersebut, ketik tab slide perhatikan gambar berikutiniMenyisipkantanggal dan waktuKetik teks disiniuntuk ditempatkanpada posisi footer176Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1c.Evaluasi Dan Latihan1)Jelaskan dengan memberikan keterangan berupa catatan padamenu Insert Picture dibawah ini2)Buatlah 4 slide presentasi degan fariasi gambar dari Clip Art, Filefoto, Autoshape dan jika mungkin dari internet dengan Lay out dandesain sesuai dengan kreasi anda1)Penjelasan pada Clip art………………………………………………...………………………………………………...………………………………………………...2)Penjelasan pada From File………………………………………………...………………………………………………...………………………………………………...3)Penjelasan pada Scanner or Camera………………………………………………...………………………………………………...………………………………………………...4)Penjelasan pada Autoshape………………………………………………...………………………………………………...………………………………………………...177Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 19KEGIATAN BELAJAR 9MENYISIPKAN SOUND PADA SLIDEa.TUJUANetelah menyelesaikan materi pada bab ini anda diharapkanberkompeten dalam memodifikasi slide presentasi dengan menyisipkanbeberapa suara baik yang berasal dari suara musik di file, lagu maupunrekaman anda sendidi yang disisipkan padaslide presentasi anda sehingalebih informatifUntuk menghasilkan effek berbagai suara/ sound dalam bab ini anda akanmemahami, mencoba dan berlatih mengenai:1)Memodifikasi presentasi dengan efek suara dari Movie Clip organizerataupun file2)Memodifikasi presentasi dengan efek suara dari Sound clip organizer ataufile3)Memodifikasi presentasi dengan efek suara dari CD Play Audio track4)Memodifikasi presentasi dengan efek suara dari Rekaman sendiri5)Menjalankan Presentasi dan merekam suarab.URAIAN MATERI1.Memodifikasi Presentasi Dengan Sound Dari Movie Ataupun FileUntuk dapat menyisipkan efek suara yang akan disipkan padapresentasi anda saratnya anda harus punya file yang berbentuk filesuara/sound baik musik maupun film, adapun menu untuk memasukan efeksuara ataupun filam adalah sebagai berikut:Klik pada menu insertKlik pada menu Movies and SoundKlik pada menu Movie from file atau Clip organiserHasilnya menu insert Movies and Sound nampak 4 langkah sebagaiberikut:S178Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 12.Memodifikasi Presentasi Dengan Efek Efek SuaraLakukan empat langkah diatas sesuaikan pilihan efek suara yang akandipilih tentukan lokasi sumber suara yang akan di sisipkan dan tentukanapakah secara otomatis akan berbunyi jikapresentasi di bukaataukahberbunyi jika dilakukan klik.179Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 13.Memodifikasi Presentasi Dengan Efek Suara Dari Cd Play AudioTrackLakukan empat langkah di atas sesuaikan pilihan efek suara yang akandipilih tentukan lokasi sumber suara CD Player berada apakah di CDDrve atau darifil di Hardisk yang akan di sisipkan dan tentukan apakahsecara otomatis akan berbunyi jika presentasi di buka ataukah berbunyijika di lakukan klik.4.Memodifikasi Presentasi Dengan Efek Suara Dari Rekaman SendiriLakukan empat langkah diatas sesuaikan pilihan efek suara yang akandipilih tentukan nama file rekaman klik pada tombol lingkaran merahuntuk memulai rekaman suara jika sudah selesai tekan stop dan OK5.Menjalankan presentasi dan merekam suaraTugas yang harus dikerjakan adalahmembuat slide presentasi dengantampilan Presentasi Show dan slide presentasi tersebut harus diaturdengan fasilitas Timing, dan sebagainya.Untuk menampilkan presentasi kita harus gunakan Slide Show untukmenampilkan seluruh slide yang sudah dibuat dalambentuk presentasielektronik dilayar komputer, selain itu juga bisa menambahkan fasilitaslain seperti OHP, LCD untuh mempercanggih presentasi tersebut.Untuk menjalankan presentasi dilayar komputer ada beberapa carayang dapat dilakukan :Dari slide aktif pilih dan klik