< Previous 309Gambar 4.70 Double Bed And Baby Coat 1. Wardrobe 2. Refrigerator 3. Lugage Rack 4. Dresing Table/Writing Table/Television Table 5. Dressing Chair 6. Coffee Table 7. Arm chair 8. Baby Coat 9. Double Bed 10. Bed Side Table 11. Bathtub 12. Toilet Bowl 13. Wash Basin & Wash Basin table 1 2 3 4 6 9 13 12 8 57710 10 Baby Coat Window Glassess 3107) Permintaan Penggantian Linen a) Permintaan penggantian linen dicatat dalam OT log book: jam order, no kamar, jenis permintaan, pemberi order, penerima order, keterangan. b) Permintaan penggantian linen segera disampaikan ke petugas kamar melalui telephone atau komunikasi yang lain c) Petugas kamar (room attendant) mengganti linen yang diminta dan mengambil linen yang kotor (yang minta diganti) d) Jika penggantian linen disertai dengan penambahan jumlah linen, hal ini harus dicatat dalam room attendant work sheet maupun OT log book sebagai penambahan barang extra e) Kehilangan linen di kamar akan dibebankan ke rekening tamu 8) Permintaan Tambahan Guest Supplies a) Permintaan tambahan guest supplies di catat dalam OT log book: jam order, no kamar, jenis permintaan, pemberi order, keterangan. b) Permintaan tambahan guest supplies segera disampaikan ke petugas kamar melalui telephone atau alat komunikasi yang lain c) Petugas kamar (room attendant) akan mengantar guest supplies yang diminta oleh tamu d) Tambahan guest supplies di catat dalam room ateendant work sheet. 9). Placing Flower In Vip Or Suites Room Task Placing Flower in VIP or Suites Room Standard Each VIP Guest Occupying the suites or assigned room Procedure: a) Flowers will be ordered recording to the complimentary/charge order issued by the front office b) Check freshness of flower before placing in the room and spray with water to maintain the freshness. Place flower at assigned area only 311c) Inform the supervisor if the flower down to the housekeeping if it is still fresh, if not discard the flower away and bring the vase down. Gambar 4.71 Double Bed dan Flower (On Coffee Table/TV Cabinet) 1. Wardrobe 2. Refrigerator 3. Lugage Rack 4. Dresing Table/Writing Table/Television Table 5. Dressing Chair 6. Coffee Table 7. Arm chair 8. Flawer 9. Double Bed 10. Bed Side Table 11. Bathtub 12. Toilet Bowl 13. Wash Basin & Wash Basin table 1 2 3 4 6 9 11 7 7 10 10 Window GlassessFlower BedroomBathroom 8 312Gambar 4.72 Double Bed dan Flower (on Writing Table or TV Cabinet) 1. Wardrobe 2. Refrigerator 3. Lugage Rack 4. Dresing Table/Writing Table/Television Table 5. Dressing Chair 6. Coffee Table 7. Arm chair 8. Flawer 9. Double Bed 10. Bed Side Table 11. Bathtub 12. Toilet Bowl 13. Wash Basin & Wash Basin table 1 2 3 8 4 6 9 11 13 157710 10 WindowGlassessFlower 31310) Permintaan Penambahan Atau Perpindahan Kamar a) Permintaan penambahan atau perpindahan kamar dicatat dalam OT log book: jam order taker, no kamar, jenis permintaan, pemberi order, penerima oorder, ketarangan b) Permintaan penambahan atau perpindahan kamar segera disampaikan ke petugas Front office melalui telepon atau alat komunikasi yang lain c) Pelaksanaan maupun administrasi penambahan atau perpindahan akamar akan dilaksanakan oleh petugas front office d) Guna meyakinkan kamar yang diminta dalam kondisi siap pakai (siap dijual) room attendant harus memeriksa ulang kondisi dari kamar tersebut e) Khusus untuk perpindahan kamar harus dicatat alasannya, dan kamar segera dibersihkan kembali. 11). Peminjaman peralatan atau barang a) Permintaan peminjaman peralatan atau barang di catat dalam order taker log book; jam order taker, no kamar, jenis permintaan, pemberi order, penerima order, keterangan. b) Permintaan peminjaman peralatan atau barang segera disampaikan ke petugas kamar melalui telepon atau alat komunikasi yang lain. c) Petugas kamar (room attendant) mengantar peralatan yang diminta oleh tamu d) Untuk barang cukup mahal harganya, harus disertai dengan formulir peminjaman yang harus ditandatangani oleh tamu e) Untuk barang yang berisiko hilang (di bawa oleh tamu) peminjaman harus disertai dengan uang jaminan dengan jumlah yang sudaha ditentukan dan uang tersebut diserahkan ke FOC dengan disertai MC (Miseleneus Charge) f) Jika barang yang dipinjam dikembalikan, uang jaminan akan dikembalikan ke tamu g) Jika barang yang dipinjam di bawa oleh tamu, uang jaminan akan dimasukkan ke dalam income tambahan hotel. 31412). Prosedur pengiriman dan pengembalian barang yang dipinjam 1). Pengiriman barang pinjaman: • Memilih dan memeriksa barang dalam keadaan bersih dan berfungsi baik. • Mencatat barang dan kepada siapa barang tersebut dikirimkan. • Kirimkan barang dan atur dengan tepat. Beritahukan kepada tamu tentang pemakaiannya jika diperlukan. Gunakan nama tamu ketika mengirim barang. • Kumpulkan formulir pinjaman setelah ditandatangani tamu dan tinggalkan lembar salinannya untuk tamu • Kembalikan salinan formulir pinjaman tersebut ke kantor Housekeeping (1 lembar untuk arsip, 1 lembar untuk Front Office) • Catat ke dalam log book (Untuk barang yang kecil seperti fasilitas untuk kamar mandi hanya perlu dicatat pengantarannya pada log book). 2). Pengembalian barang pinjaman, jika tamu masih terdaftar: • Konfirmasikan melalui telepon dan cari tahu apakah tamu sudah selesai menggunakannya. • Jika barang tersebut sudah tidak diperlukan lagi, ambil barang dan salinan formulirnya dari tamu. • Kembalikan barang ke gudang. Periksa apakah barang tersebut masih dalam keadaan baik dan simpan di tempat yang semestinya. • Catat pengembalian barang dalam log book. • Jika tamu telah keluar / check out, ambil barang dari kamar tamu. 13). Penanganan Pemeriksaan Mini Bar Pelayanan MiniBar biasanya bertujuan untuk memberikan kemudahan bagi tamu yang memerlukan soft drink /minuman ringan dan makanan kecil lainnya di kamar. Sehingga tamu tidak usah membuang waktu keluar kamar atau hotel untuk memberlinya disamping itu juga akan mendatangkan keuntungan dari hasil penjualan soft drink dan snacknya. 315 Agar minibar di kamar dapat ditangani dengan baik sehingga dapat mencegah terjadinya kehilangan atau late charge terhadap minibar. Minibar disediakan di kamar beserta daftar minuman serta daftar snack yang tersedia disertai dengan minibar list/voucher yang merupakan bukti pembayaran untuk tamu. Front office cashier akan menagihkan bila mana tamu tersebut check-out. Housekeeping clerk atau order taker akan membuat laporan penjualan dan kehilangan mini bar berdasarkan jumlah minuman yang diambil oleh room attendant untuk melengkapi kamar. (Tugas ini bias diberikan kepada seksi/bagian mana saja yang telah ditetapkan oleh pihak hotel.) Prosedur dan tanggung jawab 1) Housekeeping Office/Order Taker • Order taker menginformasikan kepada supervisor tentang kamar yang akan check out • Mengambil salinan bukti pembayaran minibar di kasir • Membuat daftar menibar yang terjual • Menyimpan daftar minibar yang terjual • Membuat bukti kehilangan yang disetujui oleh housekeeper supervisor dan front office cashier jika minibar tak terbayar • Membuat daftar minibar hilang • Menyimpan daftar minibar yang hilang 2) Floor Supervisor Segera menyampaikan kepada room attendant untuk segera mengadakan pemeriksaan terhadap kamar yang check out. 3) Room attendant • Meminta ijin kepada tamu untuk memeriksa minibar • Memeriksa minibar di kamar • Room attendant segera mendaftarkan ke cashier tentang minibar yang dikonsumsi oleh tamu Catatan: • Jika pada saat akan memeriksa minibar tamu tidak mengijinkan maka room attendant menyampaikan kepada cashier 316• Jika ketika akan diperiksa ternyata tamu tidak berada dalam kamar maka roomboy langsung memeriksa minibar. Alur Permintaan Minibar Oleh Housekeeping Permintaan Pemeriksaan MiniBar Housekeping Office Menghubungi Housekeeping Supervisor Menghubungi Room Attendant Menghubungi Housekeeping Office /Order Taker Minta Ijin Memeriksa Kamar BhMemeriksa Kamar Selesai Melapor ke Front Desk/ Cashier Selesai Tidak Ya Melapor ke Front Desk/ Cashier Melapor ke Front Desk/ Cashier Ada Tidak Ada TAMU 317Alur Mengambil Salinan M Bayar TAMUTidak Bayar Membuat daftar Mini bar Yang terjual Meminta Tanda Tangan Supervosor Menyimpan Daftar Penjualan Mini Bar Meminta Tanda Tangan Cashier Selesai Meminta Tanda Tangan Dep Head Membuat Daftar Mini Yang Hilang Menyimpan daftar Kehilangan Mini Bar Mengambil Salinan Bukti Pembayaran Selesai 31814). Kerusakan atau gangguan di kamar Kerusakan di Kamar 1) Semua informasi tentang kerusakan di kamar di catat di OT log book: jam diterimanya informasi, no kamar, jenis kerusakan, pengirim order dan nama petugas yang menerima informasi. 2) Permohonan maaf harus disampaikan kepada tamu 3) Jika peralatan tidak berfungsi dikarenakan rusak, order taker segera memberi tahukan kepeda bagian enginering, agar dikirim petugas untuk memperbaiki 4) Disamping pemberitahuan langsung ke bagian engineering, agar dikirim petugas untuk memperbaiki 5) Disamping pemberitahuan langsung ke bagian engineering, order taker harus melengkapi order tersebut dengan work order (WO) yang ditandatangani Exc. Housekeeper, dan dikirim ke bagian engineering. Gangguan di kamar 1) Semua informasi tentang gangguan di kamar di catat di OT log book: jam diterimanya informasi, No kamar, jenis gangguan, asal informasi dan nama petugas yang menerima informasi. 2) Permohonan maaf harus disampaikan kepada tamu 3) Jika gangguan ringan, OT menginformasikan hal ini kepada supervisor untuk ditangani Jika gangguan berat, OT menginformasikan hal ini kepada Duty Manager & Security untuk ditindak lanjuti, dan melaporkan hal ini kepada Exc. Housekeeper Next >