tombol Slide Show yang ada dipojok kiribawah jendela power pointAtau bisa juga menggunakan pilihan lain, yaitu dengan memilihMenu View lalu Slide Show (F5)Cara lain adalah dengan memilih Menu Slide Show, kemudian pilihView Show (F5).Setelah slide yang dipilih ditampilkan di layarmonitor, kita dapat beralih ke slide berikutnya dengan menekantombol Space Bar, enter atau mengeklik tombol mouse.Untuk mengakhiri tampilan slide show dan kembali ke lembar kerjapower point tekan tombolEsc.180Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASIPERKANTORAN 1OTOMATISASIPERKANTORAN 1Mengatur Slide yang akan ditampilkanSebelum menjalankan presentasi dilayar komputer kita dapat mengaturslide-slide yang akan ditampilkan pada presentasi tersebut adalah:Tampilkan Menu Slide Show pilih klik Set Up Show, setelah itu kotakdialogSet Up Show akan tampil seperti gambar berikut ini:Pada Show Type, beri tanda dengan mengeklik tombol presentedby speaker (fullscreen). Untuk menjalankan presentasi dalamukuran satu layar penuh dengan proses tampilannya diatur olehyangmempresentasikan.Pada kotak slide yang harus diberi tanda cek adalah sebagaiberikut :(1)All;pilihan ini digunakan apabila akan menampilkan seluruhslide presentasi(2)From;pilihan ini digunakan apabila nomor slide awal (misalnya1) dan To, diisi dengan nomor slide akhir (misalnya 10) akanditampilkan.Pada kotak Advanced Slide, klik tombol Manually, untukmenampilkan slide presentasi secara manualKlik tombol OK. Setelah itu jalankan presentasi yang dirancangtersebut.Mengatur Tampilan Slide dengan SlideTimingKita dapat mengatur waktu tampilan slide dengan mudah, tujuannya adalahagar seluruh isi presentasi yang disajikan dapat diatur sesuai waktu yangdiberikan untuk melakukan presentasi. Untuk mengatur lamanya tampilanslide secara otomatis.181Direktorat Pembinaan SMK 2013OTOMATISASI PERKANTORAN 1OTOMATISASI PERKANTORAN 1Untukmengatur lamanya tampilan presentasi prosedur yang harusdilakukan adalah sebagai berikut :Tampilkan Menu Slide Show, pilih dan klik Rehearse Timing, denganbeberapa langkah tersebut Slide Show akan dijalankan dan dibawahlayar akan tampil kotak dialog Rehearse yang menunjukkan berapalama slide ditampilkan di layar gambar berikut kotak dialog putaranwaktu presentasi.Apabila nerasa waktu atau tampilan slide yang terlihat dilayar sudahsesuai dengan keinginan kita, pada kotak dialog Rehearsea. Klik tombolperintah bergambar anak panah kekanan atau cukup tekan tombolenter sajaLakukan untuk semua slide yang akan diatur lama tampilannyaSetelah seluruh slide selesai ditampilkan dilayar, kotak dialog yangmengkonfirmasi total waktu yang dibutuhkan untuk menjalankanseluruh slide yang kita buat akan tampil pesan seperti berikut ini.Klik tombol Yes, untuk menyimpan waktu tersebutDengan demikian lamanya tampilan setiap slide akan tersimpan padaslide Timing. Selanjutnya kotak dialog baru yangmenyatakan apakahkita perlu melihat lamanya tampilan slide dalam bentuk tampilan. SlideSorter akan ditampilkan.Klik tombol Yes, untuk melihatnya.Setelah selesai mendifinisikan lamanya tampilan slide, kita dapatmenjalankan presentasi secara otomatis sesuai dengan waktu yangtelah ditentukan.Merekam Suara PembicaraKita dapat merekam suara penyaji atau pembicara yang berisipenjelasan dari setiap slide yang akan dipresentasikan. Hal inidilakukan apabila penyaji atau pembicara utama berhalangan datangpada saat presentasi berlangsung.Untuk merekam suara yang ingin disampaikan penyaji atau pembicaraikuti langkah berikut ini dan untuk merekan suara sebaiknyamenggunakan tampilan slide Sorter berikut ini:Pilih dan klik slide yang ingin dimasukkan ataurekam suarapembicaraTampilkan Menu Slide, pilih dan klik Record Narration, kotak dialogRecord Narration akan tampil seperti berikut ini:Next >